Жатқа қол қою, датасы, грифі, адресатты көрсетуді мысал келтіру арқылы рәсімдеңіз.

Қазақстан Республикасы Мемлекеттiк Елтаңбасының Әкімдіктің құжат бланкiсiнде бейнесi Қазақстан Республикасының Мемлекеттiк рәмiздері туралы Қазақстан Республикасы заңнамалық актілерінде белгiленген талаптарға сәйкес орналастырылады.

Аппараттың ресми атауы құрылтай құжаттарына сәйкес ұйымдастырушылық-құқықтық нысаны көрсетілген атауын қамтиды.

Аппараттың құрылымдық бөлімшелерінің атауы ол құжаттың авторы болған жағдайда ғана көрсетіледі және ол ұйым атауынан төмен орналастырылады

Әкімдіктің анықтамалық деректерінде: почтаның мекенжайы, телефондардың, телефакстердiң нөмiрлерi, электронды почтаның мекенжайы көрсетіледі.

Әкімдік шығаратын құжат түрiнiң атауы Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтық актілерімен регламенттеледi.

Құжатқа қол қойылған күн (өнімдік құжаттар, хаттар, анықтамалар және басқалар) немесе құжатта тіркелген оқиға (хаттама, акт және басқалар) құжаттың күні болып табылады, ал бекiтiлетiн құжат үшiн (Ереже, Регламент, Қағида және басқалар) – бекiтілген күн.

Құжаттың күнін құжатқа қол қоюшы немесе бекiтушi лауазымды тұлға қояды. Құжаттың жобасын дайындау кезiнде айы мен жылдың белгiлері ғана басылады.

Егер құжаттың авторы бірнеше ұйым болса, онда соңғы қол қойылған (бекітілген) күн құжаттың күні болып есептеледі.

Ұйым ішіндегі құжаттың өтуі мен орындалуы (таныстырылуына) байланысты қызметтік белгілерге күні мен қол қойылуы қажет.

Құжаттың күні араб санымен мынадай дәйектілікпен: жыл, айдың күні, ай. Айдың күні мен ай жұп араб санымен нүкте арқылы бөлініп, жыл төрт араб санымен ресімделеді.

Күнді сөз–сан тәсілімен жазу өкімдік, қаржылық сипаттағы мәліметтері бар, азаматтардың заңды құқықтары мен мүдделерін анықтайтын құжаттарда, нормативтік құқықтық актілерге сілтеме жасағанда қолданылады және «1995 жылғы 05 сәуір» деп ресімделеді.

Құжаттың тiркеу нөмiрi, құжаттың тiркеу-есепке алу нысанындағы реттiк нөмiрден тұрады. Басқа деректемелер (ұйымның iстер номенклатурасы бойынша iстiң индексi, жеке хат-хабарлар нөмірі) Кеңсенің қалауы бойынша қойылады.

Кiрiс құжаттың нөмiрi мен уақытының сiлтемесiнде жауап берiлiп отырған құжаттың тiркеу нөмiрi мен уақыты көрсетiледi.

Хаттан басқа құжаттардың барлық түрлерінде құжаттың жасалған немесе басып шығарылған жері көрсетіледі. Өкімдік құжаттардан басқа ішкі құжаттарда құжаттардың дайындалған немесе басып шығарылған жерін көрсетпеуге болады.

Қол жеткізуді шектеу грифі құжаттың бірінші парағының жоғарғы оң жақ бұрышында орналастырылады.

Құжаттар ұйымдардың, олардың құрылымдық бөлімшелерінің, лауазымды немесе жеке тұлғалардың атына жолданады.

Құжат ұйымның, оның құрылымдық бөлімшесінің атына жолданған кезде олардың атауы кіші әріппен, жартылай қалың қаріппен атау септігінде, құжат жолданған лауазымды тұлғаның атауы барыс септігінде жазылады.

Құжатты ұйым басшысына жолдаған кезде оның атауы адресат лауазымының құрамына кіреді. Құжатты жеке тұлғаның атына жолдаған кезде почталық мекенжайы көрсетіледі. Аппарат ішінде хат алмасу кезінде лауазымды тұлғаның тегі мен аты-жөнін барыс септігінде көрсетуге рұқсат етіледі.

Егер құжат біртекті ұйымдарға жолданатын болса онда, олардың адресаты жалпыланып көрсетіледі.

Құжаттағы адресат төртеуден аспауы тиіс. Екінші, үшінші, төртінші адресаттардың алдында «Көшірме» деген сөз көрсетілмейді. Адресаттардың саны көп болса, онда құжатты таратудың тізімі (тізілімі) жасалады.

