Исследовательская стадия контрольно-ревизионного процесса

Экономические методы управления производственной и фи­нансово-хозяйственной деятельностью предприятий, расширение их прав согласно Закону о предприятиях, а также активное вли­яние трудовых коллективов на эффективность хозяйствования внесли определенные коррективы в функции финансово-хозяйст­венного контроля. Отказавшись от мелочной опеки предприятий и административных методов управления, контролирующие органы

•оказывают предприятиям помощь в рациональном хозяйствова­нии путем выявления неиспользованных резервов от внедрения достижений научно-технического прогресса, кооперации производ­ства, в выполнении обязательств перед государством, осуществле­нии распределительных функций согласно действующему законо­дательству. Выполнение контрольных функций в условиях эконо­мических методов управления предприятиями основано на науч­ном исследовании их деятельности, применении ЭВМ при выпол­нении контрольно-ревизионных процедур.

Контрольно-ревизионные процедуры осуществляются в процес­се исследования деятельности предприятия ревизорами в соответ­ствии с программой ревизии, планами-графиками и календарными планами ревизоров. В зависимости от численности ревизионной

•бригады исследования могут проводиться как параллельным способом — одними ревизорами проверяются денежные средства, дру­гими— товарно-материальные ценности и т. п., так и последова­тельным — после проверки одних однородных операций переходят к другим до полного завершения контрольно-ревизионного процес­са. Независимо от того, параллельно или последовательно орга­низовано исследование, все объекты контроля изучаются во взаи­мосвязи, поскольку хозяйственные операции в деятельности пред­приятия взаимообусловлены. Координация выполнения контроль­но-ревизионных процедур осуществляется руководителями ревизи­онной бригады.

Исследование хозяйственных операций- ревизоры проводят при помощи методических приемов, реализующихся выполнением контрольно-ревизионных процедур. Так, инвентаризация ценностей как методологический прием в процессе ревизии осуществляется при помощи процедур организации инвентаризации, проверки цен­ностей в натуре, счетной и бухгалтерской обработки документов, получения пояснений от материально ответственных лиц по ре­зультатам инвентаризации, рассмотрения их центральной инвен­таризационной комиссией, принятия решений по выявленным не­достаткам и излишкам ценностей. Таким образом, исследование хозяйственных операций в процессе контроля включает проверку достоверности их органолептическими и документальными мето­дическими приемами, соответствия действующему законодательст­ву и нормативным актам, выявление отклонений и принятие по этим отклонениям решений.

Исследованию могут подвергаться все хозяйственные операции за контролируемый период. Например, операции с денежными средствами в кассе проверяются сплошным путем или выбороч­ным; расчеты с покупателями и поставщиками — посредством проведения инвентаризации перед составлением годового отчета. В процессе исследования сочетается использование общенаучных и конкретно-научных (собственных) методических приемов конт­роля при изучении хозяйственных операций и процессов. Так, на крупных предприятиях при ревизии широко используются обще­научные дедуктивные методические приемы для выявления конф­ликтных ситуаций в хозяйственной деятельности (рост брака продукции), которые затем исследуются при помощи органолептических (инвентаризация, контрольные замеры) и документаль­ных (исследование документов, отражающих контролируемые операции) методических приемов.

Только всестороннее исследование хозяйственных операций в процессе ревизии с применением различных приемов позволяет дать правильную оценку контролируемым объектам и избежать ошибок. Переход предприятий на рыночные отношения увеличи­вает потребность в коммерческой информации о финансово-хозяй­ственной деятельности, а следовательно, увеличивает и объемы ее исследования при выполнении контрольно-ревизионного процесса. С целью своевременного выполнения расчетно-аналитических конт­рольных процедур по проверке финансово-хозяйственной деятельности (научно обоснованных нормативов расходования сырья на производство продукции, создания безотходного производства, ритма конвейера, оплаты труда, результатов бригадного хозрас­чета и т. п.) необходимо применение ЭВМ. В диалоговом общении с ЭВМ ревизор выступает в качестве пользователя ее услуг. Связь пользователя с ЭВМ осуществляется с помощью клавишных уст­ройств, телетайпов, экранных пультов, дисплеев и др.

