Прийоми виділення окремих частин тексту

У документах або в наукових дослідженнях особливо слід звертати увагу на терміни, що вживаються у тексті вперше. У цьому разі треба робити логічний чи сми-словий наголос на використовуваний термін або правило, теоре­му, визначення тощо, де він наявний. Наприклад:

Податки— система визначених відсотків, які вирахо­вуються з відповідної оплати юридичних або фізичних осіб.

Для виділення у тексті окремих слів або частин цих слів (зрідка тексту) існує чотири способи:

1. ВЕЛИКИМИ ЛІТЕРАМИ. За допомогою цього спо­собу виділяють окремі слова.

2. У розрядку оформляються окремі слова й короткі фрази. Якщо слово пишеться у розрядку, то після кожної літери в слові наявний проміжок в один знак, а між словами й текстом роблять відступ у 2—3 знаки, щоб виді-лити слова. Розділові знаки після слів у розрядку став­ляться на відстані од-ного знака, а кожне наступне слово починається через 2—3 знаки.

3. Підкреслення виступає найзручнішим способом виді­лення окремих слів і фраз. Лінію підкреслення починають під першою, а закінчують під остан-ньою літерою слова, яке виділяють, включаючи лапки й дужки; розділовий знак, що стоїть після слова, не підкреслюють. Ціле речення тре­ба підкре-слювати суцільною рискою, починаючи від пер­шої літери й закінчуючи останньою літерою речення.

4. Курсивом виділяються слова, речення, частини текс­ту. Цим способом зде-більшого користуються, коли текст набирають на комп’ютері.

ДОКУМЕНТИ ЩОДО ОСОБОВОГО СКЛАДУ: ЗАЯВА, АВТОБІОГРАФИЯ, ХАРАКТЕРИСТИКА, РЕЗЮМЕ, НАКАЗИ ЩОДО ОСОБОВОГО СЛАДУ. РЕКВІЗИТИ ДОКУМЕНТІВ ТА ВИМОГИ ДО ЇХ НАПИСАННЯ

Документи щодо особового складу створюються з приводу прийняття пра-цівників на роботу, звільнення їх, переведення на іншу роботу, надання відпусток,

а також заохочення, накладання дисциплінарних стягнень і т.д.

До таких документів належать:

· особові картки;

· заяви;

· накази щодо особового складу;

· характеристики;

· автобіографії;

· резюме;

· анкети;

· особові справи;

· трудові книжки.

Одним із найпоширеніших кадрових документів є заява. Вона має декілька стандартних зразків, складається однією особою.

Заява – це документ, який містить прохання особи (особиста заява) або

установи (службова заява) щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів.

Розрізняють два основних види заяв:

Ø особиста заява, яка містить прохання (звертання) до керівної посадової особи, пишеться власноручно в одному примірнику;

Ø службова заява, що укладається посадовою особою від власного імені або

від організації (підприємства, об’єднання), які він репрезентує, до посадової

особи іншої організації, структури тощо.

Остання може бути відтворена механічним способом у декількох екземпля-

рах і мати відповідні реквізити (назву та адресу організації, вихідний номер доку-мента тощо).

За походженням заяви бувають

1. Зовнішні:

а) особисті, в яких обов’язково зазначається повна домашня адреса чи дані

документа (паспорта, військового білета, посвідчення та ін.). Подаючи

їх, слід уникати абревіатур та скорочень (окрім загальноприйнятих);

б) службові, в яких подається повна поштова та юридична адреса підприєм-

ства (фірми, установи) з усіма належними реквізитами.

2. Внутрішні, де не є обов’язковими викладені вище вимоги.

У зовнішній особистій заяві обов’язково зазначається повна домашня адре-са, а в службовій – повна поштова та юридична адреса установи, підприємства. У

внутрішній заяві не є обов’язковими викладені вище вимоги.

Заяви бувають простими, якщо їх текст стосується одного питання і не су-проводжується додатком, і складними або умотивованими, якщо становить пере-лік документів, що засвідчують чи підтверджують викладені в заяві факти.

Заява найчастіше пишеться від руки на чистому аркуші паперу формату А4. Але організація може мати заздалегідь розроблену і тиражовану трафаретну фор-му, яку заповнює особа, що оформляється на роботу.

