Процесс управленческого аудита

Процесс управленческого аудита можно представить в виде замкнутой последовательности операций. Как и финансовый, управленческий аудит проводится в четыре этапа.

Этаппостановки проблемы (проблем): изучение информа­ции о компании — финансовых данных, сведений об эффектив­ности контроля и пр. Возможно проведение предварительной диагностики. На основе установочных интервью с руководите­лями предприятия уточняются границы бизнеса (продуктов); ли­ца и подразделения, ответственные за бизнес-процессы и ключе­вые функции, текущие и стратегические цели. Определяются направления аудиторского обследования (стратегия организации, технические аспекты управления, линейное управление), круг проблем и стоящих задач, значимые точки проверки. Проблема формируется как позитивное утверждение, которое должно быть доказано или отвергнуто в ходе выполнения последующих эта­пов аудита. Проводится подготовка общей программы процедур управленческого аудита; составляется план-график проведения мероприятий, конкретизируемый и уточняемый в ходе после­дующих этапов аудита. Выбираются оптимальные подходы к ис­следованию, например, использование метода сравнения (в том числе, по вопросам соответствия политики в области управления персоналом и законодательства), внешние авторитетные сужде­ния, статистики и т.п.

Этап сбора данных: планирование и реализация процедур сбора данных. Этот этап «технический». Проводится анализ до­кументов, проходят установочные и экспертные интервью с ру­ководителями подразделений и специалистами. В ходе накопле­ния информации, аудиторы формируют основу для принятия решения (оценки). Уточняются содержание процедур, последовательность их реализации, точки контроля (промежуточные и конечные результаты процедур), стандарты выполнения, крите­рии оценки качества, функциональные и информационные взаи­модействия. Результатом являются модели бизнес-процессов и ключевых функций, а также информационная модель компании, выполненные в стандарте IDEF-0 или IDEF-IX.

Этапоценки и анализа информации: определяют, доста­точно ли сведений для принятия обоснованного решения, ка­сающегося рассматриваемой проблемы (проблем). Производится анализ и проверка моделей на соответствие общепринятым стан­дартам управления. В результате выявляются недостатки в про­цедурах ключевых функций управления и бизнес-процессов. Не­достатки выявляются на двух уровнях. Во-первых, проверяется наличие всех процедур, необходимых для эффективного управ­ления (например, анализа рынка в функциях управления или анализа товарных свойств продукта в бизнес-процессе). Во-вторых, анализируется состав каждой процедуры для выявления ее адекватности задачам и оптимальности шагов. Результатом анализа моделей является перечень требований к изменению системы управления.

Этап формирования выводов и рекомендаций. Аудитор­ское заключение включает описание (характеристику) состояния эффективности системы управления в разрезе ее элементов, на­правлений деятельности по управлению в организации; возмож­ные пути совершенствования управления. Руководство органи­зации оценивает результаты аудита, на основе чего формируются направления дальнейшего аудита.

Потребности в изменении системы управления могут носить принципиальный и непринципиальный характер. Принципиальные изменения рекомендуются, когда в системе управления полностью отсутствуют отдельные процедуры или характер их выполнения явно недостаточен для эффективного управле­ния. Непринципиальные изменения заключаются в оптимизации отдельных процедур и позволяют ограничиться локальным аудитом.

Если необходимы принципиальные изменения в системе управления, например, создать отдел анализа рынка, реорганизо­вать службу сбыта и т.п., то проводится дополнительная и более детальная оценка кадрового потенциала сотрудников реоргани­зуемых подразделений. Она направлена на максимальную эф­фективность использования в ходе реорганизации имеющегося кадрового потенциала и снижение сопротивления изменениям со стороны сотрудников предприятия.

Этап сбора информации

Основные источники информации в управленческом аудите:

1. Опубликованная информация: финансовая отчетность, биз­нес-планы, отчеты правительственным и кредитным учреж­дениям, экономические обзоры, рекламные материалы орга­низации; иная собираемая организацией информация о внешней ситуации. Опубликованная информация может ос­вещать такие характеристики ситуации, как условия и тен­денции в отрасли экономики, в которой работает клиент, включая технологические разработки и рыночные условия; правила обязательного соблюдения для клиента; управленческая практика; трудовые отношения, отношения между ад­министрацией и профсоюзами.