Ревизор, выступая в качестве пользователя, формирует запрос и направляет в ЭВМ, которая по специальной программе контролирует его корректность и редактирует для обработки на ЭВМ.

Использование диалогового режима общения с ЭВМ основано на формировании запросов ревизора, т. е. на умении правильно составить алгоритм и поставить задачу, для чего необходимо вла­деть хотя бы общими сведениями о возможностях данной вычис­лительной машины.

Алгоритмизация — постановка задач по ревизии для решения на ЭВМ, формулирование контрольно-ревизионных процедур в точном общепринятом предписании, определяющем процесс пре­образования исходных данных в искомый результат. Алгоритм — упорядоченная совокупность арифметических и логических опера­ций, записанных на каком-либо входном языке (цепь математиче­ских формул, блок-схема, запись на универсальном алгоритмиче­ском языке), выполнение которых приводит к решению соответст­вующей задачи.

Под постановкой задачи понимают формулирование исходных посылок, требуемых результатов ее решения и описания матема­тического содержания. В постановке задачи отражаются ее орга­низационно-экономическая сущность, содержание, периодичность решения, связь данной задачи с другими задачами, организация сбора исходных данных и передача их на обработку, временные ограничения на выдачу решения задачи.

Совершенствование финансово-хозяйственного контроля в на­правлении повышения его активного влияния на процессы управ­ления народным хозяйством осуществляется на технической базе ЭВМ и комплексе технических средств управления (видеотерми­налы, интеллектуальные дисплеи и др.). Работы по созданию ти­повых проектных решений (ТПР) задач, реализующих контроль­но-ревизионные процедуры на ЭВМ, ведутся в диалоговом режиме на основе моделей контрольно-ревизионных стандартов. Создание ТПР упрощает общение ревизора с ЭВМ и позволяет полностью удовлетворять запросы в части автоматизации контрольно-ревизи­онного процесса. Запросы ревизора удовлетворяются ЭВМ путем выдачи через алфавитно-цифровое печатное устройство (АЦПУ) машинограмм, содержащих преобразованную информацию в со­ответствии с потребностью ревизии, а также вывода информации на видеотерминалы по запросу пользователя.

Таким образом, исследовательский процесс в проведении фи­нансово-хозяйственного контроля состоит из комплекса методи­ческих приемов выполнения контрольно-ревизионных процедур, включающих формулирование запроса к ЭВМ, алгоритмизацию и постановку задач, удовлетворение запроса пользователя.

5. Ревизии финансово-хозяйственной деятельности, их классификация, планирование и организация

5.1. Сущность, содержание и построение (организация) контрольно-ревизионной работы

Функционирование системы финансово-хозяйственного контроля, в которой осуществляется контрольно-ревизионная ра­бота, зависит от рациональной организации. Организация преду­сматривает упорядоченность взаимодействия отдельных элемен­тов, находящихся в функциональной зависимости. Необходимость в организации контрольно-ревизионной работы появляется в связи с тем, что возникает потребность в целесообразной направленности выполнения контрольных процедур и взаимной увязки однородных по техническому характеру процессов, осуществляемых коллекти­вом работников. Их действия координирует специалист-ревизор, на которого возлагается и обобщение результатов контрольно-ре­визионной работы.

Контрольно-ревизионная работа — это совокупность трудовых процессов, связанных с выполнением контрольно-ревизионных про­цедур, а также с созданием необходимых условий для их прове­дения.

По организационному принципу контрольно-ревизионная рабо­та может строиться по двум формам — централизованной и децент­рализованной.

Централизованная предполагает сосредоточение контрольно-ре­визионных работников в звене функционального управления. Пре­имуществом централизованной формы организации является ее объективный характер и лучшее использование специалистов, вы­числительной и организационной техники в процессе выполнения контрольно-ревизионной работы. Недостаток этой формы органи­зации контрольно-ревизионной работы состоит в удаленности контрольного органа от предприятий, что зачастую снижает опе­ративность контроля и нередко приводит к увеличению команди­ровочных и других расходов. Однако при правильной организа­ции централизация повышает эффективность контрольно-ревизи­онной работы.

