Рганизация работы экономических служб учреждения, организации.

4.1.Законодательные и нормативные документы по организации планирования, учѐта, анализа и внутрихозяйственного контроля.

Для закрепления дисциплины, обеспечения достоверности информации, целесообразности, правильности осуществления хозяйственных операций существует система внутрихозяйственного контроля. Ее составной частью является внутрихозяйственный бухгалтерский контроль.

Особенностью внутрихозяйственного контроля является то, что он обеспечивает связь (прямую и обратную) между управляющей и управляемой системами, а, кроме того, ведется непосредственно Работниками этого предприятия.

Организация и ведение бухгалтерского контроля является одной из основных задач главного бухгалтера. Он проводит его самостоятельно, через бухгалтеров-ревизоров или через руководителей бухгалтерских служб на местах.

Задачи бухгалтерского контроля во многом определяются специализацией предприятия. Система контроля должна быть направлена на предупреждение недостач, срывов в работе, выявление фактического состояния предприятия, выявление соответствия хозяйственных операций управленческим решениям и т. д.

Для успешного осуществления контроля необходимо его обеспечение:

- организационное – упорядочение отношений между работниками предприятия по вопросам контроля;

- техническое – необходимы различные измерительные приспособления для получения достоверных сведений об объекте контроля;

- экономическое – обеспечение связано с созданием экономической заинтересованности в результатах контроля;

- юридическое – связано с выбором форм и методов контроля, которые обеспечивают юридическую доказуемость его результатов. Связано с установлением прав и обязанностей работников в области контроля;

- учетно-аналитическое – обеспечение связано с созданием системы первичного, сводного учета и анализа.

Решающее значение приобретает экономический фактор. Поскольку работники заинтересованы в проверке своей работы и работы других, если они поставлены в материальную зависимость от результатов своего труда.

Объект контроля – хозяйственные операции, действия учетных работников. Субъект контроля – ответственное лицо, имеющее возможность и права осуществлять контроль. Субъект и объект контроля входят в одну систему, т. к. контроль внутрихозяйственный.

Существует несколько видов внутрихозяйственного контроля:

- оперативный – осуществляется непосредственно в ходе осуществления хозяйственной деятельности. Он непосредственно приближен к контролируемым событиям, поэтому обладает высокой степенью достоверности;

- последующий и текущий – осуществляется после совершения контролируемых операций. Здесь информация более ограничена, но и более целенаправленна и обобщена;

- предшествующий – до начала операции и необходим для подтверждения целесообразности и закономерности операции;

- заключительный – после завершения процесса производства или отдельной операции.

Контроль осуществляется под руководством главного бухгалтера. Значительное место занимает проверка корреспондирующих счетов, записей в учетных регистрах.

По результатам контроля составляются акты и справки, а затем принимаются управленческие решения.

Среди форм контроля выделяют: ревизию, контрольную проверку, наблюдение, обследование, проверку выполнения, внутренний аудит и т. д. Контрольные проверки могут быть: всеобщими, выборочными, комбинированными.

Ревизия – это форма контроля финансово-хозяйственной деятельности, соблюдения законодательства, достоверности учета и отчетности, способ документального выявления недостач, предупреждения злоупотреблений.

Ревизия является плановым контролем, использует более глубокий комплексный подход, преимущественно использует документы. Максимальный эффект ревизии достигается при ее планировании. План ревизии включает 2 части: контрольная часть и организационные мероприятия.

Бухгалтер-ревизор должен быть компетентен в вопросах организации учета, планирования, составления отчетности. Ревизор должен быть способен давать консультации. Итогом работы бухгалтера-ревизора являются рекомендации, советы и предложения в устной и письменной форме. Он не вправе налагать какие-либо взыскания. К ревизии могут быть привлечены специалисты для консультаций по отдельным вопросам.

Наиболее совершенным методом последующего контроля является инвентаризация – проверка наличия и состояния объекта контроля, которая осуществляется путем наблюдения, измерения, регистрации полученных результатов.

План инвентаризации составляется до 20 января и утверждается руководителем до 1 февраля текущего года. План предусматривает графики плановых инвентаризаций и регламентацию внеплановых. При составлении такого плана ориентируются на рекомендуемую частоту инвентаризаций (ОС – 1 раз в год перед составлением отчетности, молодняк животных – 1 раз в квартал, МБП – 1 раз в год, денежные средства – 1 раз в месяц и т. д.). Ревизионная комиссия назначается руководителем предприятия.

