Тема 4. Вторичные документы как результат аналитико-синтетической переработки информации

План лекции:

1. Информационное свертывание и развертывание: понятие, сферы применения.

2. Виды АСПИ:

2.1. Индексирование

2.2. Библиографирование

2.3. Аннотирование

2.4. Реферирование

2.5. Конспектирование

2.6. Обзорно-аналитическая деятельность.

3. Методика заимствования и оформления ссылок.

Литература к теме:

1. Блюменау, Д. И. Информационный анализ/синтез для формирования вторичного потока документов [Текст] : учеб.-практ. пособие / Д. И. Блюменау. – Санкт-Петербург : Профессия, 2002. – 240 с. – Гл. 1– 2. – С. 12 – 108.

2. Гендина, Н. И. Информационная культура личности [Текст] : Диагностика, технология формирования : учеб.-метод. пособие : в 2 ч. / Н. И. Гендина, Н. И. Колкова, Г. А. Стародубова. – Кемерово : [Б. и.], 1999. – Ч. 2. – 147 с. – С. 4 – 44, 127 – 135.

3. Научные работы [Текст] : методика подготовки и оформления / авт.- сост. И. И. Кузнецов. – 2-е изд., перераб. и доп. – Минск : Амалфея, 2000. – 544 с.

4. Паршукова, Г. Б. Методика поиска профессиональной информации [Текст] : учеб.-метод. пособие / Г. Б. Паршукова. – Санкт-Петербург : Профессия, 2006. – 223 с. : ил. – Гл. 4.

5. Справочник библиографа [Текст] / науч. ред. А. Н. Ванеев, В. А. Минкина. – 3-е изд., перераб. и доп. – Санкт-Петербург : Профессия, 2005. – 592 с. – С. 102 – 103, 244 – 245, 322 – 415.

6. Формирование информационной культуры личности в библиотеках и образовательных учреждениях [Текст] : учеб.-метод. пособие / Н. И. Гендина, Н. И. Колкова, И. Л. Скипор, Г. А. Стародубова. – 2-е изд., перераб. – Москва : Шк. б-ка, 2003. – 295 с. – Гл. 3, 4, 5.4.

Вопрос 1. В теме 2 были рассмотрены виды документов, выделенные по наиболее значимым для их поиска и использования признакам. С точки зрения переработки информации очень важен еще один признак классификации документов – отношение к фиксированному знанию. В соответствии с этим признаком документы делятся на первичные и вторичные. Первичные документы – такие, которые передают непосредственную информацию о чем-либо, фиксируют само знание. Вторичные документы передают информацию о первичных документах и их содержании, составляются на основе первичных и без них не существуют. Вторичные документы получаются путем информационного свертывания.

Под свертыванием/развертыванием информации понимается изменение физического объема сообщения (документа) в результате его аналитико-синтетической переработки, сопровождающееся уменьшением или увеличением информативности.

Свертывание и развертывание информации очень широко применяется в математике, физике, химии и других естественных науках, в технике, информатике, лингвистике, библиографоведении и т. д. Оно осуществляется путем ограничения, уменьшения объектов и величин, выделения каких-либо признаков. Например, различные законы, теоремы, положения, постулаты, формулы, правила и т. п. – это свернутая информация, полученная в результате процесса свертывания. Доказательство законов, теорем, положений, выведение следствий, интерпретация данных – это развертывание информации.

Особую роль играет свертывание/развертывание информации для поиска документов и работы с ними. Эффективность поиска и использования документов и информации для принятия решений, делового общения, научной и учебной деятельности во многом обусловливается принципом оптимальности. Оптимальность свертывания/развертывания определяется следующими факторами:

1) особенностями свертываемого первичного документа (наличие в нем фактографических сведений, которые обязательно надо сохранить; затруднительность свертывания литературно-художественных документов без ущерба для их полноценного восприятия и т. д.);

2) целевым и читательским назначением вторичного документа (т. е., для чего и кем будет использован свернутый документ);

3) знаниями и опытом информационного работника (референта, библиографа, аналитика).

Вопрос 2. АСПИ существует в нескольких видах. По степени свернутости выделяют: индексирование, библиографирование, аннотирование, реферирование, конспектирование, обзорно-аналитическую деятельность. Далее мы рассмотрим каждый из названных видов.