Децентрализованная форма организации контрольно-ревизион­ной работы характеризуется сосредоточением контрольно-ревизи­онного аппарата в вышестоящей организации по подведомствен­ности объединений и предприятий (компаниях, ассоциациях и др.). При этой форме руководитель вышестоящей организации имеет возможность больше влиять на соблюдение нормативно-правовых актов подведомственными предприятиями, обеспечение сохраннос­ти собственности, рациональное расходование ресурсов. В то же время зачастую возникает мелочная опека за деятельностью предприятий, снижается объективность и действенность контроля, возникают местнические тенденции и др.

По характеру выполнения контрольных функций различают бригадную, индивидуальную и смешанную формы организации контрольно-ревизионных работ.

При бригадной форме контрольно-ревизионные действия вы­полняет группа специалистов различных профессий, организаци­онно представленных в виде временной бригады контролеров, сформированной для проведения конкретной контрольно-ревизион­ной работы (ревизии, тематической проверки и т. п.). Бригадная форма организации контрольно-ревизионной работы позволяет все­сторонне проверить деятельность предприятия путем выполнения различных контрольно-ревизионных процедур с помощью вычис­лительной техники, которая повышает оперативность и качество контроля, сокращает сроки его проведения, способствует быстрому устранению недостатков в хозяйственной деятельности.

При индивидуальной форме организации контрольно-ревизион­ные работы выполняются одним исполнителем-ревизором. В свя­зи с ограниченными возможностями такого контроля эта форма организации применяется при проведении тематической проверки, служебного расследования, ревизии хозяйственной деятельности организаций и небольших учреждений (кооперативов, арендных и малых предприятий).

Смешанная форма организации контрольно-ревизионной рабо­ты применяется при участии работников ведомственного, государ­ственного и общественного контроля. Она является разновидно­стью бригадной формы организации, но отличается большей объ­ективностью, в связи с чем смешанная форма организации конт­рольно-ревизионной работы имеет широкое применение при комп­лексных ревизиях и сквозных тематических проверках крупных производственных концернов, объединений. Нередки случаи учас­тия в проведении комплексных ревизий производственной и фи­нансово-хозяйственной деятельности предприятий и объединений работников банковских и финансовых органов, что способствует устранению дублирования контрольных функций, выявлению име­ющихся резервов и принятию эффективных мер к их использова­нию, устранению недостатков в работе.

Сочетание различных организационных форм контрольно-реви­зионной работы является необходимым условием повышения дей­ственности и эффективности контроля.

Организация контрольно-ревизионной работы осуществляется собственниками предприятий (государством, акционерами, коопе­раторами, учредителями совместных .предприятий и др.) в соот­ветствии с Законом о предприятиях. При этом предусматривается качественное проведение ревизий и проверок финансово-хозяйст­венной деятельности предприятий с использованием трудо­вых коллективов, общественных организаций, привлекая к этой работе специалистов, хорошо знающих планирование и организацию производства, вопросы организации труда и заработной пла­ты, финансов, бухгалтерского учета и др.

Основной задачей контрольно-ревизионной работы является контроль за выполнением государственного заказа на производст­во продукции, экономным использованием материальных, трудо­вых и финансовых ресурсов, сохранностью общественной собствен­ности, правильностью постановки бухгалтерского учета, состояни­ем контрольно-ревизионной работы, а также за пресечением фак­тов приписок, недостач и хищений, расточительства и бесхозяйст­венности.

Отличие ревизии от аудита

Существуют два противоположных подхода к управлению орга­низацией: структурный и процессный.

Структурный подход — это построение управления из различ­ных комбинаций линейной и функциональной подчиненности. Ли­нейная субординация — директор, главный инженер, начальник цеха, мастер. Функциональная зависимость — главный экономист, началь­ник планового отдела, экономист цеха. Взаимодействие работников в таких организациях осуществляется через должностных лиц.

По-иному обстоит дело при процессном подходе. Он ориенти­рован не на организационную структуру, а на бизнес-процессы. Как правило, основу для классификации бизнес-процессов составляют четыре базовые категории:

1) основные бизнес-процессы;

2) обеспечивающие бизнес-процессы;

3) бизнес-процессы развития;

4) бизнес-процессы управления.

Основными бизнес-процессами являются те, которые ориентирова­ны на производство продукции или оказание услуг, представляющих ценность для клиента, и обеспечивают получение доходов для орга­низации.

Обеспечивающие бизнес-процессы—это вспомогательные процессы, которые предназначены для обеспечения выполнения основных биз­нес-процессов.

Бизнес-процессы развития включают в себя проектирование, стра­тегическое планирование и т.д.

Бизнес-процессы управления — это выделение систем управленче­ских действий по работе с документами.

Элементом любой системы управления является контроль. Кон-троль нужен как при структурном, так и при процессном построении системы управления. Потребность в ревизиях более четко выражена в организациях, в которых система управления построена преимущественно структурно. Цель ревизии — проверка обоснованности и целе­сообразности действий должностных лиц приемами и методами, ха­рактерными для ревизии. Потребность в аудиторских проверках наи­более актуальна в организациях, в которых работники действуют строго в соответствии с утвержденными бизнес-процессами. Аудитор по документам выявляет отклонения в действиях работников при выполнении операций конкретного бизнес-процесса. В настоящее время наиболее распространен аудит процесса составления бухгал­терской и налоговой отчетности.

Ревизор выявляет ответственность должностного лица. По ито­гам работы ревизора могут быть собраны материалы для принятия решения о соответствии лица занимаемой должности, его материаль­ной и уголовной ответственности. Аудитор выявляет слабые стороны бизнес-процессов. По итогам его работы ставится задача изменения правил ведения процессов или ужесточения требований к их соблю­дению.

Специальных нормативных документов, где прописывались бы требования к действиям ревизора, нет. Деятельность аудитора регла­ментирована специальными документами, которые получили назва­ние стандартов аудиторской деятельности.

Ревизор проверяет финансовую и хозяйственную деятельность. Аудитор проверяет бухгалтерскую и финансовую отчетность. Обязан­ность ревизора — определить обоснованность и целесообразность действий должностных лиц. Обязанность аудитора — представить ква­лифицированное мнение об отчетности организации.

Ревизия выявляет виновных лиц и причины неэффективных действий и нарушения законодательства. По итогам ревизии прини­маются решения о мерах дисциплинарного воздействия, возможна передача дел в следственные органы. В ходе аудита проверяется соот­ветствие процессов нормам и правилам, определенным положения­ми по бухгалтерскому учету (ПБУ) и другими нормативными докумен­тами. По аудиторским документам, содержащим отрицательное мне­ние, принимаются решения об изменении процессов в учетном органе и движении первичных документов.

Этические нормы аудита запрещают высказывать свое мнение о должностных лицах, определять их виновность. Ревизор может вы­сказать строго обоснованное мнение о должностных лицах.

Классификация ревизий

Ревизии являются основной формой последующего финан­сово-хозяйственного контроля. Характеризуются они и отличают­ся от других форм контроля тем, что при проверке объектов ис­пользуются различные источники информации, методические при­емы и контрольно-ревизионные процедуры, а выводы обосновыва­ются на документально достоверных доказательствах. Выявленные недостатки и нарушения законодательства, нормативно-правовых актов, регулирующих хозяйственную деятельность, имеют адресность в части материальной и юридической ответственности. Кро­ме того, для ревизий характерна конкретность в определении размера ущерба, потерь, недостач ценностей и обоснованность систе­мой доказательств (первичные документы, ведомости инвентари­заций, пояснительные записки материально ответственных лиц )

Ревизии производственной и финансово-хозяйственной деятель­ности предприятий классифицируют по определенным признакам.

В зависимости от ведомственной подчиненности ревизии под­разделяются на ведомственные — проводятся работниками данно­го ведомства на подведомственных предприятиях своей системы; внутрихозяйственные — работниками производственного предпри­ятия, объединения при ревизии деятельности внутренних подраз­делений (производственных единиц, цехов, участков и др.); вне­ведомственные— осуществляются органами государственного и общественного контроля; смешанные — организуются ведомствен­ным государственным и общественным контролем.

