Понятие учетных регистров их значение и классификация

Бухгалтерский учет является важнейшей функцией управления и инструментом контроля за стоимостными процессами, происходящими в организации.

Качество бухгалтерского учета, прежде всего основывается на особенностях технологии, применяемой для обработки информации.

Оформленные документами хозяйственные операции группируют в соответствии с их экономическим содержанием и отражают в учетных регистрах.

Учетными регистрами называются таблицы специальной формы, приспособленные для регистрации первичных документов и обобщения взятой из этих документов информации о наличии и движении имущества предприятия и его обязательств.

За столетия существования бухгалтерского учета создано большое количество самых разнообразных учетных регистров. Их можно классифицировать по внешнему виду; по назначению; по объёму содержания; по форме графления и т. д. Классификация учетных регистров приведена на рисунке 9.

По внешнему виду учетные регистры делятся на книги, карточки и свободные листы, а также электронные таблицы (при использовании средств вычислительной техники).

Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные листы бумаги, на которых типографским способом отпечатаны специальные таблицы, предназначенные для регистрации и обобщения информации. Листы нумеруются, а их количество указывается прописью на последней странице книги, подтверждается подписью главного бухгалтера и руководителя организации. Некоторые регистры, например, кассовая книга, до начала работы с ними прошнуровываются. Концы шнура закрепляются с оборотной стороны книги сургучной печатью. Все эти меры предопределяют главные достоинства бухгалтерских книг: незаметно изъять, потерять или заменить прошнурованные и сброшюрованные листы крайне затруднительно. Бухгалтерские книги широко применяются при ручной форме ведения учета.

Карточки— это стандартные листы бумаги или картона небольшого формата, на которые типографским способом нанесены таблицы со специальной графировкой. Их размещают в определенном порядке и хранят в запирающихся ящиках – картотеках.

В отличие от листов бухгалтерской книги карточки не скреплены между собой. Поэтому записи в картотеке могут одновременно производить несколько бухгалтеров, в том числе и с применением ЭВМ. Существенным недостатком карточек является возможность изъять или утерять данный вид регистров. Поэтому для обеспечения контроля за их сохранностью каждой вновь открываемой карточке присваивают порядковый номер и регистрируют в особом реестре.

Свободные листы отличаются от карточек большими размерами и тем, что хранятся в папках. Достоинства и недостатки - те же, что и у карточек.

По назначению (видам записей)учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

Записи в хронологических учетных регистрахпроизводятся в календарной последовательности. Примером хронологического регистра служит журнал регистрации хозяйственных операций.

В систематических учетных регистрахинформация из первичных документов обобщается исходя из экономического содержания хозяйственных операций в разрезе объектов учета. В основе техники ведения таких регистров лежит не время поступления документов в бухгалтерию, а принцип двойной записи операций с помощью системы счетов. Бухгалтер записывает операции в том или ином регистре по конкретному счету (например, в журнал № 1 по счету «Касса» при книжно-журнальной форме учета) или его отдельным составляющим (например, в журналах-ордерах регистрация и обобщение информации из первичных документов ведется только по кредиту соответствующих счетов).

В комбинированных учетных регистраххронологическая последовательность записей сочетается с систематизацией в разрезе счетов. Это позволяет значительно сократить объем записей и затраты на обработку информации. Примером комбинированных учетных регистров может служить кассовая книга, в которой ежедневные записи документов в хронологическом порядке сочетаются с группировкой этих документов по дебету и кредиту счета «Касса».

По объему содержания информации учетные регистры делятся на синтетические, аналитические и комбинированные.

Регистры синтетического учета предназначены для обобщения информации в разрезе синтетических счетов и субсчетов. Записи в такие регистры делаются в обобщенном виде, с указанием только номера, даты, суммы бухгалтерской проводки с очень кратким пояснительным текстом.

Регистры аналитического учетапредназначены для обобщения информации в разрезе аналитических счетов, детализирующих содержание показателей того синтетического счета, к которому они открыты. Записи в этих учетных регистрах делаются подробнее, чем в регистрах синтетического учета с применением не только денежного, но и натуральных, трудовых измерителей или только натуральных измерителей (например, карточка складского учета; лицевой счет работника).

Комбинированные учетные регистры совмещают синтетический и аналитический учет. Их структура позволяет

вести учет соответствующих объектов в аналитическом разрезе и одновременно получать обобщенные синтетические показатели. Поэтому отпадает необходимость в сверке итогов по аналитическому и синтетическому учету.

По форме графления учетные регистры делятся на односторонние, двусторонние, линейные и шахматные.

В односторонних учетных регистрахпояснительная текстовая запись располагается только с одной стороны.

В двусторонних учетных регистрахпояснительные текстовые записи располагаются с двух сторон: по дебету счета – на одной странице и по кредиту – на другой.

Шахматные представляют собой таблицу с пересекающимися графами и строками. Записи в них делают на пересечении избранной строки и столбца (например, шахматная оборотная ведомость).

В линейных (линейно-позиционных) учетных регистрах записи делают строго по строкам.

В Республике Беларусь активно ведется работа по унификации учетных регистров. Она включает два взаимосвязанных направления:

· разработку стандартов по требованиям к форме и содержанию учетных регистров;

· построение новых форм учетных регистров.

Рисунок 9 – Классификация учетных регистров