Оформление движения персонала, кадровое делопроизводство

Управление персоналом

Экземпляр № ____________

ОАО "Компания"

СТАНДАРТ ПРЕДПРИЯТИЯ

Система менеджмента качества
УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ

Предисловие

1. РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН
Отделом кадром

2. ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ
Приказом по ОАО "Компания" от " " 20__ г. №

3. Требования СТП СМК _________соответствуют требованиям
стандарта ISO 9001:2008

Содержание

1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Сокращения
4. Общие положения
5. Принципиальная схема процесса "Управление персоналом"
6. Обеспечение персоналом
7. Оформление движения персонала, кадровое делопроизводство
8. Обучение, повышение квалификации
9. Порядок проведения аттестации, проверки компетенции персонала
10. Критерии результативности процесса управления персоналом
11. Ответственность и полномочия
12. Сопутствующие документы
13. Порядок внесения изменений
Приложение А Бланк заявки на укомплектование персоналом
Приложение Б Форма перечня актуальных вакансий
Приложение В Форма протокола заседания комиссии по соблюдению ученического договора
Приложение Г Форма годового плана-заявки на обучение и повышение квалификации
Приложение Д Форма годового плана обучения и повышения квалификации
Приложение Е Форма плана обучения и повышения квалификации на месяц
Приложение Ж Форма распоряжения о назначении наставника
Приложение З Форма протокола заседания квалификационной комиссии
Приложение И Форма журнала учета дополнительных заявок
Приложение К Форма журнала учета ученических договоров
Приложение Л Форма журнала учета выдачи удостоверений
Приложение М Форма журнала учета учебных программ
Приложение Н Форма аттестационного задания
Приложение П Форма отчета по оценке результативности процесса управления персоналом
Лист регистрации изменений

Область применения и сфера действия

1.1 Область действия процесса управления персоналом включает все виды производственной деятельности предприятия.
1.2 Настоящий стандарт распространяется на все подразделения предприятия в рамках СМК.

Нормативные ссылки

2.1 В настоящем стандарте предприятия учтены требования следующих документов:
- ISO 9001:2008 "Системы менеджмента качества. Требования".

Сокращения

3.1 Сокращения:
СМК - система менеджмента качества;
МИ - методическая инструкция;
СТП - стандарт предприятия;
ОК - отдел кадров;
ПЭО - планово-экономический отдел;
ОТК - отдел технического контроля;
КТЦ - конструкторско - технологический центр;
ОПБиООС - отдел промышленной безопасности и охраны окружающей среды.

Общие положения

4.1 Целями управления персоналом являются обеспечение предприятия в необходимом для его эффективного функционирования объеме персоналом, имеющим необходимые квалификацию, навыки, опыт; создание условий для эффективного использования кадрового потенциала предприятия через:
- повышение квалификации персонала, снижение доли работников, имеющих недостаточный уровень квалификации, оценку персонала;
- снижение текучести персонала (по причинам неудовлетворенности работой);
- снижение нарушений трудовой дисциплины работниками предприятия.
4.2 Задача отдела кадров:
- поиск, отбор персонала;
- оформление движения персонала, ведение кадрового делопроизводства.
4.3 Задача ответственного специалиста по обучению:
- организация обучения, повышения квалификации персонала, оценка компетенции персонала.

5 Принципиальная схема процесса "Управление персоналом"

