Змістовна частина накладної

з/п	Назви і сорти товарів	Одиниця виміру	Кількість	Ціна	Вартість
	Коньяк 3-й зірковий	пляшка		8,02	Ф
	Коньяк «Закарпатський»	пляшка		9,00	Ф
	Коньяк 5-ти зірковий	пляшка		11,50	Ф
	Коньяк «Тиса»	пляшка		20,10	Ф
	Коньяк «Ужгород»	пляшка		26,90	Ф
	Коньяк «Карпати»	пляшка		23,40	Ф
	Шампанське н/солодке «Крим»	пляшка		10,00	Ф
	Шампанське н/сухе «Україна»	пляшка		7,60	Ф
	Вино десертне «Іршавське»	пляшка		2,04	Ф
	Мінеральна вода «Пласківська»	пляшка		0,96	Ф
	Мінеральна вода «Лужанська-7»	пляшка		1,20	Ф
	Всього:				II

Рис. 2. Діалогове вікно збереження документа на диску

В наведеній таблиці показано приклади значень початкових реквізитів; розрахункові ж реквізити позначено літерами Ф (фор­мула) та П (підсумок). При побудові накладної в середовищі MS Word розрахункові реквізити потрібно реалізувати формулами за допомогою команди Table -> Formula.

Для виконання завдань 1-3 необхідно спроектувати форми пе­рвинних документів: визначити форму та реквізити заголовкової частини, шапку, початкові та розрахункові реквізити змістовної частини, а також їх підсумки, форму оформлюючої частини.

Після цього можна приступити до побудови документа засо­бами MS Word:

1. Запустіть MS Word. На екран виводиться вікно нового до­кумента MS Word під іменем Документ 1.

2. Виконайте команду File—> Save As(Файл —> Сохранить как). На екрані з'явиться діалогове вікно збереження документа (рис. 1).

3. Визначте місце розташування документа в каталогах диску. При бажанні можна створити нову папку і розташувати в ній до­кумент.

4. Для створення нової папки натисніть мишею на піктограмі

L—і (Create New Folder), і визначте її ім'я.

5. У полі File Name введіть ім'я файла.

6. Натисніть мишею на діалогову клавішу Save.

7. Визначте гарнітуру (Font) і розмір шрифту (Font Size), який буде використовуватися для переважної частини тексту. Для цьо­го командою Edit —» Select АНвідмітьте весь документ, а коман­дою Format —> Fontвизначте у діалоговому вікні параметри шрифту.

8. Встановіть параметри сторінки. Для цього виконайте ко­манду File -> Page Setupі на закладці Paper Size встановіть роз­міри та орієнтацію сторінки (А4, Portrait). Виберіть закладку Margin та встановіть потрібні розміри полів (по 2 см зверху, зни­зу, зліва та справа) і відстань верхньої (нижньої) межі сторінки до межі верхнього (нижнього) колонтитула (прийняти стандартні).

9. На горизонтальній лінійці перетягуванням маркерів мишею
встановіть параметри абзацу (ліву та праву межу абзацу, величи­
ну абзацного відступу).

10. Введіть з клавіатури зміст документу (в процесі вводу ба­жано періодично виконувати команду File —> Save,щоб у випад­ку «зависання» комп'ютера або відключення живлення зміст до­кумента зберігся).

І

11. Змістовна частина документа звичайно представляється у вигляді таблиці. Для створення таблиці потрібно встановити кур­сор на початок пустого рядка і виконати команду Insert -» Table.У діалоговому вікні конструктора таблиць потрібно задати кіль­кість рядків та стовпчиків таблиці (всі інші її параметри рекоме­ндується прийняти стандартними).

12. Далі потрібно визначити ширину стовпчиків таблиці. Для цього
можна скористатися маркерами фаниць стовпчиків на горизонтальній
лінійці, які потрібно транспортувати мишею в належні позиції.

13. Наступний етап полягає в форматуванні шапки таблиці.
Шапка таблиці може складатися з одного або декількох її верхніх
рядків. Деякі клітинки шапки таблиці може виникнути потреба
об'єднати в одну. Для цього їх слід виділити мишею і виконати
команду Table -» Merge Cells.

В окремих випадках клітинки потрібно розділити на декілька частин, для цього рекомендуємо скористатися командою Table -> Split Cells і визначити кількість нових рядків та стовпчиків.

