Формы бухгалтерского учета, рассчитанные на его ведение вручную

Общее понятие о формах бухгалтерского учета

Форма бухгалтерского учета представляется совокупностью учетных книг, ведомостей, карточек, машинограмм и других регистров в их вза­имосвязи.

Формы бухгалтерского учета находятся в постоянном развитии. Это объективный процесс, так как невозможно разработать и практически использовать всего одну форму бухгалтерского учета для всех видов деятельности и типов предприятий. В основе развития форм и их при­менения лежит процесс дробления учетных записей и регистров. До начала XX в. учетные регистры бухгалтерского учета велись в книгах, в этом смысле учет был книжным. При постепенном дроблении учетных книг и записей в них формировались различные формы учета, начиная от так называемой старой итальянской формы, имевшей две книги, до форм, при которых возможно получать информацию по нескольким направлениям запроса.

В начале XX столетия с целью облегчения труда счетных работников стал бурно развиваться процесс замены учетных регистров в виде книг регистрами на отдельных листах (карточках). Возник целый ряд кар­точных форм, при которых в одних случаях происходит замена книг карточками путем механического разделения книг на отдельные листы (карточные формы), в других — записи в карточки производятся с при­менением копирования (копировально-карточная форма, или «копир­учет»), в третьих — карточка используется для записи одной хозяйст­венной операции, а последующая систематическая раскладка карточек заменяет записи в учетные регистры (карточно-ордерная форма). Позднее получили развитие «ручные» формы, такие как мемориально- ордерная, основанная на ордерах, а затем — журнально-ордерная. Не­обходимо при этом оговориться, что термин «ручные формы» будет несправедливо понимать буквально: при современном уровне техни­ческого оснащения учета при любой «ручной» форме используются в различной степени те или иные ЭВМ. В чистом виде «ручные» формы в России практически не существуют.

Научно-технический прогресс обусловил качественно новое техни­ческое обеспечение обработки учетной информации и вместе с этим — появление машиноориентированных форм бухгалтерского учета. Сна­чала это была таблично-перфокарточная форма учета, для которой ха­рактерен перенос данных с обрабатываемого документа на перфораци­онные карточки путем пробивки отверстий в определенной зашифро­ванной колонке цифр.

С появлением автоматизированных рабочих мест (АРМ) бухгалтера происходит процесс совершенствования машиноориентированных форм бухгалтерского учета. В основу последних заложены принци­пы ранее действовавших систем, а самым положительным фактором каждой обновленной системы является повышение быстродействия при суммировании и расчете сальдо на заданную дату. Подробно общие принципы машиноориентированной формы рассматриваются в 5.4.

В связи с появлением и развитием небольших организаций (малых предприятий) получила распространение упрощенная форма учета, от­личительными чертами которой являются:

• сокращение трудоемкости и временных затрат на обработку ин­формации;

• контроль качества полученной информации, обнаружения и ис­правления ошибок;

• наглядность и аналитичность учетных показателей на всех стади­ях учета.

i L

Формой бухгалтерского учета называется установленное сочета­ние особенностей построения и взаимосвязи учетных регистров, последовательности и способов записи в них хозяйственных фак- ⁴ тов с использованием определенных технических средств учета.

Мемориально-ордерная форма учета

Мемориально-ордерная форма учета является самой трудоемкой и малоэффективной, однако она сохраняется на небольших предприяти­ях, работающих, как правило, в сфере реализации товаров и имеющих незначительное число документов. В основе этой формы лежит мемо­риальный ордер (лист бумаги, на который наносится штамп со словами «Записать, дебет, кредит, сумма, дата»), где хронологически регистри­руется каждый документ без группировки по видам хозяйственных фактов и независимо от корреспонденции счетов. К мемориальному ордеру прилагаются документы, на основании которых он составлен.

