Уважаемый Валерий Павлович!

Международный аэропорт "Самара" совместно с канадским институтом ИАМТИ и при Вашем непосредственном активном участии за­канчивает разработку генерального плана реконструкции и развития международного аэропорта "Самара ", и я с удовольствием приглашаю Вас принять участие в презентации результатов разработки.

Это важное событие для нашей организации, и мы готовы с учетом всех Ваших пожеланий ч предложений представить Вам итоги нашей совместной деятельности, с тем чтобы сделать наш аэропорт максимально удобным и комфортабельным для клиентов и пользователей.

Презентация состоится 19 сентября в Депутатском зале международного аэропорта "Самара " в 14 часов.

Просим подтвердить свой приезд письмом или по факсу 22-75-45.

С уважением

генеральный директор международного аэропорта "Самара " В. Ф. Чернавин.

Письмо-благодарность

Письмо-благодарность направляется для выражения благодарности за что-либо (например, за полученное письмо, каталог, приглашение, участие в каком-либо мероприятии, спонсорскую помощь, гостеприимство и т.п.). Чаще всего подобные письма имеют персональную адресацию. Написание их обусловлено требованиями этикета и совершенно необходимо с точки зрения перспективного сотрудничества.

Стандартные выражения:

Позвольте Вас поблагодарить...

Позвольте выразить Вам (искреннюю) благодарность...

С благодарностью подтверждаем...

Выражаем благодарность от имени...

Мы благодарны Вам за....

Мы признательны Вам за то, что...

Выражая благодарность за Ваше письмо от... сообщаем, что...

Мы получили Ваше приглашение на..., за которое очень Вам благодарны (признательны)...

Заранее благодарим за...

С благодарностью подтверждаем...

Образец

Председателю правления АКБ "Газбанка" Иванову П.А.

Глубокоуважаемый Петр Алексеевич!

Коллектив школы-интерната № 5 Кировского района выражает глубокую благодарность "Тазбанку" и Вам лично за проявленное сердечное внимание к детям-сиротам и детям, остав­шимся без попечения родителей. Мы чрезвычайно признательны Вам за финансирование выступления экс­центрик-театра "Комиксы", которое очень порадовало нас и детей.

Заведующая школой-интернатом №5 Кировского р-на Седова Л.П.

Письмо-просьба

Глагол "просить" может исполь­зоваться в различных видах деловой корреспонденции для выра­жения просьбы, требования, приглашения и т.п. Например: Просим Вас принять наше приглашение... Вторично просим безотлагательно погасить задолженность...

В то же время сама просьба, высказанная описательно, мо­жет и не содержать этого глагола, например: Мы надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше предложение в указанный срок.

Ситуации, вызывающие необходимость обра­щения с просьбой от имени юридического лица: получение информации, высылка каталогов, прейску­рантов, образцов продукции, согласование действий, побужде­ние к какому-либо действию.

Физическими лицами в форме просьбы пишутся заявле­ния, неофициальные служебные записки. Почти все многоаспектные письма содержат просьбу. Не­редко одно деловое письмо содержит несколько просьб – од­нотипных актов, представляющих также многоаспектную структуру. Композиция такого письма может выглядеть сле­дующим образом:

Прошу... Просим... Одновременно прошу... Также просим...

А также прошу... А также просим...

Части композиции соответствуют абзацному членению текста делового письма.

В письмах-просьбах употребляются следующие стандартные выражения:

Обращаемся к Вам с просьбой.... Просим Вас прислать… выслать, просили бы Вас направить, не могли бы Вы сообщить, не откажите (нам) в любезности подтвердить... Будем благодарны (Вам), если Вы пришлете... Будем весьма признательны, если Вы вернете... Были бы весьма обязаны Вам, если Вы направите, сообщите, подтвердите... сошлетесь...

Были бы весьма обязаны за участие, ответ, согласие.

Позвольте обратиться к Вам просьбой о...

Обращаемся к Вам с просьбой о...

Мы хотели бы получить...

Нам хотелось бы привлечь Вас к...

Мы надеемся, что Вы сочтете возможным...

Желательно было бы ознакомиться с...

Сообщите нам, пожалуйста...

Мы будем рады, если Вы найдете возможность

примете приглашение, ответите, сообщите…

Заключительные фразы письма так же значимы, как и на­чальные.

Завершение письма всегда связано с обозначением перс­пектив (сотрудничества, деловых отношений, проекта, реше­ния вопроса и пр.). Именно поэтому последние фразы выра­жают надежду, уверенность, радость, одобрение, признатель­ность, о чем говорилось выше.

С наилучшими пожеланиями...

С наилучшими пожеланиями и надеждой не сотрудничество... Всегда рады оказать Вам услугу... Добро пожаловать на наш семинар!

Пожелание может быть высказано не прямо, а завуалировано, дано в подтексте.

Мы надеемся, что Вы оцените преимущества нашего проекта и примете участие в...

Решить Ваш вопрос, к счастью, оказалось возможным... Учитывая Ваш вклад в развитие нашего комплекса... Примите сердечные, искренние поздравления... Ваше приглашение к нам пришло, к сожалению, поздно, тем не менее мы полны решимости...

ПИСЬМА-ПОЗДРАВЛЕНИЯ

Поздравление с юбилеем

Уважаемый ( И.О.)

Позвольте мне, Многоуважаемый…,

Разрешите нам, Дорогой......, от имени...

