Документы строгой отчетности
Обособленную группу документов в бухгалтерском учете составляют документы строгой отчетности: денежные документы, ценные бумаги, бланки строгой отчетности. Документы строгой отчетности в случаях, определенных Минфином России по согласованию с Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам, могут заменять чеки при оказании услуг населению без применения контрольно-кассовых машин.
Использование бланков документов строгой отчетности при оказании услуг населению освобождает организацию и индивидуального предпринимателя от применения контрольно-кассовой техники в своей предпринимательской деятельности, что проявляется в виде значительной экономии Однако в отличие от кассового чека, который формируется автоматически, бланки документов строгой отчетности требуют соответствующего порядка и правил заполнения.
В соответствии со статьей 2 Федерального закона от 22.05.2003 г. N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" организации и индивидуальные предприниматели вправе осуществлять расчеты с населением без применения контрольно-кассовой техники при условии выдачи им бланков документов строгой отчетности.
Порядок регулирования расчетов при использовании бланков строгой отчетности установлен Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 06.05.2008 г. N 359 (далее - Положение N 359).
Фактически Положение N 359 разрешило организациям и индивидуальным предпринимателям, осуществляющим расчеты без применения контрольно-кассовой техники, разрабатывать самостоятельно бланк строгой отчетности в соответствии с требованиями законодательства за некоторым исключением. Исключение касается бланков строгой отчетности, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 14.02.2009 г. N 112 "Об утверждении Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом".
К бланкам строгой отчетности, приравненным к кассовым чекам, относятся квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы, предназначенные для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случае оказания услуг населению (далее - бланки).
Законодательством установлен особый порядок приобретения, хранения, использования, реализации, контроль за их движением, а также аналитический учет по каждому виду документов и бланков строгой отчетности.
Денежные документы, к которым относятся почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы, подлежат учету по фактической стоимости приобретения на счете 50 "Касса", субсчет "Денежные документы" и хранению в несгораемом шкафу кассы организации до передачи по назначению (например, под отчет).
Лицом, материально ответственным за хранение денежных документов, является кассир организации.
Несоблюдение способа изготовления бланка, например печать его на принтере в заполненном или незаполненном виде, не делает документ недействительным, однако изготовленным на бланке строгой отчетности он не признается.
К бланкам строгой отчетности относятся также квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные абонементы, талоны, билеты, бланки товарно-сопроводительных документов и т.п. Бланки строгой отчетности учитываются на счете 006 "Бланки строгой отчетности" в условной оценке до момента выдачи под отчет.
Учет бланков по их наименованиям, сериям и номерам ведется в книге по учету бланков. Листы такой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации или индивидуальным предпринимателем, а также скреплены печатью (штампом).
Электронные документы
Повсеместное внедрение компьютерной техники и технологий коснулось и сферы создания документов бухгалтерского учета и налоговой отчетности. Специфика документа, созданного на машинном носителе (на жестком диске, дискете, CD, в сети Интернет), состоит в некоторой сложности обоснования подлинности документа по одному или нескольким основным реквизитам. В этой связи требуется дополнительное законодательное регулирование оборота документов на машинном носителе.
в Федеральном законе от 06.04.2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ) указано, что ЭП - это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
Статья 6 Закона N 63-ФЗ определяет условия признания электронных документов, подписанных ЭП, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.
Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной ЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. Одной ЭП могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов).
Хранение документов
Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
Порядок хранения документов в организации установлен Положением о документах и документообороте. В соответствии с п. 6.2 указанного Положения первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив организации, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Лицо, уполномоченное отвечать за хранение, целесообразно назначить специальным приказом или распоряжением. Здесь уместно напомнить, что существует особый порядок хранения бланков строгой отчетности, которые должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.
Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.
Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.
Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер организации, учреждения.
Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива организации, учреждения работникам других структурных подразделений организации, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.
Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2012 году, начинается с 1 января 2013 года.
Дополнительные указания по хранению данных бухгалтерского учета установлены п. 1 ст. 23 и ст. 87 НК РФ: налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги.
В установленных законом случаях допускается изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у организаций.