2. Записи и отчеты внутри организации-клиента содержат ин­формацию о внутренних ситуационных условиях — ресурсы, цели, планы, эффективность работы, в том числе сведения о
технологии и оборудовании, производственные и сбытовые отчеты руководству, информация о движении материальных ценностей, данные оценки персонала. Использовать внут­реннюю информацию организации-клиента удобнее, чем собирать свою. Однако многие записи ненадежны и субъективны, следовательно, дают искаженную картину действи­тельности. Использование записей предполагает их провер­ку, достоверность и соответствие современным условиям, т.к. содержание зависит от применяемых критериев оценки событий и ценностей лица, их составляющего.

3. Информация внутреннего консультативного подразделения или внутреннего аудита.

4. Информационная база аудитора (аудиторской фирмы), со­держащая данные о постоянных клиентах или об аналогич­ных, по ситуационным характеристикам, организациях.

Наблюдения, специальные записи и отчеты, информация по вопросникам и устная информация, полученные аудитором, в том числе, внутри организации в результате бесед с ключевым персоналом, имеет большое значение в аудите, поскольку явля­ется достоверной и доказательной.

Для обеспечения объективности суждения аудитору может потребоваться получение внешней информации. Информация, полученная вне организации-клиента от таких организаций, как профсоюзы, ассоциации потребителей, отраслевые научно-исследовательские и учебные учреждения, управленческие ассо­циации, наиболее достоверная и доказательная. Внешняя инфор­мация позволяет аудиторам выносить суждения по поводу выявленных отношений, состояния вопросов и их динамике. Ос­новной источник такой информации — данные государственной статистической отчетности, информация профильных ассоциа­ций. Аудитор не обязан согласовывать с клиентом возможность внешних контактов, в этом существенное отличие аудита от консалтинговой практики. Обязательное следование аудитор­ским стандартам имеет для аудитора большее значение, чем от­ношение к его работе должностных лиц организации-клиента. Подобная независимость в долгосрочном плане позволяет аудиту достичь своего главного конкурентного преимущества — гаран­тированной объективности.

Собираемая в ходе управленческого аудита информация име­ет следующие характеристики:

• содержание (понятие) информации, включает значение каче­ственной информации (в разных организациях используются разные значения под одним понятием, например, в случае категории «производственный персонал») и значение коли­чественной информации (используемые единицы измерения, точность измерения, методы округления);

• степень детализации информации;

• отношение информации к периоду времени. Исследуемый пе­риод времени должен быть достаточно большим, чтобы опре­делить точный характер деятельности, темпы роста или спада и выявить колебания хозяйственной активности из-за сезонных вариаций или экономических циклов; исследуемые промежут­ки времени, как правило, сопоставимы (месяцы или недели включают одинаковое количество рабочих дней); периоды нормальной работы рассматриваются отдельно от необычных событий, времени освоения новой продукции или прекращения выпуска старой, появления аудиторской активности;

• охват. В ходе аудита персонала собирается или вся информа­ция (по всем продуктам, сотрудникам, подразделениям и процессам) или отдельные ее элементы.

Проблема, выступающая предметом аудиторского задания в области управления, может быть определена посредством сле­дующих основных аспектов.

1. Сущность или содержание. Проблема -- это расхождение (различие) между тем, что происходит (или будет происхо­дить) в действительности, и тем, что должно (или может) происходить (например, низкая эффективность, растущие издержки, нехватка квалифицированной рабочей силы). Та­ким образом, диагностика предполагает определение дейст­вительной (текущей) ситуации, идеальной (нормативной) си­туации и расхождения между ними.

2. Организационное и физическое местонахождение характери­зует, в каких организационных подразделениях выявлена проблема, какие подразделения она затронула и насколько широко распространилась в организации.

3. Владение проблемой, т.е. те, кто затронут проблемой, более всего заинтересован в ее решении, обладает информацией, касающейся проблемы. Следует определить «настоящих кли­ентов» и обеспечить тесное взаимодействие с ними.

Абсолютная и относительная величина проблемы характери­зует важность для организации решения проблемы в абсо­лютном и относительном значениях. Фактическая информацияможет быть получена в трех

формах:

• записи — это данные в форме, пригодной для считывания или преобразования: документы, файлы, отчеты, публика­ции, компьютерные файлы, фильмы, микрофильмы, магнит­ные ленты, рисунки, фотографии, графики и т.д.;

· события и условия — это поддающиеся наблюдению дейст­вия и сопутствующие им обстоятельства;

• память — это вся информация, хранящаяся в памяти людей, работающих в организации-клиенте, связанных с ней или просто могущих дать информацию, полезную для консуль­танта. Эта информация охватывает бесспорные доказанные факты, опыт, мнения, убеждения, впечатления, предубежде­ния и догадки.