Заполните таблицу «Виды свертывания»:

Вид свертывания	Определение	Содержание	Форма
1.Индексирование	описание содержания документов и запросов к ним с помощью различных информационных языков.	ПОД (поисковый образ документа), ПОЗ (поисковый образ запроса).	таблицы классификацииУДК ,ББК.
2.Библиографирование	процесс создания библиографической информации, распространяемой как в традиционном, так и в машиночитаемом виде средствами компьютерной техники.	библиографическая запись (БЗ)	заголовок, библиографическое описание (БО), классификационные индексы, предметные рубрики, аннотация и др.
2.1.заголовок
2.2.Библиографическое описание	совокупность библиографических сведений о документе, приведенных по определенным правилам, устанавливающая порядок следования областей и элементов и предназначенная для его идентификации и общей характеристики.	библиографическая модель документа, которая лежит в основе библиотечных каталогов и картотек, баз данных, списков литературы.	оформление списка литературы к докладу, тезисам, реферату, курсовой и дипломной работам.
2.3.классификационные индексы,
2.4.предметные рубрики
2.5.аннотация
3.Аннотирование	процесс АСПИ, целью которого является получение обобщенной характеристики документа, раскрывающей его логическую структуру и наиболее существенные стороны содержания.	аннотация – вторичный документ, краткая характеристика первичного документа с точки зрения его назначения, вида, формы и других особенностей. Основные функции аннотаций: сигнальная и поисковая.	Виды аннотаций: 1.По функциональному назначению: 1)справочные аннотации, 2)рекомендательные аннотации. 2.По объему и глубине свертывания: 1)пояснительные аннотации, 2)описательные аннотации , 3)реферативные аннотации
4.Реферирование	процесс АСПИ, заключающийся в анализе первичного документа и извлечении из него наиболее важных в смысловом отношении сведений: основных положений, фактических данных, результатов, выводов.	реферат – вторичный документ, представляющий собой краткое изложение первичного документа без дополнительной интерпретации или критических замечаний.	Виды реферата: реферат как свернутый текст первичного документа и реферат как вид учебной работы студента.
5.Конспектирование	разновидность реферирования представляет, фактографическое свертывание, основанное на мыслительной переработке и письменной фиксации читаемого или прослушиваемого сообщения.	конспект – вторичный документ, позволяющий через некоторое время восстановить информацию с необходимой полнотой.	особенности конспекта: 1) относится к одной науке, 2) пишется от руки, приемы записи; 3) конспект устной речи, 4) нужно легко читать, 5) должен облегчать запоминание, 6) это личный документ, 7) запись смысла.
6.Обзорно-аналитическая деятельность	подготовка обзоров на основе текстов первичных документов.	Обзор – вторичный документ, литературное произведение, содержащее сводную характеристику состояния какого-либо вопроса со степенью свертывания, необходимой и достаточной для ориентации определенной категории потребителей информации в документах или информационном потоке.	Виды обзоров: Библиографические Реферативные (сводные рефераты) реферативные журналы (РЖ) и реферативные сборники (РС) Аналитические: обзоры-обоснования, итоговые.

2.1. Индексирование – это описание содержания документов и запросов к ним с помощью различных информационных языков. В результате индексирования документа создается ПОД (поисковый образ документа), индексирования запроса – ПОЗ (поисковый образ запроса). Совпадение ПОД и ПОЗ обеспечивает точность, полноту и оперативность поиска и получения документов. ПОД и ПОЗ представляют собой индексы (цифровые, буквенные или смешанные), определяющие местонахождение самого документа в фонде библиотеки и его содержания в системе наук. Индекс ББК и/или УДК обязательно проставляется на документе при его изготовлении (например, на дипломной работе, учебно-методическом пособии, сборнике стихов и т. д.).

На протяжении долгого времени специалисты разрабатывали таблицы классификации документов для разных отраслей: книготорговой, книгоиздательской, библиотечной. В библиотечно-информационной сфере, как уже говорилось в теме 3, наибольшее распространение получили УДК (Универсальная десятичная классификация) и ББК (Библиотечно-библиографическая классификация).