Обеспечение персоналом

6.1 Обеспечение предприятия в необходимом для его эффективного функционирования объеме персоналом, имеющим необходимые квалификацию, навыки, опыт включает в себя следующие этапы:
- определение потребности в персонале, его численности и компетенции;
- поиск, отбор персонала;
- оформление трудоустройства, ознакомление с локальными нормативными актами;
- мотивация персонала.
6.2 Определение потребности в персонале - расчет численности необходимого для выполнения поставленных задач персонала. Определение потребности в персонале проводится ПЭО и руководителями структурных подразделений.
6.2.1 ПЭО определяет расчетную потребность в персонале путем анализа плана производства, задач, стоящих перед службами, с учетом утвержденных норм выработки (для рабочего персонала), предложений руководителей структурных подразделений. Расчетная потребность в персонале отражается в штатном расписании.
6.2.2 Руководители структурных подразделений определяют фактическую потребность в персонале путем анализа задач, планов производства, стоящих перед подразделением, движением персонала, с учетом штатного расписания. Фактическая потребность в персонале отражается в заявках на укомплектование персоналом (форма заявки в приложении А). Фактическая потребность в персонале (отраженная в заявке на укомплектование) в обязательном порядке согласуется с ПЭО.
6.2.3 Требования к компетенции персонала определяются руководителями структурных подразделений и отражаются в заявке на укомплектование персоналом. В случае необходимости (например, при введении в эксплуатацию нового оборудования) требования к компетенции персонала согласуются со всеми заинтересованными структурными подразделениями (КТЦ, службой главного механика и т.д.).
6.2.4 На основании поданных заявок на укомплектование персоналом
начальник отдела кадров /заместитель начальника отдела кадров/ составляет сводный перечень актуальных вакансий (Приложение Б) с ежедневной актуализацией информации в соответствии с приемом, направлением на оформление кандидатов, подачей новых заявок.
6.2.5 В случае длительного невыполнения заявки (более двух месяцев), отдел кадров совместно с планово-экономическим отделом, руководителем структурного подразделения анализируют причины и принимают решение либо о корректировке заявки (изменение требований к кандидатам, уровня оплаты труда и т.д.), либо определяют альтернативный вариант, например, - совмещение профессий.
6.3 Поиск персонала согласно поданным заявкам осуществляет отдел кадров и включает в себя:
- поиск источников укомплектования персоналом (включая внутренние резервы предприятия)
- анализ рынка рабочей силы с точки зрения выделения возможных сегментов, представители которых могут заинтересоваться имеющимся предложением о трудоустройстве и интересны предприятию, а также с точки зрения анализа конкурентных предложений, разработки способов привлечения потенциальных кандидатов на предприятие;
- информирование потенциальных кандидатов на работу (включая оценку влиятельности различных средств массовой информации на тот сегмент рынка труда, из которого возможно привлечь кандидата);
- проведение предварительных собеседований с кандидатами, проверка наличия всех необходимых документов.
6.4 Отбор персонала осуществляется отделом кадров совместно с руководителем структурного подразделения в процессе проведения собеседований. Задача отдела кадров - проверка наличия у кандидата всех необходимых для трудоустройства документов, наличия или отсутствия дисциплинарных проступков. В случае необходимости, с согласия кандидата, наведение справок по предыдущему месту работы. Задача руководителя структурного подразделения - проверка соответствия кандидата выдвигаемым профессиональным требованиям, наличие всех необходимых для допуска к работе документов. Решение о приеме на работу того или иного кандидата принимает руководитель структурного подразделения на основании профессиональных качеств, согласовывая его с отделом кадров.
6.4.1 Отдел кадров в ходе проведения предварительного собеседования с кандидатом знакомится с его данными: образованием, подготовкой, опытом работы, навыками, запросами, осуществляет проверку соответствия кандидата заявленным в заявке требованиям, проверяет наличие всех необходимых для трудоустройства документов. В случае положительного результата предварительного собеседования в отделе кадров, кандидат направляется на собеседование к руководителю структурного подразделения.
6.4.2 Руководитель структурного подразделения в ходе собеседования с кандидатом рассказывает о характере, содержании будущей работы, требованиях, предъявляемых к работнику на данном рабочем месте, системе оплаты труда, раскрывает перспективы профессионального роста, проверяет профессиональные знания, навыки кандидата.
6.5 Ознакомление принятых работников с действующими локальными нормативными актами, общими для всех подразделений предприятия, проводится работником бюро учета персонала отдела кадров. С локальными документами, регламентирующими работу данного подразделения, - руководителем структурного подразделения или инспектором по кадрам, курирующим данное подразделение, на этапе оформления трудоустройства кандидата. В перечень документов для ознакомления обязательно включаются должностная /рабочая/ инструкция, положение о подразделении, документы по охране труда (для производственных подразделений), положение о пропускном режиме, премиальные положения, коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, политика предприятия в области качества. Ознакомление персонала отражается в листе ознакомления с локальными нормативными актами, который подшивается в личную карточку работника и хранится в бюро учета персонала отдела кадров.
6.6 Мотивация персонала. Вопросы материальной мотивации регламентируются в соответствующих положениях о премировании, коллективном договоре. Разработкой методов материальной мотивации, контролем эффективности действующих систем оплаты труда занимается планово-экономический отдел. Обучением занимается ответственный специалист, который утверждается приказом генерального директора, по представлению директора по экономике. Вопросами нематериальной мотивации (представление к награждению ведомственными, корпоративными наградами, социальный пакет) занимается отдел кадров совместно с профсоюзным комитетом. Вопросы нематериальной мотивации регламентируются в соответствующих положениях, коллективном договоре.

