Работайте над своими умениями

Четвертое: выработайте в себе привычку заниматься теми делами, в которых вы настоящий мастер. Ведь у вас имеются те или иные таланты, умения и навыки, которые позволяют вам выполнять какую-то работу лучше и быстрее всех. Таким образом, вы будете допускать минимум ошибок, экономя время для тщательной проверки своей работы и необходимых исправлений. Чем больше вы работаете над заданиями, которые у вас получаются лучше всего, тем быстрее вы достигаете результата за меньшее время.

Итак, в выполнении каких служебных обязанностей вы чувствуете себя наиболее уверенно? Можете ли вы организовать свой рабочий день таким образом, чтобы успевать делать больше такой работы и на более высоком уровне?

Тяжело в учении — легко в бою

В начале моей карьеры мне довелось поработать копирайтером в крупном рекламном агентстве. Так вот, как только я решил стать копирайтером, то отправился в публичную библиотеку и заказал все имеющиеся в ней книги по рекламе. Я много читал, изучал различные премудрости и час за часом, до позднего вечера тренировался в написании рекламных текстов. Когда я, наконец, получил работу в агентстве, то снова по 8-10 часов пять дней в неделю под контролем старшего копирайтера писал, исправлял и переписывал рекламные тексты.

Сегодня я могу очень быстро написать с полдюжины четких, эффективных и метких рекламных слоганов. Для меня это так же просто, как для обычного человека переключить канал телевизора на пульте дистанционного управления. В моей компании я умею писать тексты быстрее всех остальных сотрудников. У них такая работа обычно занимает очень много времени, а ее качество гораздо ниже.

Работайте эффективнее

Пятое: вам необходима привычка группировать однотипные дела и выполнять их одно за другим. Используйте в своих интересах известную среди экономистов кривую приобретения квалификации. Согласно этому принципу, чем больше похожих заданий вы выполняете подряд, тем быстрее они у вас получаются, причем качество выполнения только растет.

Например, диктуйте секретарю сразу все письма, которые вам необходимо отправить. Записывайте сразу все свои деловые предложения и соображения. Очень хорошо прочитывать сразу всю свою корреспонденцию и подсчитывать сразу все расходы. Пишите за раз все необходимые отчеты. Если вы начальник, подписывайте сразу все бумаги, которые этого требуют. Кроме того, проводите все ранее запланированные телефонные разговоры с клиентами один за другим.

Эксперты по эффективности подсчитали, что если делать десять однотипных дел подряд, к десятому вы будете работать гораздо эффективнее. Вы будете действовать так эффективно, что выполнение последнего задания займет у вас только 20 % времени, израсходованного на выполнение первого. Группирование однотипных дел является очень действенной привычкой для развития персональной продуктивности.

Работайте лучше

Шестое: вам будет очень полезна привычка постоянно совершенствовать выполнение своей главной работы. В этом заключается едва ли не самый эффективный принцип управления временем. Чем лучше вы делаете свою работу, тем больше успеваете сделать за более короткий период времени. Иногда совершенствование одного важного умения может иметь множественный эффект, который увеличит продуктивность во многих других сферах.

Например, если вы не знаете, как правильно и быстро набирать текст на клавиатуре компьютера, то используете "метод тыка". Вы печатаете двумя пальцами, подолгу отыскивая каждую букву. При этом неважно, как долго вы имеете дело с клавиатурой, — вы все равно можете набирать не более пяти-восьми слов в минуту.

Однако если вы решите освоить слепой десятипаль-цевый набор, то сможете воспользоваться для этого одной из популярных обучающих программ. Занимаясь по 20–30 минут в день, вы уже через 90 дней будете печатать от 50-ти до 80-ти слов в минуту. Тем самым вы увеличите продуктивность, качество и результат вашей работы до 1000 %. К тому же, перед вами откроется целый мир интернета. Вот на что способно одно простое умение, которому может научиться каждый!

