Выбор автоматизированной системы учета затрат для целей управленческого учета
Семина И.В., к.э.н.
Кирста Н.А.
Аннотация
В статье на примере организации с иностранным капиталом, работающей на территории России приведены различия в организации учета затрат с помощью различных автоматизированных систем учета, даны критерии оценки систем и обоснован выбор организации в пользу одной из систем
Ключевые слова
Учет затрат, автоматизация учета, управленческие решения, Программа SAP, программа 1С
На сегодняшнее время, основная часть информации, предоставляемая бухгалтерским учетом, должна ориентироваться на последующие решения, поскольку принятие эффективной управленческой стратегии и последующего планирования может быть связано только с будущим [1]. Соответственно, ни одна полезная информация не может предоставляться без элемента оценки. Поскольку оценки могут базироваться на прошлом опыте, но, как мы увидим, только в той степени, в которой прошлое может считаться обоснованным ориентиром на будущее. Чтобы получить оценку, заслуживающую доверия, специалист по управленческому учету должен поддерживать тесную связь с другими специалистами, чьи знания конкретных аспектов деятельности организации выступают необходимым дополняющим фактором методик оценки [2]. Не стоит недооценивать роль инструментов, отражающих элементы затрат таким образом, чтобы при последующем анализе вырисовывалась четкая картина, дающая полное представление о сегодняшнем положении дел, формирующая предпосылки для формирования управленческого решения.
При формировании стратегии работы предприятия перед управленцами крупнейших компаний возникает задача увеличения прибыльности предприятия. Это невозможно без правильного анализа и учета затрат. На сегодняшний день эта задача решается благодаря введению электронных систем учета и анализа. Выбор корректной платформы всегда остается за руководителем организации, однако, анализируя преимущества и недостатки всех предложений, представленных сегодня на рынке, необходимо выбрать наиболее приемлемый для конкретного предприятия продукт, максимально удовлетворяющий целям управленческого учета [3].
Сравнительный анализ инструментов отражения затрат будет проводиться на примере иностранной компании, созданной и действующей на территории России с 1998 г.
В течение 16 лет организация учета велась с применением операционной платформы 1С: Бухгалтерия. Благодаря этой программе, компания вела учет документации и отчетности в соответствии с различными требованиями по ведению бухгалтерского учета.
Однако 2015 год ознаменовался для компании кардинальным переходом с одной операционной платформы на другую не только по способу ведения документации, но и по специфике в целом: Sap Logon Pad. Что послужило причиной столь кардинального перехода с одной операционной платформы на другую? Оправдано ли данное решение?
Чтобы ответить на вышеприведённые вопросы, стоит проанализировать специфику ведения документации в обеих программах, на примере одного и того же участка учета. Учитывая, что деятельность компании напрямую связана с производством и реализацией производимой продукции, наиболее любопытным сегментом для исследования является участок учета затрат.
При использовании программы 1С процесс подразделялся на три этапа:
1. Создание счета, на основании которого осуществлялась проводка.
2. Получение закрывающих документов, на основании которых проводка считалась документально подтвержденной (при этом наличие акта играло первостепенную роль).
3. Оплата счета.
Проводка автоматически создавалась в системе, поэтому бухгалтеру-операционисту не составляло особого труда не только создать несколько проводок, приходящихся на имя одного поставщика, но и вручную скорректировать их. Это значительно упрощало ситуацию с некорректным вводом данных, позволяя пользователю программы изменить не только свою неверно оформленную проводку, но и чужую запись. На сегодняшний момент организация проведения затрат изменилась. Теперь значимую роль играет заказ, а именно, его формирование. Лишь при должном формировании заказа отдел логистики сможет оформить счет с определённым центром затрат, приходящимся на каждого клиента, вне зависимости, поставщик это или покупатель, и, соответственно, бухгалтер сможет принять данный заказ с подтверждающими закрывающими документами и счетом к учету. Подобный процесс стоит охарактеризовать тремя этапами:
1) Формирование заказа (на данном этапе формируется счет от клиента, а также код, которым указан тот центр затрат, на который впоследствии поступят денежные средства).
2) Принятие данного заказа к учета с применением закрывающего документа, а именно: счета-фактуры или УПД (Универсального передаточного документа). Лишь на основании счета-фактуры бухгалтер имеет право отразить операцию в SAP, с последующим выделением НДС.
3) Оплата данного заказа. Оплата осуществляется при наличии полного комплекта закрывающих документов (Акт, товарно-транспортная накладная, счет-фактура) и счета, являющегося основанием для осуществления платежа.