Різновидами заяви є: заява-зобов’язання (прохання про надання позики), за-

ява про відкриття рахунка, про прийняття на роботу, позовна заява, про притяг-нення до відповідальності тощо.

Р е к в і з и т и:

1. Адресат (назва установи або посада та ініціали керівника, на ім’я яких

подається заява).

2. Адресант (назва установи або посада, ініціали (іноді адреса і паспортні дані)

особи, яка звертається із заявою).

3. Назва виду документа.

4. Текст.

5. Підстава (додаток): перелік документів, доданих до заяви на підтвердження її правомірності.

6. Дата (проставляють дату складання документа переважно цифровим спо­собом).

7. Підпис.

Адресат, відомості про заявника зазначаються на початку робочої площі у правому верхньому куті аркуша (від середини); кожна частина заяви пишеться з окремого рядка.

У заяві не прийнято вживати прийменника від.

Зазначаючи адресу, не слід використовувати підрядний зворот: що мешкає.., яка проживає за адре­сою (порівняйте з російським проживающий по адре­су). На-томість потрібно застосовувати безсполучни­ковий зв’язок, що не порушує форму викладу від пер­шої особи:

Раднику голови правління і питань

корпоративних фінансів АКБ «Надра»

Волоскевичу О. Л.

економіста сектору супроводження

зарплатних та корпоративних проектів

Кондтратюка В. М.,

мешкаю за адресою:

вул. Велика Васильківська, 23, кв. 65

Відстань між реквізитами повинна бути приблизно 1,5-2 см, відстань між елементами реквізитів близько 6-7 мм. Дотримання розмірів берегів під час офор-м­лювання такого документа є обов’язковою вимогою.

Етичними нормами ділового спілкування передба­чено написання імені по батькові повністю, а не з до­помогою ініціалу(-ів), як це допускається в локальних документах.

Текстова частина (робоча) заяв найчастіше містить такі логіко-структурні компоненти: прохання і обґрун­тування прохання.

Комплексні одиниці тексту заяв поділяються на предикативні (ключові, ви-значальні) та релятивні (дру­горядні, підпорядковані предикативним). Функцію предиката виконує дієслово «прошу» (просимо), що поєднується з неозначеною формою дієслова (що зроби­ти?). Залежно від виду заяви вживаються такі дієслова неозначеної форми: надати, звільнити, прийняти, зара­хувати, перевести, нарахувати, перерахувати, оплати­ти, виплатити, сплатити тощо.Тексти заяв почина­ють писа-ти з абзацу, дотримуючись розміру абзацного відступу (12,5 мм).

У текстах заяв обов’язково має бути пояснювальна частина. Як уже зазнача-лося вище, пояснюють, на що спрямована дія, вживаючи дієслова неозначеної фор­ми. Після них зазначають суть прохання (заяви):

Ø Прошу надати відпустку з І червня 2010 року;

Ø Прошу звільнити з посади майстра цеху № 5;

Ø Прошу перевести на посаду начальника РМЦ тощо.

Як правило, прохання у заявах мотивують (обґрун­товують) за допомогою при-йменникових конструкцій «у зв’язку з», «з огляду на», «через», «за» та дієприслівни­ками «зважаючи на», «визначаючи» тощо:

Ø за власним бажанням;

Ø у зв’язку зі зміною місця проживання;

Ø через хворобу;

Ø з огляду на потребу пройти курс санаторно-ку­рортного лікування тощо.

Іноді текст починають саме з обґрунтування прохан­ня для логічного наголошен-ня мотивів подання заяв.

Увага! Не рекомендовано в заявах вживати надмір­ну кількість особових займен-ників типу: Ви, мене, Вас. Обов’язковою вимогою побудови тексту заяви є дотриман-ня логічної послідовності викладу.

Заява про прийняття на роботу. Згідно із законодав­ством про працю, при-ступаючи до роботи, громадяни подають письмову заяву, де викладають прохання про прийняття на певну посаду до певного структурного підрозділу (організації).

Для поліпшення організації роботи рекомендується розробити типову форму заяви (бланк). Такий підхід є своєрідним «психологічним кроком», адже автору за­яви не доведеться запитувати прізвище та ініціали керівника, офіційну назву установи тощо. Розробляю­чи бланк заяви про прийняття на роботу, слід врахува­ти, що в текстовій її частині мають міститися такі відомості:

Ø на яку посаду (спеціальність, кваліфікація), до якого структурного підрозділу (місця роботи) або на виконання якої роботи приймається працівник;

Ø який строк (у разі потреби);

Ø додаткові умови прийняття (у разі потреби).

