Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, составляет формуляр документа.
КОЛЛЕДЖ
Лабораторный практикум по дисциплине
«Документационное обеспечение управления»
для специальностей «Право и организация социального обеспечения»,
«Банковское дело», «Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)»
Самара, 2015
Лабораторный практикум составлен на основании ФГОС СПО специальностей 40.02.01 Право и организация социального обеспечения, 38.02.07 Банковское дело, 38.02.01 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям), учебных планов специальностей, примерной рабочей программы.
Составитель: Севрюшкина Н.А.
Рассмотрено и утверждено на заседаниях ЦМК по профессиональным циклам учебных планов специальностей 40.02.01, 38.02.07, 38.02.01.
Согласовано с директором колледжа.
Лабораторный практикум по дисциплине «Документационное обеспечение управления» предназначен для студентов специальностей 40.02.01 Право и организация социального обеспечения, 38.02.07 Банковское дело, 38.02.01 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям) и создан для эффективного освоения студентами учебного материала.
Содержание
Введение. 4
Лабораторная работа №1 Реквизиты, формуляры и бланки документов. 5
Лабораторная работа №2 Оформление организационных документов. 20
Лабораторная работа №3 Оформление распорядительных документов. 26
Лабораторная работа №4 Оформление информационно-справочной документации 39
Лабораторная работа №5 Оформление документов по личному составу организации 48
Введение
Цель курса «Документационное обеспечение управления» - изучение современных требований, предъявляемых к составлению и оформлению управленческих документов, организации их движения, учета и хранения.
Задачи курса: показать взаимосвязь информации и документа, проследить эволюцию документа как носителя информации, развитие способов документирования; проанализировать функции документа и образование систем документации; сформировать у студентов рациональные подходы к организации работы с документами.
Лабораторный практикум по дисциплине «Документационное обеспечение управления» предназначен для закрепления знаний, полученных студентами из лекционного курса, а также, изучения современной технологии документационного обеспечения.
В процессе выполнения лабораторных работ студенты научатся:
- оформлять документацию в соответствии с требованиями государственных стандартов;
- использовать компьютерную технику в режиме пользователя;
- применять в профессиональной деятельности приемы делового и управленческого общения.
Лабораторная работа №1
Реквизиты, формуляры и бланки документов
ТЕОРИЯ
Каждый документ состоит из набора отдельных элементов, которые получили название реквизитов: автор документа, текст, номер и дата, адресат, подпись печать и др.
Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, составляет формуляр документа.
Бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмотрено государственным стандартом в двух вариантах: продольном и угловом.
В первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру.
При угловом расположении реквизитов они размещаются в левом верхнемуглу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади.
Наибольшее распространение получили угловые бланки для писем и продольные для организационных и распорядительных документов.
В любой организации создается как минимум два вида бланков:
- для писем (используется в большинстве случаев общения организации с внешним миром);
- общий бланк (применяется для оформления документов, используемых внутри организации).
Если общий бланк дополнить наименованием вида документа, он становится бланком этого вида (например, приказа, протокола, акта).
Общие правила изготовления бланков и документоворганизации
1. Для изготовления бланков используют в основном форматы бумаги А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм), меньший формат бланков используется для документов небольшого (до семи строк) объема.
2. Бланки документов, также как и, непосредственно, документы должны быть изготовлены с учетом размеров полей. Размеры полей должны быть не менее: левое, верхнее, нижнее — 20 мм; правое — 10 мм.
3. При изготовлении бланков обычно используются типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля. Реквизит "наименование организации" допускается печатать рисованными шрифтами от 6 до 24 кегля. Размер шрифта выбирают в зависимости от "длины" (т. е. от количества знаков в наименовании организации-автора).
4. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word с использованием шрифтов Times New Roman Суг размером 12, 13, 14, через 1—2 интервала.
5. Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5—2 интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2—3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) — 28 знаков (примерно 1/3 строки).
6. Текст документа печатают, отступив 2—4 интервала от реквизита «Заголовок к тексту», на бланках А4 — через полтора межстрочных интервала, на бланках А5 — через один межстрочный интервал. В текстах документов не рекомендуется применять подчеркивание, а также иные способы выделения слов, фраз или абзацев. Допускается печатать текст документа на двух сторонах листа бумаги.
7. В документах, составленных на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются. Номер страницы проставляется посередине верхнего поля арабскими цифрами без кавычек, дефисов и слова «страница», стр.
8. От границы левого поля печатают:
- реквизиты «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложений», «Фамилия исполнителя и номер его телефона», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «Подпись», «Гриф согласования», заверительные надписи «Верно»;
- слова «Примечания» и. «Основание» — если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию;
- в приказах, распоряжениях слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»;
- в протоколах слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ».