Система управления внешнеэкономической деятельностью организации

Предпосылкой успешной деятельности хозяйствующего субъекта является хорошо продуманная функциональная структура и рациональная система управления, а эффективность управления, в свою очередь, зависит от выбора организационной структуры. Организационная структура представляет собой сравнительно ус­тойчивые связи, существующие между элементами организации, на основе которых реализуется процесс управления фирмой.

Эффективность управленческого процесса в значительной мере определяется рациональным распределением полномочий в принятии решений между различными уровнями управления. В целом организационная система управления должна обеспечивать маневренность производства, необходимость которой обусловливается изменениями уровня спроса или действиями конкурентов, снижением цен, падением роли фирмы на рынке и т. п.

Управление внешнеэкономической деятельностью организации — это воздействие на процессы подготовки и реализации внешнеэкономических операций, ориентированное на получение прибыли, повышение рентабельности. Сущность управления проявляется в его функциях, выражающих направление или стадии осуществления целенаправленного воздействия на связи и отношения людей в процессе управления:

• планирование внешнеэкономической деятельности, пред­полагающее разработку плана производства и реализации экспортной продукции, валютных потоков (доходов и расходов), НИОКР;

• организация внешнеэкономической деятельности, заключающаяся в выборе оптимальной организационной структуры управления;

• координация (регулирование) — корректирующее целенаправленное воздействие на специалистов, осуществляющих отдельные операции по реализации внешнеэкономической деятельности;

• стимулирование (активизация) — материальное и моральное поощрение работников, их мотивация;

• контроль — систематическое наблюдение (мониторинг) за деятельностью специалистов, сопоставление плановых и реальных результатов внешнеэкономической деятельности.

При организации управления внешнеэкономической деятельностью организации должны соблюдать следующие принципы:

• самостоятельность в принятии решений;

• сочетание прав, обязанностей и ответственности;

• учет национальных экономических интересов;

• свобода выбора партнера по внешнеэкономической деятельности;

• обеспечение эффективности внешнеэкономической деятельности.

На производственном предприятии выбор формы организации службы внешнеэкономической деятельности определяется:

• видом хозяйственной деятельности (промышленная, аграрная, торговая и др.);

• мотивами и потребностями, побуждающими к участию в международном разделении труда (экспорт, импорт, привлечение иностранных инвестиций, участие в международной кооперации и др.);

• степенью интернационализации производственной деятельности (уже участвуют или только намерены включиться в международные операции, количество и характер уже освоенных внешних рынков);

• методами реализации продукции фирмы (самостоятельные экспортные операции или через посредников);

• масштабом организации и объемом его фактического и потенциального экспорта, что определяет количественные параметры службы управления внешнеэкономической деятельностью;

• характером внешнеэкономических операций (осуществляемых на постоянной основе, или периодических, или время от времени).

От этих факторов зависит форма организации управления внешнеэкономической деятельностью. В практике российских предприятий на современном этапе наиболее распространены отделы внешнеэкономической деятельности, департаменты внешнеэкономической деятельности и внешнеторговые фирмы. Общим для всех этих форм выступают их функциональная направленность и решаемые задачи. Если на предприятии планируется осуществить единичные внешнеторговые операции с разовой или периодической доставкой, то достаточно привлечь к работе одного специалиста. Отдел внешнеэкономической деятельности создается в структуре управления предприятием при постоянном характере экспортных и других внешнеэкономических операций, нацеленности на их расширение.

Кроме того, организация управления внешнеэкономической деятельности предприятия осуществляется при помощи национальных специализированных и государственных посредников или услуг иностранных посредников. В целом выбор в пользу той или иной организационной структуры управления внешнеэкономической деятельностью и ее эффективность определяются степенью ее приспособления и адаптации к изменяющимся условиям среды.

Основная функция организации управления внешнеэкономической деятельностью — углубление торговых отношений с иностранными партнерами. В соответствии с этими задачами формы организации управления внешнеэкономической деятельностью сводятся:

• к планированию, организации и непосредственному осу­ществлению внешнеэкономических сделок в рамках утвержденной номенклатуры;

• наращиванию объемов экспорта, совершенствованию его товарной и региональной структуры;

• повышению эффективности импортных закупок в соответствии со стратегией развития предприятия;

• повышению конкурентоспособности продукции за рубежом, содействию улучшению ее качества за счет сбора и анализа рекламаций и отзывов клиентов, доведению соответствующей информации до разработчиков и производителей продукции;

• изучению и анализу конъюнктуры мирового рынка соответствующей продукции, разработке предложений по совершенствованию внешнеэкономических операций;

• систематическому изучению деятельности важнейших отечественных и зарубежных конкурентов, анализу их сильных и слабых сторон;

• налаживанию научно-технического и производственно-инвестиционного сотрудничества с фирмами зарубежных стран;

• организации послепродажного сервиса за рубежом;

• постоянному совершенствованию системы управления внешнеэкономической деятельностью на предприятиях;

• участию во внешнеторговом ценообразовании, разработке ценовой стратегии и политики предприятия;

• контролю за выполнением обязательств по заключенным контрактам: за организацией отгрузки, страхования, таможенной очистки и транспортировки товаров, платежно-расчетными операциями, анализ рекламаций;

• анализу эффективности внешнеэкономических операций;

• организации и участию в проведении переговоров с зарубежными партнерами;

• подготовке предложений по рекламным акциям, по уча­стию в международных выставках, ярмарках.

Таким образом, эффективность внешнеэкономической деятельности зависит от обеспечения четко отлаженной системы взаимодействия во внутрифирменной структуре предприятия, осуществляющей реализацию внешнеэкономических операций, обладающей высокой адаптивностью к влиянию внешней среды.

Содержание, цель и задачи бухгалтерского учета внешнеэкономической деятельности

Бухгалтерский учет, являясь составной частью системы управления внешнеэкономической деятельности организаций, представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения в денежном выражении информации об имуществе, обязательствах организации, выраженных в иностранной валюте путем сплошного, непрерывного и документального отра­жения всех хозяйственных операций. Предмет бухгалтерского учета внешнеэкономической деятельности — хозяйственно-финансовые сделки экономических субъектов при выполнении контрактов с резидентами и нерезидентами.

Основные задачи бухгалтерского учета внешнеэкономиче­ской деятельности:

• формирование полной и достоверной информации о ва­лютных и внешнеторговых операциях, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности (руководителям, работникам и их представителям), а также внешним ее пользователям (инвесторам, кредиторам и др.);

• формирование информации для составления и заключения внешнеторговых контрактов и соглашений с учетом особенностей условий поставки системы Инкотермс (определения момента перехода права собственности на товар, риска случайной гибели, распределения транспортных и других расходов на доставку товара, определение формы расчетов и валюты платежей);

• обеспечение внутренних и внешних пользователей информацией, необходимой для валютного, таможенного и налогового контроля соблюдения законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией внешнеэкономической деятельности;

• реформирование методологических и методических основ учета и отчетности внешнеторговых операций в соответствии с принципами Международных стандартов финансовой отчетности (МСФО);

• документальное оформление валютных операций (текущих операций, операций по движению капитала, валютных кредитов и займов, прочих валютных операций с нерезидентами) и др.

Порядок организации и ведения бухгалтерского учета внешнеэкономической деятельности, составления и представления бухгалтерской отчетности отвечают общепринятым требованиям, установленным Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержден­ным Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н.

