Отметка на электронной первичке

Электронные первичные учетные документы должны содержать те же реквизиты, что и бумажные. Электронный первичный документ можно распечатать. Бумажную копию надо заверить специальной отметкой. Она ставится вручную или автоматически. Это зависит от настройки программы для обмена документами, есть ли в ней функция «Распечатать с ЭЦП».

Обязательные данные в отметке:

· идентификатор документа. Это уникальный буквенно-цифровой код, который программа автоматически присваивает документу при заверении электронной подписью. Он включен в файл с ЭЦП, который пришел от спецоператора вместе с электронным документом;

· дата подписания электронного документа;

· название программы, через которую выставлен этот документ;

· фраза «Копия верна», подпись и печать.

Подпись

Первичные документы подписывают работники, ответственные за совершение хозяйственной операции и/или правильность ее оформления.

Перечень работников, которые имеют право подписи первичных документов по тем или иным операциям, утверждает руководитель.

Документы по движению денежных средств подписывают руководитель и главный бухгалтер. Или уполномоченные ими лица.

Этот перечень можно включить в состав учетной политики (хотя это не обязательно). Обычно перечень включают в виде приложения к учетной политики. Хотя можно и отдельным приказом. Это не запрещено.

В перечне стоит перечислить наименование документов и должности работников, которые вправе подписывать эти документы и за кого. Например, главный бухгалтер утверждает авансовые отчеты за руководителя, если он временно отсутствует.

Вписывать имена работников не нужно. Их список с образцами подписей можно закрепить отдельным локальным актом.

Работников, должности которых названы в перечне, надо ознакомить под роспись с утверждающим его приказом. Или выпиской из него.

Ошибки

Компания признает расходы в целях налогообложения по подтверждающим первичным документам - кассовым и товарным чекам, накладным, счетам, справкам, актам и другим.

Для каждой сделки пакет документов свой. Но в каждом первичном документе должны быть обязательные реквизиты:

· наименование документа;

· дата его составления;

· наименование организации;

· содержание операции;

· измерители операции (натуральные, денежные);

· перечень ответственных должностных лиц;

· их подписи.

Если этих реквизитов не будет, сделку приравняют к неподтвержденной.

Перечень работников, которые вправе заверять первичные документы, определите в приказе руководителя.

Оформляя документ, человек может ошибиться. Однако расходы по первичке с неточностями налоговики не снимут, если по ней можно определить покупку, продавца, покупателя и сумму сделки.

Если в названии компании перепутаны буквы или слова или указаны лишние, такую ошибку безопаснее исправить. Если же вы забыли поставить кавычки, тире или записали наименование большими буквами, не беда. Такой документ можно не корректировать, когда правильно указан ИНН продавца или покупателя.

Если в документе вы неправильно отразили название товара, такую ошибку лучше исправить. Тем более, когда в одном документе товар фигурирует под одним названием, в другом – он назван иначе. А то налоговики решат, что из-за ошибки товар невозможно идентифицировать.

Арифметические ошибки в первичке недопустимы. Придется поправить и документ, в котором сумма цифрами и прописью не совпадает. Лучше скорректировать документ, в котором не указана должность лица, подписавшего бумагу.

Допустим, должность работника в документе указана, но неверно. В этом случае налоговики также усомнятся в реальности сделки. Если же в первичке стоит верная подпись и Ф.И.О. работника, уполномоченного заверять документы, то спор маловероятен. Контролеры сочтут фиктивной сделку, когда документы по одной операции противоречат друг другу.

Например, судя по накладной, кирпичи купили в августе. А согласно акту, списали на строительство в июле. Или деловая встреча прошла до составления отчета о представительском мероприятии.

Первичка нужна не только для подтверждения расходов, но и для вычета НДС. Хотя здесь главный документ – счет-фактура. Еще первичка подтверждает факт принятия имущества к бухгалтерскому учету.

Если компания списала расходы, заявила вычет, а первички нет, то помимо доначислений налоговики оштрафуют постатье 120 Налогового кодекса.

Предположим, первичка есть, но с существенными ошибками. Инспекторы скажут, что документов нет и все равно оштрафуют.

Хранение док

Сроки хранения

Первичные документы, регистры учета, отчетность и другие важные документы требуется хранить определенное время. Эти сроки установлены:

· Налоговым кодексом;

· Федеральным законом о бухгалтерском учете;

· специальными перечнями документов с указанием сроков их хранения;

· прочими нормативными актами.

Но чтобы определить, сколько надо хранить тот или иной документ, потребуется изучить все эти нормативные акты. Ведь предусмотренные в них сроки могут быть разными. В этом случае храните документ дольше. Тем более если за отсутствие этого документа в законодательстве прямо прописана ответственность.

