Шаг 7. Утверждение результатов инвентаризации

Инвентаризационная комиссия представляет руководителю организации протокол заседания инвентаризационной комиссии и ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

См. дополнительно:

- каковы особенности применения формы N ИНВ-26.

К указанным документам могут прилагаться сличительные ведомости и инвентаризационные описи (акты). После рассмотрения документов руководитель организации принимает окончательное решение, которое оформляется приказом об утверждении результатов инвентаризации (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации). Обязательной частью приказа является предписание о порядке устранения расхождений, выявленных инвентаризацией. После этого документация по результатам инвентаризации передается инвентаризационной комиссией в бухгалтерскую службу.

См. образец приказа об утверждении результатов инвентаризации.

Шаг 8. Отражение в учете результатов инвентаризации

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

В случае годовой инвентаризации указанные результаты должны быть отражены в годовой бухгалтерской отчетности (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации).

При выявлении в результате инвентаризации имущества, которое не подлежит дальнейшему использованию в связи с моральным устареванием и (или) порчей, такое имущество подлежит списанию с учета. Также с балансового учета списывается задолженность с истекшим сроком исковой давности.

См. дополнительно:

- как учитываются недостачи, выявленные при инвентаризации;

- как учитываются излишки, выявленные при инвентаризации;

- как учитывается пересортица, выявленная при инвентаризации;

- в каком порядке отражается списание имущества по результатам инвентаризации;

- в каком порядке отражается списание задолженности с истекшим сроком давности.

Инвентаризационная комиссия

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, а в случае большого объема работ создаются рабочие инвентаризационные комиссии (п. 2.2 Методических указаний по инвентаризации).

Персональный состав как постоянно действующей, так и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

В состав инвентаризационной комиссии могут быть включены любые работники организации. Членами комиссии, как правило, являются:

- представители администрации организации;

- работники бухгалтерской службы;

- другие специалисты (работники технических, финансовых, юридических и других служб).

Кроме того, в инвентаризационную комиссию могут быть включены работники службы внутреннего аудита организации, а также представители независимых аудиторских организаций (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

Например, при инвентаризации горюче-смазочных материалов в состав инвентаризационной комиссии могут входить работники службы горюче-смазочных материалов, председателем комиссии может быть назначен заместитель руководителя предприятия или инженер (главный инженер).

Если при проведении инвентаризации отсутствует хотя бы один член комиссии, то результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

Материально ответственные лица не могут входить в состав инвентаризационной комиссии, однако их присутствие при проверке фактического наличия имущества является обязательным. Это следует из совокупности норм, установленных в п. п. 2.3, 2.8 Методических указаний по инвентаризации.

Количество членов инвентаризационной комиссии не регламентируется действующими нормативно правовыми актами и определяется организацией самостоятельно исходя из специфики осуществляемой деятельности и вида инвентаризации. Как следует из формы N ИНВ-22, обычная численность комиссии вместе с председателем - четыре члена.

Инвентаризационная комиссия при проведении инвентаризации:

- заносит в соответствующие инвентаризационные описи (акты) точное наименование инвентаризируемого объекта с указанием его номенклатуры (отличительных признаков), принятой в учете (в случае, если опись не содержит такой информации) (п. 2.9 Методических указаний по инвентаризации);

- указывает количество ценностей в единицах измерения, принятых в учете (основных средств, материально-производственных запасов, денежных средств в кассе, документарных ценных бумаг и т.д.), определяемое путем натурального подсчета, взвешивания, обмера (п. п. 2.7, 2.9 Методических указаний по инвентаризации);

- осуществляет осмотр основных средств на предмет их дальнейшего использования. При выявлении не пригодных к эксплуатации и не подлежащих восстановлению объектов основных средств соответствующая информация заносится в отдельную инвентаризационную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.) (п. 3.6 Методических указаний по инвентаризации);

