Способ строительства «снизу вверх»

Довольно часто так бывает, что вы не до конца сформулировали главные положения своего документа. Поэтому не можете выстраивать мысли, начиная с вершины пирамиды. Так получается, потому что вы, например, не смогли аб­солютно точно определить предмет доклада. Или главный вопрос не совсем ясен для вас. Или вы не уверены в том, насколько читатель владеет этим предме­том. В таком случае попытайтесь начать с ключевой линии идей.

Если вы представляете себе, какими должны быть идеи на уровне ключевой линии, это замечательно. Однако часто вы и здесь чувствуете себя неуверенно. Не отчаивайтесь. В этом случае вы можете начать работу над структурировани­ем своих соображений, воспользовавшись подходом «снизу вверх». Этот под­ход состоит из трех этапов:

1. Выпишите все идеи, которые вы хотели бы высказать.

2. Продумайте, как они связаны друг с другом.

3. Выведите заключения из идей и связей.

И вновь мы разберем этот прием на примере учебного документа, который желательно переписать (см. рис. 7). Этот доклад написан начинающим консультан­том в самом начале его карьеры. В нем содержатся рекомендации об изменениях, которые этот молодой менеджер дает английской издательской компании ТТВ.

Рис. 7. Исходный доклад для фирмы ТТВ.

Кому: Дата: 22 августа 2001

От кого: Тема:ТТВ

Нижеследующее содержит данные и результаты, полученные в течение двухнедельной работы.

Как мы уже знаем, стоимость типографского набора — это наиболее значительная часть издержек, которая колеблется от 40% в книгах с твердым переплетом до 50-55% в кни­гах с мягкой обложкой.

Стоимость типографского набора складывается из следующих видов стоимости:

Машинный набор 30—50%

Редактирование 17-25%

Первая корректура и правка 10-16%

Верстка 10-20%

Вставка иллюстраций 10-15%

Сравнение с общепринятыми стандартами показывает низкую производительность и высокую стоимость типографского набора в ТТВ. Как складывается стоимость в компа­нии, будет показано ниже.

Каждая книга, издаваемая в ТТВ, проходит все этапы типографского набора. Это делает­ся для обеспечения высокого качества изданий. Однако эта затянутая процедура снижает производительность ТТВ по отношению к другим конкурентам в том, что касается скорости выполнения простых работ.

В Оулесбери проявили неподдельный интерес к выявлению факторов, влияющих на стоимость типографского набора. Я беседовал на эту тему с Роем Вальтером, Брайаном Томпсоном и Джорджем Кеннеди. Последний попросил обратить особое внимание на сле­дующее: (1) существуют ли в процессе набора этапы, которые можно было бы исключить, чтобы снизить стоимость; (2) каковы причины, вызывающие низкую производительность, и почему они не влияют на производительность конкурентов.

В настоящее время типографский набор осуществляется с очевидным напряжением. Большая часть работы производится помимо и в дополнение к запланированным объемам. Возникшие трудности связаны главным образом с той частью набора, где велика доля учас­тия людей в процессе производства. Уровень зарплат в ТТВ ниже, чем в среднем по региону, поэтому возникает дефицит персонала: новые сотрудники не приходят, а старые - уходят.

В настоящий момент усилилось влияние профсоюзов, к тому же два наборщика уволи­лись. В результате отделу не хватает сотрудников на проведение плановых работ, те, что есть, работают сверхурочно, а это ведет к перерасходу средств на оплату более чем на 50%.

Выводы

1. Полагаем, что стоимость может быть снижена за счет следующих шагов:
(А) упрощение процесса набора дешевых изданий;

(Б) увеличение производительности за счет изменения этапов набора.

2. Для упрощения процесса необходимо провести пробное изменение на этапе конт­
роля качества изданий. Сокращение числа и времени контрольных операций сле­
дует совместить с заключительным контролем качества дешевых изданий и учетом
реакции потребителей на такие изменения. Предлагаемое упрощение может
привести к уменьшению общей стоимости типографского набора на 10%.
Второй путь снижения стоимости требует детального изучения методов работы.
В фирме ТТВ стоимость превышает стандарты на 20-50%, поэтому могут быть
найдены и другие возможности для ее уменьшения.

3. Сравнение между ТТВ и Бердом, Пернелом и Ватерлоу, вероятно, могло бы про­
лить свет на проблему стоимости набора. Джордж Кеннеди и Рой Вальтер, как
оказалось, весьма заинтересованы в проведении такого сравнения. Однако, на
мой взгляд, простое конкурентное сравнение может не привести к значимым
результатам.

4. Отношение к факторам, влияющим на стоимость, и к оценке существующей стои­
мости в Оулесбери различны. Герри Галвет считает, что она действительно очень
высока, Джордж Кеннеди - что не имеется данных, чтобы оценить ее уровень, а
Рой Вальтер не может определить факторы, влияющие на стоимость. Все они
выразили желание дополнительно разобраться в этом вопросе.

Я, как и вы, не знаю о ситуации и предмете доклада ничего, кроме того, что содержится в тексте. Следовательно, мы будем рассматривать этот текст сам по себе, не пытаясь оценить, верна ли сообщаемая нам информация. Идеи, кото­рые необходимо обсудить, изложены в списке на рис. 8. Следующим шагом ста­нет обдумывание взаимосвязей между этими идеями.

Начнем с рекомендаций. Оценить ценность и уместность идей, описываю­щих действия, гораздо легче, чем адекватно оценить идеи, связанные с харак­теристиками ситуации (см. главу 9).

Итак, какая связь существует между упрощением процесса производства и изменением методов работы? Никакой! Потому что оба суждения говорят об одном и том же, так что здесь нам нечего анализировать.

Рис. 8. Анализ факторов, влияющих на стоимость в фирме ТТВ

Шаг первый: Список идей.

Проблемы

1. Низкая производительность в процессе набора.

2. Повторение этапов во всех видах изданий.

3. Неконкурентные цены за простые работы.

4. Отклонение от плановых показателей.

5. Сравнительно низкая оплата труда.

6. Дефицит кадров.

7. Высокий объем сверхурочных работ.

8. Худшая производительность по сравнению со стандартной.
Решения

1. Упростить процесс набора дешевых изданий.

2. Увеличить производительность за счет изменения этапов работы.