В этом случае программа SAP не отвечает предыдущим требованиям пользователя, а именно: легкость и гибкость. Каждую проводку необходимо оформлять вручную с использованием всех необходимых кодировок, приходящихся на каждую проводку. Это значительно усложняет задачу бухгалтера-операциониста, заставляя его не только выполнять монотонную автоматизированную работу, сколько анализировать, как проще и корректнее отразить данную операцию без потери необходимой информации. Вторым недостатком, нарушающим критерий гибкости, является невозможность коррекции ни одной проводки. Каждая запись, оформленная посредством SAP – именная, и, учитывая специфику ERP-системы, любая проводка, в том числе и неверно отраженная, остается в программе. При сторнировании возможно скрыть нежелательную операцию, не давая ей всплыть при формировании, допустим, актов-сверок, но в истории системы проводка неизменно будет отражаться как сторнированная (со знаком «минус»). Таким образом, программа SAP косвенно, но требует от своего пользователя предельной внимательности и четкой организации аналитического процесса.
Стоит упомянуть и о специфике каждой программы. Как известно, программа 1С – это изначально русский продукт, ориентированный на учет документации, сформированной на основании правил ведения бухучета на территории России. Таким образом, информация, предоставляемая посредством программы 1С предельно понятна пользователям данной программы, но не управленцам. Требующая разъяснения и последующей обработки, она не дает четкой информации о всех центрах затрат, на которых аккумулируются суммы.
Именно поэтому программа 1С неудобна для иностранной компании данного типа. Организация, ведущая бухгалтерский учет на основании международных стандартов бухгалтерской отчетности, должна подгонять отчетность под стандарты МСФО, пользуясь изначально инструментом, созданным для учета российской документации. При внедрении платформы SAP данная проблема решилась сама собой.
Программа SAP ориентирована на международные стандарты финансовой отчетности. Информация, формируемая на счетах, на которых аккумулируются затраты, созданы для аналитики, и поэтому не требуют расшифровки для управленческого отдела. Это значительно ускоряет анализ информации управленческим сектором, а также экономит время для принятия управленческого решения [4].
Сравнивая две одинаково популярные операционные платформы по одним и тем же критериям оценки, хочется выделить преимущества и недостатки обеих программ. Для большей наглядности, данные систематизированы в виде таблицы (см. табл. 1).
Вспоминая вопрос, оправдано ли решение управленческого отдела перейти на единую корпоративную программу, максимально точно отражающую затраты и позволяющую управленцу получать данные без предварительной расшифровки, отвечаешь – да, оправдано.
Таблица 1 – Критерии оценки автоматизированных систем
| Критерий оценки | SAP Logon Pad | 1C: Бухгалтерия (Версия8 ) |
| Сущность работы | + | ‒ |
| Быстродействие (точность) | + | ‒ |
| Безопасность (надежность) | + | ‒ |
| Функционал | + | ‒ |
| Адаптация к российскому учету | ‒ | + |
| Цена | ‒ | + |
| Доступность языка программирования | ‒ | + |
| Мировая распространённость | + | ‒ |
Однако, подводя итог, стоит заметить, что ни одна программа не является идеальной с точки зрения корректного отражения всех необходимых данных. Игнорирование одной системы в пользу другой, более совершенной, на первый взгляд, не является панацеей от всех бед. Поэтому, сравнивая перспективы развития компании и её способность идти в ногу со временем и с самим пользователем информации, не стоит умалять преимуществ ни одной из двух анализируемых программ.
На сегодняшний момент, управленческий сектор компании рассматривает совместные проекты с привлечением двух систем: SAP+1C. По мнению руководящего сегмента, это единственно верное решение, поскольку при автоматизации бухгалтерского учета, как основы для построения верных стратегий в будущем, производственные процессы не автоматизируются [5]. Зацикливание на конкретной платформе не принесет ожидаемого результата для пользователя, поскольку это не разрешит поставленных целей. Вот почему необходимо грамотно использовать обе платформы в тесном сотрудничестве друг с другом.
Список использованной литературы
1. Глущенко И.Н., Устич Д.П. Управленческий учет: учеб. пособие. – М.: ФГБОУ «Учебно-методический центр по образованию на железнодорожном транспорте», 2015. – 324 с.
2. Иваненко А.Ф., Гаврилюк Т.М. Основные направления совершенствования хозяйственного механизма на современном этапе развития железнодорожного транспорта // Современные проблемы управления экономикой транспортного комплекса России: конкурентоспособность, инновации и экономический суверенитет // Труды Международной научно-практической конференции. – М.: МИИТ, 2015.
3. Михненко О.Е., Ильин В.В. К вопросу совершенствования методологии оценки эффективности транспортного комплекса // Современные проблемы управления экономикой транспортного комплекса России: конкурентоспособность, инновации и экономический суверенитет // Труды Международной научно-практической конференции. – М.: МИИТ, 2015.
4. Балахонов Е. SAP или 1С? Новости официального сайт издания CRN/RE («ИТ-бизнес»). http://www.crn.ru/news/detail.php?ID=104271 (дата обращения 28.04.2016).
5. Данилин В.Ф. Определение и виды аналитических процедур в анализе и экономической диагностике субъекта хозяйствования // Финансовый учет и экономический анализ на железнодорожном транспорте: состояние, проблемы и резервы повышения эффективности производства // Сборник научных трудов кафедры «Международный финансовый и управленческий учет». – М.: МИИТ, 2016.
УДК 658