УДК была предложена специалистами Международного библиографического института в конце XIX-начале XX века. Суть этой классификации в том, что вся совокупность знаний делится на 10 отделов от 0 (Общий отдел) до 9 (География. Биографии. История). Каждый отдел, в свою очередь, подразделяется еще на 10 разделов от 00 до 99 и т. д. С помощью сочетания цифрового и буквенного обозначения в УДК можно выразить достаточно точно любое понятие. Эта классификационная система широко применяется во всем мире. В нашей стране – с 60-х годов прошлого века в технических библиотеках и органах научно-технической информации.

ББК – отечественная система классификации, разработанная в 50-60 годы специалистами крупнейших библиотек. За свой труд авторский коллектив в 1981 году был удостоен Государственной премии СССР, это единственный случай присуждения такой высокой награды библиотекарям. Существуют разные варианты таблиц для научных, областных, массовых, детских и школьных библиотек. Они применяются в большинстве российских библиотек, однако сегодня для расширения международного обмена информацией только ББК недостаточно. Кроме того, эта классификация создавалась в советское время, многие темы и понятия в ней отсутствовали, что вызвало необходимость внесения дополнений и изменений.

Таким образом, можно сказать, что индексирование – самый краткий вид свертывания. Например, учебник с названием «История России с древнейших времен до наших дней» будет иметь индекс ББК 63.3 (2) я73, а «Орфоэпический словарь русского языка» – 81.2 Рус - 4.

Задание № 1.Скачайте из инета одну книгу по вашему проекту. Определите индексы книги:

Название книги полностью	Индексы книги

2.2. Следующий вид АСПИ – библиографирование – процесс создания библиографической информации, распространяемой как в традиционном, так и в машиночитаемом виде средствами компьютерной техники. В результате создается библиографическая запись (БЗ), в состав которой входят заголовок, библиографическое описание (БО), классификационные индексы, предметные рубрики, аннотация и др.

Библиографическое описание представляет собой совокупность библиографических сведений о документе, приведенных по определенным правилам, устанавливающая порядок следования областей и элементов и предназначенная для его идентификации и общей характеристики. Библиографическое описание – библиографическая модель документа, которая лежит в основе библиотечных каталогов и картотек, баз данных, списков литературы. Студенту придется столкнуться с библиографическим описанием при оформлении списка литературы к докладу, тезисам, реферату, курсовой и дипломной работам.

Для придания библиографическому описанию единообразия и, следовательно, облегчения поиска и идентификации документов, применяется стандартизация. Основные ГОСТы, регламентирующие требования и правила составления библиографического описания в российских библиотеках, приведены в приложении 3.

Объектами составления библиографической записи могут быть все виды опубликованных и неопубликованных документов на любых носителях: книги, периодические, нотные, изобразительные, картографические, аудиовизуальные документы, электронные ресурсы и т. д. Сведения о документе в библиографическом описании объединяются в элементы и области, которые отделяются друг от друга разделительными знаками.

Основные правила библиографического описания:

1. Основным источником сведений для библиографического описания является титульный лист. Дополнительные сведения берут с оборота титульного листа, оглавления, текста и других элементов документа.

2. Библиографическое описание составляется под заголовком (именем индивидуального или коллективного автора) и под заглавием (названием документа).

3. Под заголовком описывают документы, имеющие одного, двух или трех авторов; авторефераты диссертаций; сборники произведений одного автора и разных авторов без общего заглавия.

4. Под заглавием описывают анонимные (не имеющие автора) документы; имеющие не автора, а составителя и /или редактора; имеющие авторов более трех; сборники произведений разных авторов с общим заглавием.

Задание № 2.Сделайте библиографическое описание(БО):

Название книги полностью	Библиографическое описание книги

2.3. Аннотирование – процесс АСПИ, целью которого является получение обобщенной характеристики документа, раскрывающей его логическую структуру и наиболее существенные стороны содержания. Широко используется в издательской, информационной и библиографической деятельности.

В результате создается аннотация – вторичный документ, краткая характеристика первичного документа с точки зрения его назначения, вида, формы и других особенностей. Основные функции аннотаций: сигнальная и поисковая. Аннотация – своего рода визитная карточка: она знакомит с документом и помогает принять предварительное решение о его необходимости и полезности для читателя.

