Документація і інвентарізація

План лекції

1.Первинна документація господарських операцій.

2. Інвентаризація.

Первинна документація господарських операцій

Документація - це спосіб суцільного, безперервного первинного відображення об'єктів бухгалтерського обліку шляхом їхнього документального оформлення.

Оскільки на підприємстві здійснюється велика кількість різноманітних господарських операцій, існує множина різних за своїм змістом і формі документів. Більшість їх взаємозв'язане, і зміст одних документів витікає із змісту інших.

Бухгалтерський документ представляє собою письмове свідоцтво, яке підтверджує факт здійснення господарської операції, право на її здійснення або встановлює матеріальну відповідальність працівників за довірені їм цінності. Первинні господарські операції відображаються на паперових і машинних носіях інформації.

Первинні документи, у тому числі на паперових і машинних носіях інформації, повинні мати такі обов'язкові реквізити: найменування документа (форми), код форми, дату і місце складання, назву підприємства, від імені якого складений документ, зміст і об'єм господарської операції, вимірники господарської операції, посада особи, відповідальної за ведення господарської операції і правильність її оформлення, особистий підпис або інші знаки, що однозначно ідентифікують особу, яка здійснювала господарську операцію.

В залежності ох характеру операції і технології обробки даних до первинних документів можуть бути віднесені додаткові реквізити.

При складанні документів на машинних носіях інформації підприємства, установи зобов'язані за свій рахунок і власними силами виготовити їхні копії на паперових носіях на вимогу контролюючих або судових органів і своїх клієнтів.

Первинні документи повинні бути складені у момент здійснення операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після закінчення операції.

Відповідальність за своєчасне і якісне складання документів, передачу їх у встановлені терміни для віддзеркалення в бухгалтерському обліку, за достовірність даних, приведених в документах, несуть осіб, які склали і підписали ці документи.

В Україні єдину типову форму первинних документів по ділянках обліку розробляють централізований. Розроблені первинні документи є обов'язковими для виконання на підприємствах. Такі первинні документи в практичній роботі називають уніфікованими формами (наприклад, форми касових документів, банківських документів і т, д).

Бухгалтерські документи класифікуються по наступних ознаках: призначенню, порядку складання і способу обхвату операцій.

Необхідна для відображення в бухгалтерському обліку інформація, яка міститься в ухвалених до обліку первинних документах, нагромаджується і систематизував в облікових регістрах, рекомендованих Міністерством фінансів України. Підприємства, які складають облікові регістри на машинних носіях, зобов'язані забезпечити технічні засоби для їхнього відтворення в зручному для читання вигляді

Після обробки первинні документи і облікові регістри, звітність підлягають обов'язковій передачі в архівне зберігання.

Термін збереження первинних документів, облікових регістрів, звітності в архіві підприємства визначається Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.

Інвентаризація

Інвентаризація -це спосіб виявлення у обліку тих засобів і джерел (або їхня відсутність), які не знайшли документального віддзеркалення в поточному обліку.

Відповідно до Закону України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність" 996-Х1У від 16.07.99 р. підприємства для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку і фінансової звітності зобов'язані проводити інвентаризацію активів і зобов'язань, під час якої перевіряються і документально підтверджуються їхня наявність, стан і оцінка.

Об'єкти і періодичність проведення інвентаризації визначаються власником (керівником) підприємства, крім випадків, коли її проведення є обов'язковим відповідно до законодавства.

На деяких підприємствах інвентаризації проводяться не як разові заходи, а як постійний процес. Керівники таких підприємств затверджують постійно діючу інвентаризаційну комісію, яка щодня (або по особливому графіку) відвідує місця зберігання матеріальних цінностей і проводить інвентаризацію тільки окремих видів цінностей.

Відповідальність за організацію проведення інвентаризації несе керівник підприємства, який повинен створити необхідні умови для її проведення в стислі терміни, визначити об'єкти, кількість і терміни інвентаризації, крім випадків, коли її проведення є обов'язковим.

Інвентаризація проводиться з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку шляхом їхнього зіставлення з фактичною наявністю майна.

Основними задачами інвентаризації є:

- виявлення фактичної наявності основних засобів, матеріальних цінностей, бланків строгої звітності, грошових коштів в касах, на реєстраційних, бюджетних, валютних і поточних рахунках;

- виявлення невикористаних матеріальних цінностей;

- дотримання умов зберігання матеріальних цінностей і грошових коштів, а також правил змісту і експлуатації матеріальних цінностей;

- перевірка реальної вартості врахованих на Балансі матеріальних цінностей, сум дебіторською і кредиторської заборгованості, у тому числі і тієї, по відношенню до якої термін позовної давності пройшов, і іншої статі Балансу.

Залежно від повноти обхвату господарських засобів інвентаризації підрозділяються на повні і часткові. Інвентаризація, що охоплює всі господарські засоби і розрахунки підприємства, називається повною. Повні інвентаризації - річні. Часткова інвентаризація охоплює який-небудь один вид господарських засобів (матеріальні цінності, основні засоби, господарський інвентар, каса, незавершене виробництво і т.д.).

Відповідальність за організацію проведення інвентаризації несе керівник підприємства, установи.

В звітному році кількість інвентаризацій, дати їх проведення, перелік майна і зобов'язань, що підлягають інвентаризації, визначаються підприємством, установою, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим.

Для проведення інвентаризації створюються комісії на підставі наказу керівника підприємства. До складу інвентаризаційної комісії входить головний бухгалтер організації, підприємства (або інший представник бухгалтерії) на правах заступника голови інвентаризаційної комісії.

До початку проведення обов'язковою або призначеною підприємством, установою інвентаризації у присутності комісії матеріально відповідальні особи складають звіт про останні проведені операції, відображають їх в складському обліку і разом з описом документів під розписку здають в бухгалтерію. Матеріально відповідальні особи дають комісії розписку, в якій підтверджують, що всі прибуткові і витратні документи, здані в бухгалтерію, і всі матеріальні цінності, довірені їхньому зберіганню, знаходяться в приміщенні складу або в інших місцях. Якщо підрозділ здійснює реалізацію матеріальних цінностей за готівку гроші, то перш за все підраховується сума готівки: реєструються показники лічильників касових апаратів, готівка звіряється з свідченнями касового апарату. Під час інвентаризації прибуткові і витратні операції з матеріальними цінностями, як правило, не здійснюються

Дані про наявність тих або інших цінностей з вказівкою назви, відмітних ознак, включаючи номенклатурний номер, одиниці вимірювання і кількість фактично виявлених натуральних одиниць, записуються в інвентаризаційний опис. Кожна сторінка опису підписується всіма членами комісії і матеріально відповідальними особами. В кінці кожної сторінки цифрами і словами записується загальна сума натуральних одиниць, відображених на даній сторінці. На останній сторінці інвентаризаційного опису матеріально відповідальні особи підтверджують, що всі матеріальні цінності враховані і відображені в інвентаризаційному описі правильно і повністю, ніяких пропусків і не включених в опис предметів не є. Інвентаризаційні описи складаються у необхідній кількості екземплярів, один з яких вручається матеріально відповідальним особам.