Система документирования налогового учета

Тема 3. Документы налогового учета

3.1. Система документирования налогового учета

3.2. Система налогового учета, рекомендуемая МНС РФ

Система документирования налогового учета

Система налогового учета должна обеспечить порядок первичной регистрации фактов хозяйственной деятельности, систематизации указанных фактов (учет доходов и расходов) и формирование показателей налоговой декларации. Должна быть обеспечена «прозрачность» формирования показателей налоговой декларации начиная с первичного документа.

Содержание данных налогового учета (в том числе данных первичных документов) является налоговой тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в данных налогового учета, обязаны хранить налоговую тайну (ст. 313 НК РФ).

Налоговую тайну составляют любые полученные налоговым органом, органами внутренних дел, органом государственного внебюджетного фонда и таможенным органом сведения о налогоплательщике, за исключением сведений:

1) разглашенных налогоплательщиком самостоятельно или с его согласия;

2) об ИНН;

3) о нарушениях законодательства о налогах и сборах мерах ответственности за эти нарушения;

4) предоставляемых налоговым (таможенным) или правоохранительным органам других государств в соответствии с международными договорами (соглашениями), одной из сторон которой являются РФ, о взаимном сотрудничестве между налоговыми (таможенными) или правоохранительными органами (в части сведений, представленных этим органом).

К разглашению налоговой тайны относится, в частности, использование или передача другому лицу производственной или коммерческой тайны налогоплательщика.

В соответствии со статьей 313 НК РФ подтверждением данных налогового учета являются:

1) первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);

2) аналитические регистры налогового учета;

3) расчет налоговой базы.

Соответственно система документирования при ведении налогового учета аналогична системе регистрации при ведении бухгалтерского учета:

Первичные учетные документы, являющиеся подтверждением данных налогового учета, - это те же самые первичные документы, которые являются основанием ведения бухгалтерского учета, а также документы, которые предусмотрены для оформления операций законодательством о налогах и сборах; Справка бухгалтера при ведении налогового учета выполняет функцию уточнения данных бухгалтерского учета. При этом можно выделить три вида корректировок данных бухгалтерского учета посредством справки бухгалтера:

1) обосновывает необходимость внесения исправительных записей в бухгалтерские учетные регистры в случае исправления ошибок;

2) при недостаточности информации, содержащейся в первичных учетных документах, справка бухгалтера служит основанием для записи в регистры бухгалтерского учета. В этих случаях справка бухгалтера сама является первичным документом;

3) применяется для обобщения или группировки некоторых данных бухгалтерского учета, в случаях, когда для этих целей не могут быть использованы регистры бухгалтерского учета, она применяется в качестве специальной разработочной таблицы или вспомогательного регистра бухгалтерского учета.

Справка бухгалтера выступает в качестве двух видов документов налогового учета:

- как первичный учетный документ (ст. 313 НК РФ);

- как документ, в котором формируются информация об объектах налогообложения (ст. 314 НК РФ)

Аналитические регистры налогового учета – это либо измененные регистры бухгалтерского учета, либо самостоятельные регистры, которые формируются и ведутся по аналогии с регистрами бухгалтерского учета, но без применения двойной записи (ст. 314 НК РФ).

Расчет налоговой базы можно представить как документ синтетического налогового учета, аналогичный по своим функциям синтетическим регистрам бухгалтерского учета, таким, как, например, Главная книга, журналы – ордера.

Налогоплательщик при ведении налогового учета может:

- использовать для осуществления налогового учета данные бухгалтерского учета, если порядок ведения бухгалтерского учета не отличается от порядка ведения налогового учета;

- дополнить регистры бухгалтерского учета необходимыми реквизитами и сформировать регистры налогового учета, если порядок ведения бухгалтерского учета отличается от порядка ведения налогового учета незначительно;

- вести самостоятельные регистры налогового учета, если порядок ведения бухгалтерского учета отличается от порядка ведения налогового учета существенно.

Налоговым и иным органам запрещается устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы регистров налогового учета (ст. 313 НК РФ), однако формы аналитических регистров налогового учета для определения налоговой базы, являющиеся документами для налогового учета, в обязательном порядке должны содержать следующие реквизиты:

- наименование регистра;

- период (дату) составления;

- измерители операции в натуральном (если это возможно) и в денежном выражении;

- наименование хозяйственных операций;

-подпись (расшифровку подписи) лица, ответственного за составления указанных регистров.

Требования к аналитическим регистрам налогового учета:

- непрерывное отражение в хронологическом порядке объектов учета для целей налогообложения;

- дополнительные реквизиты, которыми налогоплательщик вправе самостоятельно дополнять применяемые регистры бухгалтерского учета для формирования регистров налогового учета, не должны предусматривать двойной записи;

- ведение в виде специальных форм на бумажных носителях, электронном виде и (или) любых машинных носителях, которые разрабатываются налогоплательщиком самостоятельно и устанавливаются приложениями к учетной политике для целей налогообложения.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах налогового учета обеспечивают лица, подписавшие их.

При хранении регистров налогового учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированного исправления. Исправление ошибки в регистре налогового учета должно быть обосновано и подтверждено подписью ответственного лица, с указанием даты и обоснованием внесенного исправления.