В настоящее время все более распространенным становится внутренний аудит.

4.2.Структура и функции экономических служб, распределение работ между экономическими отделами, структурными подразделениями учреждения, организации, а также работниками экономических служб.

В структуру экономических служб КФУ им. В.И.Вернадского входят:

- отдел учета основных средств и нематериальных активов;

- отдел учета материальных запасов(отражает на счетах операции по движению материальных ценностей, проводит консультации по сохранности и учету материальных ценностей с материально-ответственными лицами,и т.д.);

- отдел учета денежных средств (учет денежных операций);

- отдел по расчетам с поставщиками и подрядчиками;

- отдел по расчетам с работниками (начисляет зарплату сотрудникам, ведет аналитический и синтетический учет затрат по заработной плате, формирование и сдача в установленные сроки в соответствующие органы отчетность по налогам);

- отдел по расчетам со стипендиатами (начисление, учет и выплата всем категориям учащихся КФУ очной формы обучения за счет стипендий, материальной помощи, удержание и перечисление профсоюзных взносов, выдача справок о начисленных доходах);

- отдел по учету научно-исследовательских работ (работа с грантополучателями, сопровождение проектов НИР, контроль за целевым расходованием денежных средств, поддержанных фондами, учет научно-исследовательских работ);

- отдел расчетов по налогам и сводной бухгалтерской отчетности (организация системы налогового учета, формирование сводной налоговой и прочей бухгалтерской отчетности и представление отчетности внешним и внутренним пользователям путем системного сбора, регистрации и обобщения информации в денежном и количественном выражении в разрезе структурных подразделений, видов деятельности);

- отдел по учету доходов.

5. Общие вопросы техники составления и анализа внутренней и внешней отчётности.

5.1.Понятие фиксации хозяйственных операций, основные требования к первичным документам, их содержание и назначение, порядок составления.

Основные хозяйственные процессы организации связаны с видом ее деятельности. Например, для торговой организации - это покупка и продажа товаров, для страховой компании - заключение страховых договоров и осуществление страховых выплат, для нефтяной компании - добыча и транспортировка нефти. Эти процессы состоят из множества хозяйственных операций, имеющих денежную и количественную оценку.

Кроме основной производственной деятельности предприятию необходимо осуществлять управленческие функции, содержать, обслуживать и ремонтировать помещения, оборудование, инвентарь, обеспечивать снабжение электроэнергией, теплом, водой и т.д. Указанные хозяйственные операции направлены на обслуживание основной деятельности.

В конечном итоге все хозяйственные операции (основные, управленческие, вспомогательные и обслуживающие) взаимосвязаны между собой и являются объектами бухгалтерского учета, т.е. подлежат регистрации в бухгалтерском учете сплошным методом в хронологическом порядке. Основанием для регистрации фактов хозяйственной деятельности являются первичные документы.

Все записи на счетах бухгалтерского учета основываются только на документах. Бухгалтерский документ является письменным подтверждением на право совершения или действительного совершения хозяйственной операции. Оформление хозяйственных операций документами называется документацией. При помощи документации производится сплошное отражение хозяйственных операций в момент и на месте их совершения. Таким образом, документация - одна из отличительных особенностей бухгалтерского учета, когда все записи производятся только на основании полноценных документов.

Существует понятие "классификация бухгалтерских документов" - их группировка по определенным признакам с целью изучения и правильного использования. Такими признаками являются назначение, порядок составления, способ отражения хозяйственных операций, место составления, качественные признаки.

Распорядительные документы содержат распоряжение на совершение определенных хозяйственных операций. К ним относятся приказы, распоряжения и т.п. (например, приказы на назначение и выплату премий, на направление работника в командировку). Распорядительные документы не подтверждают факты совершения хозяйственных операций и поэтому не являются основанием для отражения их в учете. К бухгалтерскому учету принимаются лишь оправдательные документы. Но если оправдательный документ составлен по операции, совершенной на основании распорядительного документа, хозяйственная операция отражается при наличии двух документов (распорядительного и оправдательного). Например, работник по возвращении из командировки сдал в бухгалтерию организации оправдательные документы вместе с авансовым отчетом (служебное задание с отметкой о его выполнении, командировочное удостоверение, авиабилеты, счет на проживание в гостинице и др.). Однако бухгалтер примет к учету эти документы только при наличии приказа руководителя организации о направлении работника в командировку. При этом приказ на командировку и служебное задание принимаются бухгалтером к учету, если они составлены по унифицированным формам.