- осуществляет осмотр товарно-материальных ценностей на предмет их дальнейшего использования. При выявлении неиспользуемых или морально устаревших ценностей, а также ценностей, которые полностью или частично потеряли свое первоначальное качество или дальнейшее использование которых представляется сомнительным, соответствующая информация заносится в отдельную инвентаризационную опись (акт) или акт на списание (п. п. 3.25, 3.26 Методических указаний по инвентаризации);

- подтверждает существование активов, не имеющих материально-вещественной формы (денежные средства на счетах в банках, нематериальные активы, финансовые вложения и т.д.), путем документальной проверки (п. п. 3.8, 3.14, 3.43 Методических указаний по инвентаризации);

- подтверждает балансовую оценку активов, проверяя корректность начисления оценочных резервов;

- определяет правильность и обоснованность числящихся сумм дебиторской и кредиторской задолженности путем проверки документов, подтверждающих существование требования или обязательства (п. п. 3.44, 3.48 Методических указаний по инвентаризации). Кроме того, инвентаризационной комиссии может быть поручено проведение сверки с контрагентами, указанными в справке об имеющейся кредиторской и дебиторской задолженности;

- получает расписку материально ответственных лиц в соответствующих инвентаризационных описях (актах) до начала и после окончания инвентаризации (абз. 3 п. 2.4, п. 2.10 Методических указаний по инвентаризации).

При наличии в организации постоянно действующей и рабочих инвентаризационных комиссий их задачи разделяются (п. 2.2 Методических указаний по инвентаризации).

Постоянно действующая инвентаризационная комиссия обобщает работу рабочих инвентаризационных комиссий и представляет руководству результаты проведенных инвентаризаций (о пересортице, о запасах, которые частично потеряли свое первоначальное качество, о неиспользуемых материальных ценностях и т.д.). Постоянно действующая инвентаризационная комиссия может выполнять следующие функции:

- организация проведения инвентаризаций рабочими инвентаризационными комиссиями;

- инструктаж членов рабочих инвентаризационных комиссий;

- осуществление контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций рабочими инвентаризационными комиссиями;

- проверка обоснованности выводов по результатам инвентаризаций рабочих инвентаризационных комиссий, в том числе в отношении предложенных зачетов по пересортице;

- проведение в необходимых случаях (при установлении серьезных нарушений правил проведения инвентаризаций и др.) повторных сплошных инвентаризаций;

- рассмотрение объяснений от должностных лиц, допустивших недостачу или порчу материальных ценностей, а также иные нарушения, и предоставление предложений о порядке регулирования выявленных недостач, потерь от порчи и прочих отклонений;

- проведение профилактической работы по обеспечению сохранности имущества;

- осуществление инвентаризации активов и обязательств организации, в том числе проведение выборочных инвентаризаций материальных ценностей в местах их хранения (переработки);

- обобщение и представление на утверждение руководителю итогов инвентаризации.

См. образец акта о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей. Унифицированная форма N ИНВ-24.

См. образец журнала учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации. Унифицированная форма N ИНВ-25.

Рабочая инвентаризационная комиссия обеспечивает натуральный подсчет (фактическое наличие) имущества (обязательств), проверку их состояния и оформляет инвентаризационные описи по каждому виду инвентаризируемого имущества (обязательства). В компетенцию рабочих инвентаризационных комиссий может входить:

- проведение инвентаризации активов и обязательств, в том числе в обособленных подразделениях организации;

- анализ результатов инвентаризации и разработка предложений, в том числе по зачету недостач и излишков по пересортице, списанию недостач в пределах норм естественной убыли (совместно с бухгалтерией);

- подготовка предложений по улучшению порядка приемки, хранения и отпуска материальных ценностей, учета и контроля их сохранности.

Инвентаризационная комиссия несет ответственность за соблюдение сроков и порядка проведения инвентаризации, своевременность и правильность оформления документов по инвентаризации (в том числе за полноту и точность указания в инвентаризационной описи (акте) отличительных признаков и фактических остатков проверяемых материальных ценностей) (п. 2.6 Методических указаний по инвентаризации).