Коммуникации в менеджменте. Организация как процесс создания структуры предприятия (на примере организации книжного дела).

Успех или неудачу любой организации, существующей в со­временных рыночных условиях, сегодня определяют не только избыток или недостаток сырьевых ресурсов, труда и капитала, но и «концепции, которые люди держат в своих головах, и качество доступной им информации». Поэтому с полным правом можно считать коммуникацию средством, с помощью которого обеспе­чивается единство организации в достижении общей цели. Лю­бая заинтересованная в своем «долгожительстве» компания должна уметь организовать «коммуникативное пространство» (Ю.Д. Красовский). Это могут подтвердить 63% английских, 73% американских, 85% японских руководителей, которые выделяют коммуникацию как главное условие на пути достижения эффек­тивности их организации. При этом сами руководители тратят на коммуникацию от 50 до 90% своего времени.

Коммуникация в организации в зависимости от критериаль­ного подхода может быть разделена на несколько видов.

По структурному/иерархическому критерию выделяется:

межуровневая коммуникация, или вертикальная, — обмен ин­формацией и знаниями осуществляется как по нисходящей (со­общение подчиненным о принятом управленческом решении), так и по восходящей (отчеты, предложения, объяснительные за­писки). В рамках межуровневой коммуникации отдельно можно выделить коммуникацию «руководитель—подчиненный». Она направлена на прояснение задач, приоритетов и ожидаемых ре­зультатов; обсуждение проблем; оповещение подчиненного о предстоящих изменениях; получение сведений об идеях, усовер­шенствованиях и предложениях подчиненных; коммуникация между различными отделами, или горизонталь­ная. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий.

В управленческой деятельности отдельно выделяется межлич­ностная коммуникация. Это такой тип коммуникационного об­мена, при котором и отправителем и получателем выступают отдельные индивиды. Для этого типа обмена информацией, зна­ниями характерен непосредственный контакт между субъектами общения. В процессе межличностной коммуникации важно уметь преодолевать возникающие преграды. Одна из преград, связан­ных с восприятием в межличностной коммуникации, возникает из-за конфликта между суждениями и убеждениями отправителя и получателя. Люди могут интерпретировать одну и ту же инфор­мацию по-разному в зависимости от накопленного опыта. Рас­хождения в основаниях суждений могут становиться причиной избирательного восприятия информации. Или возьмем семанти­ческие барьеры — поскольку слова могут иметь разные значения для разных людей, то сообщение, сформулированное одним че­ловеком, необязательно будет интерпретировано и понято таким же образом получателем информации. Существуют невербальные преграды (обмен взглядами, выражение лица, интонация, моду­ляция голоса и другие характеристики речи). Неумение слушать и плохая обратная связь в межличностной коммуникации также ме­шают установить, действительно ли сообщение, принятое полу­чателем, истолковано в изначально придававшемся ему смысле.

Еще одним основанием для типологии коммуникации в орга­низации может служить степень их формализации.

Формальная коммуникация стандартизирует взаимоотноше­ния между коммуникатором (передающим информацию) и ре­ципиентом (принимающим информацию) в организации, строго регламентируемые организационными нормами, правилами, ос­новными ценностями. Эти связи обладают высокой устойчи­востью и надежностью и направлены на достижение организаци­онных целей.

Неформальная коммуникация возникает в том случае когда формальные связи не могут удовлетворять потребности членов социальных групп в организации. Данные связи обладают меньшей устойчивостью и направлены в основном на достижение це­лей малых социальных групп и отдельных личностей. Так, не­формальные связи используются для информационного обеспе­чения взаимодействия между подразделениями (горизонтальные деловые связи), для удовлетворения потребностей членов орга­низации в общении, взаимодействия с лидерами, конформности по отношению к групповым нормам. Неформальные связи не носят иерархического характера, но могут быть как горизонталь­ными (в подавляющем большинстве), так и вертикальными (на­пример, дружеское общение между лидером и рядовым членом группы). Один из каналов неформальной коммуникации — рас­пространение слухов. Таким образом ,информация передается намного быстрее, чем по каналам формального сообщения.

Помимо перечисленных видов в организации выделяют вер­бальную (письменную и устную) и невербальную (визуальную) коммуникацию.