По организационным признакам ревизии могут быть плано­вые— проводятся по заранее разработанному и утвержденному плану; внеплановые — организуются в сроки, не предусмотренные утвержденным планом (при стихийных бедствиях, неудовлетвори­тельной работе предприятий, в случаях хищения ценностей и ДР-); перманентные (от лат. permanent — постоянный, непрерывный) — ведутся непрерывно контрольным аппаратом производственного объединения, предприятия на структурных подразделениях (про­изводственных единицах, цехах и др.).

В зависимости от звенности ревизуемых объектов ревизии раз­личают: отраслевые — проверяется деятельность предприятий всей отрасли (ревизия операций по использованию топливно-энергети­ческих ресурсов, сохранности собственности и др.); сквозные — ревизуется деятельность всех предприятий одного звена управле­ния — территориального объединения, компании, ассоциации, строи­тельного концерна и др.; однозвенные — проверяется деятельность одного хозяйственного звена — предприятия.

По содержанию и назначению ревизии подразделяются на тематические, выборочные, комплексные.

При тематических ревизиях проверяются отдельные стороны деятельности предприятия, объединения, отрасли (выполнение плана строительства жилья, выпуска товаров народного потребления и т. п.). Эти ревизии проводятся во всех звеньях народного хозяйства в министерствах, предприятиях различными ведомствами в плановом, неплановом и перманентном порядке. Назначение их' заключается в оперативном реагировании на различные возмуще­ния и конфликтные ситуации в системе хозяйственной деятельно­сти с целью планового регулирования поведения системы в соот­ветствии с заданными параметрами ее функционирования (невы­полнение плана производства и поставок продукции, накопление сверхнормативных и залежалых товаров, не пользующихся спро­сом у покупателей, и др.). Отличаются они от тематических про­верок и обследований тем, что выводы их документально обосно­ваны, результаты оформляются актом с участием представителей ревизующего органа и ревизуемого предприятия, в то время как тематические проверки и обследования могут носить обзорный ха­рактер, а выводы и результаты контрольных действий не под­тверждаются первичными документами проверяемых хозяйствен­ных операций или процессов.

Результаты тематических проверок и обследований оформля­ются в основном справкой, служебной запиской на имя должностно­го лица, выдавшего задание на контрольную проверку. Хотя с этими документами знакомят руководителя проверяемого пред­приятия, но участия в их составлении он не принимает, а глав­ному бухгалтеру зачастую вовсе не сообщают о содержании про­веденной проверки, если она не входит в его компетенцию.

Выборочные ревизии проводятся аналогично тематическим с той лишь разницей, что в них конкретизируются периоды и объекты контроля, выбранные для проверки отдельных видов ресурсов, хозяйственных процессов или операций. Назначение выборочных ревизий такое же, как и тематических, но они могут дать исходную информации для проведения полной комплексной ревизии за не охваченные ею периоды.

При комплексных ревизиях проверяется одновременно произ­водственная и финансово-хозяйственная деятельность предприятия и его структурных подразделений бригадой специалистов различ­ных профессий. Назначение их заключается в наиболее полной и правильной оценке деятельности предприятия за ревизуемый пе­риод, выявлении резервов и направлений совершенствования его работы на последующие периоды.

Таким образом, все виды ревизий находятся в системной вза­имосвязи, направлены на совершенствование деятельности различ­ных звеньев народного хозяйства, рациональное использование ресурсов, соблюдение нормативно-правового регулирования про­цесса расширенного воспроизводства.

Планирование контрольно-ревизионной работы

Планирование контрольно-ревизионной работы осуществ­ляется в соответствии с нормативными документами о ведомствен­ном контроле за финансово-хозяйственной деятельностью объеди­нений, предприятий, организаций и учреждений. В зависимости от временного интервала различают перспективные и текущие планы контрольно-ревизионной работы.