Оправдательные документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций. Они являются основанием для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. К таким документам относятся накладные, приемо-сдаточные акты и проч.

Комбинированные документы сочетают в себе признаки нескольких видов документов. Например, расходные кассовые и приходные кассовые ордера являются одновременно распорядительными (руководитель и главный бухгалтер разрешили выдачу денежных средств из кассы, либо главный бухгалтер разрешил внести денежные средства в кассу) и оправдательными (денежные средства получены из кассы либо внесены в кассу) документами. Авансовый отчет по командировке является распорядительным документом (руководитель утверждает авансовый отчет, т.е. разрешает возместить расходы подотчетного лица) и документом учетного оформления (на основании авансового отчета бухгалтер может сделать одну обобщенную проводку, т.к. расходы по командировке отражаются по одной статье расходов).

Документы учетного оформления составляются для подготовки и упрощения учетных записей. К ним относятся распределительные и группировочные ведомости, расчеты, бухгалтерские справки, мемориальные ордера и т.д. Документы учетного оформления составляются на основании ранее оформленных первичных документов, данных бухгалтерского учета, действующих положений, инструктивных указаний и проч.

Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственных операций и являются первым свидетельством их совершения. Составление первичного документа можно считать началом учетной регистрации хозяйственных операций. Первичные документы - это приходные и расходные кассовые ордера, накладные, наряды, квитанции и проч.

Сводные документы составляются на основании первичных. Они содержат показатели по хозяйственным операциям, зафиксированные в первичных документах, а также новые укрупненные показатели. Их применение позволяет уменьшить количество записей на счетах бухгалтерского учета. К сводным документам относятся разработочные таблицы, группировочные ведомости, ведомости распределения расходов и др.

Разовые документы отражают одну или несколько хозяйственных операций и составляются единовременно в один прием. Они оформляются сразу после совершения хозяйственных операций и передаются в бухгалтерию. К ним относятся накладные, требования, приемо-сдаточные акты, приходные и расходные кассовые ордера.

Накопительные документы составляются постепенно в течение определенного временного периода. В них отражаются однородные, часто повторяющиеся хозяйственные операции. Их применение сокращает количество документов и учетных записей, т.к. один накопительный документ заменяет несколько разовых.

Внутренние документы составляются в данной организации.

Внешние документы поступают от других организаций (выписки банка, счета поставщиков и проч.).

Полноценным является документ, составленный по установленной форме, имеющий все обязательные реквизиты и правильно отражающий действительно совершенную и законную хозяйственную операцию.

Документ, не удовлетворяющий этим требованиям, является неполноценным, он не должен приниматься к учету.

5.2.Составление документов по хозяйственным процессам, выявление и исправление ошибок.

Первичный учетный документ – это оформленное в установленном порядке письменное свидетельство о совершенном факте хозяйственной жизни, придающее ему юридическую силу.

Первичный учетный документдолжен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным — непосредственно по ее окончании.
В нашей стране проделана большая работа по созданию и рационализации форм первичных учетных документов, их унификации и стандартизации. В частности, установлена система стандартов, в которых определены назначение, виды документов и требования к ним. Кроме того, изданы вышеупомянутые альбомы унифицированных форм первичной учетной документации с рекомендациями о порядке их применения. Организация первичного учета возложена на хозяйствующих субъектов. Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание факта хозяйственной жизни;

д) количественную и стоимостную оценку факта хозяйственной жизни;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Общее правило составления документов.

Для правильного составления документа необходимо:

1. Заполнять документ на бланке (а при отсутствии бланка на чистом
листе бумаги) чернилами или химическим карандашом, либо на пишущей машинке;

2. Строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа;

3. Точно и ясно излагать содержание документа;

4. Четко и разборчиво писать текст и цифры;

5. Незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;

6. Сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью;

7.Снабжать документ необходимыми, разборчиво сделанными подписями с указанием должности подписавшего.