Во внешнеэкономической деятельности можно выделить следующие этапы организации бухгалтерского учета:

• определение порядка организации бухгалтерского учета ва­лютных и внешнеторговых операций;

• выбор форм бухгалтерского учета;

• определение порядка документирования операций, т. е. ор­ганизации первичного учета при осуществлении таможенных процедур по экспорту и импорту товаров, расчетах с иностранными контрагентами, налогообложении внешнеторговых операций;

• определение правил бухгалтерского учета и оценки активов и пассивов, выраженных в иностранной валюте;

• разработка и утверждение положения об учетной политике организации и ее рабочего плана счетов;

• определение правил инвентаризации активов и пассивов в иностранной валюте;

• определение порядка составления и представления бухгалтерской отчетности.

В зависимости от масштабов и объема осуществляемых операций, организации либо осуществляют только внешнеэкономическую деятельность, либо она является одним из видов деятельности. Такое положение является немаловажным фактором для организации бухгалтерского учета.

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» за организацию бухгалтерского учета, в том числе внешнеторговых и валютных операций, отвечает руководитель организации и в зависимости от объема учетной работы может:

• возложить ведение учета операций во внешнеэкономической деятельности на бухгалтерскую службу как структурное подразделение организации, возглавляемое главным бухгалтером;

• создать специальный отдел по ведению учета внешнеэкономической деятельности;

• возложить ведение учета на отдельного бухгалтера, находящегося в штате организации;

• вести учет лично.

Руководитель обязан создать необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечить неукоснительное выполнение всеми подразделениями, службами и работниками, имеющими отношение к учету внешнеэкономической деятельности, требований главного бухгалтера в части оформления и представления для учета необходимых документов. Он может определить своего заместителя в качестве лица, отвечающего за организацию бухгалтерского учета.

Руководитель или лицо, отвечающее за организацию бухгал­терского учета, обязаны утвердить приказом (распоряжением): положение об учетной политике организации, содержание которой определяет способы и методы бухгалтерского учета активов и обязательств, выраженных в иностранной валюте; рабочий план счетов бухгалтерского учета внешнеэкономической деятельности; формы документов, не предусмотренные типовой учетной системой первичной документации; график проведения инвентаризаций; правила документооборота и технологии обработки учетной информации с учетом таможенных режимов и процедур по экспортно-импортным поставкам; другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета внешнеэкономической деятельности.

Главный бухгалтер несет ответственность:

• за формирование учетной политики операций внешнеэкономической деятельности;

• правильное ведение бухгалтерского учета валютных и экспортно-импортных операций;

• своевременное представление в установленные адреса и сроки оперативной и аналитической информации для осуществления валютного, таможенного и налогового контроля;

• своевременное представление бухгалтерской отчетности.

В обязанности главного бухгалтера также входит создание системы первичного учета в организации в соответствии с требованиями нормативных документов по бухгалтерскому учету внешнеэкономической деятельности. Данная система должна определять порядок и сроки движения первичных учетных документов в организации и сдачи их в бухгалтерию согласно утвержденному графику.

Для ведения бухгалтерского учета внешнеэкономической деятельности организация может применять любую из принятых форм бухгалтерского учета: журнально-ордерную, упрощенную форму бухгалтерского учета, автоматизированную и т. д.

Все хозяйственные операции должны подтверждаться оправдательными документами — первичными учетными документами. Как правило, порядок движения первичных учетных документов и их формы определяются главным бухгалтером организации, требования которого по их ведению являются обязательными для всех работников. При организации системы применения и учета данных первичных учетных документов необходимо иметь в виду следующее:

• документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации (утверждаются Госкомстатом России);

• документы разрабатываются и утверждаются организацией самостоятельно, если они отсутствуют в указанных альбомах;

• документы должны содержать реквизиты, отдельные из которых являются обязательными. К последним относятся: наименование документа; код формы; дата составления; наименование организации; содержание операции; измерители операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи и их расшифровки;

• документы составляются в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно по ее окончании;

• порядок движения документов должен быть утвержден внутренним актом о документообороте.

Документирование всех хозяйственных операций составляет основу первичного (аналитического) учета организации, данные которого обобщаются в регистрах бухгалтерского учета.