Перспективные планы составляются министерствами и ведом­ствами. В них планируется развитие контрольно-ревизионной работы на длительную перспективу в соответствии с планами эко­номического и социального развития отрасли народного хозяйст­ва. Разрабатываются эти планы контрольно-ревизионными под­разделениями и включаются в раздел «Управление отраслью». Со­держание перспективных планов контрольно-ревизионной работы включает планируемые мероприятия по выполнению научно-иссле­довательских работ в области контроля, проектирование автома­тизированных систем контрольно-ревизионных процессов на ЭВМ, разработку методик по применению видеотерминалов и аппарат­но-программного контроля в процессе ревизий и др. В перспектив­ных планах предусматриваются также подготовка и повышение квалификации специалистов по контролю и ревизии с распреде­лением по годам обучения, учебным заведениям, регионам. Перспективное планирование совершенствования контрольно-ревизи­онной работы на базе научных исследований, использования ЭВМ и других новейших технических средств обеспечивает неуклонное развитие контроля в хозяйственном механизме в соответствии с возложенными на него функциями в процессе расширенного вос­производства.

Текущие планы контрольно-ревизионной работы составляются на предстоящий календарный год, квартал, месяц. В них конкре­тизируются мероприятия по контролю и ревизии, намечаются предприятия, деятельность которых будет контролироваться. Планирование является важнейшим организационным началом конт­рольно-ревизионной работы. Текущие планы должны учитывать периодичность ревизий, установленную для предприятий и орга­низаций, а также наличие работников контрольно-ревизионной службы и других подразделений, привлекаемых к выполнению контрольно-ревизионной работы.

План контрольно-ревизионной работы составляется за месяц-полтора до начала планируемого года каждой организацией, имеющей подведомственные предприятия и организации. Практика контрольно-ревизионной работы показывает, что целесообразно в плане иметь также данные о времени проведения последней ре­визии на предприятии. Эти сведения помогают при планировании¹ придерживаться непрерывности ревизионной работы, а также определить ее объем, предусмотреть вид ревизии.

План ревизий составляется руководителем контрольно-ревизи­онной службы, утверждается руководителем ревизующей органи­зации и хранится как документ, не подлежащий оглашению. Та­кой порядок диктуется тем, что каждая планируемая ревизия должна быть неожиданной для ревизуемого предприятия.

Планы контрольно-ревизионной работы государственных объ­единений и других организаций разрабатываются и утвержда­ются министерствами, ведомствами. При рассмотрении планов руководители органов управления выясняют, все ли предприятия и организации, подведомственные данному органу, охвачены ре­визиями и тематическими проверками, нет ли нарушений сроков проведения ревизий, планируются ли комплексные ревизии или предусматривается проведение ревизий одними лишь ревизорами.

Во избежание дублирования ревизий и проверок план конт­рольно-ревизионной работы ведомственные органы сообщают со­ответствующим контролирующим органам — учреждениям банков, Министерству финансов и др. Эти органы могут принять участие в проведении ревизии путем выделения своего представителя для включения его в состав ревизионной бригады.

Конкретизация годовых планов контрольно-ревизионной рабо­ты осуществляется в календарных квартальных планах, которые составляются за 20—30 дней до начала планируемого квартала. Календарный план содержит те же данные, что и годовой план, но в нем конкретно указывается дата проведения ревизии (нача­ло и окончание), а также состав лиц, которым поручается ее про­ведение.

Продолжительность ревизии в днях устанавливается из расче­та ее качественного выполнения в полном объеме, обсуждения результатов .

При опреде­лении очередности ревизий и тематических проверок необходимо учесть: время, прошедшее после предыдущей ревизии; наличие растрат, хищений, недостач и других недостатков в финансово-хозяйственной деятельности; поступление сигналов от правоохра­нительных органов о злоупотреблении или незаконном действии отдельных работников предприятия; материалы проверок, посту­пившие от финансовых органов, учреждений банков, обществен­ного контроля, статистических органов и др.; данные текущей от­четности, поступающие в вышестоящую организацию.

На основании квартальных планов руководитель контрольно-ревизионной службы составляет индивидуальные планы (месяч­ные или квартальные) для каждого контролера-ревизора. Вруча­ются эти планы исполнителям не позднее чем за 10 дней до на­чала месяца, чтобы они имели время для подготовки к ревизии.

При планировании ревизий преимущество отдается комплекс­ным ревизиям с широким привлечением общественности, рабочих и специалистов, а также предусматривается проверка всей произ­водственной и финансово-хозяйственной деятельности предприя­тия, объединения.