Совместная работа пользователей с документом

Цель работы: получить практические навыки в организации совместной работы пользователей с документом с помощью Word, научиться вносить исправления, примечания в документ.

Общие сведения

Подготовленные документы отправляются на согласование для внесения корректировок, замечаний и дополнений. При этом автор документа обязан отслеживать процесс согласования документа до момента его утверждения.

Для привлечения внимания автора документа или другого лица, участвующего в согласовании документа, к какому-либо фрагменту текста документа следует применять способ Выделение цветом. Способ подобен выделению фрагмента текста на бумаге с помощью цветных фломастеров или маркеров.

Для выделения цветом фрагмента текста документа следует использовать кнопку Выделение цветом

наинструментальной панели форматирования.

Указателем мыши (он приобретает вид фломастера) провести по выделяемому фрагменту текста. Для выбора цвета использовать стрелку, направленную вниз.

Для отмены режима выделения нажать клавишу ESC или повторно кнопку Выделение цветом на инструментальной панели форматирования.

Лица, участвующие в согласовании документа, имеют право ввести в документ свои примечания. Примечания будут автоматически помечены инициалами, принадлежащими лицу, которое внесло примечание в документ.

Для внесения примечания следует выполнить следующие действия:

- установить указатель мыши в тексте документа в месте ввода примечания;

- выбрать из главного меню редактораВставка, Примечание;

- в открывшейся в нижней части окна редактораПанели примечаний, ввести примечание;

- нажать кнопку Закрыть.

Для просмотра, введенных в текст документа примечаний следует выбрать из главного меню редактораВид/Примечания. Примечания будут показаны в нижней части окна редактораПанели примечаний.

Чтобы удалить примечание необходимо:

- выбрать примечание, которое требуется удалить;

- вызвать на экран панель инструментов Рецензирование (Вид/Панели инструментов/Рецензирование);

- нажать кнопку Удалить примечание на панели инструментов Рецензирование.

Оставшиеся примечания будут автоматически перенумерованы.

Каждое примечание маркируется инициалами его автора и порядковым номером [И.И.П.1].

Ввод инициалов

Для ввода инициалов следует выбрать из главного меню редактораСервис, Параметры..., вкладкуПользователь. В появившемся диалоговом окнеПараметры (Рисунок 4.1) заполнить поле Инициалы и другие необходимые поля.

Рисунок 4.1 - Вкладка Пользователь диалогового окна Параметры

Внесение изменений

Лица, участвующие в согласовании документа, имеют право ввести в документ любые изменения. Можно удалять текст автора и вводить собственный текст (заменять или добавлять).

Для сохранения первоначального варианта текста документа, перед началом редактирования документа следует включить режим индикации маркеров исправлений. Для этого выбрать из главного меню редактораСервис, Исправления... и в появившемся диалоговом окнеИсправления поставить отметку в поле Записывать исправления (Рисунок 4.2). Все исправления будут запоминаться и отслеживаться.

Рисунок 4.2 - Общий вид диалогового окна Исправления

Для просмотра исправлений, внесенных разными лицами, участвующими в согласовании документа, в разное время, выбратьСервис/ Исправления... и в появившемся диалоговом окне Исправления поставить отметку в поле Показывать исправления на экране.

- Добавленный текст помечается подчеркиванием.

- Перечеркивание фрагмента текста, показывает, что этот фрагмент удален из текста.

- Линия слева от абзаца указывает на то, что в этот абзац внесено исправление.

- Исправления внесенные разными лицами выделяются разными цветом шрифта.

- Для определения автора и времени внесения изменения нажать кнопку Просмотр в диалоговом окнеСервис / Исправления / Принять/Отклонить исправления. В появившемся диалоговом окнеПросмотр исправлений (Рисунок 4.3)

- нажать кнопку

- или кнопку

для поочередного перехода от одного исправления к другому. Очередное найденное изменение выделяется подсветкой в документе. В областиОписание указывается автор, время внесения и вид изменения.

Рисунок 4.3 - Диалоговое окно Просмотр исправлений

В процессе просмотра исправлений документа можно принять (кнопка Принять), либо отклонить (кнопка Отказаться) любые исправления. При отказе от исправления восстанавливается исходный текст.

Произведение подписей

Лица, участвующие в согласовании документа, могутодновременно производить согласующие подписи. Последнюю утверждающую подпись производитруководитель предприятия.Подписи в документ вводятся с помощью Автотекста. Предварительно с помощью инструмента Рисованная кривая панели Рисование необходимо создать образец подписи. Затем выполнить следующие действия:

- выделить подпись, которая должна быть оформлена как элемент Автотекста;

- выполнить команду Вставка/Автотекст;

- в появившемся диалоговом окне Автотекст в поле Имя автотекста ввести имя Подпись и нажать кнопку Добавить;

- ввести в текст документа словоПодпись;

- нажать клавишу F3.

Согласующая подпись будет внесена в текст документа вместо словаПодпись так как показано ниже. (Рисунок 4.4)

Рисунок 4.4 - Образец автоматического проставления согласующей подписи на документе

Порядок внесения изменений

Работнику, подготовившего изменения документа, перед внесением изменений необходимо включить режим индикации маркеров исправлений.

Перед внесением любого изменения в текст необходимо выполнить следующие действия:

- перед абзацем, который будет изменен следует вставить концевую сноску.

- если абзац будет удален, концевая сноска должна быть поставлена перед абзацем, следующим за удаленным.

- если абзац вводится вновь, концевая сноска должна быть поставлена перед введенным вновь абзацем.

- если изменяются, удаляются или вводятся вновь несколько абзацев подряд, то в этом случае для этих абзацев вводится одна концевая сноска.

Концевая сноска вводится следующим образом:

- установить курсор перед началом нужного абзаца;

- выбрать из главного меню редактораВставка/Сноска...;

- в появившемся диалоговом окнеСноски (Рисунок 4.5) установить селекторную кнопкуКонцевую;

Рисунок 4.5 - Общий вид диалогового окна Сноски

- нажать кнопку ;

- в появившемся диалоговом окнеПараметры сносок вкладка Концевые сноски в поле Формат номеровустановитъ номера в виде арабских цифр;

- нажать кнопку ОК;

- нажать кнопку ОК.

Курсор перейдет в конец документа на лист регистрации изменений. Концевой сноске будет присвоен порядковый номер.

- рядом с порядковым номером концевой сноски следует написать Изменено, если абзац будет изменен. Удалено, если абзац будет удален. Введено вновь, если абзац будет введен вновь;

- установить курсор на порядковый номер концевой сноски и выполнить двойной щелчок левой кнопкой мыши. Курсор будет установлен на соответствующий номер сноски в тексте документа, то есть на изменяемый абзац.