Назви полів шапки найчастіше центруються в клітинках як по горизонталі, так і по вертикалі. Для цього можна скористатися командою Cell Alignment контекстного меню. Для центрування значення в клітинці по горизонталі достатньо застосувати ін­струмент Center, розташований на панелі Format.

13. Наступний етап полягає в занесенні в таблицю даних. Рекоме­
ндується текстові дані змінної довжини вирівнювати на ліву фаницю
клітинки, текстові дані фіксованої довжини та дати — по центру, а
числові дані — на праву фаницю. Згідно правил локалізації Windows
в ЛКА дробова частина чисел відділяється від цілої комою.

При занесенні даних часто виникає необхідність додавання (або вставки) нового рядка. Для цього потрібно встановити ми­шею текстовий курсор на праву границю попереднього (остан­нього) рядка і натиснути на клавішу Enter.

14. Деякі поля таблиці є розрахунковими, тобто залежать від ін­
ших полів цієї ж таблиці. Розрізняють формульні залежності між
клітинками одного рядка (ці поля в наведеному вище зразку накла­
дної позначені літерою Ф) і підсумки даних стовпчика (ці поля по­
значені літерою П). Для занесення в клітинки відповідних формул
можна скористатися командою Table —> Formula.В результаті на
екрані з'являється діалогове вікно конструктора формул. Формулу
для розрахунку даних потрібно занести в цьому вікні в поле
Formula. Формула для побудови підсумків виглядає таким чином:

=SUM(ABOVE) і правильно формується самим конструктором.

За допомогою списку вибору Number Format потрібно визна­чити належний формат представлення числових даних. Рекомен­дується вибрати формат 0.00.

В останньому стовпчику таблиці за допомогою списку вибору Paste Function потрібно вибрати функцію підсумків PRODUCT і в полі Formula побудувати формулу

=PRODUCT(LEFT).

Цю формулу можна розмножити на всі клітинки останнього стовпчика таблиці. При цьому буде скопійовано не лише форму­лу, а й результат розрахунку. Для актуалізації результатів можна скористатися командою Update Fieldконтекстного меню.

15. На цьому етапі може виникнути потреба змінити ширину стовпчиків у відповідності із введеними даними.

16. Наступний етап форматування таблиці — проведення кон­турних ліній навколо таблиці та розділових ліній між клітинками. Для проведення ліній можна скористатися інструментом Border або командою Table —> Table Properties.

17. За допомогою команди Insert —> Number потрібно прону­мерувати всі сторінки документу.

18. Оскільки таблиця може займати більше, ніж одну сторінку, потрібно передбачити розташування шапки на початку кожної на­ступної сторінки таблиці. Для цього можна відмітити шапку таблиці і виконати команду Table —> Properties. На сторінці Row діалогового вікна конструктора властивостей таблиці потрібно знайти і підняти прапорець «Repeat as header row at the top of each page».

19. Після завершення формування документа командою File—» Save запишіть його кінцевий варіант на диск і командою File—> Exitзакрийте вікно документу.

Для виконання завдань студентам рекомендується література [11,31].

Висновки

1. Інформаційне забезпечення характеризує стан управлінського об'єкту та є основою для прийняття управлінських рішень. Інформаційне забезпечення вклю­чає сукупність показників та потоків інформації, сис­теми класифікації і кодування економічної інформації, уніфіковану систему документації та сукупність інфо-

рмаційних масивів (файлів), які зберігаються на ма­шинних носіях.

2. У складі інформаційного забезпечення виділяється позамашинне і внугрішньомашинне інформаційне забез­печення. Позамашинне інформаційне забезпечення — це позамашинна інформаційна база і засоби для її ведення. Позамашинну інформаційну базу утворюють дані, що міс­тяться в документах. Внугрішньомашинне інформаційне забезпечення складається з інформаційних файлів на ком­п'ютерних носіях. Внугрішньомашинне інформаційне за­безпечення може розвиватися з використання тої чи іншої системи управління базами даних, утворюючи банк даних.

3. Основними носіями інформації, які використо­вуються в сфері управління, є документи — матеріаль­ні носії, які містять інформацію, що оформлена в уста­новленому порядку і має юридичну силу. Документа­ція, яка створюється в сфері управління, поділяється на дві групи: організаційно-розпоряджувальна і спеціальна.

4. Уніфікована система документації, яка затверджена Держстандартом України, пред'являє єдині вимоги до побу­дови документа, його придатності до комп'ютерної обробки.

ТЕМА 2