Какое умение из тех, что вы можете освоить, могло бы помочь вам использовать другие умения более эффективно? Какое превосходно развитое умение могло бы оптимально повлиять на ваши карьеру и доход? Что вы можете сделать, начиная прямо с сегодняшнего дня, для его развития? Каким бы оно ни было, сделайте его своей целью, разработайте план его достижения и начинайте ежедневно работать над ним. В конце концов, вы должны овладеть этим умением в полной мере, сделав его частью своей личности.

Польза подготовки

Пару лет назад исполнительный вице-президент крупной компании попросил меня провести для сотрудников тренинг по стратегическому планированию. Как выяснилось из разговора с этим человеком, компанией руководил весьма своевольный и властный президент. Этот человек вмешивался в любые деловые дискуссии и подавлял всех, практически не признавая мнения других сотрудников. Как результат, люди были деморализованы, а у компании было нестабильное положение на рынке.

Для президента и команды старших менеджеров я должен был появиться на ежегодном деловом собрании в качестве "сюрприза". И если бы мое выступление оказалось неудачным, последствия для компании могли быть весьма и весьма серьезными. Поэтому я попросил прислать мне планы, повестки дня и отчеты предыдущих собраний, получив в ответ около 200 страниц материалов. Объем информации, которую нужно было обработать, казался просто огромным.

Тем не менее, я решил, что выполню эту работу хорошо. Я взялся за дело и 12 часов подряд читал, изучал отчеты о прошлых собраниях и делал пометки на полях. Я обратил внимание, что президент этой компании, настаивая на своей точке зрения, постоянно цитировал Питера Друкера и Тома Питерса. К счастью, я был очень хорошо знаком с работами этих экспертов по менеджменту.

И вот настал день собрания. Все сотрудники расположились вокруг стола в форме латинской буквы U. Исполнительный вице-президент (который пригласил меня) представил меня коллективу и сказал, что пригласил меня для помощи в решении проблем. Все сразу же переглянулись, посмотрели на президента, а затем с интересом повернулись ко мне. В комнате воцарилась напряженная тишина.

Момент истины

Я встал и поблагодарил за приглашение. Я сказал, что тщательно изучил их проблемы и ознакомился с протоколами предыдущих собраний. При этом к каждому сотруднику я обращался по имени, поскольку заранее специально запомнил их имена и должности. В конце концов, я прямо посмотрел на президента, который как раз вставал из-за стола, чтобы вмешаться в мою речь и сказал ему: "Я всегда был большим поклонником Питера Друкера и Тома Питерса".

Президент застыл с открытым ртом и посмотрел на меня с изумлением. Затем я быстро упомянул несколько книг каждого автора, которые заранее проштудировал. В комнате стало очень тихо, так как все ожидали реакции президента. Он сел на место и сказал: "Великолепно! Можете продолжать".

Итог этого собрания, как и всех последующих, был весьма продуктивным. Мы достигли огромных успехов в формулировке нового стратегического плана компании. Напряжение и давление, которые разрушали коллектив, совершенно исчезли. Каждый сотрудник стал чувствовать себя уверенно и свободно, а весь коллектив стал более сплоченным и продуктивным. Впоследствии несколько менеджеров признались мне: "Мы думаем, что вы тогда спасли нашу компанию".

Так вот, ключевым словом во всей этой истории является подготовка. Всякий раз, когда я думаю о времени и усилиях, необходимых для подготовки к любому выступлению или семинару, я вспоминаю этот случай. Вспомнив же, я немедленно соглашаюсь с пользой как можно более тщательной подготовки к предстоящему мероприятию.

Готовьтесь к работе

И, наконец, седьмая привычка, позволяющая добиться в жизни большего и увеличить рентабельность времени, вложенного в то или иное дело. Вам следует взять себе за правило тщательно готовиться к каждому собранию, встрече и интервью, как внутри вашей компании, так и вне ее. Хотя перед встречей такая подготовка и будет занимать некоторое время, впоследствии она поможет значительно его сэкономить.