Після розгляду цей вид заяви разом з іншими не­обхідними документами є під-ставою для видання наказу (розпорядження) про прийняття працівника на роботу.

Заява про переведення на іншу посаду (роботу) за скла­дом реквізитів та офор-мленням подібна до заяви про прийняття на роботу.

У текстовій частині заяви висловлюється прохання перевести «на посаду». Як і в заяві про прийняття на ро­боту, автор у заяві про переведення зазначає посаду, яку він обійматиме, назву структурного підрозділу, дату, у разі потреби, форму працевлашту-вання і додаткові умови працевлаштування, мотивацію. Мотивацією у цьому разі може бути здобуття необхідної освіти, підвищення кваліфікації, подання керівника тощо.

У відомостях про себе автор заяви зазначає посаду, яку він обіймає (роботу, яку виконує), своє прізвище та ініціали (домашню адресу й телефон у такій заяві зазна­чати не потрібно).

У заяві про звільнення слово «прошу» супрово­джується словом «звільнити». Додатковими елементами прохання є вказівка «з посади» і термін, упродовж якого має чинитися дія.

Заява про звільнення констатує бажання працівни­ка розірвати трудові право-відносини. Звільнення має настати у визначений законодавством термін або за зго-дою сторін. Смисловий акцент переміщається на мо­тивацію (має відповідати законо-давству): за власним бажанням, за угодою сторін, у зв’язку із виходом на пенсію, переїздом на нове місце проживання, всту­пом до вищого навчального закладу, пе-реведенням чо­ловіка або дружини на роботу в іншу місцевість, прий­няттям на іншу роботу на конкурсній основі та ін.

Іноді для логічного наголошення мотивів текст заяви може розпочинатися із зазначення причин звільнення.

У тексті заяви про надання відпустки обов’язково зазначають: вид відпустки, а також дату початку та закінчення відпустки, її тривалість (з... по... терміном на...), мотивацію (у разі потреби).

Увага! Помилковим є формулювання відпустки без збереження заробітної пла-ти як відпустки «за власний ра­хунок» (такого визначення в українському законодав-стві про відпустки нема).

Заява про надання відпустки без збереження заробітної плати має бути вмо-тивованою. Рішення щодо такої заяви приймає керівник і пише резолюцію.

Підставою для заяв про надання працівникові основ­ної відпустки насамперед виступає графік відпусток, із урахуванням якого керівництво реалізує права грома­дян на відпустки. Мотивування прохання є надзвичай­но важливою змістовою скла-довою заяв про надання додаткових відпусток, а тому заявникові слід подба­ти про правильність формулювання та вмотивування.

Така заява підтверджується оригіналами чи копіями до­кументів, які є підста-вою для її надання. Наприклад, за­ява про надання відпустки на навчання містить поси­лання на довідку-виклик з місця навчання. Останню додають до заяви. Належ-

ним чином слід умотивовувати прохання у за­явах про надання матеріальної допомоги, санаторно-ку­рортної путівки, додаткової відпустки у зв’язку з на­явністю двох дітей, що не досягли 14-річного віку, тощо

Одночасно із заявою особа пред’являє паспорт, як документ, що засвідчує особу громадянина, військовий квиток (для військовозобов’язаних) і трудову книжку (якщо особа зараховується на роботу вперше — довідку з останнього міс-ця заняття). Трудова книжка пред’являється як основний документ, який характе-ризує трудову діяльність особи. Особи віком до 18 років зобов’язані при оформ-ленні на роботу пред’явити свідоцтво про народження.

Автобіографія – це документ, в якому особа повідомляє основні факти своєї біографії.

Незважаючи на довільний виклад тексту, обов’язково зазначаються від імені

першої особи всі відомості про себе і таким чином, щоб можна було скласти уявлення про життєвий шлях, кваліфікацію та громадську діяльність автора.

Є такі види автобіографій:

а) автобіографія-розповідь (котру складають в описовій формі);

б) автобіографія-документ (в якій точно викладають факти);