Складской учет материалов и отчетность материально ответственных лиц

Все операции, связанные с движением материалов, в первую очередь отражаются в складском учете. Этот учет обычно называют оперативным, и он весьма важен для всего бухгалтерского учета на предприятии. Поэтому работники бухгалтерии должны осуществ­лять систематический контроль за правильным и своевременным документированием движения материалов на складе и записями в регистрах складского учета материалов, за соответствием фактиче­ских остатков материалов данным текущего бухгалтерского учета, проводить фактические проверки наличия ценностей, а также све­рять складской учет с бухгалтерским.

На производственных предприятиях для хранения материалов могут создаваться как специализированные общезаводские склады, так и кладовые, выполняющие функции промежуточных складов. Каждому складу приказом по предприятию присваивается постоян­ный номер, который в дальнейшем указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада.

На складах материалы учитывают заведующие складами (кла­довщики), с которыми заключается типовой договор о полной ин-

Глава IV. Учет материалов

дивидуальной материальной ответственности. На мелких предпри­ятиях обязанности кладовщика могут быть возложены на заведую­щего производством.

Для эффективного ведения складского учета материальные ценности целесообразно размещать по секциям, а внутри их — по партиям, группам, подгруппам и сортам в штабелях, контейнерах, ящиках, на стеллажах, полках, в ячейках и поддонах. Кроме того, на каждый номенклатурный номер материально ответственные лица должны заполнять материальный ярлык и прикреплять его к месту хранения материалов. В нем необходимо указать наимено­вание материалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов. Такая организация складского учета обеспечит оперативность и быстроту их приема и отпуска, а также контроль за соответствием фактического наличия материа­лов установленным нормам запаса (лимиту).

На предприятиях в связи с разными производственными усло­виями потребления материалов и их физическими свойствами су­ществует несколько вариантов складского учета материалов.

На мелких предприятиях с ограниченной номенклатурой мате­риальных ценностей их складской учет ведут в специальных книгах, которые объединяют складской учет и отчетность кладовщика. За­писи в книгу производятся в двух экземплярах, из которых первый, отрывной, служит в качестве отчета заведующего складом. В книге записывают остатки материалов на начало отчетного периода, дан­ные о поступлении и выбытии ценностей по каждому документу и выводят остатки на конец отчетного периода. Затем первый лист книги со всеми приходными и расходными документами сдают в бухгалтерию. В случае обнаружения ошибок в оба экземпляра лис­тов книги вносятся исправления.

На большинстве предприятий пищевой промышленности, где ежедневно производится много записей по движению материалов, рекомендуется использовать книгу (карточки) партионного учета материалов. Кладовщик открывает в ней счета на каждую партию поступивших материалов. Так как по каждой партии материалов по приходу может быть только одна запись, # по расходу — несколько, записи по приходу и расходу производятся в одной графе.

На крупных предприятиях складской учет материалов целесооб­разно вести не в книгах, а на карточках складского учета. Карточки открывают в бухгалтерии на каждый номенклатурный номер мате­риала и передают на склад. В них указывают номер склада, наиме-

Бухгалтерский учет

нование материала, номенклатурный номер, сорт, единицу измере­ния, учетную цену и т.д. Кладовщики заполняют в них колонки прихода, расхода и остатка материалов в натуральном выражении. Записи в карточках они производят на основании первичных доку­ментов по мере совершения хозяйственных операций. После каж­дой записи в ней обязательно выводится остаток материалов. Благо­даря этому склад располагает оперативными сведениями о состоя­нии запасов материалов.

Ведение складского учета материалов на карточках составляет основу сортового аналитического учета материалов.

В автоматизированном складском хозяйстве вместо карточек и книг применяют машинограммы-ведомости, отражающие остатки и движение материалов. В них на основании первичных документов заносят те же данные, что и в карточках и книгах складского учета, однако в отличие от них машинограммы-ведомости составляют в разрезе складов и материально ответственных лиц. Использование машинограмм усиливает контроль за движением и состоянием ма­териалов на складе и повышает эффективность оперативного управ­ления производством.

В установленные сроки заведующие складами на основании первичных приходных и расходных документов составляют отчеты о движении материальных ценностей, которые сдают в бухгалтерию для последующей проверки и обработки. Начальники цехов (масте­ра) могут составлять производственные отчеты. Формы и порядок составления отчетов зависят от отраслевых особенностей, произ­водственных мощностей предприятий, степени автоматизации учетно-вычислительных работ и других факторов. Однако, несмот­ря на различия, все отчеты составляются в двух экземплярах, имеют общие черты и назначение. Во-первых, большинство отчетов состав­ляется преимущественно в натуральном выражении, во-вторых, во всех отчетах указываются остатки материальных ценностей на начало и конец отчетного периода, а также их движение, т.е. поступление и выбытие (расход). В производственных отчетах, наряду с фактиче­ским расходом материалов, указывают их расход по норме. Первый экземпляр представленного отчета с приложенными документами остается в бухгалтерии производственного предприятия, а второй — с распиской бухгалтера возвращается материально ответственному лицу и служит подтверждением сдачи отчета с документами.

Глава IV. Учет материалов

В бухгалтерии поступившие отчеты проверяют, обращая внима­ние на правильность оформления документов, законность и целесо­образность операций; соответствие дат, указанных в документах, тому периоду, за который составлен отчет; на правильность перенесе­ния остатков с предыдущего отчета. Затем проверяются итоги (по при­ходу и расходу) и точность определения остатков материалов на конец отчетного периода.

Если при проверке в отчете обнаружены ошибки, то отчет воз­вращается материально ответственному лицу для исправления. Факт проверки и приемки отчета подтверждается подписью бухгалтера.

По окончании проверки отчета бухгалтер приступает к его обра­ботке — составлению бухгалтерских проводок по каждой хозяйст­венной операции и подготовке документов и отчета для записи в учетные регистры.