Система економічної інформації
Однією з важливих частин управлінського процесу і основою економічного аналізу є система економічної інформації. Слід розрізняти між собою два поняття – “дані” та “інформація”. Управлінські дані – це факти. Відносно до економіки підприємства “дані” являють собою сукупність повідомлень, що відображають різні факти пов’язані з господарською діяльністю виробничого об’єкта. Переважно – це цифрові дані згруповані у якомусь визначеному порядку. Термін інформація, який часто вживають як синонім даних, являє собою значення, що одержане з даних звичайно після їх обробки. Дані бухгалтерських облікових рахунків, звіти про затрати і фінансові результати, документи обліку робочого часу, виробничі програми та інші облікові та планово-нормативні документи являють собою так би мовити, сировину для обробітку і перетворення їх в економічну інформацію. Значення даних для управління не однакове і не всі вони в однаковій мірі можуть бути використані при підготовці, прийнятті та здійсненні різних управлінських рішень. Інформацією називають такі дані, які несуть в собі нові повідомлення розширюють знання керівника в розпорядження якого вони поступили, які можуть бути сприйняті, зрозумілі та оцінені управлінцем виробництва як корисні для вирішення завдань господарської діяльності підприємства. Цінність інформації тим вища, чим вища її інформативність та вища кваліфікація управлінських працівників, чим вище забезпечення органа управління технічними засобами збору і перетворення даних в інформацію.
Слід враховувати, що дані та інформація поняття відносні. В бухгалтерському обліку даними вважають первинні факти про обсяг господарських операцій та витрати робочого часу і матеріалів на їх здійснення тощо. Перетворення цих даних в бухгалтерську інформацію здійснюється шляхом їх обробки і одержанні нових груп фактів, кожна з яких відображає взаємопов’язані явища про господарську діяльність підприємства.
Бухгалтер опрацьовує дані, коли він при складанні відомості заробітної плати групує і виписує щомісячні дані з карток обліку робочого часу, веде облік, виставляє рахунки, розраховує виробничі запаси, вирішує прості та складні математичні задачі для виконання інших облікових функцій, складає бухгалтерську звітність тощо. Результати такої обробки даних щодо ведення обліку являють собою бухгалтерську інформацію. Однак бухгалтерська інформація вважається вхідними даними для економічного аналізу.
Аналітична обробка даних являє собою окрему ланку по перетворенню їх в інформацію економічного аналізу, яка являє собою основу для аналізу і вивчення одержання висновків і пропозицій, які будуть використані для обґрунтування і прийняття управлінських рішень в плануванні, організації та регулюванні, контролі за виробництвом тощо.
Обробка даних і перетворення їх в економічну інформацію може здійснюватись вручну, за допомогою звичайних та електронно-обчислювальних машин, сучасних комп’ютерів.
Результатом аналітичної обробки даних вважають економічну інформацію, що містить в собі визначені відносні величини, відхилення показників, що аналізуються, від базисних, величини впливу окремих факторів, коефіцієнти, відсотки узагальнені та інтегровані показники тощо.
Економічна інформація групується за різними функціональними ознаками: планова, облікова, статистична, звітна, організаційна, аналітична, регулятивна тощо (рис. 3.1.).
Із всієї інформації, яка відображає господарську діяльність керованого об’єкта в цілому слід виділити інформацію за ознаками окремих видів його діяльності: основна (експлуатаційна) виробнича діяльність, капітальні вкладення, маркетингова діяльність, інвестиційна діяльність інші. Окремо
|
|
|
|
|
|
Рис. 3.1. Схема економічної інформації в системі управління підприємством
інформація може деталізуватись за іншими ознаками: виробничими галузями, структурними підрозділами, за кількісними і якісними характеристиками, на внутрішню і зовнішню, за часовими ознаками тощо.
Враховуючи аспектність прийняття господарських рішень, про що згадувалось уже вище, склад інформації, необхідної для обґрунтування управлінських рішень, не обмежується економічними даними.
Для цього необхідні також дані, що відображають політичну, соціальну, правову, психологічну та інші сторони управління виробництвом. Всі ці дані в поєднанні з економічною, в тому числі аналітичною, інформацією вважають управлінською інформацією.
Система економічної інформації включає способи і засоби збору даних, передачі переробки і збереження, методи обробки при розв’язанні різних типів задач, джерела і споживачі інформації, інформаційні потоки, впорядковані в просторі та часі[1] .
Економічна інформація повинна забезпечувати: одержання із мінімуму первинних даних максимуму вторинних, похідних і відображати як прямі зв’язки від керуючого суб’єкту до керованого господарського об’єкту, так і обернені зв’язки, необхідні для корегування управління; бути своєчасною, тобто надходити тоді, коли ще є час для прийняття заходів щодо ефективного ведення господарської діяльності підприємства.
3.2. Інформаційне забезпечення аналізу та перевірка його достовірності
Основним джерелом даних для економічного аналізу діяльності підприємства є, насамперед, дані бухгалтерського обліку та звітності. Окрім цього залежно від змісту і завдань аналізу використовують також такі інформаційні джерела як статистична звітність, дані внутрішньогосподарського (управлінського) обліку, дані первинної облікової документації, планові та нормативні дані, експертні оцінки тощо.