Заполненные мемориальные ордера в хронологическом порядке за­писываются в регистрационный журнал и нумеруются по порядку. Итог оборотов регистрационного журнала сверяется с итогом оборотной ве­домости синтетического бухгалтерского учета. Данные мемориальных ордеров переносятся в Главную книгу, а из нее — в оборотную ведо­мость по синтетическим счетам. Эта ведомость называется шахматной, по ее данным составляется бухгалтерский баланс.

Одновременно с записями синтетического учета на карточках ве­дется аналитический учет, его итоги обобщаются в оборотных ведомос­тях, которые сверяются с данными оборотной ведомости синтетичес­кого учета. Схема мемориально-ордерной формы учета представлен^ на рис. 5.2.

Рис. 5.2. Схема мемориально-ордерной формы учета

Мемориально-ордерная форма отличается обилием мемориальных ордеров, многократным дублированием учетных записей, большой трудоемкостью.

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета

Из форм бухгалтерского учета, ориентированных на ручной труд, наиболее эффективной является журнально-ордерная (рис. 5.3). Она имеет бесспорные преимущества: позволяет существенно сократить количество учетных записей; каждому участку учета соответствуют оп­ределенные учетные регистры; записи аналитического и синтетическо­го учета объединяются в одном учетном регистре; в одном журнале-ор­дере могут проводиться записи по нескольким синтетическим счетам.

Регистрами журнально-ордерной формы бухгалтерского учета яв­ляются: журналы-ордера, накопительные ведомости, разработочные таблицы. Учетные регистры построены так, что по их итоговым данным без дополнительных выборок формируются необходимые отчетные по­казатели. Большинство показателей получают из соответствующих итоговых таблиц, имеющихся в журналах-ордерах, путем сложения итогов. Порядок записей в регистры журнально-ордерной формы бух­галтерского учета представляет собой систему, пронизанную приемами взаимоконтроля записываемых сумм. Для нее характерны следующие отличительные особенности:

• в основу построения журналов и накопительных ведомостей по­ложена кредитовая накопительная запись; записи на счетах синтети­ческого учета регистрируются по данным первичных документов толь­ко по кредиту соответствующих счетов в корреспонденции с дебетом счетов. Исходя из этого принципа, записи по кредиту каждого синте­тического счета фиксируются полностью в одном из журналов-орде- ров, а дебетовые обороты в счетах учитываются в различных журналах- ордерах по мере регистрации в них записей по кредиту соответствую­щих счетов;

• однородные хозяйственные факты группируются как на основа­нии накопительных документов, так и путем регистрации их в накопи­тельных и группировочных ведомостях;

• записи на счетах синтетического бухгалтерского учета произво­дятся, как правило, на основании предварительно обобщенных одно­родных документов. Аналитический учет предшествует синтетическо­му, в результате чего они нередко совмещаются. Совмещение заключа­ется в том, что при записи в регистры в разрезе синтетических счетов одновременно в самих регистрах или в листках-расшифровках записы­ваемые суммы расчленяются по позициям аналитического учета;

• записи и бухгалтерские проводки осуществляются в типовых ре­гистрах, предназначенных для конкретных отраслей экономики;

• итоговые данные журналов-ордеров (кредитовые обороты по сче­там) переносятся в Главную книгу, затем в ней отражаются обороты по дебету каждого счета. По данным Главной книги составляется баланс.

Типовые регистры журнально-ордерной формы утверждены для отдельных отраслей: промышленность, строительство, транспорт, сельское хозяйство, снабженческо-сбытовая деятельность. В реги­страх бухгалтерского учета приводится типовая корреспонденция сче­тов, а также предусматривается группировка показателей аналитичес­кого учета. Построение регистров в журнально-ордерной форме учета позволяет с меньшими трудовыми затратами осуществлять взаимо­контроль итоговых показателей учета, получаемых в различных реги­страх. А

