Оприходование поступивших ценностей в АНО ДПО «ИБД АРБ»

Учет поступивших ценностей в АНО ДПО «ИБД АРБ» осуществляется по фактической себестоимости ценностей. Организация сама закрепила способ учета поступивших ценностей в ее учетной политике. Для небольших организаций, которые нерегулярно приобретают материалы целесообразно вести учет по фактической себестоимости приобретения.

При сдаче ценностей на склад экспедитором, материально ответственному лиц, основываясь на документах поставщика, необходимо проверить соответствие количества, качества и ассортимента поступивших ценностей. Документы поставщика отражают количество отправленного груза (накладные, спецификации и др.) и качество (удостоверения, сертификаты и др.). После проверки соответствия полученных ценностей документам поставщика, материально ответственное лицо выписывает приходный ордер ( формы №М-3 и №М-4). В случаях, когда ценности поступают без платежных документов или в случаях расхождения данных с документами поставщика, оформляется Акт о приемке материалов (форма №М-7).

Рассмотрим порядок оприходования поступивших ценностей на примере АНО ДПО «ИБД АРБ».

Экспедитор АНО ДПО «ИБД АРБ» Лазуренко О.В. получил по накладной №16 со склада компании ООО «Бумага-сервис» пачку бумаги для офисной техники «Снегурочка» (500 листов, формат A4) стоимостью 243 рубля, в том числе НДС на сумму 37 рублей, и 200 компакт-дисков DVD-R «Verbatim DataLifePlus» на сумму 2400 рублей, в том числе НДС на сумму 366 рублей.

После проверки соответствия ассортимента, количества и качества приобретенных ценностей накладной поставщика, материальные ценности были оприходованы в АНО ДПО «ИБД АРБ» 25 октября 2016 года. Деньги за приобретённые материальные ценности были перечислены платежным поручением №22.

На основании накладной №16 от ООО «Бумага-сервис» материально ответственным лицом был составлен приходный ордер №43, который прикреплен в приложении 1.

Рассмотрим порядок заполнения приходного ордера (форма №М-4).

При составлении приходного ордера (форма №М-4) в адресной части указывают: порядковый номер ордера, наименование организации, код организации по ОКПО, наименование структурного подразделения, дату составления приходного ордера, код хозяйственной операции (если применяется система кодирования), наименование и код поставщика (если применяется система кодирования), наименование страховой компании (если материальные ценности были застрахованы), номер сопроводительного документа, на основании которого была оформлена операция оприходования материальных ценностей, номер платежного документа.
Далее в приходном ордере заполняется таблица, содержащая данные о поступивших материальных ценностях. Таблица продолжается на оборотной стороне приходного ордера.
После заполнения таблицы приходного ордера необходимо перечеркнуть свободные поля таблица, чтобы исключить возможность последующих приписок.

В строке «Итого» на оборотной стороне приходного ордера в советующих графах указывают итоговые данные о количестве принятых материальных ценностей, об их общей стоимости без НДС, о суммарной величине НДС и об общей стоимости материальных ценностей, включая НДС.

Приходный ордер подписывают материально ответственное лицо, принявшее материалы и работник, сдавший их. При подписании необходимо указать свои должности и расшифровать свои подписи.
В конце месяца материально ответственное лицо передает в бухгалтерию приходный ордер и первичные учетные документы, на основании которых был составлен ордер.
Бухгалтер проверяет предоставленные отчеты, приходные ордера и приложенные к ним документы.

Рассмотрим порядок оприходования поступивших ценностей в случае расхождения данных с документами поставщика в АНО ДПО «ИБД АРБ».

АНО ДПО «ИБД АРБ» 14 марта 2016 года заключило договор с ООО «Бумага-сервис» на поставку 10 коробок бумаги для офиса «Снегурочка» (в каждой коробке 5 пачек по 500 листов, формат А4). На следующий день бумагу доставили в АНО ДПО «ИБД АРБ», где происходила ее приемка с 14:00 до 14:30. При приемке обнаружилось, что вместо 10 коробок бумаги «Снегурочка доставили» 8 коробок бумаги «Снегурочка».