Құжатты тұрақты емес адресаттарға жолдаған кезде деректемелер құрамына орындаушы ресімдеген «Адресаттың» почталық мекенжайы кіреді. Почталық мекенжайдың элементтері Қазақстан Республикасы Үкіметінің қаулысымен бекітілгенпочта байланысы қызметтерін көрсету қағидаларына сәйкес дәйектілікпен көрсетіледі.

Құжатты бекіту грифі құжаттың бірінші парағының оң жақ жоғарғы жағының бұрышына қойылады.

Құжатты нақты лауазымды тұлға бекіткен кезде бекіту грифі мынадай элементтерден тұрады: «Бекітемін» (тырнақша қолданылмай кіші әріптермен ресімделеді), лауазымның атауы, қолы, аты-жөні, тегі және бекіту күні.

Құжатты лауазымы тең екі немесе одан көп тұлғалар бекіткен кезде бекіту грифі ұйымдар атауының әліпбилік тәртібімен орналастырылады.

Құжат қаулымен, шешіммен, бұйрықпен, хаттамамен бекітілген кезде бекіту грифі «Бекітілді (ген)» деген сөзден тұрады, атау септігіндегі өкімдік құжаттың түрінен және оның күні мен нөмірінен тұрады.

Бұрыштама құжаттың бірінші парағына, оң жақ жоғарғы бөлігіндегі мәтіннен бос орынға қойылады. Бұрыштаманың құрамына орындаушының (орындаушылардың) тегі, тапсырманың (тапсырмалардың) мазмұны, орындалу мерзімі, қолы және күні кіреді. Орындалуына байланысты нұсқауды қажет етпейтін және орындалуының үлгілік мерзімдері бар құжаттардың бұрыштамаларында орындаушы, бұрыштама авторының қолы, күні көрсетіледі. Тапсырма екі және бірнеше тұлғаға берілген жағдайда, егер бұрыштамада өзгеше көрсетілмесе, тапсырмадағы бірінші көрсетілген тұлға жауапты орындаушы болып табылады.

Негізгі орындаушы мен бірлесіп орындаушы өзіне тікелей бағынысты тұлғаларға бұрыштама ретінде тапсырма бере алады. Бұл жағдайда бұрыштама құжатта ресімделеді. Аппарат басшыларының бұрыштамасын, кіріс тіркеу нөмірін, бұрыштама тиесілі құжаттың деректемелері туралы белгілерді (авторды, құжаттың шығыс нөмірі мен күнін), сондай-ақ осы тармақта көзделген деректемелердің басқа элементтерін көрсете отырып жеке бланкiде (фишкада) рәсімдей алады.

Құжат мәтінінің тақырыбы, құжаттың сол жақ жиегінің шетінен, жартылай қалың қаріппен, сөздер тасымалданбай ресімделеді және әр жолда 35 белгіден артық белгі болмауы тиіс. Әділет органдарында мемлекеттік тіркеуді қажет етпейтін құжаттарда тақырыптың көлемі 5 жолдан асқан кезде тақырыпты құжаттың ортасына ресімдеуге рұқсат етіледі. Тақырыптың соңынан нүкте қойылмайды.

Мәтінге қойылатын тақырып қысқа, мәтіннің мазмұнын дәл беруі тиіс. Құжат түрінің атауымен келісілуі және «не туралы?» («кім туралы?»), «нені?», «кімді?» деген сұрақтарға жауап беруі қажет.

10 жолдан аз мәтінге, сондай-ақ А5 форматтағы бланкта жасалған құжатқа тақырып қойылмайды.

Құжаттың орындалуын бақылау туралы белгі «Бақылау», «Контроль» «Бақылауға алынды», «Взято на контроль» сөздерімен немесе мөртабандармен, «Б», «К» литерімен белгіленеді және құжаттың бірінші парағының сол жақ жоғарғы жағында мәтін жиегінен бос жерге қойылады.

Құжаттың мәтіні сауалнама, диаграмма, кесте, байланысты мәтін немесе көрсетілген нысандарды үйлестіруші ретінде ресімделеді.

Сауалнама нысаны белгілі бір белгілер жиынтығы бойынша бір объекті туралы ақпаратты сан немесе сөз арқылы баяндау кезінде қолданылады.

Мәтінді сауалнама түрінде құрастырған кезде сипатталатын объектінің атауы атау септігінде зат есіммен немесе екінші жақтағы етістікті сөз тіркестерімен осы шақта не өткен шақтың көпше түрінде (бар, болған) жазылады. Сөз арқылы жазылған сипаттама белгілер атауымен келісілуі қажет.

