Определение целей и задач проекта.

Введение.

Управление проектом может быть сложным и многогранным делом. Будучи проджект-менеджером, вам, с одной стороны, приходится гарантировать, что все составляющие проекта работают как запланировано и вносят вклад в достижение комплекса целей проекта, а с другой, приходится минимизировать риски, улучшать процессы и решать проблемы. Делегирование здесь просто необходимо, но многие функции невозможно полностью передать членам проектной команды. Чтобы оставаться на высоте, вам необходимо видеть проект с разных ракурсов одновременно, не только с позиции заказчиков и спонсоров проекта, но и с точки зрения команды, ведь без этого невозможно получить их уважение и лояльность.

Но если в ваши обязанности входит управление несколькими проектами, то сложность увеличивается экспоненциально. Но хорошая новость в том, что сложно не значит невозможно. В своей работе я рассмотрю методы управления несколькими проектами, и эффективное использование этих методов, а также определение конкретных целей и задач, необходимых для реализации этих проектов, которые вероятно, помогут сделать управление несколькими проектами более эффективным.

Содержание:

Введение

1. Определение целей и задач проектов.

2. Методы управления проектами.

3. Способы эффективного использования методов управления проектами.

Список использованной литературы

Определение целей и задач проекта.

Самый первый шаг во всех проектах – коммерческих, домашних или образовательных, - определить цели и задачи. Этот шаг определяет результат проекта и шаги, требуемые для достижения этого результата. Большинство, включая руководителей проектов, не тратят достаточно времени на этот шаг или выполняют его неправильно, тем самым обеспечивая неудачное завершение проекта.

Плохо заданные цели и задачи, или цели без задач, ввергают проект в перерасходы, битвы за территорию, личные конфликты, упущенные контрольные точки и недовольство клиентов.

Цели и задачи должны быть четко сформулированными задачами, каждая со своей собственной целью, задающей конечный результат проекта. Цели и задачи должны быть измеримыми.

Цели - "что"

Цели – общие формулировки, применяемые к проекту. Цели - "что" процесса. Иначе говоря, "чего" достигнет проект? Проекты могут иметь больше одной цели, но много задач в расчете на цель. Не путайте цели с задачами.

Примеры:

1. Цель разработки веб-сайта: Посетители будут убеждены, что глобальное потепление существует.

2. Страховая компания: Отдел медицинского страхования увеличит варианты поставщика на 10%.

3. Поликлиника: Пациенты будут ждать в очереди на посещение врача не дольше 1 часа.

Задачи - "как"

Задачи – точные формулировки, поддерживающие цель. С каждой целью будут связаны одна или больше задач. По сути, задача - "как" процесса.

Всегда начинайте задачу с глагола действия. Это гарантирует, что задача измерима, и что конечный результат проекта рассматривается через действие задачи. Каждая задача также становится измеримой контрольной точкой.

Примеры:

1. Цель: Посетители будут убеждены, что глобальное потепление существует.

• Создать таблицу, сравнивающую стоимость устранения глобального потепления сегодня с аналогичной стоимостью через 100 лет от текущего момента.
• Показать последствия глобального потепления в фотогалерее.
• Указать и рассмотреть "мифы" глобального потепления.

2. Цель: Отдел медицинского страхования увеличит варианты поставщика на 10%.

• Выявить варианты и стоимость поставщика.
• Опросить заказчика, чтобы выяснить ценность каждого варианта.
• Сравнивать варианты с конкурентами.

3. Цель: Пациенты будут ждать в очереди на посещение врача не дольше 1 часа.

• Оценить потребности в персонале.
• Купить новое программное обеспечение, составляющее график записей к врачу.
• Установить график подтверждения записей.

Удержание целей и задач на переднем плане каждого проекта гарантирует, что проект и группа являются заодно в течение всего времени выполнения проекта.

Независимо от того, в какой области проект – в образовании, фирме или в семье – четко определенные цели и задачи будут способствовать успешному результату проекта.

