Инвентаризация средств на счетах в банке
Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем) и специальных счетах, согласно п. 3.43 Методических указаний по инвентаризации производится путем сверки остатков сумм, числящихся соответственно по данным бухгалтерского учета на счетах 51 «Расчетный счет», 55 «Специальные счета в банке» сданными выписок банков.
Обычно сверка с банком осуществляется в специальных формах по состоянию на 1 января каждого года (у каждого банка своя форма, при этом различаются даже их названия). По договоренности с банком возможно осуществление сверки на любую другую дату.
Для отражения результатов инвентаризации средств на счетах в банках постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации* не предусмотрено никаких актов и описей. Образец рекомендуемой нами формы инвентаризационной описи средств на счетах в банках вы найдете на с. 151. В этой форме объединены показатели инвентаризационной описи и сличительной ведомости, поэтому отдельно сличительную ведомость составлять не надо.
Задание. Составление инвентаризационной описи денежных средств, находящихся на счетах в банках
На расчетном счете ООО «Звук» № 40702810800000001340 в КБ «Доверие» (других счетов у ООО «Звук» нет) к моменту проведения инвентаризации находилось 123 456 руб. 00 коп.
Действие первое. Издание приказа и формирование инвентаризационной комиссии.
Перед проведением инвентаризации руководитель организации издает приказ (постановление, распоряжение), в котором устанавливаются сроки ее поведения и состав инвентаризационной комиссии.
Действие второе. Подготовка к проведению инвентаризации.
Инвентаризация проводится в соответствии с общими правилами проведения инвентаризации..
Действие третье. Составление инвентаризационной описи.
В шапке инвентаризационной описи необходимо указать:
— полное наименование организации;
— код по ОКПО;
— наименование и код структурного подразделения;
— код вида деятельности по Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности, продукции и услуг ОК 004-93, утвержденному постановлением Госстандарта России от 06.08.93 № 17;
— наименование, дату и номер документа, служащего основанием для проведения инвентаризации;
— дату начала и дату окончания инвентаризации;
— код операции;
— номер и дату самой описи.
До начала инвентаризации у бухгалтера, ответственного за ведение операций по счетам в банке, берется расписка, текст которой включен в опись. Подпись бухгалтера расшифровывается и указывается его должность.
Заполнение таблицы инвентаризационной описи
В графе 1 «Номер по порядку» указывается порядковый номер инвентаризируемых денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем) счете и на специальных счетах.
В графе 2 «Наименование банка» указывают название банка, в котором у предприятия открыт счет (расчетный иди специальный).
В графе 3 «Номер счета» указывают соответственно номер расчетного (текущего) или специального счета.
В подграфе 4 «по выписке» указывают остатки по счетам на день проведения инвентаризации согласно выписке банка.
В подграфе 5 «по данным бухгалтерского учета» указывают остатки по счетам в банке согласно данным бухгалтерского учета.
В следующих двух графах отражают отклонения, выявленные во время инвентаризации.
В подграфу 6 «излишки» записывают положительные отклонения фактических данных от данных бухгалтерского учета, выявленные при проведении инвентаризации.
В подграфу 7 «недостачи» записывают соответствующие отрицательные отклонения фактических данных от данных бухгалтерского учета, если они были обнаружены при проведении инвентаризации.
Итоговые остатки по всем банковским счетам согласно выпискам банка и по данным бухгалтерского учета заносят в строку в конце таблицы «Итого». В этой строке также необходимо указать в соответствующих графах итоговые суммы отклонений фактических данных от данных бухгалтерского учета (если они обнаружены).
Количество порядковых номеров, а также фактическую итоговую сумму остатков по счетам в банке записывают прописью в конце страницы.
Действие четвертое. Составленную опись подписывают члены комиссии и бухгалтер, ответственный за ведение операций по счетам в банке.
Составленную опись заверяют своими подписями члены комиссии и бухгалтер, ответственный за ведение операций по счетам в банке. Рядом указываются их должности, расшифровки подписи и ставится дата, когда опись была заверена.
На оборотной стороне в строке «Объяснение причин отклонений отданных бухгалтерского учета» бухгалтер, ответственный за ведение операций по счетам в банке, дает объяснение причинам образовавшихся положительных или отрицательных отклонений от учетных данных, если таковые выявлены. Объяснительную записку бухгалтер заверяет своей подписью с указанием должности и расшифровкой подписи.
В строке «Решение руководителя организации» руководитель организации дает распоряжение, как поступить при обнаружении отклонений. В нашем примере ставим прочерк.
Это решение руководитель организации также заверяет своей подписью с расшифровкой, указанием должности и ставит дату.
Обращаем ваше внимание: отклонения от учетных данных, выявленные при инвентаризации, образуются только из-за ошибок бухгалтера — других причин быть не может. Даже неправомерные действия банка, в результате которых денежные средства были излишне списаны либо излишне зачислены на счет, должны отражаться в бухгалтерском учете как расчеты по претензиям. При этом остаток денежных средств на расчетном счете по данным бухгалтерскою учета и по данным банка всегда совпадает.
Например, при проведении инвентаризации предприятия было выявлено превышение остатка на счете по данным выписки из банка над остатком, который значится по данным бухгалтерского учета. При выяснении причины этого отклонения оказалось, что оно произошло из- за того, что в учете была повторно отражена сумма, поступившая от покупателей. В данном случае положительное отклонение фактических данных от данных бухгалтерского учета образовалось из-за ошибки бухгалтера, которую можно исправить следующей проводкой:
Дебет счета 51 Кредит счета 62 - сторно - исправлена ошибка, вызванная повторным отражением в бухгалтерском учете платежного поручения.