Инструменты сбора информации

Методами управленческого аудита являются стандартные процедуры экспертного консультирования:

• установочные и экспертные интервью;

• анализ документов;

• сбор данных;

• формализованное описание процедур;

• построение схем и моделирование бизнес-процессов и клю­чевых функций.

Данные методы базируются на технологии структурного ана­лиза и проектирования (Structured Analysis and Design Techniques — SADT).

В ходе управленческого аудита используются следующие ин­струменты сбора информации.

1. Наблюдения. Посещение служебных помещений, наблюде­ние людей в работе и изучение их взглядов, проблем и предло­жений дают наиболее важную для управленческого аудита ин­формацию о том, как организация работает на практике, как она живет, каково ее развитие и каковы в ней человеческие взаимо­отношения. Наблюдают за процедурами, операциями, процесса­ми и характером социализации (коллективного общения). На­пример, наблюдение за собраниями работников позволяет выявлять групповые процессы и формы поведения. К методам активного (прямого) наблюдения относятся:

• фотография рабочего дня;

• хронометраж;

• метод моментных наблюдений;

• самофотография и др.

2. Специальные записи — ведутся по просьбе аудитора в тече­ние определенного времени в соответствии с его требованиями.

3. Специальные отчеты делаются по просьбе аудитора от­дельными отобранными им специалистами по определенным ас­пектам проблемы, включая их видение ее решения.

5. 4. Беседа (интервью), При управленческом аудите беседа наиболее применяемый инструмент сбора информации. Интер­вьюирование применяется для получения информации, необхо­димой при анализе рабочего процесса, выяснении суждений ра­ботников по определенным вопросам. В ходе беседы каждый последующий факт дополняет, исправляет или опровергает пре­дыдущие, раскрывает побочные явления и неожиданные взаимо­связи, влияния или ограничения. Беседой можно управлять. При этом гибкость, присущая живой беседе, при достаточной квали­фикации интервьюера, определяет полезность интервью, как ви­да аудиторского обследования. Однако высокая стоимость ис­пользования из-за больших затрат времени, определяющая узкий охват исследуемой совокупности, и кажущаяся субъективность интервьюирования, а также неточность информации при нали­чии заинтересованности в исследуемом вопросе у опрашиваемо­го, ограничивают масштабы применения интервьюирования и требуют при планировании сбора информации определить, какие факты следует получить в ходе бесед, от кого, когда, где и как Вопросники (использование анкет) — позволяют получить ограниченное количество фактов от большого числа лиц или от людей, находящихся на большом расстоянии друг от друга. Анкетирование требует четкого определения исследуемой темы и формулировки простых, точных, недвусмысленных вопросов. Желательно получать ответы «да» или «нет» или числовое значение. Применение вопросников и обзоров разновидность интервьюирования. Их использование объясняется относитель­ной дешевизной по сравнению с личной беседой (интервью), а также более широким охватом опрашиваемых. Вопросник может служить подготовительной стадией к личному интервью. Если мероприятия по использованию определенного вида опроса осуществляются периодически и в сопоставимом виде, существует возможность исследования динамики состояния ор­ганизации.

6. Встречи для сбора данных предполагают организацию ау­дитором специальных обсуждений, цель которых получение ин­формации по рассматриваемой проблеме.

7. Обзоры отношений служащих. При выполнении некоторых заданий, например, при необходимости изменений условий ра­боты и занятости, могут использоваться исследования отноше­ний служащих, дающих информацию, как люди относятся к су­ществующему положению дел и как могут отреагировать на возможные изменения.

8. Оценки служащих. Аудитор может использовать оценки клиента относительно:

• фактов, знакомых клиенту;

· аспектов текущей ситуации, изучение которых не требует большой точности;

• аспектов текущей ситуации, изучение которых посредством наблюдения и измерения дорогостоящи, а вероятность не­ достоверной оценки незначительна.

Использование оценок служащих требует их проверки и вни­мания к возможной погрешности. Суждения персонала будут достовернее, если они не имеют прямого отношения к изучаемо­му вопросу. В целом оценки проверяют на достоверность на ос­нове опыта (известные величины объема, количества или стоимости за недавний период времени) и путем сопоставления с ин­формацией об идентичных событиях.