Виды аннотаций:

1. По функциональному назначению выделяются:

1)справочные и 2) рекомендательные аннотации. Главное различие заключается в отсутствии или наличии оценки документа. Справочная аннотация уточняет неясное заглавие и сообщает в справочных целях сведения об авторе, содержании, жанре и т. д. Составляется преимущественно на официальные, научные, производственные, учебные, справочные документы. Используется при подготовке докладов и сообщений, рефератов, обзоров, статей, написании курсовых работ.

Рекомендательная аннотация призвана активно пропагандировать документ, заинтересовывать, привлекать внимание, убеждать в необходимости приобрести или прочесть его. Составляется на научно-популярные, литературно-художественные документы, издания для детей. Используется при подготовке развлекательных и рекламных мероприятий (литературные викторины, конкурсы, тематические вечера, книжные аукционы и ярмарки).

2.По второму признаку – объему и глубине свертывания – выделяют:

1) пояснительные аннотации, которые состоят из нескольких слов или одного-двух предложений, отвечают на вопрос: «Что это за документ?»;

2) описательные аннотации имеют объем больше и отвечают на вопрос: «О чем сообщается в документе?»;

3) реферативные аннотации близки по объему и методике составления к реферату и отвечают на два вопроса: «О чем сообщается в документе?» и «Что именно сообщается?». Основное различие в объеме: аннотация состоит из 150-200 знаков, реферат - 1000-1500 знаков.

Этапы составления аннотации:

1. Оценка информационной значимости документа и выбор вида характеристики.

2. Анализ содержания в целях выявления наиболее существенных сведений.

3. Обобщение наиболее значимой информации для составления аннотации.

Задание № 3.Напишите аннотацию:

Название книги полностью	Аннотация книги

Реферирование – процесс АСПИ, заключающийся в анализе первичного документа и извлечении из него наиболее важных в смысловом отношении сведений: основных положений, фактических данных, результатов, выводов. В итоге создается реферат – вторичный документ, представляющий собой краткое изложение первичного документа без дополнительной интерпретации или критических замечаний. Следует отличать реферат как свернутый текст первичного документа и реферат как вид учебной работы студента.

Реферат как свернутый текст первичного документа:

цель - в лаконичной форме ответить на вопрос: «Что именно сообщается в первичном документе?» и устранить необходимость чтения полного текста документа, если он представляет для читателя второстепенный интерес;

объем: реферат статьи объемом в несколько страниц может занимать один абзац, книги объемом в сотни страниц – несколько страниц. Этого количества информации достаточно для понимания сути документа;

объект: рефераты составляются преимущественно на новые иностранные и отечественные научные и производственные документы и публикуются в реферативных журналах и сборниках;

основные потребители этой информации – ученые и специалисты разных областей, студенты, занимающиеся научной работой.

Функции реферата:: информационная и поисковая.

Виды рефератов:

1. Принадлежность к определенной области знания (общественные, гуманитарные, естественные, точные, технические и прикладные науки, отрасли экономики).

2. Глубина свертывания: 1) краткие (не более 850 знаков); 2) расширенные (объем не лимитирован и может составлять 10-15% от объема первичного документа.

3. Способ характеристики первичного документа и целевое назначение: 1) общие (рефераты-конспекты) для всех читателей и 2) специализированные или проблемно-ориентированные для отдельных категорий.

4. Количество источников реферирования: 1) монографические – на один документ; 2) рефераты-фрагменты – на часть документа; 3) обзорные (сводные, групповые) – на несколько документов.

5. Степень формализации: 1) интеллектуальные на основе представлений о значимости содержащейся в первичном документе информации и 2) формализованные на основе специальных методик.