Покупатели всегда замечают, когда продавец основательно подготовлен к разговору с ними. Судьи всегда понимают, когда адвокат тщательно подготовился к судебному процессу. Потенциальный работодатель всегда знает, когда претендент пришел на собеседование подготовленным. Выработайте в себе привычку готовиться дома к встрече любой важности и мысленно раскладывать по полочкам все моменты будущего события. Иногда хорошая подготовка становится решающим фактором, позволяющим произвести впечатление и добиться успеха.

Слово, которого нет

Не так давно мне довелось готовиться к даче показаний во время одного громкого судебного процесса в Лос-Анджелесе. Подойдя к делу ответственно, я первым делом встретился со старшим адвокатом и провел за беседой с ним несколько часов. В конце разговора он дал мне пухлую папку, полную материалов суда, и сказал: "Надеюсь, что перед дачей свидетельских показаний вы прочтете все эти документы".

Я ответил: "Я всегда придаю большое значение тщательной подготовке к каждому важному мероприятию. На самом деле, я верю в пользу сверхподготовки".

Он посмотрел мне прямо в глаза, улыбнулся и сказал: "Не думаю, что есть такое слово".

Позже я узнал, что это был один из самых лучших и наиболее высокооплачиваемых адвокатов в США. В этом конкретном деле ему удалось сберечь для своего клиента более 300 миллионов долларов. Он добился успеха исключительно благодаря подготовке к каждому процессу, и не простой, а сверхподготовке. И если вы хотите добиться успеха в делах, то должны поступать таким же образом.

Выгода от привычки тщательно готовиться к каждому мероприятию заключается в том, что эта привычка дает вам огромное чувство уверенности в любом вопросе. Она дает вам великолепное психологическое преимущество, благодаря которому вы можете показать себя с наилучшей стороны. Часто это идет на пользу вашему бизнесу и вашим личным победам, которые могут изменить вашу жизнь.

О ПОЛЬЗЕ ПУНКТУАЛЬНОСТИ

Очень важно развить в себе привычку всегда приходить вовремя. Хотя пунктуальные люди составляют менее 5 %, они известны всем. Эти люди всегда выделяются на фоне остального коллектива. Ими восхищаются и их уважают. Перед ними чаще открываются различные благоприятные возможности. Их считают более ценными и компетентными сотрудниками. И все это благодаря их привычке к пунктуальности.

Когда легендарный футбольный тренер Винс Ломбарди начал тренировать команду "Грин Бей Пекерс", он обнаружил, что игроки очень часто опаздывали. Как правило, они приходили к автобусу тогда, когда он должен был давно уехать. Поэтому Винс ввел так называемое "время Ломбарди", которое на 15 минут опережало установленное. С этих пор каждый футболист был обязан приходить на 15 минут раньше времени. Если автобус отправлялся в 10:00, то все должны были сидеть в нем уже в 9:45. Если кто-то не успевал, то автобус уезжал без него. Однако такое случилось лишь один раз, так как после этого случая игроки уже никогда не опаздывали.

Помните: все, что вы делаете неоднократно, раз за разом, вскоре становится вашей привычкой. Примите решение, что с сегодняшнего дня вы будете приходить вовремя на все собрания и встречи. Однако не пытайтесь изменить сразу всю жизнь. Живите, как сказал Дейл Кар-неги, в "отдельных водонепроницаемых отсеках". Концентрируйтесь на изменении одной модели поведения за раз и следуйте ей, пока она не станет частью вас.

Для начала примите решение вовремя прийти на ближайшую встречу или собрание. Затем решите быть таким же пунктуальным и на следующем собрании. Делайте так раз за разом, пока это не будет получаться у вас автоматически и без всяких усилий. Таким образом, не потратив сверхусилий, вы выработаете в себе привычку к пунктуальности. При этом к лучшему изменятся и другие сферы вашей жизни.

СДЕРЖИВАЮЩИЕ ФАКТОРЫ

Важным условием персональной продуктивности является привычка к определению условий, замедляющих скорость достижения ваших жизненных целей. Начните с того, что определите цель, которую вы обязательно хотите достичь. Эта цель вполне может иметь отношение к вашим финансам, личной жизни или здоровью. Затем задайте самому себе вопрос: "Какие факторы влияют на скорость моего продвижения к этой цели?"