Оформление движения персонала, кадровое делопроизводство

7.1 Ведение кадрового делопроизводства включает в себя кадровое документационное сопровождение всех вопросов, связанных с трудовым законодательством (предоставление отпусков, гарантий и компенсаций различным категориям персонала и т.д.), в том числе ведение учета использования рабочего времени, оформление движения персонала.
7.2 Кадровое делопроизводство ведется в соответствии с требованиями действующего трудового законодательства, локальных нормативных актов предприятия.
7.3 Оформление движения персонала включает в себя:
- кадровое оформление трудоустройства;
- кадровое оформление перемещения персонала внутри предприятия;
- кадровое оформление увольнения.
7.4 Оформление движения персонала осуществляется отделом кадров (бюро учета персонала отдела кадров), при взаимодействии с лицами, ответственными за табельный учет в подразделении, руководителями структурных подразделений, планово-экономическим отделом, службой безопасности, ОПБиООС, бухгалтерией. Каждое подразделение отвечает за определенный этап процедуры подбора и оформления на работу персонала в пределах своей компетенции.
7.5 Отдел кадров отвечает за:
- оформление кадровых документов;
- своевременное оформление документов согласно изменениям штатного расписания;
- своевременную передачу документов в другие подразделения (записка-расчет и пр.);
- контроль соблюдения прохождения кандидатом всех этапов трудоустройства, перемещения внутри предприятия;
- подготовку проектов приказов на увольнение по инициативе администрации;
- своевременное внесение и корректировку данных о сотрудниках в базу данных 1С: Зарплата и Кадры, оформление записей в трудовую книжку, личную карточку.
7.6 Лица, ответственные за ведение табельного учета в подразделении (включая штатных инспекторов по кадрам), отвечают за:
- своевременную подготовку и ознакомление работников с первичными кадровыми документами;
- своевременную передачу первичных кадровых документов в бюро учета персонала отдела кадров;
- своевременную подготовку документов на увольнение по инициативе администрации.
7.7 Руководитель структурного подразделения отвечает за:
- ознакомление работника с локальными нормативными актами, распространяющими свое действие на данное подразделение;
- наличие у работника всех необходимых для допуска к работе документов;
- проверку корректности внесенной в кадровые документы информации;
- своевременное составление годового графика отпусков;
- оперативное принятие решения и контроль подготовки документов на увольнение по инициативе администрации предприятия (прогул, появление на территории в состоянии алкогольного опьянения и пр.).
7.8 Планово-экономический отдел контролирует соблюдение штатного расписания, осуществляет контроль корректности информации в кадровых документах по оплате труда, оперативно извещает бюро учета персонала отдела кадров об изменении штатного расписания.
7.9 Ответственный специалист по обучению отвечает за организацию обучения, повышение квалификации персонала, оценку компетенции персонала.
7.10 Служба безопасности (бюро пропусков) отвечает за:
- своевременное оформление, корректировку пропуска на территорию предприятия;
- проведение инструктажа по пожарной безопасности;
- соблюдение требований "Положения о пропускном режиме".
7.11 Отдел промышленной безопасности и охраны окружающей среды отвечает:
- за предоставление соответствующего штатному расписанию и действую-щему законодательству списка профессий и должностей для прохождения обязательного предварительного медосмотра,
- проведение инструктажа по охране труда;
- предоставление и своевременную актуализацию списка профессий с вредными условиями труда и дающими право на предоставление дополнительных отпусков.
7.12 Бухгалтерия отвечает за:
- своевременную обработку поступающей кадровой документации (расчет уволенным работникам и пр.),
- оформление пластиковых карт работникам, отработавшим на предприятии не менее 3-х месяцев.
7.13 Ведение учета рабочего времени осуществляется согласно "Положению о порядке учета использования рабочего времени".