Все компании обязаны хранить документы, которые образуются в их работе. По закону о бухучете именно руководитель компании организует их хранение.

Первичные документы требуется хранить для целей исчисления налогов четыре года. Это предусмотрено в статье 23Налогового кодекса РФ. Однако для целей бухгалтерского учета первичные документы надо хранить 5 лет или дольше, а некоторые — постоянно. Такое требование прописано в статье 29 Закона о бухучете от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Эти повышенные сроки можно найти в одном из перечней документов со сроками их хранения. Он утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Вместе с тем в данном перечне сказано, что хранить документы, которые подтверждают начисление и уплату страховых взносов, надо 5 лет. Но подпункт 6 пункта 3.4 статьи 23 НК РФ требует хранить такие документы 6 лет. Если вы уничтожите их раньше этого срока, компании грозит штраф.

Еще особый порядок хранения установлен для документов, которые подтверждают убыток в налоговом учете. Их храните в течение всего того периода, пока убыток уменьшает базу по налогу на прибыль. Плюс еще 4 года после того, как погасите его полностью. Это следует из статей 23 и 283 Налогового кодекса РФ.

Началом срока хранения документов считайте 1 января года, следующего за тем, в котором вы использовали документ для составления отчетности в последний раз.

Исключение составляют:

· книга покупок, книга продаж по НДС и журнал учета счетов-фактур – начало их срока хранения определяйте со дня последней записи в этих регистрах;

· документы, которые составлены в электронном виде, храните столько же времени, сколько и бумажные. Только следите за тем, чтобы документы, которые вы храните исключительно в компьютере, были заверены электронной подписью. Если такое требование прямо прописано в законодательстве или учетной политике вашей компании.

Предположим, что регистры бухгалтерского учета вы составляете в программе и потом не распечатываете. Они должны быть заверены электронной подписью в обязательном порядке. Такое условие теперь прописано в новом законе о бухучете.

Другая ситуация с книгой покупок, книгой продаж и журналом учета счетов-фактур. Их ведите в электронном виде при условии, что такую форму хранения закрепили в учетной политике. В таком случае заверить эти налоговые регистры электронной подписью должен руководитель компании.

Часть 2

Часть 3

Места хранения

Любая компания должна обеспечить безопасные условия хранения бухгалтерских и налоговых документов учета и их защиту от изменений.

Для хранения бумажных документов надо оборудовать сейфы, шкафы или специальные помещения. Как лучше устроить такие хранилища, описано в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года. Однако соблюдать все требования, которые там приведены, не обязательно. Все зависит от вида документов.

Так, бумаги с грифом «коммерческая тайна» храните в сейфах. Какая информация составляет коммерческую тайну, сказано в Федеральном законе от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ.

Бланки строгой отчетности держите в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях. Главное, чтобы выбранное место было надежным для хранения квитанций, билетов и других документов, приравненных к кассовым чекам. Это требование прописано в Положении, утвержденном постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.

Остальные документы храните в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью работников. Тех, кого уполномочил главный бухгалтер.

Электронные документы можно хранить на CD-, DVD-дисках, локальных дисках компьютеров или других машинных носителях.

Для хранения документов, как бумажных, так и электронных, компания вправе создать собственный архив. В зависимости от объема документов архив можете создать как самостоятельное структурное подразделение или подразделение в составе службы делопроизводства, допустим канцелярии, секретариате.

В этом случае порядок приема-передачи документов в архив, а также правила комплектования, учета и использования архивных документов предусмотрите, например, в положении об архиве.

Если в компании нет архива, то документы можете хранить в головном офисе или обособленных подразделениях, в которых их создали. Или, как еще один вариант, можете передавать документы на хранение государственным и муниципальным архивам, заключив с ними соответствующие договоры.

Документы, срок хранения которых истек, уничтожают. Для этого руководитель компании своим приказом должен утвердить состав экспертной комиссии, которая будет решать, какие бумаги подлежат уничтожению. В комиссию, как правило, включают наиболее квалифицированных специалистов, которые способны оценить важность тех или иных документов. Затем комиссия составляет акт, где фиксирует перечень документов, которые необходимо уничтожить. Этот акт утверждает руководитель компании. Затем все бумаги можно уничтожить любым способом – разорвать, отправить в шредер, сжечь. После этого комиссия должна зафиксировать факт физического уничтожения отобранных документов. Замечу, что если документы были сданы на хранение в архив, то уничтожить их можно лишь по согласованию с архивом. То есть на акте об уничтожении обязательно должна быть подпись архивного служащего.

Часть 3

Часть 3