Подготовка отчета по аудиту

Содержание акта (отчета) о результатах проверки и оценке системы менеджмента обычно согласуется на заключительном совещании (итоговой встрече). При положительных результатах проверки этот отчет часто бывает готов к моменту проведения заключительного совещания. Отчет по аудиту должен предоставлять полные, точные, четкие и достаточные записи по аудиту и должен включать или содержать ссылки на следующее[42]:

· цели аудита;

· область аудита, в частности, идентификацию проверенных организационных и функциональных единиц

· или процессов и охваченный период времени;

· идентификацию заказчика аудита;

· идентификацию руководителя и членов аудиторской группы;

· даты и места, где проводился аудит на местах;

· критерии аудита;

· выводы аудита;

· заключения по результатам аудита.

Отчет по аудиту должен также включать или содержать ссылки на следующее, при необходимости:

· план аудита;

· перечень представителей проверяемой организации;

· краткое изложение процесса аудита, включая элемент неопределенности и/или проблемы, которые могут отразиться на надежности заключения по результатам аудита;

· подтверждение, что цели аудита достигнуты в объеме аудита в соответствии с планом аудита;

· любые неохваченные области, входящие в объем аудита;

· любые неразрешенные разногласия между аудиторской группой и проверяемой организацией;

· рекомендации по улучшению, если это предусмотрено целями аудита;

· при необходимости, согласованные планы последующих аудитов;

· заявление о конфиденциальном характере содержимого отчета;

· лист рассылки отчета по аудиту.

Возможная форма отчета об аудиторской проверке представлена в приложении 4[43].

Отчет по аудиту должен быть выпущен в согласованные сроки. Если это невозможно, то причины задержки должны быть доведены до сведения заказчика аудита, и должна быть согласована новая дата выпуска. Отчет по аудиту должен быть датирован, проанализирован и утвержден в соответствии с процедурами по программе аудита. Далее утвержденный отчет по аудиту подлежит рассылке получателям, определенным заказчиком аудита. Отчет по аудиту является собственностью заказчика аудита. Члены аудиторской группы и все получатели отчета должны учитывать и обеспечивать конфиденциальность содержания отчета.

Завершение аудита

Аудит считается завершенным, если все процедуры, предусмотренные планом аудита, выполнены, и утвержденный отчет (акт) по аудиту разослан[44]. Относящиеся к аудиту документы должны быть сохранены или уничтожены по соглашению между участвующими сторонами и в соответствии с процедурами по программе аудита и применимыми законодательными, регламентирующими и контрактными требованиями.

Если это не требуется законодательством, аудиторская группа и лица, ответственные за руководство программой аудита не должны разглашать содержание документов, любую другую информацию, полученную в ходе аудита, или содержание отчета по аудиту любой другой стороне без определенного одобрения заказчика аудита и, если применимо, без одобрения проверяемой организации. Если требуется раскрыть содержание документа по аудиту, то заказчик и проверяемая организация должны быть уведомлены об этом как можно скорее.

Устранение отмеченных в отчете по аудиту несоответствий или замечаний может быть предпринято в форме коррекции или корректирующих, предупреждающих действий[45].Такие действия обычно разрабатываются и проводятся проверяемой организацией в течение согласованного срока и не рассматриваются как часть аудита.

Коррекция - действие, предпринятое для устранения обнаруженного несоответствия[46]. При коррекции устраняется само несоответствие, а не его причина. Ввиду этого коррекция в большинстве случаев является более простой и быстрой, чем корректирующее (предупреждающее) действие. Чаще всего коррекция сводится к различного рода разовым исправлениям, не требующим выявления причины несоответствия. Примерами коррекции могут быть: внесение поправок в оформление документации, замена прибора с истекшим сроком поверки, изоляция несоответствующей продукции, идентификация зарегистрированных данных о качестве, ознакомление с документированной процедурой незнакомого с ней сотрудника, заполнение пропущенных граф в регистрационном журнале, актуализация положения о подразделении, исправление разовых ошибок, и другие[47].

В подавляющем числе случаев обнаруженные несоответствия (преимущественно незначительные) устраняются посредством коррекции. В ряде случаев коррекция может осуществляться в сочетании с корректирующим действием.

Корректирующее действие - действие, предпринятое для устранения причиныобнаруженного несоответствияили другой нежелательной ситуации[48]. Корректирующее действие предпринимается для предотвращения повторного возникновения ранее обнаруженного несоответствия. Иногда необходимость корректирующего действия наступает после неудачной коррекции. Вотличие от коррекции, корректирующее действие направлено не на одномоментное устранение несоответствия, а на устранение причины этого несоответствия. Как правило, в этом случае речь идет не о простом или случайном, а достаточно серьезном несоответствии, характеризуемом значительным расхождением между планируемым (желаемым, предполагаемым) и фактическим состоянием рассматриваемой деятельности и требующим для его устранения специального исследования. Ответственность за разработку и реализацию корректирующего действия несет руководитель процесса (проверяемого подразделения). Для реализации корректирующего действия может разрабатываться соответствующий план, который согласовывается с ведущим аудитором иутверждается руководителем процесса (подразделения). Возможная форма плана мероприятий по реализации корректирующего действия представлена в табл. 3.2[49].

Если реализация корректирующего действия невозможна в установленный срок, руководитель проверяемого процесса (подразделения) должен в письменной форме известить об этом ведущего аудитора. Данное извещение следует рассматривать как часть официальной аудиторской документации. После плановой реализации корректирующего действия ведущим аудитором или уполномоченным им аудитором проводится инспекционный контроль. Отметки о результатах реализации корректирующего действия делаются в журнале регистрации корректирующих действий и в журнале регистрации аудиторских проверок.

Таблица 3.2

Возможная форма плана мероприятий по реализации корректирующего действия

№ п/п	Код проверки и № протокола о несоответствии	Характер несоответствия	Причина несоответствия	Мероприятия по реализации корректирующего действия	Сроки выполнения
Начало	Окончание

Продолжение таблицы 3.2

Ответственный за реализацию корректирующего действия	Отметка ответственного за реализацию корректирующего действия	Отметка ведущего аудитора о выполнении	Затраты на разработку и реализацию корректирующего действия, тыс. руб.
План	Факт.

Предупреждающее действие - действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия или другой потенциально нежелательной ситуации[50]. В отличие от корректирующего действия, предпринимаемого для предотвращения повторного возникновения несоответствия (нежелательной ситуации), предупреждающее действие предпринимается для того, чтобы несоответствие (нежелательная ситуация) не стало реальностью.

ТРЕБОВАНИЯ К АУДИТОРАМ