Диаграмма нысаны ақпаратты сан немесе сөз арқылы баяндау кезінде қолданылады. Диаграмма бөлінбеуі және басқа бетке көшпеуі керек.

Кесте нысаны бірқатар белгілері бойынша бірнеше объектілер туралы ақпаратты сан немесе сөз арқылы баяндауда қолданылады.

Кестелерде мәтінді бөліктерге бөлудің екі деңгейі бар: тігінен – баған және көлденеңінен – жол. Кестенің бағаны мен жолдарын зат есімнің атау септігінде жазылған тақырыбы болуы керек. Бағандар мен жолдардың тақырыпшалары тақырыппен үйлесімді болу керек. Егер кесте бір беттен аса басылатын болса, онда кесте бағандары нөмірленеді де келесі беттерге олардың тек нөмірлері ғана басылады.

Байланысты әдетте мәтін екі бөліктен тұрады. Бірінші бөлігінде себептер, мақсаттар, құжатты жасаудың негізі, екінші (қортынды) - шешімдер, қорытындылар, өтініштер мен ұсыныстар көрсетіледі. Кейбір жағдайда бірінші бөлігінде өтініштер, ұсыныстар, ал екінші бөлігінде негіздемелер, айғақтар көрсетіледі. Мәтін бір қорытынды бөліктен (мысалы, бұйрық – өкімдік бөлік айқындаусыз, хаттарда - өтінішті түсіндірусіз) тұруы мүмкін. Бұрын шығарылған құжат негізінде немесе соны орындау үшін дайындалған құжат мәтінінде олардың деректемелері: құжаттың және автор-ұйымның атауы, күні, тіркеу нөмірі, мәтіннің тақырыбы көрсетіледі. Егер мәтін көлемі жағынан ауқымды болса, бірнеше шешімдерден, тұжырымдамалардан, ұсыныстар мен өтініштерден тұрса, онда оны бөлімдер мен тарауларға бөлуге болады.

Құжаттағы тармақтар логикалық дәйектілікпен маңыздылығына қарай, сонымен қатар мәселенің шешілу сатысының хронологиясы ескеріле отырып орналастырылады. Мазмұны жағынан жақын, көлемі жағынан ауқымды тармақтар тарауларға біріктірілуі мүмкін. Мазмұны жағынан жақын бірнеше тараулар бөлімдерге, ал бөлімдер өз кезегінде бөліктерге біріктірілуі мүмкін. Көлемі жағынан ауқымды тараулар параграфтарға, ал ауқымды тараулар осылайша кіші бөлімдерге бөлінуі мүмкін.

Тармақтар тармақшаларға бөлінеді. Тармақтар мен тармақшалардың ішінде абзацпен бөлінетін бөліктер болуы мүмкін.

Бас әріптен басталатын бөліктің бірінші абзацынан басқа мәтіннің мазмұны жағынан біртұтас, бірінші жолы азатжолмен бөлінетін және кіші әріптен басталатын бөлігі абзац болып есептеледі.

Абзацтар (бөліктің бірінші және соңғы абзацтарынан басқа) үтір нүктемен аяқталады. Құжаттардың мәтінінде абзацтарды сызықшамен немесе басқа да белгілермен белгілеуге рұқсат етілмейді.

Құжаттың әр тармақшасы, тармағы, сондай-ақ параграфы, тарауы, кіші бөлімдері мен бөлімдері араб санымен нөмірленеді.

Бір тармақтан тұратын құжаттың тармағы нөмірленбейді.

Тармақтардың, тараулардың және бөлімдердің нөмірленуі ретімен жалғасады.

Тармақшалардың нөмірлері әр тармақ үшін жеке қойылады.

Құжаттағы әрбір бөліміндегі тарау параграфының нөмірленуі және кіші бөлімдердің нөмірленуі ретімен жалғаспайды, дербес болады.

Құжат мәтіні тиісті ресми бланктерде бір жарым жоларалық интервал арқылы немесе компьютер техникасының құрылғылары көмегімен мөлшері 14 Тіmеs New Roman қаріпімен жоларалық бір интервалда басылады. Жекелеген жағдайларда (кестелерді, қосымшаларды, орындаушы туралы белгіні, ескертулерді және басқаларын ресімдеуде) қаріп мөлшері мен жоларалық интервал өзгеше болуы мүмкін.