поздравить Вас с юбилеем и пожелать Вам здоровья и успехов в работе.

… вашей фирме процветания и благополучия, преуспевания на долгие годы.

Что является наиболее важным для поздравитель­ных писем? Автору подобных посланий следует помнить о том, что хорошее поздравительное письмо:

1. Всегда приходит к адресату своевременно (в идеале – точно в день соответствующего события).

2. Имеет подчеркнуто личный, особенно сердечный и дружеский характер (но при этом свободно от проявле­ний фамильярности).

3. Оригинально и свежо по содержанию (однако ори­гинальность не должна при этом перехлестывать через край).

4. Написано внятно, коротко и по существу. При же­лании вы всегда можете дополнить краткое официальное поздравление неформальным, которое обычно адресату вручают - или зачитывают по телефону - лично.

5. Включает только одно упоминание слова «поздравляю(ем) (и при этом не содержит ни строчки о повседнев­ных делах и проблемах, хотя бы и чрезвычайно насущ­ных для делового партнерства).

6. Несет в себе помимо обычных пожеланий (здоро­вья, счастья, благополучия) и те, исполнение которых для адресата является особенно желательным.

7. Выглядит стройным и логичным с точки зрения структуры и композиции.

8. Изящно по стилю, который должен еще более под­черкивать торжественность повода для послания.

9. Безупречно оформлено, но при этом не должно вы­глядеть ни чересчур официально, ни слишком помпезно.

10. Имеет подпись, сделанную от руки.

Пример письменного поздравле­ния, написанного ко дню рождения адресата.

Ветерану труда Ивану Исаевичу Южину,

директору Белозерского городского автотехникума.

Глубокоуважаемый Иван Исаевич!

Позвольте от имени педагогов и учащихся техникума горячо поздравить Вас с юбилейным днем рождения.

Вот уже более 20 лет Вы успешно возглавляете работу нашего учебного заведения, отдавая любимому делу всю свою энергию. Вы, как и прежде, являете собой образец добросовестного и беззаветного служения профессии педа­гога-воспитателя и наставника молодежи.

В этот радостный день мы от всей души желаем Вам, дорогой Иван Исаевич, крепкого здоровья, успехов на профессиональном поприще, благополучия Вам и Вашим близким.

С уважением

коллектив техникума.

ПИСЬМА-ИЗВИНЕНИЯ

Письма-извинения встречаются в повседневной де­ловой переписке сравнительно редко. Тем не менее письма-извинения все более часто используются для урегулиро­вания конфликтных и предконфликтных ситуаций.

В зависимости от серьезности повода указанные пись­ма могут содержать в себе не только извинения, но и выражение сожа­ления или огорчения. Считается вполне естественным (и даже необходимым) направить письменные извинения в связи со следующими обстоятельствами:

1) ненадлежащее исполнение договорных обязательств и соглашений;

2) некорректное поведение по отношению к деловому партнеру или его сотрудникам, допущенное со стороны организации-отправителя;

3) недоразумения и разногласия, возникшие между партнерами как на деловой, так и на личной почве (в по­следнем случае речь идет о неформальных извинениях..);

4) необходимость принятия мер, призванных защи­тить интересы организации-отправителя в ущерб интере­сам адресата по причинам неодолимого характера (в свя­зи с форс-мажорными обстоятельствами).

Кроме того, формальные извинения принято при­носить в связи с отказом от какого-либо предложения адресата (например, от приглашения).

Особенности оформления. Письменные извинения, выра­жаемые от имени организации-отправителя, оформляют­ся только на бланке. Письменные извинения, направляемые по инициати­ве конкретного должностного лица, обычно оформляют­ся на листах писчей бумаги, неформаль­ные извинения м.б. на открытке.

Структура писем-извинений предполагает изложение сути в первом абзаце (с использованием ключевой форму­лировки и кратким пояснением повода) и выражение со­жаления (огорчения) - во втором. Кроме того, в этом же (или следующем) абзаце ав­тор может выразить адресату свое намерение всячески способствовать нормализации и укреплению взаимоот­ношений.

Содержание письменных извинений должно изла­гаться в подчеркнуто примирительном тоне. В текст по­слания включается дополнительное количество стан­дартных формул вежливости. Допустимо также ис­пользовать в тексте повторное обращение к адресату. При этом извиняться по ходу письма следует только один раз.

Пример 1.

Генеральному директору компании «Мебель-ДВ» ЭА Зеленовской.

Глубокоуважаемая Эмма Авенировна!

Закрытое акционерное общество «Томилов и сыновья» приносит Вам свои ис­крение извинения в связи с ненадлежащим исполнением обязательств по догово­ру от 22 февраля 2004 г. № 12. Уверяем Вас, что задержки в поставке комплекту­ющих изделий, имевшие место в декабре текущего года, носили, временный характер и произошли по причинам, не зависящим от деятельности нашего пред­приятия.

Позвольте, уважаемая Эмма Аркадьевна, выразить Вам наше огорчение в связи с этим неприятным фактом. Тем не менее мы очень надеемся, что имевший место случай не отразится на перспективах нашего делового сотрудничества. Мы также хо­тели бы заверить Вас в том, что руководство ЗАО «Томилов и сыновья» приложит не­обходимые усилия к тому, чтобы исключить повторение подобных случаев. Желаем Вам благополучия и процветания.

С глубоким уважением

Директор-распорядитель ЗАО «Томилов и сыновья» А.Н. Томилов.