З 1 січня 2000 року на підприємствах України незалежно від форм власності запроваджені нові форми фінансової звітності, відбувається реформування бухгалтерського обліку, запроваджено новий План бухгалтерських рахунків та інші нормативні документи, які відповідають міжнародним стандартам. До них належать, насамперед, п’ять звітних документів:
· Форма 1 “Баланс” – звіт про фінансовий стан, що відображає активи і пасиви, зобов’язання і капітал підприємства на початок і кінець року.
· Форма 2 “Звіт про фінансові результати”, що відображає доходи, витрати і фінансові результати (прибутки і збитки) підприємства за звітний та попередній періоди.
· Форма 3 “Звіт про рух грошових коштів”, що містить дані про надходження та витрачання коштів, у звітному періоді по операційній, інвестиційній і фінансовій діяльності підприємства.
· Форма 4 “Звіт про власний капітал”, що відображає зміни у складі власного капіталу за звітний період.
Разом з новими формами фінансової звітності впроваджується новий План рахунків бухгалтерського обліку та Інструкція про застосування Плану рахунків. Облік за бухгалтерськими рахунками забезпечує інформацію, необхідну для контролю за діяльністю підприємства та його підрозділів, прийняття управлінських рішень і складання фінансової звітності. Структура нового Плану рахунків погоджена зі структурою “Балансу” і “Звіту про фінансові результати”.
Аналітичний облік виробничих запасів, витрат і доходів дає змогу здійснювати калькуляцію собівартості продукції, контроль і аналіз витрат і собівартості окремих видів продукції, визначати результати діяльності за центрами відповідальності.
Всі рахунки в “Плані рахунків” згруповані в окремі класи. Наприклад, клас 2 “Запаси” містить рахунки про запаси, витрати виробництва, продукцію тощо (табл. 3.1.).
Кожний клас рахунків має конкретне призначення і забезпечує зовнішню та внутрішню інформацію для економічного аналізу фінансової звітності, відкриті всім користувачам і використовуються для проведення зовнішнього аналізу. За цими даними розраховують сукупність аналітичних показників про фінансові результати і фінансовий стан підприємства, його платоспроможність тощо.
Для внутрішнього економічного аналізу використовуються дані внутрішньогосподарського (управлінського) бухгалтерського обліку. Керівництву підприємства для прийняття управлінських рішень надають дані про витрати: за видами продукції, робіт і послуг; за місцями виникнення (виробничі підрозділи); за класифікаційними ознаками: постійні та змінні; за калькуляційними статтями; за економічними елементами; за періодами тощо.
Деталізація витрат підприємства в цілому за економічними елементами – матеріальні витрати, оплата праці, відрахування на соціальні заходи, амортизацію та інші витрати – відображаються у розділі ІІ “Звіт про фінансові результати”. Ці дані використовують для аналізу структури витрат, їх динаміки, матеріало- або трудомісткості виробництва тощо.
Облік витрат за місцями виникнення (виробничі підрозділи) дає можливість аналізувати формування витрат, контролювати відповідальність щодо їх доцільності, обґрунтовано розподіляти непрямі витрати по галузях господарства.
Таблиця 3.1.
План рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій (фрагмент)
| Синтетичні рахунки (рахунки першого порядку) | Субрахунки (рахунки другого порядку) | Сфера застосування | ||
| Код | Назва | Код | Назва | |
| Клас 2. Запаси | ||||
| Виробничі запаси | Сировина й матеріали | Усі види діяльності | ||
| Купівельні напівфабрикати та комплектуючі вироби | ||||
| Паливо | ||||
| Тара й тарні матеріали | ||||
| Будівельні матеріали | ||||
| Матеріали передані в переробку | ||||
| Запасні частини | ||||
| Матеріали сільськогосподарського призначення | ||||
| Інші матеріали | ||||
| Тварини на вирощуванні та відгодівлі | Молодняк тварин на вирощуванні | Сільське господарство, підприємства інших галузей з підсобним сільськогосподарським виробництвом | ||
| Тварини на відгодівлі | ||||
| Птиця | ||||
| Доросла худоба, що вибракувана з основного стада | ||||
| Малоцінні та швидкозношува-ні предмети | ….. | За видами предметів | Усі види діяльності | |
| Виробництво | …… | За видами виробництва | Усі види діяльності | |
| Продукція сільськогоспода-рського виробництва | ….. | За видами продукції | Усі види діяльності |
Дані обліку за калькуляційними статтями використовують для аналізу собівартості одиниці продукції, для порівняння ціни продажу і собівартості. Облік за даними змінних (в основному прямих) витрат без розподілу постійних витрат дає змогу визначити маржинальний дохід як різницю між ціною реалізації та змінним витратами на одиницю продукції. корисність маржинального методу оцінки витрат полягає в тому, що він дає змогу більш чітко виділити змінні витрати посуваючи на другорядне місце постійні витрати. в результаті більш точно можна визначити вплив собівартості на прибуток підприємства.