Задание № 4.Напишите реферат:

Название книги полностью	Реферат книги

2.5.Конспектирование как разновидность реферирования представляет собой фактографическое свертывание, основанное на мыслительной переработке и письменной фиксации читаемого или прослушиваемого сообщения. В результате создается конспект – вторичный документ, позволяющий через некоторое время восстановить информацию с необходимой полнотой. Но для этого необходимо учитывать следующие особенности конспекта:

1) конспект обычно относится к одной науке, дисциплине или разделу, поэтому в нем можно использовать специфические для этой сферы элементы записи, сокращения;

2) конспект в основном пишется от руки, значит, в нем можно использовать такие приемы записи, которые нельзя или трудно сделать на компьютере или на наборной полиграфической машине;

3) конспект устной речи, как правило, делается в условиях дефицита времени, что требует скоростного способа записи;

4) конспект в дальнейшем нужно легко читать, этому способствуют формы записи, ориентированные на быстрое чтение (абзацы, пропуски, поля);

5) конспект должен облегчать запоминание, значит, формы записи должны быть мнемоничны. Запоминаемость облегчается структурированием, наличием цветовых и шрифтовых выделений (подчеркиваний, рамок, пиктограмм);

6) конспект – это личный документ,в нем используются формы записи, привычные и понятные автору. Конспект индивидуален, другой человек может его не понять из-за разных тезаурусов; разной степени свернутости и подхода к выбору значимых фрагментов; собственной системы сокращения слов и т. д.

7) по конспекту не требуется однозначного восстановления исходного текста, так как конспект – это запись смысла. Точная запись текста – стенограмма.

В конспекте применяется разный уровень свертывания. Для определений, формул, таблиц, схем – без сокращений, так как сокращения в данном случае могут привести к потере смысла. Прочий материал сокращается.

Система сокращений в конспектах включает следующие способы:

1. Использование математических, технических и прочих сокращений (V – объем, t – время или температура, + – прибавить или положительно и т. д.);

2. Использование арабской грамоты (запись только согласных букв);

3. Отбрасывание окончаний слов, пропуск середины;

4. Запись только значащих слов;

5. Пространственная запись (вилки – подразделяется на ; скобки } – состоит из, включает);

6. Перефразирование – наиболее мощный способ, требующий полного понимания речи, творческой ее переработки и высокой скорости мышления. В данном случае нужно найти фразу, равную по содержанию, но более краткую по написанию. Например, фраза:

«Результат сложения целых чисел также является целым числом» записана при помощи 51 символа (букв);

Вариант 1: Целое + целое = целое (17 символов);

Вариант 2: ∑ целых = целое (12 символов).

Задание № 5.Напишите электронный конспект(введение):

Название книги полностью	Электронный конспект книги (введение)

2.6. Обзорно-аналитическая деятельность предполагает подготовку обзоров на основе текстов первичных документов. Обзор – вторичный документ, литературное произведение, содержащее сводную характеристику состояния какого-либо вопроса со степенью свертывания, необходимой и достаточной для ориентации определенной категории потребителей информации в документах или информационном потоке.

Функции обзоров: информационная, учебная, организационная, кумулятивная, эвристическая, гносеологическая.

Виды обзоров:

Библиографические – устный или письменный рассказ о новых документах, поступивших в библиотеку или литературе по какой-либо теме.

Реферативные (сводные рефераты) – тематические информационные издания, в которых факты и сведения из источников приводятся без каких-либо комментариев и оценок. Служат для предварительного ознакомления с документом. Ведущие информационные учреждения нашей страны (ВИНИТИ, ИНИОН и др.) выпускают реферативные журналы (РЖ) и реферативные сборники (РС) в сериях для информирования о содержании новых иностранных и отечественных документов. Например, РЖ ВИНИТИ «Информатика», РЖ ИНИОН «Социальные и гуманитарные науки. Отечественная и зарубежная литература. Серия «Экономика», «РЖ «История», РС «Россия и современный мир» и др.

Аналитические– не только ориентируют в информационном потоке, но содержат оценку состояния темы (проблемы), тенденции ее развития. Подразделяются на обзоры-обоснования, итоговые, прогностические. Такие обзоры готовят специалисты-аналитики по актуальным вопросам экономики, инвестирования, банковского дела и т. д.

Задание № 6.Скачать из электронного каталога библиотеки УрФУ 5 наименований книг по проекту. Напишите обзор по теме:

Названия книги полностью	Обзор по теме
1.	Аннотация/реферат/конспект 1 книги
2.	Аннотация/реферат/конспект 2 книги
3.	Аннотация/реферат/конспект 3 книги
4.	Аннотация/реферат/конспект 4 книги
5.	Аннотация/реферат/конспект 5книги
Тема проекта	Обзор темы проекта - сводная характеристика проблемы проекта