После проверки договора поставки и установления факта расхождения фактических данных и данных договора поставки, членами комиссии с материально ответственным лицом был составлен акт о приемке материалов №47 (форма №М-7), который прикреплен в приложении 2.

Рассмотрим порядок составления и заполнения акта приемки материалов (форма №М-7).

В случае выявления несоответствия в ассортименте и по качеству принимаемых ценностей договорным условиям на предприятии назначают комиссию по приемке. При составлении акта получатель обязан вызвать представителя изготовителя.

При составлении акта приемки материалов в адресной части указывают: порядковый номер акта, наименование организации, код организации по ОКПО, дату составления акта.

На первой странице акта подробно указывают время и место приемки материальных ценностей, затем заполняют первую таблицу акта, где указывают данные из сопроводительного документа к товару в соответствующем разделе.

Во второй таблице акта о приемке материалов указывается дату и время осуществления определенных контрольных мероприятий при приемке груза, фиксируется состояние упаковки и факт установления расхождений в количественном составе продукции.
На третьей странице акта указываются все данные о недостаче или излишке, браке, бое и др. (с внесением данных о количестве и стоимости).

На четвертой странице пишется заключение приемочной комиссии и вносится перечень всех сопроводительных документов, которые прилагаются к акту.

Акт о приемке материалов составляется в двух экземплярах членами приемной комиссии при участии материально ответственного лица и представителя поставщика. После принятия ценностей и составления акта, он подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем организации получателя. Далее акт и сопроводительные документы к нему передаются в бухгалтерию.

Рассмотрим порядок составления бухгалтерский записей по приобретённым ценностям в АНО ДПО «ИБД АРБ»

АНО ДПО «ИБД АРБ» приобрела канцелярские принадлежности (ручка шариковая "Round Stick Exact", 100 штук) для отдела по работе с клиентами и бухгалтерии, на сумму 5000 рублей включая НДС. Бухгалтерские проводки:

Дебет 60 Кредит 51 на сумму 5000 - оплачен счет поставщика

Дебет 10 Кредит 60 на сумму 4237 - поступили канцелярские принадлежности в организацию

Дебет 19 Кредит 60 на сумму 762 - принят к учету «входящий» НДС

Дебет 26 Кредит 10 на сумму 4237 - канцелярские принадлежности выданы сотрудникам

2.3 Проблемы документального оформления движения материальных запасов и мероприятия по их совершенствованию

Проблемы документального оформления движения материальных запасов могу возникать по ряду разных причин. Проблемы могут возникать по вине организации-поставщика или по вине самой организации. Организация-поставщик может не предоставить первичный документ, на основании которого должен составляться акт о приемке материалов или же первичные документы могут быть оформлены с нарушением.
Рассмотрим проблемные ситуации, связанные с документальным оформлением движения материальных запасов.

Ситуация 1. Имеется акт о приемке материалов, но он не отражен в бухгалтерской отчетности.

В этом случае необходимо: составить бухгалтерскую справку, сделать соответствующую запись на счетах бухгалтерского учета.

Ситуация 2. Имеется акт о приемке материалов и записи в бухгалтерском учете, но нет первичного учетного документа от организации-поставщика, на основании которого составлялся акт, или документ оформлен с нарушением.

Если документ от организации-поставщика был оформлен с нарушением, то необходимо попросить поставщика переоформить документ без нарушений. Если документ был утрачен необходимо попросить поставщика восстановить его.

В случае если организация не сможет этого сделать, подтверждением фактически полученного количества и стоимости будет акт, который содержит все необходимые вам сведения и является достаточным основанием для отражения операции в учете, поскольку подписан обеими сторонами.