Құжатты екі және одан да көп парақта ресімдеу кезінде екінші және одан кейінгі парақтар нөмірленеді. Нөмірлер араб сандарымен парақтың жоғарғы жиегі ортасынан тыныс белгісінсіз қойылады.

Құжаттың аталған мәтінінде қосымшаның бар екендігі туралы белгіде парақтардың саны, данасы, орындалған тілі қойылады. Мәтінде көрсетілмеген қосымшалар болған жағдайда олардың нөмірі, атауы, парақтар саны, данасының саны және орындалу тілі көрсетіледі, егер қосымша кітапшаланған болса, онда даналардың саны ғана көрсетіледі.

Егер құжатқа қосымшалары бар басқа құжат қоса берілсе, онда қосымшаларының бар екендігі туралы белгілер мынадай түрде ресімделеді: Қосымша: Қазақстан Республикасы Байланыс және ақпарат министрлігінің 2011 жылғы 15 қаңтардағы № 3-5/151 хаты және оған қосымша, барлығы
7 парақ мемлекеттік тілде.

Егер қосымша құжатта көрсетілген мекенжайдың барлығына жолданбаса, онда оның бар екендігі туралы белгіде оның қандай адресатқа жіберілгені көрсетіледі.

Нормативтік құқықтық, құқықтық актілерге қосымшада (бұйрық, өкім, қағида нұсқаулық, ереже, шешім) оның бірінші парағының оң жақ жоғарғы бұрышында реттік нөмірі (егер қосымша біреуден артық болса), өкімдік құжаттың атауы, оның күні мен тіркеу нөмірі көрсетіліп «Қосымша» деген сөз жазылады.

Жоғары тұрған органдарға, өкілді, атқарушы және сот билігі органдарына жолданатын құжаттарға ұйым басшысы немесе оның тапсырмасы бойынша негізінде бірінші орынбасары қол қояды.

Ведомстволық бағынысты және басқа ұйымдарға, азаматтарға жолданатын құжаттарға ұйымның басшысы, оның орынбасарлары намесе өз құзіретіне сәйкес құрылымдық бөлімшелердің басшылары қол қояды.

Құжатқа қол қою үшін:

1) Құжатқа қол қойған тұлға лауазымының атауы, құрылымдық бөлімшенің немесе ұйымның ресми атауы (егер құжат бланкіде ресімделмеген болса);

2) тұлғанын жеке қолы және қойылған қолдың толық жазылуы ( аты – жөні мен тегң) енеді.

Құжатқа күн сәулесіне төзімді сиямен кол қойылады. Құжаттың тұпнұсқасына факсемиле қою арқылы қол қоюға тыйым салынады.

Құжатқа лауазымдары тең екі және одан да көп тұлғалар қол қойған кезде олардың қойған қолдары ұйымдардың немесе құрылымдық бөлімшелердің ресми атауларының әліпбилік ретімен орналастырылады.

Құжатқа бірнеше лауазымды тұлға қол қойған кезде олардың қойған қолдары қызметтерінің лауазымдық иерархиясына сәйкес бірінен кейін бірі орналастырылады.

Комиссия жасаған құжатта құжатқа қол қойған тұлғалар лауазымының атаулары емес, олардың комиссия құрамындағы міндеттері көрсетіледі.

Ұйымның алқа органдарының (алқалар, кеңестер және басқалар) құжаттарына төраға мен хатшы (төрағалық етуші және жазбаны жүргізуші тұлға) қол қояды.

Дайындалған құжаттың жобасында лауазымды тұлғаның қойылған қолы болмаған жағдайда, онда құжат оның міндетін атқарушы лауазымды тұлғаның атына қайта ресімдеу қажет. Қол қойғанда «үшін» көмекші сөзін қосуға немесе лауазым атауыныың алдында қиғаш сызық қоюға жол берілмейді.

Құжатқа қол қоятын лауазымды тұлғалар лауазымының атауы және қойылған қолдарды толық жазу кіші әріптермен және жартылай қалың қаріппен ресімделеді. Ішкі құжаттарда лауазымның атауын көрсетпеуге болады.

Құжат жобасын келiсуі құжатқа бұрыштама (iшкi келiсу) немесе келiсу белгiсiмен (сыртқы келiсу) ресiмделедi.

Қол қоюға ұсынылған құжатқа орындаушы (жауапты орындаушы) құжат жобасы дайындалған құрылым басшысы, басқа да мүдделі лауазымды тұлғалар, қажет жағдайда – ұйымның қаржы және заң қызметкерінің басшылары, міндеттердің бөлінуіне байланысты ұйым басшысының орынбасары бұрыштама қояды.