З метою поглибленого аналізу господарської діяльності підприємства використовують дані первинної облікової документації, якою оформляється кожна господарська операція. Це – дані про виконані обсяги робіт, одержану продукцію та витрати із внутрішньогосподарських звітів по рослинництву і тваринництву; витрат праці та заробітної плати; дані про інвентаризацію основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, виробничих запасів і витрат, коштів і розрахунків тощо.
Важливим джерелом даних для економічного аналізу є статистична звітність.
Форма № 1 “Підприємство” містить основні показники обстеження діяльності підприємства (організації) за рік, дані зміни складу і структури активів, обсяг валової і товарної продукції, витрати на виробництво продукції, структура запасів, валові інвестиції в основний капітал.
Форма № 1-5 відображає дані про фінансові результати, дебіторську і кредиторську заборгованість.
Форма № 1-ПВ – містить дані про стан заборгованості з виплати заробітної плати.
Форма № 1-П “Річний звіт підприємства (об’єднання) по продукції” містить інформацію про обсяг виробництва продукції (робіт, послуг) у порівнянних і поточних цінах за звітний і попередній роки; про виробництво окремих видів продукції в натуральних одиницях вимірювання та за фактичною вартістю за звітний рік у поточних цінах.
Форма № 22 “Зведена таблиця основних показників, які комплексно характеризують господарську діяльність підприємства”, відображає дані про основні фінансові результати діяльності підприємств: балансовий прибуток або збиток, виручку від реалізації та собівартість виробленої продукції, додану вартість у поточних цінах, про виручку від реалізації продукції в далекому і близькому зарубіжжі та про придбані сировину і матеріали, про іноземні кредити та інвестиції.
Форма № 5-с “Звіт про витрати на виробництво продукції (робіт, послуг)” містить розшифровку матеріальних та інших витрат до фінансової звітності форми № 2.
Форми № 1-П, № 22 та 5-С використовують для факторного аналізу собівартості та прибутку від реалізації.
Форма №1 “Звіт про наявність та рух основних фондів, амортизацію (знос)” використовується для аналізу структури джерел фінансування майна підприємства.
Форма № 2-Б “Звіт про випуск, реалізацію та обіг цінних паперів” за видами цінних паперів, про їх наявність та розміщення сфер юридичних і фізичних осіб, а також інвесторів інших країн.
У сільськогосподарських підприємствах важливу інформацію несуть в собі дані статистичної звітності за спеціалізованими формами. Основні з них це:
Форма № 50-сільське господарство „Основні економічні показники роботи сільгосппідприємств”, розділ І „Виробництво і реалізація сільськогосподарської продукції” – відображаються дані по рослинництву, тваринництву, промисловій та іншій продукції про обсяг виробництва продукції за видами, виробничу собівартість, затрати площі, реалізовану продукцію, її собівартість і виручку від реалізації.
Форма № 29-сільське господарство „Звіт про збір урожаю сільськогосподарських культур” – дані про посівні площі (в т.ч. зібрані площі), фактичний збір урожаю у початково оприбуткованій вазі, та у вазі після доробки, повторні та міжрядні посіви тощо.
Ці основні форми звітності доповнюються іншими.
Важливою частиною даних для економічного аналізу є планова інформація. Вона використовується як базові дані для аналізу виконання планових завдань по підприємству в цілому та його структурним підрозділам, помісячно, поквартально, за рік та інші періоди.
В ринкових умовах при децентралізованому плануванні господарської діяльності підприємств особливе значення набуває планова інформація про виробничу програму, витрати і собівартість виробництва продукції, використання ресурсів, доходність і прибутковість підприємств. Саме планування діяльності підприємства можна більш достовірно обґрунтувати і наблизити до реальних умов виробництва. Разом з тим, майже неможливо передбачити в планах на майбутнє особливо на довготермінову перспективу планові показники про результати комерційної діяльності, чистий прибуток, фінансовий стан, платіжні розрахунки, кредити, платоспроможність, інвестиції тощо. Передбачення тенденцій у майбутнє пов’язана з великими труднощами і потребує високого професіоналізму управлінців.
В умовах ринкової економіки виникає велика потреба для аналізу в нормативній інформації. Нормативна інформація містить норми й нормативи, розцінки, тарифи, ставки прибуткового та інших податків тощо. Вона використовується при аналізі стратегії економіки підприємства на майбутнє, стратегічному, поточному і оперативному плануванні, корегуванні планових показників виконанні інших управлінських функцій.
В сучасних умовах все ширшого використання в економічному аналізі набувають комп’ютерні бази даних. Формування комп’ютерних баз даних для аналітичних розрахунків являє собою досить складний процес. Тому раціональне групування й обробку первинної облікової та іншої інформації, як правило, покладають на професіоналів – програмістів, операторів та інших професіоналів, які обслуговують комп’ютери. Ці працівники визначають яка конкретна інформація і з якої бази даних має бути використана, як її згрупувати; яку результативну інформацію, в якому вигляді і за якими алгоритмами і програмами треба одержати.