Деловые письма в коммерческой работе

Помимо устных переговоров коммерсанты партнеры широко используют деловую переписку, в частности коммерческие письма. Такие письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридического лица и имеют правовую силу, т. е. могут быть обжалованы в суде.

По своему функциональному назначению выделяют три вида коммерческой переписки:

1) запрос — ответ на запрос;

2) предложение (оферта) — ответ на предложение (акцент);

3) рекламация (претензия) — ответ на рекламацию (претензию).

Запрос — коммерческий документ, представляющий собой обращение покупателя к продавцу, импортера к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товарах и направить предложения на поставку товара. В запросе указывается наименование товара и условия, на которых партнеру желательно получить товар, например, количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки, условия платежа. Запрос такого типа входит в группу контрактных документов и используется при подготовке к заключению сделки.

Пример 1

Дата, адрес получателя, должность, Ф. И. О. получателя.

Основываясь на переговорах с вашим представителем в апреле с. г., просим выслать нам коммерческие предложения на люстры из прессованного хрусталя и другие бытовые светильники (бра, торшеры, подвески, настенные лампы) с указанием максимального количества поставки по всем предлагаемым типам.

Ответ на запрос должен быть дан, как правило, в 10-дневный срок, в котором продавец сообщает необходимую информацию, в частности:

● принятие вопроса к рассмотрению;

● выяснение возможности поставки интересующего покупателя товара;

● отказ поставить интересующий покупателя товар;

● изменение условий поставки (изменение количества товара, модели, марки, сроков поставки и т. п.);

● обещание направить предложения на поставку интересующего покупателя товара.

Пример ответа на запрос.

Дата, адрес получателя, должность, Ф. И. О. получателя.

Благодарим за запрос на поставку столовых фарфоровых сервизов. В настоящее время мы рассматриваем вопрос о возможности предоставления вам предложения на интересующий вас товар. Наше решение сообщим в ближайшее время.

С уважением _________ (подпись)

В случае, если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направляет ему предложение (оферту), т. е. заявление о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

Предложение (оферта) — формальное предложение заключить коммерческую сделку, содержащее все существенные условия соглашения: ассортимент, количество, цены, сроки, ответственность сторон и т. п.

Предложение может быть направлено покупателю как в ответ на его запрос, так и по инициативе продавца.

При этом, как правило, указывается наименование предлагаемого товара, количество, качество, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия в зависимости от характера товара.

Пример 2

Дата, адрес получателя, должность, Ф. И. О. получателя.

Мы можем предложить вам цветные телевизоры фирмы “Сони” с экраном по диагонали 51 см (указываются количество, качество, упаковка, условия поставки, цена, срок поставки, условия платежа).

С уважением ________ (подпись)

При ответе на предложение, в случае если покупатель согласен со всеми его условиями, он подтверждает принятие предложения продавцу, и тогда сделка считается заключенной. Принятием предложения является выдача конкретного заказа или заключение договора (контракта).

Если покупатель не согласен с условиями предложения или если он не заинтересован в закупке предлагаемого товара, он в письменной форме отклоняет его (сейчас по факсу идут коммерческие предложения, но многие коммерческие работники не считают нужным отвечать, тем самым они теряют своих потенциальных партнеров на будущее).

Если покупатель не согласен с каким-либо условием предложения (например, с количеством товара, ценой, сроками поставки и т. п.), он сообщает об этом продавцу и между ними устанавливается переписка или проходят переговоры до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность обо всех основных элементах сделки.

Рекламация (претензия) — коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту (договору) обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации (претензии) могут быть предъявлены в отношении качества, количества товара, сроков поставки, упаковки, маркировки, платежей и других условий договора (контракта).

Рекламация должна содержать следующие данные:

● основание для предъявления претензий;

● доказательства — ссылки на нормативные акты и документы (ТУ, акт экспертизы, акт приемки, коммерческий акт);

● конкретные требования стороны, предъявляющей претензию, например, о замене некачественного товара качественным или об уценке товара; о расторжении контракта и возмещении убытков в связи с невыполнением контракта.