2. Методы управления проектами.
Если Вы только делаете первые шаги в проектном управлении, то количество существующих разнообразных методологий (и аббревиатур) могут показаться ошеломляющими и ввести Вас в заблуждение.
Мы выделили 16 общеизвестных методологий по управлению проектами в небольшие блоки для того, чтобы помочь Вам выбрать наиболее подходящие методы управления проектами.

1. Использование адаптивных/регулируемых рамок проектов APF (Adaptive Project Framework)
Позволяет улучшать проект на каждом этапе, основываясь на полученном опыте от предыдущих результатов. Определив цели проекта и постоянно контролируя работы проекта, менеджер может обеспечить успех максимально возможной стоимости бизнеса и создать бизнес-ценность для потенциального потребителя.

2. Benefit Realization (BF)Цель: Выгода от реализации проекта
Успех определяется как достижение желаемой/ожидаемой выгоды. Если клиенты хотят увеличить продажи CRM (система управления взаимоотношениями с клиентами – customer relationship management software), проект не будет выполнен/реализован до того момента, пока продажи не повысятся на 15% - даже если Вы установили и наладили работу CRM вовремя и с соблюдением/в соответствии с бюджетом.

3.AGILE
В процессе управления проектом важно умение быстро адаптироваться к изменениям, отслеживать последние тенденции развития и уметь извлекать из них выгоду. Не менее важным является и человеческий ресурс. Поэтому и необходимо умение создавать динамичную команду проекта на основе сотрудничества и гибкости, возможности нахождения компромисса. Немаловажную роль играют стейкхолдеры (заинтересованные стороны). Они контролируют и проверяют проект на каждой стадии, а члены команды, с свою очередь, правильно и своевременно корректируют проект, создавая высококачественные продукты/услуги, соответствующие потребностям и запросам потребителей.

4.Critical Chain Project Management (CCPM) Управление проектом по методу критической цепи
Помогает избегать отставаний/задержек в проекте, определяя критический путь/цепь работ, а также резервы ресурсов (запас времени) для этих работ.
Поскольку графики строятся, учитывая доступность ресурсов, срок проекта может быть дольше, но вероятность срыва сроков ключевых событий может быть снижена. Основа методологии критических цепочек – формирование основных работ критически важных для проекта и удержание сроков работ, соответственно и финальной даты завершения проекта. Критические работы проекта провязываются логическими связями с учетом ресурсных и административных ограничений; Если в проекте ресурсы не ограничены, расчётные показатели будут схожими с PERT.
Если в проекте все же ограничены ресурсы, то необходимо:
- Определить околокритические работы в графике, такие работы очень часто идут параллельно основной «красной» цепочки, но с уменьшенными сроками, они могут довольно легко стать критическими если им не уделять внимание.
- Определить критическую цепочку проекта при помощи ресурсных связей

5. Метод критического пути Сritical Path Method (Cpm)
Метод критического пути – довольно часто используется в строительстве и характеризуется наличием четко выраженного пути проекта, этот путь формируют самые длинные работы проекта. Сам критический путь и определяет продолжительность всего проекта. Определяя/идентифицируя наиболее важные задачи, Вы можете оценить даты завершения, зависимости, ключевые вехи и конечные результаты.

Любые отставания по датам для тех работ, которые лежат на критическом пути ведут к увеличению длительности последующих работ. При необходимости сократить длительность проекта необходимо сокращать сроки работ на «критике». Методология управления проектами при помощи критического пути позволяет сравнивать плановые и фактические показатели (как ситуация должна развиваться и что происходит на самом деле) каждый день.

6.Методология моделирования событий Event Chain Methodology (ECM)
Эта методология управления проектами помогает выявить и спрогнозировать потенциальные риски. Анализ проекта при помощи метода Монте Карло и Диаграммы цепочки событий помогает определить вероятность некоторых рисков и их возможное влияние на проект в целом. Визуализация связей между внешними событиями и работами проекта помогает создать план, максимально приближенный к реальности.