9. Аудиторский эксперимент применяется для получения информации о последствиях того или иного управленческого воздействия, приводящего к изменениям состояния системы си­туационных условий. При осуществлении аудиторского экспе­римента существует проблема обеспечения его «чистоты», что особенно тяжело сделать в сфере управления персоналом. Так, чистота эксперимента может быть нарушена изменением рабоче­го окружения персонала и даже разговорами между участвую­щими в эксперименте и не участвующими (примером может быть Хоторнский эксперимент). Возможность осуществления аудиторского эксперимента - идеальная ситуация, позволяю­щая произвести сравнение экспериментальной и контрольной совокупностей при формировании рекомендаций аудитора о требующихся изменениях. Реализация возможностей аудитор­ского эксперимента может повлечь побочные эффекты. Так, осуществление эксперимента может привести к неудовлетворен­ности персонала, не ставшего его участником. В то же время у участников эксперимента может сложиться чувство, что ими ма­нипулируют.

Аудиторское заключение

Конечный результат комплекса услуг по управленческому аудиту — оптимизация системы управления на основе положе­ний аудиторского заключения. Практическая работа в этом направлении может проводиться с участием или без участия ау­дитора. Аудиторские процедуры позволяют сформировать неко­торую картину деятельности организации в области управления, мнение аудитора о ее текущей эффективности и путях ее повы­шения. Управленческий аудит (этап аудита) прекращается после обнаружения совокупности проблем, без практического решения которых не имеет смысла осуществлять дальнейшую диагности­ческую работу. Результаты управленческого аудита оформляют­ся в форме заключения (отчета), содержащего описание выпол­ненных аудиторских процедур, их результаты, недостатки, обнаруженные в ходе проверки, рекомендации по совершенство­ванию политики и практики управления в организации. Написа­ние отчета — общий метод консультационной и аудиторской деятельности и основной аудиторский метод совершенствования текущей ситуации эффективности управления персоналом.

Аудиторское заключение — это обширное описание деятель­ности в области управления, включающее в себя рекомендации по более эффективному ее ведению. Наличие в заключении ба­ланса информации, касающейся недостатков и примеров эффек­тивной работы организации, упрощает принятие клиентом фор­мулировок аудитора.

В управленческом аудите целесообразно использовать жест­кую форму написания аудиторского заключения в финансовой сфере. Аудиторское заключение может содержать несколько частей: для руководителей стратегического уровня управления организацией (заинтересованных и обладающих полномочиями для получении этой информации) и руководителей (специали­стов) функциональных подразделений и специфических функ­ций. Вместо решения проблем, приоритет которых определялся в прошлом наугад, сотрудники, занимающиеся вопросами управ­ленческих технологий, могут, пользуясь аудиторским отчетом, сконцентрироваться на проблемах, имеющих наибольший по­тенциал увеличения эффективности организации.

Динамика изменения состояния показателей может показать потенциальные сложности. Мнение аудиторов, выражаемое в за­ключении, может выполнять роль внешнего авторитетного суж­дения, инициирующего изменения. Наиболее важное свойство аудиторского заключения — это возможность его использования для определения направлений усилий в будущем. Знание о на­стоящем состоянии позволяет планировать, устанавливать цели, которые в дальнейшем можно использовать в качестве стандар­тов оценки.

Формирование результатов аудиторских процедур и предос­тавление их клиенту в форме аудиторского заключения позволяет:

• определить потенциальные места повышения эффективности организации посредством усиления практики управления;

• обеспечить высший уровень руководства схемой для анализа и оценки эффективности системы управления организацией;

• обеспечить руководство функциональных подразделений аналитической основой для анализа сильных и слабых сто­рон работы соответствующей службы, информацией, необ­ходимой для оптимизации управления по его направлениям;

• включить функциональное руководство в решение проблем эффективности управления организацией;

• обеспечить руководство подразделений информацией, де­монстрирующей другим частям организации пользу эффек­тивных процедур управления;

• защитить области управления от некомпетентных нападок и домыслов.

Управленческий аудит может проводиться в форме разовой проверки или носить регулярный характер. Организациям не следует ждать «тревожного сигнала» (проявления причин про­блем, лежащих в области управления, например, в финансовом состоянии организации), показывающего, что «что-то непра­вильно» и уже необходим аудит для определения требующихся корректирующих воздействий. В практике управления общепризнанно, что профилактическое диагностирование организации -это характеристика хорошего управления. Наличие регулярного аудита управления не исключает, однако, возможность пригла­шения аудиторов или профессиональных консультантов для по­мощи в решении дополнительных или внезапно возникающих проблем.