Рекламация предъявляется в письменном виде (заказным письмом) с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон, и в определенный срок. Если рекламация не может быть урегулирована соглашением сторон, то дело передается в арбитраж, решение которого является окончательными и обязательным для обеих сторон.

Пример 3

Дата, адрес получателя, должность, Ф. И. О. получателя. О возмещении убытков

26 марта 1999 г. ваша фирма отгрузила лобовые стекла для автомобилей “Вольво” по железнодорожной накладной № 248 в количестве 100 штук по счету № 86-516, который был нами оплачен в полной сумме.

При проверке вагона на погранстанции было обнаружено 56 дефектных стекол, которые были вам возвращены, о чем свидетельствует коммерческий акт № 226695/289.

В связи с изложенным просим вас возместить понесенные нашей фирмой “Илона” убытки в размере 5600 долл. США

Сумму следует перечислить на наш валютный счет № 128345 в КБ “Альфа-банк” код 45 МФО 14.

Приложение: коммерческий акт № 226695/289.

Пример 4

Дата, адрес получателя, должность, Ф. И. О. получателя. О выплате штрафа за просрочку поставки товаров

По контракту № 48 от 10 марта 1999 г. вы обязаны были поставить фирме (АО) “АМО” морозильные камеры по цене 400 долл. США в количестве 50 штук.

Однако в нарушение условий указанного контракта товар был поставлен с опозданием на 10 дней.

На основании § 4 контракта фирма начисляет вам штраф в размере 5% стоимости не поставленного в срок товара на сумму 20 000 долл. США согласно следующему расчету: 5% от 20 000 долл. США = 1000 долл. США.

Просим указанную сумму штрафа перевести в трехдневный срок на наш расчетный счет № 348591 в “Альфа-банк”. В случае неоплаты указанной суммы в установленный срок дело будет передано в арбитраж.

При ответе на рекламацию возможны следующие варианты:

1. Если решение не принято, сообщается информация о принятии претензии к рассмотрению.

2. В случае принятия претензии полностью или частично указывается срок и способ ее удовлетворения, если она не подлежит денежной оплате. При денежной оплате указывается признанная сумма, номер и дата платежного поручения.

3. Если претензия отклоняется полностью или частично, указываются мотивы отказа с соответствующей ссылкой на нормативные акты и другие документы, которые его обосновывают.

Ответ на рекламацию направляется в письменном виде: заказным письмом или по факсу — при удовлетворении претензии; заказным письмом с приложением всех документов — при отказе в удовлетворении претензии.

Примеры ответов на рекламации.

1. Подтверждаем получение вашей претензии № 48 от 15 мая 1999 г. О результатах рассмотрения нами указанной претензии сообщим дополнительно.

2. В удовлетворение вашей претензии № 48 от 15 мая 1999 г. переводим на ваш валютный счет 1000 долл. США.

Формы написания деловых писем практически одинаковы для всех стран. Существует определенный этикет составления деловой корреспонденции и за рубежом, и ему придается большее значение, чем у нас. Например, за рубежом принято на полученное письмо давать ответ в течение недели, поздравительное письмо по случаю какого-либо приятного события высылать в течение недели со дня получения сообщения об этом событии и т. д.

Деловое письмо пишется на бланке фирмы отправителя, на котором изображают эмблему фирмы (или название фирмы), помещают ее полное название, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, телекса и банковские реквизиты.

Деловое письмо, как правило, состоит из 6 частей:

● дата, №;

● адрес получателя, должность, Ф. И. О. получателя;

● вступительное обращение (“уважаемый или дорогой Алексей Иванович”);

● основной текст;

● заключительная формула вежливости (“желаю успехов”);

● подпись (наименование должности, Ф. И. О.);

● иногда еще следует постскриптум или приложения к письму.