Какие обязанности возложены на руководителя структурного подразделения в связи с руководством подразделением и какими правами он наделен?
В этом пункте (пунктах) должны быть перечислены только те обязанности и права руководителя структурного подразделения, которые непосредственно связаны с руководством подразделением. Все иные обязанности и права руководителя подразделения, в том числе и как обычного исполнителя, должны быть вынесены в должностную инструкцию. Разработка этого блока вообще должна быть увязана со структурой должностных инструкций работников этого структурного подразделения. Если обязанности и права руководителя структурного подразделения планируется подробно описать в должностной инструкции, то в Положении о структурном подразделении можно ограничиться общим описанием функционального статуса и отсылкой к должностной инструкции.
Поскольку разграничить правомочия и обязанности руководителя структурного подразделения сложно, лучше перечислить их в составе единого блока, например:
| «7.4. | Начальник отдела: |
| 7.4.1. | Представляет отдел по вопросам, отнесенным к его ведению, во взаимоотношениях с руководством и другими структурными подразделениями организации, с органами государственной власти и органами местного самоуправления, сторонними организациями и общественными объединениями. |
| 7.4.2. | Обеспечивает надлежащее и своевременное выполнение подразделением возложенных на подразделение функций. |
| 7.4.3. | Обеспечивает исполнение распоряжений и поручений руководителя организации, ответственным исполнителем по которым является отдел. |
| 7.4.4. | Планирует и организует деятельность отдела, его взаимодействие с другими структурными подразделениями организации, обеспечивает исполнение плановых мероприятий. |
| 7.4.5. | Обеспечивает целевое использование и сохранность имущества, закрепленного за отделом, целевое использование средств, выделенных отделу в соответствии со сметой расходов отдела. |
| 7.4.6. | Принимает необходимые меры для обеспечения отдела необходимыми материально-техническими средствами, обеспечения необходимых условий труда для работников отдела, а также их правовой и социальной защиты. |
| 7.4.7. | Визирует проекты документов, подготовленных отделом. |
| 7.4.8. | Вносит в отдел кадров на имя руководителя организации представления о назначении на должности и освобождении от должностей работников отдела, о переводах работников, о поощрении работников за успешное и добросовестное исполнение должностных обязанностей, о применении дисциплинарных взысканий на работников, совершивших дисциплинарные проступки. |
| 7.4.9. | Распределяет обязанности между работниками отдела (в том числе решает вопросы направления работников отдела в командировки), организует взаимодействие между работниками отдела, устанавливает степень их ответственности. |
| 7.4.10. | Обеспечивает соблюдение работниками отдела Правил внутреннего трудового распорядка, настоящего Положения и иных локальных нормативных актов организации, контролирует исполнение работниками должностных инструкций и иных документов, определяющих их трудовые функции. |
| 7.4.11. | Издает в пределах своей компетенции распоряжения по отделу, дает работникам отдела обязательные для них указания и поручения по вопросам, связанным с решением задач, поставленных перед отделом. |
| 7.4.12. | Осуществляет контроль за прохождением испытательного срока новыми работниками отдела. |
| 7.4.13. | Организует повышение уровня профессиональной подготовки работников отдела, обеспечивает подготовку работников отдела к аттестации. |
| 7.4.14. | Организует и проводит методические и производственные совещания в отделе, в том числе совместно с другими структурными подразделениями. |
| 7.4.15. | Обеспечивает сохранность сведений, относящихся к охраняемой законом тайне и находящихся в ведении отдела. |
| 7.4.16. | Анализирует работу отдела, готовит отчеты о его деятельности и представляет их руководству организации. |
| 7.4.17. | Запрашивает от структурных подразделений организации информацию и материалы, необходимые отделу для исполнения возложенных на него функций. |
| 7.4.18. | Исполняет иные обязанности, предусмотренные должностной инструкцией». |
В этом разделе Положения можно рассмотреть и иные вопросы, связанные с руководством подразделением.
Раздел 8. «Ответственность»
Раздел «Ответственность» желательно формулировать по принципу ретроспективной ответственности. Ретроспективная или негативная ответственность — это ответственность за действия, не соответствующие правовым установлениям. Она выражается в наборе санкций или мер юридической ответственности за совершенные действия.
Почему этот раздел Положения не рекомендуется конструировать по принципу позитивной ответственности? Так называемая позитивная ответственность представляет собой возложение на субъекта (в данном случае — структурное подразделение) обязанности решать определенные задачи и выполнять определенные функции. Она обычно формулируется следующим образом: «Начальник отдела отвечает за ...», «Начальник отдела несет ответственность за ...», «Начальник отдела действует под свою ответственность».
Если раздел «Ответственность» Положения будет сформулирован по принципу позитивной ответственности, то это будет ничем иным, как повтором функций только в других формулировках. Так, например, если будет указано, что руководитель подразделения отвечает за надлежащее и своевременное выполнение подразделением возложенных на подразделение функций, то с юридической точки зрения это будет аналогичным формулировке пункта 7.4.2 из вышеприведенного примера. Фактически в данном случае констатируется обязанность и готовность руководителя структурного подразделения отвечать за неисполнение или ненадлежащее исполнение функций, возложенных на подразделение. Но, по моему мнению, обязанностей и прав, которые перечислены в соответствующих разделах Положения и так достаточно.
Совершенно по-иному раздел «Ответственность» воспринимается тогда, когда в нем указывается, за нарушение каких установлений несет ответственность подразделение. В этом случае работники предупреждаются о том, что они будут претерпевать неблагоприятные последствия, если не будут выполнять функции, возложенные на подразделение, а также если в ходе выполнения функций будут допущены ошибки или совершены нарушения и т.д.