Документы необходимо составлять своевременно, т.е. одновременно с совершением операции либо непосредственно вслед за ее совершением.
Своевременность составления документов является важнейшим условием правильности отражения операций в документах и своевременности записей их в учетных регистрах.

Некоторые документы составляются в нескольких экземплярах (с копиями). Это выполняется обычно автоматически одновременно с составлением документа путем оттиска через подложенную под него копировальную бумагу.

Копии документов используются для различных целей. Так, при акцептной форме расчетов за отгруженную продукцию

поставщик выписывает несколько экземпляров счетов — платежных требований для направления их в различные адреса (банку, покупателю).

При составлении документов могут быть допущены ошибки.
Ошибки в документах исправляются следующим образом. Подлежащие исправлению ошибочные слова и числа (суммы) зачеркиваются аккуратно тонкой чертой так, чтобы можно было зачеркнутое прочесть. Над зачеркнутым делается правильная запись. При этом если в числе (сумме) неправильна только одна цифра, то нельзя ограничиться

исправлением одной этой цифры, а надо исправить все число. Например, вместо 127 написано ошибочно 124. В этом случае нельзя зачеркнуть только цифру 4 и надписать над ней цифру 7, а необходимо зачеркнуть все число 124 и надписать над ним 127.

О произведенном исправлении на свободном месте документа (внизу или на полях)делается оговорка, например "исправлено 127", которая заверяется лицами, подписавшими документ.

В ряде документов (в кассовых ордерах, чеках и др.) исправление ошибок не допускается вовсе. Если в таком документе допущена ошибка,

он выписывается заново на другом бланке.

Так как документы имеют большое значение не только в учете, но и во всей хозяйственной деятельности, то в отношении каче

ства документов,особенно своевременности и правильности их составления и оформления, существует строгий порядок.

За нарушение порядка составления документов отвечают, прежде всего, те лица, которые их составляют и оформляют своими подписями.

Еще большая ответственность ложится на аппарат бухгалтерии, получающий эти документы, всесторонне проверяющий их и делающий на их основании учетные записи. Особая ответственность возлагается на главного или старшего бухгалтера как руководителя учета. Старший бухгалтер несет материальную, дисциплинарную или уголовную ответственность за неправильное либо небрежное составление и оформление документов, утерю или порчу их, за оформление документов

на отпуск материальных ценностей с нарушением установленного порядка и т.п. В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений,организаций и предприятий документов,типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и

созданию унифицированных систем документации (УСД) -совокупности взаимоувязанных унифицированных форм документов,

обеспечивающих документированное представление данных в

определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации - установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых

при решении однотипных управленческих функций и задач.

Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегриров

анную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.
Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов,
которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название вида
документа и т.д.). Совокупность реквизитов, расположенных в документе
определенным образом, составляет его формуляр.
Формуляр-образец разрабатывается при создании системы документирования и представляет собой графическую модель или схему построения документа. Он устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

Пример заполнения первичных документов приведен в приложениях 1,2,3.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

Пройдя учебную практику в Институте экономики и управления (структурное подразделение) ФГАУО ВО «КФУ им. В.И. Вернадского» я приобрел определённый набор практических и теоретических знаний и навыков. Я в полной мере ознакомился с организационной структурой университета, его задачами, основными направлениями деятельности, правовым и информационным обеспечением, изучил характеристику элементов структуры управления и бухгалтерского учета университета.

Изучив отчетную документацию бухгалтерии университета с 2014 по 2016 год, я получил ценные знания и опыт по ведению бухгалтерской и экономической деятельности. Закрепил и расширил теоретические знания, полученные в процессе обучения в университете, овладел передовыми методами управления и получил практический опыт по оценке конкретных проблемных ситуаций и принятию управленческих решений, приобрёл опыт работы в трудовом коллективе при решении производственно-экономических вопросов.

Также я закрепил теоретические знания основ делопроизводства и документооборота в университете, ознакомился с нормативно-правовым обеспечением деятельности планово-экономических отделов университета, отделов учета и отчетности, получил навыки работы с различными источниками информации, научился логично формулировать, излагать и аргументировано отстаивать собственное видение проблем и способов их решения, овладел приёмами ведения профессиональной дискуссии и полемики.

Таки образом, все основные цели и задачи, поставленные в начале отчета по прохождению учебной практики, были достигнуты и выполнены.