Ситуация 3. Имеются записи в бухгалтерском учете, первичные документы от организации-поставщика, на основании которого должен составляться акт о приемке материалов, но самого акта нет или же он составлен с нарушением.

В этой ситуации необходимо потребовать объяснительную записку у виновных лиц. Если акт был утерян при обработке или хранении, то виновным лицом будет бухгалтер, если акт не был составлен или составлен с нарушением, то виновным лицом будет ответственный за приемку материалов. Далее необходимо составить распоряжение на восстановление или дооформление документа.

Если документ оформлен ненадлежащим образом, то поставщик может отказать от удовлетворения ваших претензий. Фактически необходимо оприходовать материальные ценности в соответствии с имеющимися документами, то есть согласно накладной поставщика.

Бухгалтерские проводки:

1. Если формирование фактической себестоимости осуществляется на счете 10 «Материалы»

Дебет 10 Кредит 60 – стоимость поступивших материалов, без учета НДС.

Дебет 19 Кредит 60 – НДС по приобретенным ценностям.

2. В случае формирования фактической себестоимости на счете 10 «Материалы» с использованием дополнительных счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей»

Дебет 10 Кредит 15 – отражена учетная стоимость поступивших в организацию ценностей

Дебет 15 Кредит 60 – отражена фактическая стоимость поступивших материалов, без НДС

Дебет 19 Кредит 60 – НДС по приобретённым ценностям.

Выявленную недостачу или потери от порчи материальных ценностей можно списать либо на виновных лиц (если их виновность будет доказана судом или они признаются добровольно), либо на внереализационные расходы (если виновные лица не установлены, или во взыскании отказано судом), либо за счет собственных средств организации (если организация не стала искать виновных).

Бухгалтерские проводки:

1. Если формирование фактической себестоимости осуществляется непосредственно на счете 10 «Материалы»

Дебет 94 Кредит 10 – выявлена недостача или порча материальных ценностей.

2. В случае формирования фактической себестоимости на счете 10 «Материалы» с использованием дополнительных счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

Дебет 10 Кредит 15 – отражена учетная стоимость поступивших в организацию ценностей

Дебет 94 Кредит 15 – выявлена недостача или порча материальных ценностей
Дебет 94 Кредит 19 – уплачен НДС с суммы выявленной недостачи или порчи материальных ценностей.
Дебет 73 Кредит 94 – списание суммы ущерба с виновных лиц (если их вина доказана судом)

Дебет 91 Кредит 94 – списание суммы ущерба на внереализационные расходы (если виновные лица неустановленные или во взыскании отказано судом)

Дебет 99 Кредит 94 – списание суммы ущерба за счет собственных средств (если организация не стала искать виновных).

Если выявлена пересортица и наряду с недостачей образовался излишек, то, поскольку никаких документов об источнике его возникновения организация не имеет, данные ценности должны быть оприходованы как выявленные в ходе инвентаризации неучтенные средства.

Бухгалтерские проводки: 1. Если формирование фактической себестоимости осуществляется непосредственно на счете 10 «Материалы»

Дебет 10 Кредит 91 – стоимость выявленных неоформленных документами материалов (по рыночным ценам).

2. В случае формирования фактической себестоимости на счете 10 «Материалы» с использованием дополнительных счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей»

Дебет 15 Кредит 91 – стоимость выявленных неоформленных документами материалов (по рыночным ценам).

Дебет 10 Кредит 15 – отражена рыночная стоимость неоформленных документами материалов.

При возникновении споров по факту оприходования данных ценностей или их количества и стоимости косвенным доказательством, что данные ценности действительно были получены на склад, могут служить документы о количестве этого вида материальных ценностей израсходованных в производстве, которые должны рассматриваться в совокупности с документами о других поступлениях этих ценностей и актами инвентаризации их остатков до и после поступления ценностей без соответствующих документов

Ситуация 4. Имеется запись в бухгалтерском учете, есть приходный ордер формы №М-4, но нет первичного учетного документа от организации- поставщика, на основании которого был составлен приходный ордер или этот документ был составлен с нарушением.