Исходя из сказанного, персональная ответственность руководителя структурного подразделения может быть сформулирована по следующему примеру:
| «8.1. | Начальник отдела несет персональную ответственность в случае: |
| 8.1.1. | Несоответствия законодательству актов, разработанных отделом, подписанных и завизированных руководителем отдела. |
| 8.1.2. | Необеспечения или ненадлежащего обеспечения руководства организации информацией о деятельности отдела. |
| 8.1.3. | Упущений, недостатков и ошибок в работе структурного подразделения, повлиявших на ход исполнения производственных и иных планов структурных подразделений и организации. |
| 8.1.4. | Несвоевременного и ненадлежащего исполнения отделом функций, возложенных на отдел настоящим Положением. |
| 8.1.5. | Ненадлежащего и несвоевременного исполнения обязанностей, связанных с руководством и перечисленных в пункте 7.4 настоящего Положения». |
При определении персональной ответственности руководителя структурного подразделения основной акцент должен быть сделан на ответственности, связанной с руководством подразделением.
В этом разделе Положения желательно зафиксировать, что ответственность работников подразделения устанавливается должностными инструкциями.
В некоторых случаях целесообразно конкретизировать, к какому виду ответственности могут быть привлечены работники подразделения. Естественно, что работодатель самостоятельно может привлечь работников только к дисциплинарной и материальной ответственности. Однако предупредить работников о том, что за административные правонарушения и уголовные преступления, совершенные в ходе выполнения ими функций, возложенных на подразделение, они могут быть привлечены к административной и уголовной ответственности не помешает.
В целом же ответственность работников структурного подразделения можно описать одним предложением, например:
«8.2. Работники отдела за неправомерные решения, действия или бездействие несут дисциплинарную, административную и иную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации».
Иные разделы и вопросы
Как уже отмечалось, в Положении о структурном подразделении могут решаться следующие вопросы, связанные с организацией деятельности подразделения:
| 1. | Условия работы подразделения (режим работы). Положение о структурном подразделении нуждается в таком разделе, если режим работы (рабочее время, время отдыха) в структурном подразделении отличается от установленного в Правилах внутреннего трудового распорядка. |
| 2. | Оценка деятельности подразделения. Этому вопросу может быть посвящен отдельный раздел Положения. В нем целесообразно определить объекты оценки и ее критерии. Так, в первую очередь оценивается продуктивность деятельности подразделения. Она определяется через показатели объема произведенных работ, показатели качества этих работ. Во вторую очередь оценивается эффективность деятельности подразделения, под которой понимается соотношение затрат к конечным результатам деятельности, то есть фактически к продуктивности. И, наконец, оценивается активность деятельности подразделения, которая отражает динамику изменения результатов деятельности подразделения за определенный период времени. |
| 3. | Контроль и проверка деятельности подразделения. В этом разделе Положения определяется, кто контролирует деятельность подразделения (должностное лицо, постоянно или специально создаваемая комиссия, пр.), как осуществляются проверки (периодичность, инициатива и т.д.), какие меры принимаются по итогам проверок, как они оформляются и другие вопросы. Такой раздел целесообразно включать в Положение, определяющее правовые и организационные основы деятельности подразделения, наделяемого значительной свободой принятия решений, в том числе и в отношении выделенных подразделению материальных и финансовых ресурсов. |
| 4. | Имущество подразделения. Посвящать этому вопросу специальный раздел в Положении имеет смысл в том случае, если в ведение подразделения передается дорогостоящее имущество. В остальных случаях достаточно сделать отсылку к документам, в которых перечисляется состав имущества, переданного подразделению для выполнения возложенных на него функций. |
| 5. | Делопроизводство и отчетность подразделения. Если такой раздел включается в Положение о структурном подразделении, то в нем решаются вопросы об использовании бланков организации, о порядке подготовки документов (общих или специальных правилах делопроизводства), о правилах использования печати структурного подразделения (если таковая есть) и различных штампов. Определяя порядок предоставления отчетов о деятельности подразделения необходимо решить, в какой форме готовятся отчеты, кто, в какие сроки и с какой регулярностью представляет их руководству организации. |
| 6. | Заключительные положения. Данный раздел целесообразно включать в Положение о структурном подразделении тогда, когда некоторые вопросы остались неурегулированными и они не могут быть включены ни в один из рассмотренных выше разделов. Например, здесь можно: |
 | определить порядок внесения изменений в Положение о структурном подразделении (если он не определен в инструкции по делопроизводству в организации). Так, например, здесь может быть указано: «При одновременном изменении целей, задач, функций и структуры подразделения Положение об отделе в течение 2 недель издается и утверждается в новой редакции»; |
| | установить запрет на возложение на работников подразделения функций, не предусмотренных Положением, например: «Возложение на отдел функций, не предусмотренных настоящим Положением, не допускается, кроме как путем внесения в Положение соответствующих изменений и дополнений»; |
| | указать, в каком количестве экземпляров издано Положение. Обычно, Положение о структурном подразделении издается в одном подлинном экземпляре, который хранится либо в канцелярии, либо в дирекции. Одна копия Положения направляется в структурное подразделение, о котором собственно и издано Положение, одна — в отдел кадров и одна остается в подразделении, разрабатывавшем Положение; |
| | определить дату введения Положения, если в акте об утверждении Положения (например, в приказе) определена дата, отличная от даты акта об утверждении; |
| | решить иные вопросы. |
Как большинство из приведенных рекомендаций можно реализовать на практике, показано на примере образца Положения об отделе кадров, приводимом в № 4 журнала «Кадры предприятия» за 2004 год (стр. 91).