Деловой стиль – это совокупность речевых средств, функция которых –обслуживание сферы официально-деловых отношений.

Особенности делового стиля, специфические черты, присущие ему, стиле-вые нормы этой разновидности языка оформились под влиянием условий, в кото-рых протекает деловое общение. Эти условия заключаются в следующем:

1. Участники делового общения – преимущественно юридические лица – организации, учреждения, предприятия, в лице действующих от имени руководи-телей и других должностных лиц.

2. Характер и содержание информационных взаимосвязей организаций достаточно жестко регламентированы.

3. Предметом делового общения выступает деятельность организации: управленческая, производственная, экономическая, научная, техническая и др..

4. Управленческие документы в подавляющем большинстве ориентированы на конкретного получателя.

5. Большинство ситуаций, возникающих в деятельности организаций и нуж-дающихся в письменном оформлении, относятся к повторяющимся, однотипным ситуациям.

Рассмотренные условия делового общения формируют определенные тре-бования к управленческой информации. Для обеспечения эффективного инфор-мационного обмена в сфере управления информация должна обладать определен-ными свойствами. Она должна быть:

1. Официальнойпо своему характеру, что подчеркивает деловую основу отношений, их неличностный характер, а также свидетельствует об определенной дистанции, существующей между участниками делового общения.

2. Адресной, так как управленческий документ всегда предназначен кон-кретному получателю, должностному лицу, организации, группе организаций.

3. Актуальной, поскольку документ должен содержать именно ту инфор-мацию, которая необходима в данный момент времени для принятия эффектив-ного управленческого решения либо иного использования в управленческой дея-тельности.

4. Объективной и достоверной, так как для эффективной управленческой деятельности необходима непредвзятая, беспристрастная оценка событий, фактов, явлений.

5. Убедительной, аргументированной, поскольку задача делового обще-ния – побудить адресата совершать (или не совершать) определенные действия.

6. Полной и достаточной для приятия управленческого решения. Недос-таточность информации может вызвать необходимость дополнительно запраши-вать сведения, порождать переписку, приводить к неоправданным потерям време-ни и средств.

Классификация деловых писем

Деловые письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности. Деловое письмо – всегда офи-циальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит прото-кольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

Из-за массового использования и большого разнообразия деловых писем четкой их классификации нет.

Существует несколько видов классификации деловых писем, в основе их лежат различные классификационные признаки.

По функциональному признаку письма можно разделить на две группы:

1. Письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др.). Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

Директивное (циркулярное письмо) — письмо, направляемое вышестоящей организацией и сообщающее подчиненным организациям определенные сведения, касающиеся их деятельности, или имеющие распорядительный характер установ-ки.

Гарантийное письмо — письмо, выражающее гарантию исполнения изло-женных в нем обязательств. Эти письма направляют для подтверждения выполне-ния обещаний или оговоренных условий (качества работ и услуг, оплаты товара, сроков исполнения заказа и т.д.).

Письмо-извещение — письмо, сообщающее или утверждающее что-либо. Обычно письма-извещения являются ответом на запрос и начинаются со слов: «Сообщаем» («Извещаем»), «На Ваш запрос сообщаем...», «Ставим Вас в извест-ность».

Письмо-предложение (письмо-оферта) — письменное заявление от имени одного предприятия (оферента), адресованное другому предприятию (акцептан-ту), о готовности заключить с ним договор на определенных условиях. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия.

Претензионное письмо (письмо-рекламация) — письмо, отправляемое ви-новной стороне в случае невыполнения последней заключенных ранее договоров и обязательств. Претензионное письмо может содержать требование возмещения убытков. Рекламация может быть предъявлена в отношении объемов, сроков пос-тавки, упаковки, маркировки и оплаты товара, качества и оплаты услуг и т.д.

Сопроводительное письмо — письмо, информирующее адресата о направле-нии ему прилагаемых к письму документов или материальных ценностей.

Письмо-подтверждение — сообщение о получении какого-либо отправле-ния (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.) или о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, ин-струкция и т.п.).

Письмо-просьба — письмо, выражающее просьбу о выполнении какого-либо действия, получении документации или материальных ценностей. Начина-ется со слов: «Прошу» («Просим»).

Письмо-запрос — письмо, в котором покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, т.е. сформулировать коммерческое предложение.

Информационное письмо — письмо, сообщающее адресату о каком-либо факте или мероприятии. Можно рассматривать как разновидность письма-изве-щения.

Письмо-ответ — документ, содержащий ответ на инициативное письмо.

Частные письма — письма, авторы которых обращаются к руководству организации с различными просьбами, жалобами и предложениями.

2. Письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо- напоминание; письмо-приглашение и др.).

Письмо-приглашение — письмо, адресованное конкретному лицу или не-скольким лицам и приглашающее их для участия в планируемом мероприятии.

Письмо-напоминание — письмо, указывающее на приближение или истече-ние срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия.

Рекламное письмо — разновидность информационного письма, направляет-ся конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. В рекламном письме приводится полная и четкая информация о предмете рекламы, указан адрес организации и телефон для справок.

По структурным признакам деловые письма делятся на регламентирован-ные (стандартные) и нерегламентированные. Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в ви-де стандартных синтаксических конструкций, форма которых строго оговорена ГОСТом. Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикет-ного текста, не имеющие жёсткой текстовой структуры, не требующие специаль-ного бланка или строго определённого формата бумаги. Предполагает наличие некоего набора стандартных элементов, например: общей структуры письма, формы обращения к адресату и завершения письма и т.п.

По тематическому признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией.

Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабже-ния и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. Коммерческие письма используются при организации коммерческой сделки, заключении и выполнении контрактов; составляются от имени юридических лиц и нередко имеют правовую силу. К коммерческой корреспонденции относятся коммерческое письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-претензия (рекламация) и ответы на эти письма, кредитное письмо (при заключении контрактов с иностранными партнё-рами).

Собственно деловые письма решают организационные, правовые вопросы, проблемы экономических отношений корреспондентов, поэтому они весьма раз-нообразны по форме и содержанию. Это могут быть и расписка, и приглашение, и протокол собрания и др.

По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные.

Циркулярные письма — это письма, рассылаемые одним адресантом нес-кольким получателям, как правило, подчинённым инстанциям (организациям). Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов.

Обычные письма направляются одному получателю.

По композиционным особенностям деловые письма делятся на одноас-пектные и многоаспектные.

Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, вопрос, а многоас-пектное — несколько. В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос. В последнее время они доминируют в деловой переписке. Если необходимо обра-титься в организацию сразу по нескольким вопросам, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них, особенно в том случае, когда рассматрива-емые вопросы не связаны между собой.

Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотип-ные аспекты — просьбы, сообщения, предложения. Многоаспектные письма сос-тавляют в том случае, когда они затрагивают несколько взаимосвязанных вопро-сов, которые будут рассматриваться в одной организации (одним адресатом). На-пример, это может быть письмо, одновременно являющееся и письмом-предложе-нием, и письмом-напоминанием.

По форме отправления письма подразделяются на традиционные почтовые отправления (обычно это письма, имеющие юридическое значение, как то: дого-воры, оферта, рекламация), электронные письма и факсы. Последние два вида писем используются когда необходимо срочно решить вопрос, но юридической силы они не имеют.

По цели письма подразделяются на информационные («полезные»), созда-ваемые с целью передать информацию и документы, призванные повлиять на ад-ресата (рекламные письма).