Коммуникация организации с внешней средой в современных российских условиях направлена на рыночный и институциональ­ный уровни. Основной целью такого рода коммуникации является создание баланса между входом и выходом организации как си­стемы и информационное обеспечение этого баланса. Такая ком­муникация, как правило, ориентирована на различные адресные аудитории (рядовых потребителей, поставщиков, конкурентов, общественные организации или группы давления, государствен­ные органы исполнительной и законодательной власти и т. д.). Помимо обеспечения баланса решаются также следующие задачи: создание имиджа организации на местном, государственном и международном уровнях; обеспечение связи с имеющимися и потенциальными потребителями (например, с помощью рекла­мы); воздействие на разработку законов, постановлений, касаю­щихся деятельности данной организации (например, используя лоббирование).

Эффективность коммуникационных процессов в организа­ции зависит от многих факторов: уровня и масштабности постав­ленных задач, организационной структуры, организационной культуры, квалификации менеджеров, стиля лидерства и др.

Коммуникационный менеджмент

В последние годы, связанные с рыночными преобразования­ми в России, все больше ценится умение организации достигать взаимопонимания и сотрудничества с контактными аудитория­ми, в составе которых живут, работают, конфликтуют ее сотруд­ники. Поэтому практически нет организаций, у которых не было бы коммуникационных проблем и необходимости в их профес­сиональном разрешении.

Коммуникационные проблемы напрямую связаны с коммуни­кационными потребностями организации. Что это такое? Зачас­тую коммуникационные потребности отождествляют с информа­ционными потребностями, т. е. потребностями в различного рода информации (так же, как отождествляют информацию с комму­никацией, средства массовой информации со средствами массо­вой коммуникации). К коммуникационным потребностям орга­низации могут быть отнесены как потребности в информации (новых сведениях, уменьшающих неопределенность знаний от­носительно какого-либо объекта), так и собственные коммуни­кационные потребности, т. е. потребности в общении или спло­чении вокруг организации целевых групп общественности (в том числе внутренней), а также потребность в эффективной обрат­ной связи. Наглядным примером неэффективных контактов с «желательными» аудиториями могут служить взаимоотношения организации со СМИ.

Попросту говоря, коммуникацией надо управлять. Без гра­мотного управления коммуникацией немыслим переход России к открытой экономике, расширение областей конкурентных преимуществ, переход от традиционного товарного обмена к бо­лее высоким формам сотрудничества — обмену интеллектуаль­ным капиталом, научно-технической кооперации, производ­ственной интеграции.

Можно сказать, так появилась потребность в коммуникаци­онном менеджменте, который возник в качестве всеобщего фе­номена в 80 — 90-е гг. XX столетия. Как когда-то РR вышли из рекламы (с исторической точки зрения, связи с общественностью действительно рождались как ответвление рекламного дела), так коммуникационный менеджмент обязан своим происхождением РR, которые в американском стандарте существуют с начала XX в. и у которых за плечами целая история развития, связанная с различными этапами становления американского общества и бизнеса. Но в отличие от public relations развитие коммуникаци­онного менеджмента связано не столько с различиями в социаль­ном, экономическом и политическом климате в разных частях мира, сколько с трансформацией всеобщего представления о том, что есть коммуникация. Начало такой трансформации по­ложил настоящий технологический прорыв, особенно в компью­терной области. «Информационная магистраль», факсимильная связь, система голосовой почты, сотовые телефоны, настольные издательства, библиотеки в формате компактного диска, конфе­ренции в режиме on-Line — все эти и другие достижения техноло­гической революции (или эволюции) привели к появлению но­вых каналов и средств общения, а значит, к новым возможностям и противоречиям в развитии коммуникации.

Коммуникационный менеджмент — это самостоятельный вид специального менеджмента, осуществляющий познание и ис­пользование закономерностей обмена информацией, знаниями и интеллектуальной собственностью в процессе формирования и развития экономических систем. Это взаимодействие и взаимо­связь во времени и пространстве элементов, которые формируют и эффективно используют все виды капитала экономических систем. Это такая система управления, которая посредством ин­тегрированной коммуникации с целевыми аудиториями способ­ствует достижению максимальной эффективности по всем на­правлениям развития организации в условиях изменяющейся внешней среды. Наконец, коммуникационный менеджмент — это профессиональная деятельность производителя, посредника и потребителя по реализации коммуникационной стратегии, сфор­мированной в соответствии с мотивами, установками, интереса­ми, отношениями и конкретными целями каждого.

Политика коммуникационного менеджмента — это научно выверенные и научно обоснованные коммуникационные про­граммы, которые служат как организации, так и общественным интересам; это грамотный выбор и формирование оптимальных каналов коммуникации; это обязательное следование этическим нормам бизнеса. На современном этапе экономического разви­тия коммуникационный менеджмент становится индикатором Ценностной ориентации общества, его стремления к модернизации, а также индикатором выбора критериев эффективности го­сударственной политики в целом и в области экономики в част­ности.