Рис. 5.3. Схема журнально-ордерной формы учета

Данные первичных документов записываются в накопительные ве­домости, а при незначительном их количестве — непосредственно в журналы-ордера. Информация, накопленная в ведомостях, переносит­ся в соответствующий журнал-ордер. Журналы-ордера, как правило, построены таким образом, чтобы в них отражались однородные п& экономическому содержанию или взаимосвязанные операции. Неко­торые журналы-ордера объединяют несколько синтетических счетов

Сгруппированные учетные данные в журналах, открываемых по креди­ту счетов, один раз в месяц переносят в Главную книгу. Записи в жур­налах-ордерах могут осуществляться по мере поступления документов либо одной суммой за месяц. Поэтому каждый из журналов является одновременно и ордером, т.е. распоряжением о записи итоговых дан­ных учета хозяйственных операций по счетам Главной книги, откры­ваемой на год.

Учетная регистрация сумм по каждому документу, принятому к учету, находит отражение в бухгалтерской проводке, составленной в журнале-ордере. На основании этого можно построить две схемы бух­галтерских записей при журнально-ордерной форме бухгалтерского учета (рис. 5.4).

___________________________ П

Документ		Накопительные
	и группировочные ведомости
		■
Главная книга	_	Журналы-ордера
	2)

Документ

Журнал-ордер

Главная книга

Рис. 5.4. Схемы записей при журнально-ордерной форме учета

Как правило, записи из документов в журналы-ордера осуществля­ются в хронологическом порядке по мере принятия документов к бух­галтерскому учету.

Номера записей фиксируются как в самом документе, так и в жур­нале-ордере. Если документы имеют какую-либо другую нумерацию, порядковая нумерация записей в журнале-ордере указывается дробью. Хранение документов по номерам, установленным при записи в жур­нал-ордер, облегчает в последующем поиск места нахождения нужных Документов. Номер документа при таком порядке соответствует номеру строки в журнале-ордере.

На бланках журналов-ордеров, изготовляемых в типографиях, в виде примечания указывается, по каким счетам следует составлять листки-расшифровки.

Листки-расшифровки обычно заполняются в течение месяца, так Как в них могут производиться записи путем последовательного их накапливания. По окончании всех записей в журнал-ордер подсчиты- вается итог листка-расшифровки и производится его передача по на­значению.

Правила записи документов в ведомости зависят от построения и назначения ведомостей. В одних ведомостях также, как и в журналах- ордерах, ведется последовательная регистрация документов по мере их поступления. В этих случаях действуют указанные выше правила нуме­рации и записей документов. В других ведомостях производится пяти­дневная, декадная, двухнедельная или месячная одновременная запись данных из предварительно сгруппированных документов ручным или машинным способом.

При журнально-ордерной форме бухгалтерского учета предусмат­риваются специальные ведомости, из которых последующие записи в журналы-ордера не производятся, а бухгалтерские проводки составля­ются лишь для контроля. Назначение контрольных ведомостей состоит в том, чтобы получить контрольные итоги для проверки правильности группировки сумм в других ведомостях, составляемых в аналогичном порядке на основании одних и тех же документов. Этот прием приме­няется тогда, когда обрабатывается большое количество документов, работа с которыми в силу их массовости создает возможность возник­новения ошибок. К таким документам относятся, например, докумен­ты на приход и расход материалов. Документы 'на приход материалов накапливаются в журнале-ордере № 6 по кредиту расчетов с поставщи­ками и подрядчиками, а также в некоторых других регистрах. Докумен­ты на расход материалов группируются в ведомостях распределения расхода материалов и затем в журнале-ордере № 10. Для контроля па­раллельно с журналом-ордером № 10 составляется ведомость ф. № 10 «Учет материалов в денежной оценке». Данные этой ведомости по итогу обеспечивают проверку правильности соответствующих итого­вых сумм в журналах-ордерах. Фрагменты журнала-ордера № 6 и ведо­мости № 10 приведены ниже. При любой машиноориентированной форме учета указанные регистры заменяют машинограммы соответст­вующего содержания, причем данные ведомости № 10 становятся не­нужными.

Во всех случаях, когда имеет место массовость документов, которая усиливает возможность ошибок, целесообразно вести бухгалтерские записи в учетных регистрах так, чтобы на основании одних и тех же исходных данных путем параллельной их обработки можно было по­лучить в разных регистрах сопоставимые итоговые данные для кон­троля. '

Фрагмент журнала-ордера № 6 по кредиту счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Сальдо на начало месяца — 10 ООО руб.

Поставщик	Стои­мость мате­риалов по учетной цене	С кредита счета • в дебет счетов	Сумма акцепта по счетам или неот­фактуро­ванные поставки	Отметка об оплате	На конец месяца
						с расчет­ного счета	за непри- бывший груз	сальдо по неопла­ченным счетам
А	Б
Поставщик № 1	24 ООО		25 200		25 200	25 200
Транспортная организация
Итого	24 ООО		25 500		25 500	25 200

Сальдо на конец месяца — 10 300 руб.

В некоторых случаях составляются ведомости по дебету счетов па­раллельно с журналами-ордерами по кредиту счетов, что допускается по соображениям контроля. В составе регистров журнально-ордерной формы предусмотрено ведение ведомостей по дебету счетов «Касса» и «Расчетный счет». Операции по кассе и расчетному счету носят массо­вый характер. Основное назначение указанных ведомостей — кон­трольное. В них на основе документов записываются в разрезе креди­туемых синтетических счетов суммы, относящиеся к дебету счетов «Касса» и «Расчетный счет». Но эти же суммы должны быть записаны в журналы-ордера по кредиту счетов (так как журналы-ордера ведутся по кредитовому признаку). Например, в ведомости по дебету счета «Касса» учитываются, в частности, суммы возвращенных и принятых в кассу подотчетных сумм в корреспонденции с кредитом счета «Расчеты с подотчетными лицами». Эти же суммы параллельно должны быть записаны в журнал-ордер № 7 по кредиту счета «Расчеты с подотчет­ными лицами» на основе тех же документов. Итог этих сумм за месяц

Фрагмент ведомости № 10 «Учет материалов в денежной оценке»

Показа­тели	Сталь	Откло­нения от стои­мости стали	Краска	Откло­нения от стои­мости краски	Спирт техни­ческий	Откло­нения от стои­мости спирта техни­ческо­го	Поли­этиле­новая упа­ковка	Откло­нения от стои­мости поли­этиле­новой упа­ковки	Итого
Сальдо на начало месяца	40 ООО		10 000						56 795
Поступило	24 000								25 500
Коэффи­циент ТЗР		0,05		0,25		0,05		0,04
Выбыло
	60 000								63 000
А	40 000								42 000
Б	20 000								21 000
Сальдо на конец месяца									16 757

в обоих указанных регистрах должен быть одинаковым, чем и обеспе­чивается контроль правильности записей.

Документы должны храниться по ведомостям, в которых они за­регистрированы, и их нумерация должна соответствовать номерам строк ведомостей. Если в ведомости записываются итоги пачки до­кументов, они должны храниться по этим пачкам с указанием на каждой из них, в какую строку и графу ведомости произведена запись на их основании.

На всех регистрах журнально-ордерной формы указывается месяц заполнения, в необходимых случаях — наименование используемого синтетического счета. В конце месяца регистр подписывается соответ­ствующим работником бухгалтерии и главным бухгалтером. После за­писи данных из журналов-ордеров в Главную книгу внесение исправ­лений в них не допускается. Необходимые уточнения должны офор­мляться бухгалтерскими справками.

Главная книга обобщает данные журналов-ордеров, в ней на каж­дом счете учитываются сальдо на начало месяца, текущие обороты и сальдо на конец месяца. Проверка правильности записей в Главной книге осуществляется путем подсчета сумм оборотов и сальдо по всем счетам. Проверка должна выявить наличие трех пар равных итогов: сальдо на начало месяца, обороты за месяц и сальдо на конец месяца. На каждый счет используется один или два листа. Второй лист исполь­зуется как вкладной к основному.

В составе типовой журнально-ордерной формы бухгалтерского учета для промышленных предприятий предусмотрено 17 журналов- ордеров, 29 ведомостей, из них 15 — разработочных, 10 — основных для накапливания и группировки сумм, переносимых в последующем в журналы-ордера, 4 — контрольных. По всем этим ведомостям устанав­ливается система переноса сумм из одних ведомостей в другие и взаи­моконтроля итоговых показателей по окончании месяца.

В журналы-ордера ежедневная запись на основании документов производится:

№ 1 — по кредиту счета «Касса»;

№ 2 — по кредиту счета «Расчетный счет»;

№ 3 — по кредиту прочих денежных счетов;

№ 4 — по кредиту счетов расчетов по долгосрочным и краткосроч­ным кредитам и займам;

№ 6 — по кредиту счета «Расчеты с поставщиками и подрядчика­ми»;

№ 7 — по кредиту счета «Расчеты с подотчетными лицами»;

№ 9 — по кредиту счета «Внутрихозяйственные расчеты»;

№ 12 — по кредиту счетов капиталов;

№ 13 — по кредиту счетов учета основных средств и нематериаль­ных активов;

№ 14 — по кредиту счета «Переоценка материальных запасов»;

№ 15 — по кредиту счетов «Прибыли и убытки», «Доходы будущих периодов»;

№ 16 — по кредиту счета «Вложения во внеоборотные активы».

Ежемесячная запись на основе ведомостей производится:

№ 8 — по кредиту счетов учета расчетов с разными дебиторами и Кредиторами;

№ 10 — с кредита счетов в части затрат на производство: амортиза­ции, материальных затрат и др. в дебет счетов производственных за­трат;

№ 10/1 — с кредита тех же счетов, что и в журнале-ордере № 10, в дебет счетов, не относящихся к производству: расходы на продажу;

№ 11 — по кредиту счетов готовой продукции и ее продажи.

Рассмотрим примеры заполнения некоторых журналов-ордеров.

В первом разделе журнала-ордера № 10 учитываются все затраты предприятия за отчетный месяц. Этот журнал-ордер предназначен для синтетического учета затрат на производство и ведется на основании ведомостей затрат цехов, общехозяйственных и других расходов (ф. 12, 15) путем записи в него по окончании месяца итоговых данных этих ведомостей. Таким образом, журнал-ордер № 10 представляет собой итоговый учетный регистр, в котором итогами за отчетный месяц записываются суммы по кредиту ряда счетов, согласно накопительным и группировочным ведомостям с добавлением сумм, отраженных в дру­гих журналах-ордерах. Таким образом обобщаются все суммы по дебету счетов затрат на производство. Журнал-ордер № 10 обеспечивает на­копление данных для составления отчетов о затратах на производство по элементам и статьям калькуляции. Он представляет собой ком­плексный журнал-ордер по кредиту нескольких счетов. По данным счетов затрат по элементам целесообразно вести учет показателей с начала года, для чего следует использовать второй раздел типового жур­нала-ордера № 10 «Расчет затрат на производство по экономическим элементам», переименовав его в «Затраты по экономическим элемен­там с начала отчетного года». В третьем разделе оформляется расчет фактической производственной себестоимости товарной продукции.

В журнале-ордере № 6 каждая строка отводится для аналитического учета по счету расчетов с поставщиками и подрядчиками за полученные товарно-материальные ценности, принятые работы и услуги (гр. 1-12). В гр. 16—20 отмечаются все операции по оплате за поступившие цен­ности, работы и услуги.

Формы бухгалтерского учета на малых предприятиях

В современных экономических условиях возрастает роль малых предприятий. От того, как поставлен бухгалтерский учет на этих пред­приятиях, во многом зависит эффективность их работы.

Если малое предприятие совершает незначительное количество операций (как правило, не более 30 в месяц) и не осуществляет произ­водства продукции и работ, связанных с большими затратами матери­альных ресурсов, оно может вести учет в Книге (журнале) учета хозяй­ственных фактов по ф. № К-1 и Ведомости учета заработной платы по ф. № В-8. Если малое предприятие занято производством продукции, оно применяет в качестве учетных регистров ведомости.

Малое предприятие может применять и другие формы учета, осно­ванные на двойной записи, например журнально-ордерную, машино- ориентированную и др. Выбранная форма учета должна быть отражена в учетной политике предприятия.

Книга учета хозяйственных операций по форме № К-1 представляет собой комбинированный регистр, который содержит все применяемые предприятием бухгалтерские счета.

Форма № К-1 (фрагмент)

Регистрация операций	Наличие и движение средств • предприятия (номера счетов)
номер записи	дата и номер документа	содер­жание операции	сумма	счет №	счет №	счет №
				дебет	кредит	дебет	кредит	дебет	кредит

В форме № К-1 на основании первичных документов в хроноло­гической последовательности записываются все хозяйственные опе­рации текущего месяца. При этом суммы по каждой операции, заре­гистрированной в Книге, отражаются методом двойной записи по графам «дебет» и «кредит» соответствующих счетов. По окончании отчетного месяца подсчитываются обороты по каждому счету и вы­водятся остатки, которые переносятся в конце квартала в бухгалтер­ский баланс.

Для учета расчетов с персоналом по оплате труда необходимо вести Ведомость учета заработной платы (ф. № В-8). В случае необходимости можно применять карточки аналитического учета. Например, к счету «Расчеты по налогам и сборам» ведутся отдельные карточки для учета Подоходного налога с физических лиц, налога на добавленную стои­мость, налога на прибыль.

Вместо Книги учета хозяйственных фактов можно использовать разграфленные аналогичным образом отдельные листы (ведомости). Первичные документы, на основании которых производят бухгалтер­ские записи, подшиваются по правилам делопроизводства. На каждом из них проставляется номер записи (по Книге или Ведомости) и коды дебетуемых и кредитуемых счетов.

Малые предприятия, осуществляющие сложные процессы прои водства, могут применять форму учета, основанную на ведении девя ведомостей:

№ В-1 — для учета основных средств;

№ В-2 — для учета материалов, товаров и готовой продукции;

№ В-3 — для учета затрат на производство продукции и вложени во внеоборотные активы;

№ В-4 — для учета кассовых операций, операций по расчетно счету, уставного капитала, амортизации основных средств, прибыли ее использования;

№ В-5 — для учета финансовых вложений, расчетов с разными де биторами и кредиторами, по налогам и сборам, с фондами социально страхования и обеспечения, кредитов и заемных средств;

№ В-6 — для учета расчетов с покупателями и заказчиками;

№ В-7 — для учета расчетов с Поставщиками и подрядчиками;

№ В-8 — для учета расчетов с персоналом по оплате труда;

№ В-9 — для обобщения оборотов по бухгалтерским счетам.

Каждая хозяйственная операция записывается в двух ведомостях: в одной — по дебету счета (с указанием номера кредитуемого счета), в другой — по кредиту корреспондирующего счета (с аналогичной запи­сью номера дебетуемого счета). В этих же ведомостях ведется, как пра­вило, и аналитический учет.

Обобщение месячных итогов финансово-хозяйственной деятель­ности, отраженных в ведомостях № В-1 — В-8, производится в ведо­мости № В-9.

Малые предприятия с предельной численностью работающих до 15 человек (включая тех, кто работает по договорам гражданско-право­вого характера) могут применять упрощенную систему финансового учета и бухгалтерской отчетности. Дополнительным условием для этого является ограничение выручки от реализации стотысячекратным ми­нимальным размером оплаты труда, установленного законодательст­вом Российской Федерации на первый день квартала, в котором подано заявление на упрощенную систему.

Эта .система предусматривает применение простой формы учета (без двойной записи на счетах). Основным учетным регистром в этом случае является Книга учета доходов и расходов.

КНИГА ДОХОДОВ И РАСХОДОВ СУБЪЕКТОВ МАЛОГО ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА

I. ДОХОДЫ И РАСХОДЫ

Регистрация	Сумма, руб.
№ п/п	дата и номер первичного документа	содержание операции	доходы — всего	в том числе не прини­маемые ДЛЯ расчета налога	расходы — всего	в том числе не прини­маемые для расчета налога
Итого за I квартал
IV. ДОХОДЫ И РАСХОДЫ
Регистрация	Сумма, руб.
№ п/п	дата и номер первичного документа	содержание операции	доходы — всего	в том числе не прини­маемые для расчета налога	расходы — всего	в том числе не прини­маемые ДЛЯ расчета налога
Итого за IV квартал
Всего за год
РАСЧЕТ СОВОКУПНОГО ДОХОДА
Наименование	Код строки	200___________________ год
	I квартал	6 месяцев	9 месяцев	Год
Валовая выручка....
Расходы.................
Совокупный доход....

Эта Книга открывается на один календарный год и должна быть прошнурована и пронумерована. На последней странице записывается число содержащихся в ней страниц, которое заверяется подписью ру­ководителя организации и оттиском печати налогового органа.

15-3762

Хозяйственные операции в Книге записываются в хронологической' последовательности. Если хозяйственная операция отражает получе­ние дохода, то его сумма записывается в графу 4 «Доходы — всего». В составе доходов отражаются все поступления: выручка от продаж товаров (работ, услуг), имущества в отчетном периоде, внереализаци­онные доходы, а также денежные средства и иное имущество, получен­ные безвозмездно и в виде финансовой помощи.

Отдельно учитываются доходы, не принимаемые для расчета на­лога.

Хозяйственные факты по расходу средств на малом предприятии учитываются по графе «Расходы — всего», в которую не включаются расходы, не принимаемые для расчета налога (они обобщаются в от­дельной графе).

5.4. Машиноориентированная форма бухгалтерского учета Особенности машиноориентированной формы учета

В связи с большими объемами учетной информации и высокой трудоемкостью учета в условиях ручной обработки данных практичес­ки невозможно обеспечить требования полноты, своевременности, до­стоверности информации, необходимой в принятии управленческих решений. Использование в бухгалтерском учете современных компью­теров, а также средств связи и коммуникаций способствует совершен­ствованию организации учетной работы, позволяет видоизменить тех­нологию сбора, регистрации сообщений о хозяйственных событиях, обработки информации и ее представления пользователям.

Для создания учета как средства управления и регулирования жиз­ненно необходимо использование компьютера, а также современных средств связи и коммуникаций. Происходят существенные изменения в организации учетной работы на предприятии, меняется технология получения и обработки первичных документов, сокращается трудоем­кость преобразования учетных данных, возрастают творческие функ­ции в деятельности учетного персонала за счет предоставления ему компьютерного сервиса.

Организация и разработка систем автоматизированного учета, ори­ентированного на новые информационные технологии, сопряжены с рядом проблем методологического, организационного и технологичес­кого характера. Предприятие, решившее автоматизировать бухгалтер­ский учет, может пойти по одному из следующих путей: выполнить эту работу собственными силами; пригласить специалистов для изготовле­ния программ сторонней организацей или купить готовый программ­ный продукт. В любом варианте важно определить пути рационального использования компьютеров или сетей компьютеров для организации автоматизированного учета на предприятии в целом и в его подразде­лениях, концепцию совершенствования формы учета для системы в целом и для отдельных участков работы.

Внедрение технических средств приема-передачи, хранения и обра­ботки информации, не нарушая основных принципов ведения учета, дает возможность совершенствовать формы представления информа­ции, освободить бухгалтера от трудоемких, монотонных операций группировки данных, подсчета итогов, заполнения регистров бухгал­терского учета.

