Тема 7. Современное деловое письмо

План

1. Деловые письма в условиях унификации.

2. Структура и правила оформления делового письма.

3. Виды писем.

4. Документы, передаваемые по каналам электронной связи.

[12–27]

Методические указания к изучению темы

Семинар посвящен изучению реквизитов делового письма и правилам оформления. При изучении темы студентам необходимо научиться составлять разные письма, в зависимости от управленческой ситуации. Очень важно, чтобы текст делового письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов. В практической части занятия студенту предлагается составление различных видов писем.

Официальное письмо – один из важнейших каналов связи предприятия с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д. Макет оформления письма приведен в прил. 24. Все исходящие (прил.25) и входящие письма (прил. 26) на предприятии регистрируются.

Различают письма циркулярные, информационные (прил.27), гарантийные, сопроводительные, письма-просьбы, письма-подтверждения, договорные письма, письма-напоминания (прил.28), письма-уведомления (прил.29), письма-извещения, письма-приглаше­ния, коммерческие письма и ряд других.

Контрольные вопросы

1. Какие реквизиты входят в формуляр-образец служебного письма?

2. Как располагаются реквизиты на бланках служебных писем? Назовите реквизиты на бланке.

3. Какой вид служебного письма имеет реквизит «Отметка о наличии приложения» и как он оформляется?

4. Как оформляются реквизиты «адресат» и «адрес»?

5. Кто может быть автором письма?

6. Кто подписывает письмо? В каких случаях на письме ставятся две подписи?

7. Все ли служебные письма перед текстом имеют заголовок?

8. Для каких целей и в служебных письмах оформляется реквизит «отметка об исполнителе»? Каким образом он оформляется?

9. Как оформляются совместные письма организаций?

10. Какова структура письма-запроса, письма-просьбы, письма-ответа, сопроводительного письма?

Задания

Задание 1.

Составьте письмо-приглашение выставочного центра «Экспо-Бизнес» в ЗАО «Квант» с предложением представить свою продукцию на выставке с 00.00.0000 по 00.00.0000.

Задание 2.

Составьте гарантийное письмо ОАО «Кедр» в ОАО «Сатурн» об оказании помощи в установке и наладке машин вычисли­тельного центра.

Задание 3.

Составьте сопроводительное письмо о направлении подпи­санного договора ОАО «Алекс» в ОАО «Горизонт» № 00 от 00.00.0000.

Задание 4.

Составьте письмо-ответ ОАО «Вымпел» для ОАО «Партнер» о раз­работке проекта на строительство жилого дома.

Задание 5.

Составьте сопроводительное письмо на имя генерального дирек­тора ЗАО «Интерком». В письме содержится просьба рас­смотреть претензию на полученные (в соответствии с контрак­том №___ от 00.00.0000, транс №__, по железнодорожной накладной №___) товары (наименование товара, кол-во), в которых согласно акта экспертизы обнаружены дефекты про­изводственного характера.

Задание 6.

Составьте письмо-извещение Новосибирского ЗАО «Экосан» Кеме­ровскому ЗАО «Партнер» о причинах задержки поставок машин и оборудо­вания.

Задание 7.

Составьте информационное письмо о продаже предприятиям персональных компьютеров по договорной стоимости и о возможности принимать заказы на составление программ.

Задание 8.

Составить гарантийное письмо о сроках выполнения ремонтных работ. Недостающие данные укажите самостоятельно.

Задание 9.

Составьте договорное письмо о подписании договора ООО «Дельта» с ООО «Алекс» на поставку строительных материалов.

Задание 10.

Составьте письмо-ответ ЗАО «Мир» на просьбу строительно-монтажной фирмы ООО «Альтаир» разработать проектно-сметную документацию на строительство жилого дома в с. Саргатское.

Задание 11.

Составьте письмо в администрацию Омской области о выделении лимита на приобретение железобетонных конструкций предприятием ОАО «Метрострой-Омск» для дальнейшего строительства станции метро «Библиотека им. Пушкина».

Задание 12.

Составьте письмо-напоминание об истечении сроков аренды помещения. Недостающие данные укажите самостоятельно.

Задание 13.

Составьте письмо-просьбу Омской инкубаторно-птицеводческой станции в областную администрацию о выделении средств из областного бюджета в сумме 250 тыс. р. до начала реализации молодняка птицы населению.

Задание 14.

Составьте письмо-отказ производственного управления пассажирс­ких перевозок г. Омска ООО «Вектор» по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов. Укажите при­чину отказа.

Задание 15.