Правила составления документов

Любой документ состоит из ряда элементов, которые называются реквизитами.

Каждый вид документа (приказ, акт) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям ГОСТа Р 6. 30-2003 (унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов). Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др..

распорядительной документации. Требования к оформлению документов). ГОСТ введен в действие с 01.07.2003 постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65- ст. Требования стандарта являются рекомендуемыми, однако их следует придерживаться при оформлении постановлений, распоряжений, приказов, решений, протоколов, актов, писем и других организационно-распорядительных документов.

Государственный стандарт устанавливает максимальный набор реквизитов, используемых в документах управления, - 30. В документе конкретного вида их будет гораздо меньше.

При подготовке документов используются следующие реквизиты: 01 – Государственный герб РФ; 02 – герб субъекта РФ;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины

потановки на учет (ИНН/КПП); 07 – код формы документа; 08 – наименование организации;

9 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 – заголовок к тексту документа;

19 – отметка о контроле;

20 –текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнение документа и направление его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

01. Государственный герб Российской Федерациипомещают на бланкахдокументов в соответствии с Федеральным конституционным законом « О Государственном гербе Российской Федерации».

02. Герб субъекта Российской Федерациипомещают на бланкахдокументов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03. Эмблему организации или товарный знак(знак обслуживания)

помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации). Если на бланке уже имеется герб РФ или субъекта РФ, то эмблему не воспроизводят.

04. Код организациипроставляют по Общероссийскому классификаторупредприятий и организаций (ОКПО).

На формах официальных документов, представляемых в государственные органы, обязательно представляется код по ОКПО.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

юридического лицапроставляется в соответствии с документами,выдаваемыми налоговыми органами.

06. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)проставляется в соответствии сдокументами,выдаваемыми налоговыми органами.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.

Например:

ГОСКОМСВЯЗИ РОССИИ

НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКИЙ ЦЕНТР ”ОРИОН”

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного, например: