Информация для целей управленческого учета.

Управление предприятием невозможно без информации или совокупности сведений о состоянии управляемой системы, управляющих действиях и внешней среде.

Цель управленческого учета — обеспечить администрацию организации, куда входит довольно узкий круг внутренних пользователей, ответственных за достижение конкретных производственных целей, информацией, необходимой для контроля за производственной деятельностью организации и принятия решений по результатам этой деятельности. К такой информации в первую очередь относятся данные о затратах на производство, себестоимости продукции и отдельных ее видов, рентабельности, выпуске и результатах реализации продукции (работ, услуг).

Информация — это сведения о лицах, предметах, событиях, явлениях и процессах, т.е. все то, что расширяет представление об объекте исследования.

Руководителя интересует любой тип информации. Так, слух о том, что крупный потребитель не доволен поставленным ему продуктом и хочет сменить поставщика — неколичественная, но важная информация. Информация о текущей операционной деятельности при нормальном течении дел мало интересует руководство. Его также не заботит вопрос о количестве ДС у отдельных потребителей, зарплата служащих, взятый вчера кредит. Этой информацией пользуется рядовой персонал, а для руководителя интерес представляют общие финансовые результаты таких операций.

Все источники информации можно подразделить на учетные и неучетные.

К учетным источникам относятся:

— бухгалтерский учет и отчетность;

— статистический учет и отчетность;

— оперативный учет и отчетность;

— налоговый учет и отчетность

— выборочные учетные данные.

В бухгалтерском учете и отчетности наиболее полно отражают и обобщают хозяйственные средства и хозяйственные операции с целью контроля за выполнением установленных бизнес-планов. Методами сплошного и непрерывного наблюдения, строгого документирования, систематизации на счетах, группировки в балансе и других отчетных таблицах получают объективную количественную характеристику многообразных хозяйственных операций и обобщенную характеристику совокупности средств хозяйства по составу и размещению, источникам образования и целевому назначению.

Статистический учет и отчетность отражают совокупность массовых явлений и процессов, характеризуют их с количественной стороны (в увязке с качественной стороной), позволяют выявить определенные экономические закономерности, служат важным источником информации. Это, прежде всего, относится к отраслевым, межотраслевым и территориальным объединениям (концернам, акционерным обществам, товариществам с ограниченной ответственностью и др.). При специфических методах наблюдения статистика во многом опирается на данные бухгалтерского учета.

Оперативный учет и отчетность, применяемые на отдельных участках хозяйственной деятельности организаций, обеспечивают более быстрое по сравнению со статистикой и бухгалтерией получение соответствующей информации. Для текущего управления подобная информация неоценима. При управлении сбытом, например, невозможно обойтись без оперативных данных о ежедневной (а в некоторых случаях и ежесменной) выручке за проданные товары. Директора организаций, руководители внутренних подразделений довольно часто ведут оперативную регистрацию важнейших хозяйственных процессов и операций, делают примерные расчеты и прикидки, намечают неотложные мероприятия. Такую «карманную бухгалтерию» используют руководящие работники, которые сами осуществляют оперативный анализ.

Налоговый учет и отчетность представляет собой систему сбора, фиксации и обработки производственной и финансовой информации, необходимой для правильного исчисления налоговых обязательств налогоплательщика в соответствии с НК РФ.

В международной практике применяют три вида налогового учета:

бухгалтерский налоговый учет — показатели налогового учета формируются исключительно из данных бухгалтерского учета;

смешанный налоговый учет — показатели налогового учета формируются исключительно из данных бухгалтерского учета, но с использованием определенных методов для налогообложения;

абсолютный налоговый учет — показатели налогового учета формируются без участия данных бухгалтерского учета (таможенные пошлины, государственные пошлины, плата за воду и др.).

Выборочные учетные данные помогают углубить и детализировать показатели отчетности. За последние годы отчетность значительно сокращена. В этих условиях получили распространение эпизодические выборки, наблюдения, углубленные проверки. Выборочные данные следует рассматривать как источник учетного характера, поскольку их черпают из текущего бухгалтерского учета и первичной документации.

К неучетным источникам относятся:

— материалы внутриведомственной и вневедомственной ревизии, внешнего и внутреннего аудита;

— материалы лабораторного иврачебно-санитарного контроля;

— материалы проверок налоговых органов;

— материалы постоянно действующих производственных совещаний;

— материалы собраний трудовых коллективов;

— материалы печати;

— объяснительные и докладные записки, переписка с вышестоящей организацией, финансовыми и кредитными организациями;

— материалы, получаемые в результате личных контактов с исполнителями.

Таким образом, место современной учетной системы в общем информационном поле организации можно представить в виде следующей схемы (рис.2).

Управление выполнением бизнес-плана и бюджетов (смет) невозможно без использования соответствующих планово-нормативных данных. Такие данные содержатся, прежде всего, в производственно-финансовом плане промышленного предприятия и торгово-финансовом плане торговой организации. Помимо данных утвержденного плана учитывается довольно обширный нормативный материал, содержащийся в производственных паспортах, ценниках, прейскурантах, справочниках и др.

Информационная система организации

Все виды информации, кроме учетной

Учетная информация

Оперативный учет

Статистический учет

Бухгалтерский учет

Налоговый учет

Управленческий учет

Производственный учет

Финансовый учет

Рис. 2. Учетная система в информационном поле организации

Техническая информациятакже используется как элемент информационной системы. Эта информация содержится в основном в технической и технологической документации (паспортах машин и оборудования, чертежах, спецификациях и т.п.), характеризующей уровень техники и технологии, технический уровень и качество продукции. Техническую информацию получают из перспективных разработок технологов и проектировщиков, кроме того, используют результаты организационно-технических мероприятий, патентную информацию, сведения об отечественных и зарубежных аналогах.

Информация, содержащаяся в управленческом учете, может быть:

количественной, т.е. измеряемой в цифровых показателях, которая в свою очередь делится на:

— информацию в денежном выражении (выручка, дебиторская и кредиторская задолженность и т.д.),

— информацию в натуральном выражении (объемы производства, остатки на складах в штуках, тоннах и т.д.);

качественной, т.е. призванной обратить внимание менеджмента на проблемы, не имеющие или пока не имеющие количественного выражения. Обычно такая информация дается как комментарий к отчету либо высказывается в пояснительной записке.

В структуре большинства предприятий есть подразделения, занимающиеся управленческим учетом (планово-экономические отделы, финансовые отделы и т.п.). Как правило, не практикуется выполнение функций по ведению управленческого учета сотрудниками бухгалтерских служб, и только в небольших организациях бухгалтер может «параллельно» со своей основной работой заниматься подготовкой управленческой информации для руководства.

Управленческий учет должен быть интегрирован в целостную информационную систему предприятия — для того, чтобы, во-первых, адекватно отражать существующую ситуацию, а во-вторых, минимизировать затраты на ведение учета. Например, складской учет является одной из основных разновидностей учета на предприятии и в то же время поставщиком информации для управленческого учета. Так, для управленческого учета необходима информация (ежедневная, если позволяет система учета) об остатках материалов и готовой продукции на складе для того, чтобы корректно распределить затраты на хранение на различные виды продукции. Такую информацию можно получить именно из данных складского учета.

В связи с этим одна из основных задач при постановке системы управленческого учета — налаживание нормального информационного взаимодействия между системой управленческого учета и другими учетными системами предприятия (бухгалтерским, складским, производственным учетом и т.д.). В противном случае либо информация в системе управленческого учета будет недостоверной и неполной, либо затраты на ведение управленческого учета превысят все разумные пределы.

Согласно Методическим рекомендациям по организации и ведению управленческого учета (утверждены и рекомендованы к применению российским организациям экспертно-консультативным советом по вопросам управленческого учета Минэкономразвития РФ №4 от 22.04.02 г.) структура управленческой отчетности включает в себя:

комплексные отчеты — могут составляться ежемесячно, ежеквартально, ежегодно. По мере увеличения промежутка времени увеличивается степень агрегации информации (т.е. в ежемесячном отчете может быть представлена более подробная информация, чем в ежегодном отчете, но по меньшему кругу вопросов). В состав комплексных отчетов могут входить отчет о движении денежных средств, отчет о доходах и расходах, отчет о выполнении инвестиционной программы и т.д.;

отчеты по ключевым показателям — представляются на конкретную дату в любой момент времени. В них отражаются важные для успешного функционирования предприятия факторы: количество полученных заказов, объем произведенной продукции, объем проданной продукции, процент неисправностей или брака, остатки готовой продукции на складе и т.д.;

аналитические отчеты — готовятся либо по запросу руководства для глубокого анализа какого-либо вопроса, либо на регулярной основе в течение определенного промежутка времени с той же целью. Направленность, формат, периодичность составления аналитических отчетов могут быть совершенно произвольными.

К информации внутреннего управления предъявляется ряд специфических требований, отличных от требований к информации для финансового учета. Она должна быть:

оперативной, формируемой по принципу «чем быстрее, тем лучше». Информация должна предоставляться в сроки, дающие возможность сориентироваться и вовремя принять эффективное хозяйственное решение, в противном случае она малопригодна для целей управления;

адресной, т.е.имеющей ориентацию на конкретного потребителя — менеджера и решаемые им задачи;

целевой, направленной на решение конкретных задач управления;

достаточной. Информация не должна быть излишней, но вполне достаточной для принятия соответствующих решений;

аналитичной, т.е. содержать данные текущего экспресс-анализа или предполагать возможность проведения последующего анализа с наименьшими затратами времени;

гибкой, приспособленной к возможностям изменений в бизнесе;

полезной. Информация должна привлекать внимание управляющих к сферам потенциального риска и объективно оценивать работу менеджеров предприятия;

экономичной. Затраты по подготовке информации не должны превышать экономический эффект от ее использования.

Управленческий учет строится на соблюдении следующих общесистемных принциповформирования информации:

— принцип опережения данных для принятия управленческих решений. При этом гораздо важнее правильная оценка предстоящих расходов и доходов, чем констатация упущенных возможностей;

— принцип ответственности за последствия принятых решений. Если ответственность за результаты хозяйствования на всех уровнях управления отсутствует, вести управленческий учет не имеет смысла;

— принцип целостности. Управленческий учет должен быть системным и обеспечивать согласованность данных с показателями финансового учета и отчетности даже тогда, когда он ведется без использования первичной документации, счетов и двойной записи;

— принцип понятности. Представление данных в четкой, удобной и понятной форме (в виде таблиц, графиков) с использованием такого количества альтернатив, какое необходимо для принятия обоснованных решений.