Миссия коммуникационного менеджмента заключается в формировании и реализации стратегии приращения ценности человека и фирмы/организации как субъекта хозяйствования че­рез увеличение всех видов капитала экономической системы. Миссия напрямую связана со стратегией коммуникационного менеджмента, которую в общем виде можно рассматривать как долгосрочную программу достижения основных коммуникаци­онных целей организации в рамках ее стратегического управле­ния.

Цель коммуникационного менеджмента — повышение эф­фективности экономической системы, формирование и исполь­зование всех видов ее капитала путем организации коммуника­тивного пространства — формирует соответствующие задачи:

отбор и аккумулирование информации из внешних по отно­шению к данной экономической системе источников;

классификация, трансформация, обеспечение доступности информации;

распространение и обмен информацией как внутри системы, так и вне ее;

поиск эффективных способов, инструментов и механизмов интегрированной коммуникации;

воплощение фирменной коммуникации в продуктах, услугах, документах, базах данных и программном обеспечении;

создание, оценка и использование нематериальных активов.

Классические функции коммуникационного менеджмента - постановка цели, планирование, организация, мотивация, конт­роль и оценка результатов. Реализация каждой функции сопря­жена с определенной спецификой. Так, например: целеполагание увязывается с миссией, стратегическими целями и задачами развития организации; планирование — это планирование на ба­зе специальных исследований результата и обратной связи, а не планирование процесса коммуникации; организация (и как про­цесс создания структуры, и как совокупность функций, процес­сов и различных структур, направленных на практическую реа­лизацию планов) имеет ярко выраженную гетерархическую направленность, в связи с чем в организации складывается особенный, наиболее прогрессивный, стиль управления — личностно-ориентированный, направленный на освобождение потенци­ала, корпоративное поведение всех сотрудников, координацию коллективных и индивидуальных усилий; мотивация обусловле­на коммуникативными установками отправителя сообщения, служит мощным побудительным стимулом для реакции получа­теля сообщения; контроль и оценка результатов отличаются тем, что осуществляются как непосредственно топ-менеджментом организации, так и заинтересованными в ее деятельности целе­выми аудиториями, в том числе средствами массовой информа­ции.

Специфика коммуникационного менеджмента отражена так­же в ряде специализированных функций:

интегративная — выступает как средство объединения дело­вых партнеров, специалистов и т. п. для коммуникативного про­цесса, генерирования идей; обусловлена использованием новых управленческих, маркетинговых и информационных техноло­гий, инновационной активностью и творчеством;

информационная — ставит цель расширить информационный фонд партнера, передать необходимую для профессиональной деятельности информацию, прокомментировать инновацион­ные сведения; обусловлена знанием закономерностей информа­ционного обмена, который совершается для достижения какой-то практической цели, решения какой-то проблемы;

контактоустанавливающая — ставит цель сформировать у де­ловых партнеров ценностные ориентации и установки, убедить их в правомерности тех или иных стратегий взаимодействия, сде­лать их своими единомышленниками; от ее реализации зависит успех коммуникативного замысла, поэтому требуется доскональ­ное знание целевой аудитории;

функция самопрезентации — позволяет организации самовы­разиться и самоутвердиться, продемонстрировать свой интеллек­туальный потенциал; реализуется при создании имиджа, репута­ции, которые, однако, могут и не соответствовать статусу и коммуникативной роли;

ритуальная — формирует у партнеров эмоциональный на­строй, передает чувства, переживания, побуждает к необходимо­му действию, сохраняет старые традиции организации, создает новые; используется в методах работы с персоналом (корпоративные празднества, награждения, чествования по поводу и т. д.), а также осуществляется при официальных церемониях;

образовательная — исследует коммуникативные навыки целе­вых аудиторий, реализует на практике новые идеи, распростра­няет достижения в области современной коммуникации; способ­ствует развитию организационной/корпоративной культуры.

Коммуникационный менеджмент обеспечивает организации развитие по нескольким направлениям: разработка стратегии эффективности организации; формирование корпоративной культуры; формирование каналов коммуникации внутри органи­зации; формирование каналов коммуникации во внешней среде организации. В качестве «продуктов» коммуникационного ме­неджмента организации (региона, страны) специалисты опреде­ляют репутацию, имидж и доверие.