В этом случае необходимо попросить поставщика дооформить документ, если он был оформлен с нарушением или восстановить утерянный документ.

В случае если организация не сможет этого сделать, подтверждением фактически полученного количества и стоимости может быть приходный ордер, договор с поставщиком, счет поставщика, счет-фактура, документ об оплате, в котором указано количество. Если имеются хотя бы несколько из перечисленных документов, то при возникновении споров с налоговыми органами по поводу правомерности оприходования данных ценностей в указанном количестве по указанной цене на указанную сумму, вы имеете все шансы легко выиграть это дело в суде.

Ситуация 5. Имеются записи в бухгалтерском учете, есть первичный документ от организации поставщика, на основании которого должен быть составлен приходный ордер, но нет самого приходного ордера формы №М-4, либо приходный ордер составлен с нарушением.

В этой ситуации необходимо потребовать объяснительную записку у виновных лиц. Если акт был утерян при обработке или хранении, то виновным лицом будет бухгалтер, если акт не был составлен или составлен с нарушением, то виновным лицом будет ответственный за приемку материалов. Далее необходимо составить распоряжение на восстановление или дооформление документа.

Если не будет правильно оформленного документа, косвенным доказательством, что данные ценности действительно были получены на склад, могу служить документы о количестве данного вида ценностей, израсходованных в производстве, которые должны рассматриваться в совокупности с документами о других поступлениях этих ценностей и актами инвентаризации их остатков до и после поступления ценностей без соответствующих документов.

Заключение

В результате написания выпускной квалификационной работы были изучены особенности учета и документального оформления движения производственных запасов, а также проведено оприходования поступивших ценностей в АНО ДПО «ИБД АРБ». На основании выпускной квалификационной работы можно сделать следующие заключения:

В выпускной квалификационной работе были рассмотрены три вида запасов: производственные запасы, незавершенное производство, готовая продукция. Все они входят в комплекс материально-производственных запасов и имеют собственную натуральную и стоимостную оценку.

Важность правильного и точного оформления движения производственных запасов напрямую связана с экономической эффективностью производственной деятельности предприятия. Процесс производства на предприятии осуществляется непрерывно (за исключением выходных дней и дней постановки оборудования на ремонт). Это означает, что необходимые для производства запасы должны поступать бесперебойно. Для того чтобы в процессе производства не случился перерасход запасов, необходимо четко отслеживать движения запасов и своевременно их пополнять. Кроме того, производственные запасы является составной частью активов предприятия.

На примере АНО ДПО «ИБД АРБ» было проведено оприходование поступивших ценностей.

При написании выпускной квалификационной работы были достигнуты поставленные цели, а именно: изучение порядка и особенностей документального оформления движения производственных запасов, порядок оприходования материальных ценностей в АНО ДПО «ИБД АРБ»

При написании выпускной квалификационной работы были решены поставленные задачи, а именно: исследование сущности, классификации, значение производственных запасов для предприятия, изучение организации и ведения учета запасов в АНО ДПО «ИБД АРБ», оприходование поступивших ценностей в АНО ДПО «ИБД АРБ».

От правильности данных учета производственных запасов зависят сумма налога на добавленную стоимость, финансовый результат, себестоимость продукции, налогооблагаемая прибыль, сумма налога на прибыль. Качество и объем продукции в значительной степени зависит от эффективности использования производственных запасов и от обеспеченности ими предприятия.

В настоящее время, для оптимизации и повышения эффективности оформления движения производственных запасов, есть необходимость в принятии и внедрении новых учетных механизмов, которые будут способны обеспечивать организацию и ведение учета, дадут достоверность и качество информации для успешного функционирования предприятия.