Это открывает новые горизонты аналитических и контрольных воз­можностей бухгалтерского учета, активного использования учетной информации в управлении.

Группировка и обобщение документальных бухгалтерских данных осуществляется в учетных регистрах: карточках, книгах и т.п.

Особенности формы бухгалтерского учета зависят от технического оснащения учетного процесса, сочетания аналитического и синтети­ческого учета, способа ведения хронологической записи, составляемой отчетности и др.

Характерными особенностями современной компьютерной ин­формационной технологии реализации журнально-ордерной формы бухгалтерского учета являются:

• децентрализованная обработка учетных данных на автоматизиро­ванных рабочих местах (АРМ) бухгалтера;

• ориентация на привычную для бухгалтера терминологию, сло­жившееся в бухгалтерии разделение труда, существовавшее до приме­нения компьютеров: регистры аналитического и синтетического учета, журналы-ордера, листки-расшифровки, вспомогательные ведомости по дебету счетов, накопительные и группировочные регистры;

• сохранение взаимосвязей между регистрами и системой их кон­троля, присущих журнально-ордерной форме счетоводства. Принци­пиальная схема журнально-ордерной формы бухгалтерского учета с применением ПЭВМ представлена на рис. 5.5.

В настоящее время не существует общепринятого названия формы бухгалтерского учета, ориентированной на использование электрон­ных вычислительных машин. В специальной литературе бытуют такие понятая, как таблично-автоматизированная, электронная, таблично- [ матричная, машиноориентированная формы бухгалтерского учета.

Условно-постоянная информация (справочники, константы)		Ввод данных в ПЭВМ
*	+ т
|	формирование базы данных в ПЭВМ

Переменные данные, документы, заполняемые вручную

Ввод информации

Переменные данные, документы, напечатанные на ПЭВМ

Листки-расшифровки

"Г

т

Журналы-ордера

Главная книга

-+ Контрольная сверка

Потребители информации

Потребители информации

Вспомогательные регистры

3ZI

Регистры аналитического учета

-р. Движение информации

Баланс и другие формы отчетности

Анализ информации и принятие решений

Рис. 5.5. Особенности журнально-ордерной формы бухгалтерского учета с применением ПЭВМ

В зависимости от объема учетной информации, структуры и разме­ра предприятия, состава и конфигурации технического и программно­го комплекса обработки данных используются различные организаци­онные формы учета, основанные на создании:

1) локальных (децентрализованных) автоматизированных рабочих мест бухгалтера;

2) совокупности взаимосвязанных АРМ бухгалтера, которые не объ­единены средствами компьютерной сети;

3) распределенной компьютерной сети, объединяющей автомати­зированные рабочие места нескольких бухгалтеров, при необходимос­ти и АРМ других служб управления.

Локальные АРМ бухгалтера на базе персональных ЭВМ (ПЭВМ) применяются, как правило, в малых организациях, а также при недо­статочном для удовлетворения нужд учетного персонала количестве компьютеров, отсутствии сети ЭВМ. Второй вариант автоматизирован­ного учета характерен для средних организаций, оснащенных главным образом ПЭВМ. Третий вариант основан на применении средств ком­плексной автоматизации бухгалтерского учета, т.е. не только ПЭВМ, но и устройств сбора, регистрации и приема-передачи данных.

Независимо от способа организации машиноориентированные системы бухгалтерского учета аналогично системам, основанным на ручной обработке информации, обеспечивают выполнение всех стадий учетного цикла:

• сбора и регистрации информации;

• передачи данных;

• группировки, накопления и хранения данных;

• выдачи информации пользователям.

Технология реализации стадий учетного цикла

Рассмотрим особенности реализации учетных задач в условиях на­званных вариантов организации машиноориентированного бухгалтер­ского учета.

На первой стадии учетного цикла первичная информация регистри­руется, как правило, на бумажном носителе в форме первичных доку­ментов, данные которых вводятся бухгалтером в ПЭВМ. Следует обра­тить внимание на то, что в машиноорие