Друг друга те, кто может сорваться и помешать рассмотрению вопроса.

/

КТО ЕСТЬ КТО НА ВАШИХ СОВЕЩАНИЯХ?

Руководить совещанием легче, когда знаешь типологию людей, участвующих в нем: их интересы, причуды, вопросы, которые они, как правило, задают, стрессоустойчивость и пр. Марк X. МакКормак в книге “Секреты бизнеса для всех” предлагает некоторые типы персонажей (не обязательно плохих), за которыми нужно следить в ходе любого внутрифирменного совещания.

ГОВОРЯЩИЕ НАЧИСТОТУ. Это люди, которые всегда честно высказывают свое мнение. Они не хитрят, у них нет задних мыслей. Это ценные участники любого совещания. Но их необходимо защи­щать. Они склонны зацикливаться на мысли, что “лучшая оборона - это правда”, и могут не столько положить конец спорам, сколько породить новые.

МУЧЕНИКИ. Они хорошо разряжают обстановку и быстро берут на себя ответственность, когда что-то пошло не так. Опасность в том, что они берут на себя вину чересчур быстро, возможно прежде, чем вы сумеете докопаться, кто и что стоит у истоков случившегося.

КАМЕННЫЕ ЛИЦА. Эти держат свои мысли при себе, а воз­можно, делятся ими с боссом после того, как остальные разойдутся. Годятся их предложения или нет, но вам постоянно приходится га­дать, какую игру эти люди ведут и на чьей они стороне.

ЗАВОДИЛЫ БОЛЕЛЬЩИКОВ. Они усвоили поразительную си­лу слов “Вы правы. Я никогда не думал об этом”. Мне нравятся эти люди, отмечает X. МакКормак.

ОРАТОРЫ. Эти начинают говорить мягко, потом расходятся и даже через 15 минут не в силах остановиться, извергая из себя что- то режущее слух и оскорбляющее сознание. Проникновение в суть вещей подменяется у них эмоциями и краснобайством. Создается впечатление, что они из кожи вон лезут, чтобы убедить в первую очередь самих себя, а не вас. Обращайтесь с ними с осторожно­стью - или вообще не обращайте на них внимания.

“АДВОКАТЫ ДЬЯВОЛА”. Для них все спорно. Хорошо то, что подобно настырному обвинителю они часто докапываются до прав­ды. Плохо то, что они отнимают чересчур много времени и наносят слишком много ран. На совещание следует приглашать не более од­ного из них.

РАЗРУШИТЕЛИ. Эти слова не могут произнести, чтобы не по­губить чью-то идею, чей-то проект или чье-то самолюбие.

ЛЮБИТЕЛИ РАССЛАБИТЬСЯ. Они откидываются на спинку стула, поудобнее устраивают ноги, настраиваются на долгий прият­ный отдых и вовсе не торопятся решать вопросы, стоящие на пове­стке дня. Целесообразно встречаться с такими партнерами в холле или в помещении, где нет стульев.

ГОСУДАРСТВЕННЫЕ МУЖИ. Эти продвигают себя или застав­ляют двигаться вперед совещание за счет умелого обращения с людьми. Теоретически таким государственным мужем должен быть руководи­тель совещания.

ДО СОВЕЩАНИЯ.

ОДИННАДЦАТЬ ВОПРОСОВ ОРГАНИЗАТОРУ

Требуется ли вообще проводить совещание?

Какая есть возможность заменить совещание?

Должен ли я лично принимать в нем участие?

Возможно ли сведение моего участия до минимума?

Что сделать, чтобы сократить число участников до минимума?

Удобно ли выбрано время или следует перенести?

Закрыто ли для посторонних помещение?

13. Имеются ли все необходимые для проведения совещания ма­териалы?

Каковы цели отдельных пунктов повестки дня?

15. Указано ли время для отдельных тем обсуждения и кто из со­трудников должен непременно в этом участвовать?

Как лучше рассадить участников совещания и какие приемы создания творческой атмосферы использовать?

ПРАВИЛА ПОВЕДЕНИЯ НА СОВЕЩАНИИ

Совещания проходят более оперативно и конструктивно, когда его участники информированы о правилах поведения в процессе делового взаимодействия. Кратко их можно свести к следующему:

Для руководителя

- начать вовремя;

- сообщить о регламенте, о стоимости минуты;

- согласовать правила работы, уточнить повестку дня;

- назначить ответственного за регламент и протокол;

- предупредить о “снятии” выступлений не по существу вопроса, например эмоциональные оценки людей и событий, мнения вме­сто конструктивных предложений, сообщение по поводу... и т. п.;

- если используется критика, то требовать ее конструктивности - называть конкретные факты и их причины, не переходить на лич­ность, а высказываться по поводу действий и ошибок, предлагать пути решения проблемы, устранения просчета, недостатка;

-жестко вести совещание по пути к намеченным целям, для этого обеспечить отдачу от каждого участника и придать конструктив­ный характер обсуждению в целом;

- регулировать направленность и деловитость выступлений, для это­го следует не допускать затягивания выступлений, стимулируя конкретность, наличие содержательного анализа, реальных пред­ложений, решений, идей;

- соблюдать корректность дискуссии;

- использовать разнообразные приемы для активизации внимания участников совещания;

- подводя итоги совещания, обобщить все сказанное, сформулиро­вать выводы, определить задачи на будущее;

- завершить точно в назначенное время;

- в заключение оптимизировать ситуацию, настроить персонал на эф­фективную работу.