Например, если вы хотите увеличить ваши продажи, то таким препятствием может стать количество потенциальных покупателей, с которыми вы успеваете переговорить за день. В таком случае нужно сконцентрировать всю вашу энергию и творчество на ослабление этого ограничителя. Организуйте свое рабочее время так, чтобы успевать провести за день как можно больше деловых переговоров.

Вполне возможно, что целью вашего бизнеса является достижение исключительных финансовых результатов. В этом случае вам нужно знать, что именно мешает их достижению. Очень важно перед устранением сдерживающих факторов определить их как можно точнее. Эксперт Джим Коллинз в своей книге От хорошего к великому указывает на то, как важно определить "экономический деноминатор" вашего бизнеса. Это критическое число, которое определяет успех или неудачу как работы отдельного сотрудника, так и компании в целом.

Например, вашим сдерживающим фактором в увеличении продаж может быть не количество потенциальных покупателей, а качество каждого из них. Применив четыре маркетинговых принципа, о которых мы говорили ранее, можно определить тех покупателей, которые будут вам полезны с большой долей вероятности.

Причиной проблем может оказаться также ваше плохо развитое умение продавать. Главным препятствием может быть неумение сделать хорошую презентацию и заставить клиента принять нужное вам решение. Если это так, то вы должны сосредоточить всю свою энергию и творческий потенциал на развитии торговых способностей. Это значит, что вам вовсе не нужно выбиваться из сил, чтобы заполучить как можно больше клиентов.

Увеличение объема продаж

Многие владельцы крупных ресторанов выделяют один важный фактор, который сдерживает развитие их бизнеса. Речь идет не о количестве еды и напитков, потребляемых каждым клиентом, — оно, как раз, является более-менее определенным. Также не имеет особого значения, насколько хорош маркетинг ресторана или вежлив обслуживающий персонал. Эти факторы не могут значительно увеличить доходы ресторана.

Важнейшим фактором развития ресторанного бизнеса, как и многих других, является то, как часто клиенты в течение года приходят в конкретное заведение. Один из моих клиентов, занимающийся ресторанным бизнесом, обнаружил, что в среднем люди посещали его ресторан каждые два месяца. Тогда его менеджеры разработали программу по улучшению сервиса и предоставлению разнообразных услуг, благодаря которым люди стали приходить чаще. Сначала они приходили в среднем раз в шесть недель, а затем — раз в четыре недели.

Используя такую стратегию, многие мои клиенты удвоили и утроили количество продаж и прибыли своих ресторанов, не потратив ни цента на рекламу. А ведь дорогая реклама была бы необходима, если бы на первое место они поставили привлечение новых клиентов. Ключом к успеху в данном случае были не новые клиенты, а более частое посещение ресторана старыми клиентами.

Взгляд внутрь себя

Посмотрите на свою жизнь и работу. Спросите себя: "Какие факторы влияют на скорость достижения моих самых главных целей?"

К сдерживающим факторам можно отлично применить Правило 80/20. Правда, в данном случае его трактовка будет не совсем обычной. Вы обнаружите, что 80 % ограничений, препятствующих достижению той или иной цели, находятся не в окружающем мире, а внутри вас. Они содержатся в ваших убеждениях, страхах, нехватке определенного умения или мастерства. И только 20 % ограничивающих факторов находятся вне вас или вашего бизнеса.

Поэтому для решения проблем необходима привычка время от времени заглядывать внутрь себя и задавать себе вопрос: "Что такое есть во мне, что удерживает меня от достижения цели? Что бы это могло быть?"

Что бы это ни было, ясно и четко определите эти преграды и поставьте перед собой цель преодолеть их. Выработайте необходимые вам привычки, а затем ежедневно действуйте в избранном направлении, пока не достигнете успехов. Как писал древнегреческий историк Геродот: "Когда человек начинает вести борьбу с самим собой, тогда он действительно чего-то стоит".