7.Экстремальное программирование Extreme Programming (XP)
Данная методология управления проектами оказывает особенности (возможности) коротких циклов развития, частые релизы и открытое взаимодействие со стейкхолдерами. Команды сосредотачиваются на сотрудничестве и эффективности/производительности, написании наиболее простых из всех возможных кодов для достижения желаемого качества, при этом избегая истощения и низкокачественного конечного результата.

8.Канбан/ KANBAN
Основная цель состоит в производстве медленного и непрерывного потока результатов через протяженный во времени рабочий/производственный процесс для визуализации прогресса и раскрытия процессных/производственных проблем. Понимая, где происходят простои, теряется время, члены команды могут намного более оперативно улучшить производительность.

9.LEAN или бережливое производство
Задача заключается в создании ценностей высокого уровня и обеспечении высочайшего качества работы с меньшими трудовыми ресурсами, средствами и временем.
Lean сокращает потери, устраняя узкие места, фокусируясь на ценностях потребителя и постоянно улучшая процесс производства. Использование Lean помогает сократить расходы, оперативно выполнять работу в поставленные сроки, достигать существенных результатов в составе малочисленных команд, привлекая к выполнению задачи минимальное количество человеческих ресурсов.

10.Бережливое производство и 6 Сигм
Объединяя эффективность системыLeanс шестью сигма, появляется возможность улучшить производственный процесс. Определив, как в действительности выполняется производственный процесс, члены команды проекта устраняют потери и сосредотачиваются на создании конечного результата с максимально высоким качеством для клиента (создание конечной ценности для потребителя).

11.Prince (проекты в контролируемой среде) Projects in Controlled Environments (PRINCE2)

Гарантирует, что каждый проект имеет бизнес обоснование и способствует созданию ценности. Планирование начинается с четкого определения: потребностей, запрашиваемых потребителем, реальной выгоды и точной оценки затрат.

12.PRISM (проекты со встроенными устойчивыми/жизнеспособными методами)
Сочетание проектного планирования с экологической устойчивостью мер. Хотите пойти в «зеленом» направлении? В таком случае, PRISM точно для Вас! Сокращение расходования энергии и издержек обращения (распределение затрат), все это при одновременном снижении Вашего воздействия на окружающую среду.

13.Процессно-ориентированное проектное управление PBPM (Process-Based Project Management)
Гарантия того, что каждый проект будет направлен на продолжение следованию миссии компании. Перед стартом (инициацией) проекта, план проекта анализируется с целью определения его соответствия утвержденной/установленной миссии. Если же результат анализа отрицателен, то все стратегии и цели корректируются. Каждое действие добавляет ценность к стратегическому видению организации. Данные методы управления проектами также подходят и для административных проектов в компаниях.

14.SCRUM
Придавая особое значение продуктивности, сосредоточиванию и взаимодействию, участники проекта могут достигать высококачественного конечного результата в короткие сроки и в тоже время легко адаптироваться к изменениям. Командная работа осуществляется в короткие «рывки/забеги» для максимальной эффективности, плюсом ко всему этому является возможность испытаний новых итераций быстро и с моментальной фиксацией ошибок.

15.SIX SIGMA
Улучшение процессов и качества продукции за счет снижения дефектов или ошибок. Рейтинг/градация «6 сигма» означает, что 99,99966% от того, что производится - является бездефектным. Проверяя процессы производства в целом, Вы можете найти возможные улучшения/доработки даже перед появлением дефектов.

16.Водопад (поточный метод) Waterfall
Данная методология управления проектами предполагает разбиение проекта на ряд последовательных задач. С четким определением целей и временной шкалой (заданными сроками), члены проекта выполняют задания в установленном порядке, завершая каждое задание перед тем, как преступать к последующему. Подробное планирование означает тщательный график (определенные сроки) и бюджет.

Все методы управления проектами по своему хороши и в каждом есть свои плюсы и минусы, применение методологии управления проектом очень сильно зависит от целей, типа и контекста проекта.