Бұрыштама ұйымда қалатын құжат данасының (жоспардың жобасына, есептерге, хаттарға және басқалар) бастапқы бетінде қойылған қолдан төмен қойылады. Өкімдік құжаттардың жобаларына бұрыштама бірінші данасына қойылады. Өкідік құжаттың соңғы парағының сыртқы бетіне бұрыштама қоюға рұқсат етіледі.

Бұрыштама бұрыштама қоюшының қолын, күнін қажет жағдайда қолтаңбаның толық жазылуын (аты–жөнін және тегін) бұрыштама қоюшы лауазымының атауын қамтиды. Құжат жобасына қатысты ескертулер, ерекше пікірлер және толықтырулар жеке парақта ресімделеді, бұл туралы құжат жобасында сәйкес белгі қою жасалады. Ескертулер құжатқа қол қоятын басшыға баяндалады.

Құжатты сырттай келiсу белгiсiмен ресімделеді, ол құжаттың соңғы парағының сол жақ төменгi бұрышына орналасады және тырнақша қойылмайды, кіші әріппен ресімделетін «Келiсiлдi» деген сөзден, сондай-ақ құжат келiсілетін тұлға лауазымының атауынан (ұйымның атауын қоса алғанда) жеке қолы және оның толық жазылуынан және келiсу күнінен тұрады.

Құжатты лауазымдары тең екi және одан да көп тұлғалармен келiскен кезде келiсу грифтері ұйымдардың ресми атауларының әлiпбилiк тәртібімен орналастырылады. Құжат бiрнеше лауазымды тұлғалармен келiсiлген кезде келiсу грифтері лауазымдық қызметтік иерархиясына сәйкес орналастырылады.

Егер келiсу хатпен, хаттамамен немесе басқа құжатпен жүзеге асырылатын болса, онда келiсу грифінде құжат түрi, ұйым атауы, құжат уақыты мен нөмiрi көмектес септiгiнде көрсетiледi.

Құжатты бiрнеше ұйыммен сырттай келiсу осы Үлгілік қағидалардың 6- қосымшасына сәйкес келісу парағымен ресімделуі мүмкін. Бұл жағдайда құжатта қойылған қолдан кейін «Келісу парағы қоса беріліп отыр» деген белгі қойылады.

Мөр бедерi лауазымды тұлғаның құжаттағы қолының түпнұсқа екендiгiн куәландырады. Мөр бедерiн лауазымның атауы мен қойылған қолдың бөлiгiн қамтитындай етіп қою қажет.

Құжаттың түпнұсқамен сәйкестiгiн куәландыру үшiн «Қолы» деген деректеменiң төменгi жағына «Көшiрмесi дұрыс» (тырнақшасыз) деген куәландыру жазбасы, көшiрменi куәландырған тұлға лауазымның атауын, оның жеке қолын және толық жазылуы, ұйым мөрiнің бедері, куәландырылған күні қойылады.

Құжатты орындаушысы туралы белгi «Орынд.» деген қысқартылған сөздi, құжатты орындаушының тегін, атын, әкесінің атын, оның телефон нөмiрiн, оның ішінде ішкі нөмірін, бар болған жағдайда электрондық почтасының мекенжайы қамтиды және бұл құжаттың соңғы парағының, б астапқы немесе сыртқы бетiнің төменгi сол жақ бұрышында орналастырылады. Деректемелерді мөлшері 12 Тіmеs New Roman қаріптерімен рәсімдеуге болады.

Құжаттың орындалғаны және iске жiберiлгенi туралы белгi оның орындалғандығын растайтын құжаттың нөмiрi мен күніне сiлтеменi (мұндай құжат болмаған жағдайда - орындалуы жөнiнде қысқаша мәлімет), «Iске» деген сөзді, құжат сақталатын iстiң нөмiрiн және орындаушының қолтаңбасын қамтиды.

Құжаттың орындалғаны және iске жiберiлгенi туралы белгi құжаттың бiрiншi парағының бастапқы бетінің төменгі жиегіне қойылады.

Файлдың атауын, оператордың кодын, күнді және құжаттың әрбiр парағының сол жақ төменгi жиегіне қойылатын басқа да iздестiру деректерiн қамтитын белгi (колонтитул) құжаттың электрондық көшiрмелерiнің сәйкестендiргiші болып табылады.

Құжаттың ұйымға келiп түскенi туралы белгi құжаттың бiрiншi парағына бастапқы бетiнiң оң жақ төменгi бұрышына қойылады және кіріс құжаттың реттік нөмірін және келіп түскен күнін қамтиды.