Имидж и репутация организации так же важны, как и ее фи­нансовое положение. Мировая практика доказала, что благопри­ятное отношение к компании способствует повышенному спросу на ее товары и услуги. Эту зависимость ведущие производители усвоили еще в середине XIX столетия, когда потребители объяв­ляли бойкот даже качественным товарам, если они были произве­дены корпорацией, игнорирующей интересы общества. И бизнес вынужден был идти на уступки.

Имидж организации зависит от применения одной из техно­логий коммуникационного менеджмента — репутационного ме­неджмента, т. е. от грамотного управления суммой нематериальных активов, создающих добавленную стоимость за счет стимулирова­ния благоприятной реакции соответствующих целевых аудито­рий. С этой точки зрения рентабельность постиндустриальной экономики выглядит просто фантастично по сравнению с рента­бельностью экономики доиндустриальной. К примеру, «доля ре­путации», точнее, капитализации компании за счет ее репутации, в общей стоимости таких ведущих интернет-компаний, как Yahoo! и America Online, превышает 80%. Изменение индекса ре­путации на 1% приводит к изменению рыночной стоимости ком­пании на 3%.

Иными словами, наступило время нового подхода к получе­нию суперприбылей — через так называемые стратегии лидерства по стоимости репутации. И качественная программа управления репутацией — это прекрасное вложение, которым компания сможет воспользоваться в будущем. В частности, многочисленные прецеденты свидетельствуют о том, что солидная репутация ми­нимизирует кризисы. Вот почему одна из главных проблем, сто­ящих перед специалистами по коммуникативным технологи­ям, — оценить стоимость репутации компании и, соответственно, вклад коммуникации в повышение стоимости бизнеса, опреде­лить роль репутации в конкурентной борьбе.

Доверие — тоже один из важнейших коммуникативных фак­торов, наиболее ценимый сегодня социальный капитал, необхо­димый для личностной, корпоративной и страновой состоя­тельности. Это не только эмоционально-психологическая, но и экономическая категория. Ведь уже доказано, что взлет японской экономики и экономики других азиатских «тифов» не в послед­нюю очередь связан с традиционно высоким доверием граждан друг к другу и к институтам власти. Советская же экономическая система, напротив, всегда страдала от всеобщего недоверия: госу­дарство не доверяло производителям, производители — государ­ству, а все вместе — гражданам.

Измерив уровень общественного доверия к государству (или, по-другому сказать, уверенность граждан и бизнеса в завтрашнем дне), специалисты департамента стратегического анализа Рос­сийской аудиторско-консалтинговой группы «Финансовые и бухгалтерские консультанты» (ФБК) получили следующую кар­тину: с трудом восстановленное после дефолта (1998 г.) и стабили­зированное к 2004 г. общественное доверие к государству с весны 2005 г. вновь начало снижаться. Причем в наибольшей степени эти колебания связаны с взаимоотношениями бизнеса и власти. Из этого можно сделать следующий вывод: рост экономики Рос­сии в последние годы (5—7% ВВП) был бы заметнее, если бы рос­ло общественное доверие.

Коммуникация как процесс обмена информацией, знания­ми, интеллектуальной собственностью является одной из глав­ных функций и одновременно — важным объектом управления.

В качестве принципиальных отличий постиндустриального развития отмечаются изменения в коммуникации. Основная проблема современной цивилизации заключается в непонимании, несовершенстве коммуникации как на бытовом уровне, так и между культурами, народами, конфессиями. Поэтому комму­никативный фактор развития экономических систем становится условием прогресса и внутренним элементом устойчивого эконо­мического и культурного роста. Используя знания о коммуника­тивных основах, можно предсказать поведение людей в тех или иных ситуациях, их реакцию на те или иные события.

Управление коммуникацией позволяет использовать силь­ные стороны организации (процесса, товара), а также нейтра­лизовать или элиминировать слабые. Только по достижении не­обходимого уровня коммуникативности организация может своевременно реагировать на сдвиги в рыночной ситуации (из­менить производственную программу, экспортный ассортимент, цены, формы и методы сбыта и т. д.), а также оказывать направ­ленное воздействие на рынок.

Коммуникационный менеджмент является самостоятельным видом специального менеджмента, осуществляющим познание и использование закономерностей обмена информацией, знаниями и интеллектуальной собственностью в процессе формирования и развития экономических систем. В сферу коммуникационного менеджмента включаются не только собственно технологии и ин­струменты, но и сопряженные с ним виды деятельности по произ­водству паблицитного капитала, формирующие и корректирую­щие стратегию организационной коммуникации.