Реализация результатов ревизии. контроль за

ТЕМА 6 «ОФОРМЛЕНИЕ И РЕАЛИЗАЦИЯ РЕЗУЛЬТАТОВ РЕВИЗИИ»

Учебные вопросы (основная часть):

ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ РЕВИЗИИ

Оформление результатов является одним из важных этапов организации ревизии финансово-экономической и хозяйственной деятельности учреждения, организации.

Оформление результатов ревизии условно можно подразделить напромежуточное и окончательное (итоговое).

К промежуточному оформлению результатов относится:

1) запись в кассовой книге, журнале операций по счету «Касса» о результатах проверки кассы, составление акта инвентаризации наличных денежных средств по установленной форме о результатах проверки кассы;

2) запись на последнем корешке использованных квитанций (приходном кассовом ордере) о результатах проверки наличных денег в подразделениях организации, осуществляющих внебюджетную деятельность на прием наличных денег;

3) оформление промежуточного акта в случаях, предусмотренных положением о финансовом контроле в ведомственном органе, а также в случае расхождения записей в выписке из лицевого счета с записями в подлинном лицевом счете ОФК (кредитной организации);

4) отметка в справках довольствующего финансового органа и довольствующих служб о переведенных и отпущенных воинской части и возвращенных ею материальных и денежных средствах и бланках строгой отчетности о результатах проверки бланков строгой отчетности в соответствующих книгах учета бланков строгой отчетности служб воинской части, о полноте учета переведенных организации и возвращенных ею материальных и денежных средствах;

5) записи результатов проверки наличия всех материальных средств в соответствующих регистрах и карточках учета;

6) подтверждение проверяющими правильности всех итогов в каждой расчетно-платежной ведомости на выплату заработной платы и другие выплаты;

7) двухсторонние акты о результатах сверки взаиморасчетов с местными органами (районными или городскими финансовыми отделами, уполномоченными пенсионного фонда РФ, учреждениями федеральной налоговой службы) по перечисленным средствам, а также другие документы, подтверждающие результаты встречной сверки в торговых и других организациях;

8) оборотная ведомость по аналитическому и синтетическому учету по состоянию на 1 число месяца начала ревизии;

9) письменные объяснения по фактам выявленных нарушений и изъятые первичные учетные документы (или их копии) при выявлении злоупотреблений, а также оформленные справки, расчеты и другие документы;

10) письменные доклады начальнику, назначившему ревизию, и сообщения прокурору о выявленных фактах растрат, хищений и незаконного расходования государственных средств, бесхозяйственности и других злоупотреблений;

11) акты о результатах проведения контрольных обмеров выполненных строительно-монтажных и других работ, а также другие документы, оформляемые привлеченными специалистами (акты экспертизы);

12) материалы проведенных в процессе ревизии инвентаризаций, административных(служебных) расследований по выявленным фактам недостач наличных денег, бланков строгой отчетности, ценных подарков, материальных ценностей и в др. случаях, а также изданные приказы командира воинской части по их результатам;

13) ведомости по дебиторской и кредиторской задолженности;

14) погашение проверенных первичных учетных документов мастичной печатью «Обревизован»;

15) по окончании ревизии производство руководителем ревизионной группы в кассовой книге ниже записи о проверке кассы записи следующего содержания: « Проведена ревизия финансово-экономической и хозяйственной деятельности за период с «__» ______ 200__г. по «__» _____ 200__г. включительно. Кроме того, обревизованы кассовые операции за ранее обревизованный период с «__» _____ 200__г. по «__» _____ 200__г. По результатам ревизии составлен акт».

Руководитель ревизионной группы

Подпись Фамилия

Необходимость промежуточного оформления документов и совершения определенных действий в процессе ревизии обусловлена требованием документально устанавливать сущность выявленных недостатков и нарушений, размер причиненного государству ущерба, причины допущенных нарушений и виновных должностных лиц.

Окончательные (итоговые) результаты ревизии финансово-экономической и хозяйственной деятельности воинской части, учреждения, организации оформляются актом,который является служебным документом, отражающим:

а) статистические и аналитические данные, характеризующие состояние финансово-экономической и хозяйственной деятельности и её сравнение с ранее обревизованным периодом;

б) выявленные недостатки и злоупотребления;

в) положительный опыт работы, который целесообразно распространить на другие воинские части.

Исходными данными для составления акта служат материалы, накапливаемые в ходе ревизии по соответствующим разделам в рабочей тетради инспектора-ревизора.

Структура акта ревизии:

Акт ревизии состоит из начальной части, десяти разделов, заключительной части (выводов и предложений, даты, подписей, приложений).

В начальной части акта указывается:

а) действительное наименование ревизуемой организации;

б) период проведения ревизии;

в) кем проведена ревизия и кто привлекался к её проведению;

г) основание для проведения ревизии (командировочное удостоверение, выданное лицом, назначившим ревизию);

д) период обревизования;

е) период, за который были перепроверены ранее обревизованные документы;

ж) лица, ответственные за финансово-экономическую и хозяйственную деяельность;

з) если в организации на финансовом и материальном обеспечении состоят другие организации, то дополнительно указывается наименования этих организаций и фамилия, имя и отчество каждого руководителя и начальника финансового органа.

Также указывается, что документальная ревизия проведена в соответствии с Положением о финансовом контроле в ведомственном органе и в полном объёме, предусмотренном инструкцией по проведению ревизии. Если какие-либо вопросы финансово-экономической и хозяйственной деятельности не проверялись, в акте ревизии указывается, что именно не проверялось и по какой причине.

Акт ревизии содержит следующие разделы :

1) Наличие денежных сумм в кассе и на лицевом счете, ценных бумаг, ценностей и бланков строгой отчетности воинской части; кассовая и авансовая дисциплина; операции по лицевому счёту.

2) Организация финансового и материального хозяйства.

3) Планирование потребности денежных и материальных средств.

4) Заработная плата.

5) Другие расходы бюджетных средств (ассигнований) по смете Министерства.

6) Внебюджетные средства.

7) Учет операций с денежными и материальными средствами, отчетность по ним и делопроизводство.

8) Сохранность материальных средств, возмещение причиненного ущерба, экономическая работа.

9) Состояние работы по организации обязательного государственного личного страхования, оформлению документов на выплату единовременных пособий работникам и членам их семей.

10) Выполнение предложений по актам предыдущих ревизий и проверок.

В заключительной части акта излагаются выводы, предложения, подписи и приложения.

В ы в о д ы в акте ревизии излагаются кратко и не должны носить характера общей оценки финансово-экономической и хозяйственной деятельности организации. В выводах отражается:

а) характеристика результатов финансово-экономической и хозяйственной деятельности по сравнению с ранее обревизованным периодом;

б) меры, принятые командованием и финансовой службой по укреплению финансовой дисциплины;

в) положительные факты, а также характер и причины основных нарушений в финансово-экономической и хозяйственной деятельности, с указанием их размеров в количественном и денежном выражении;

г) характеристика состояния внутреннего контроля;

д) качество руководства финансовым обеспечением со стороны руководства.

Основное назначение выводов- дать краткую характеристику финансово-экономической и хозяйственной деятельности по материалам проведённой ревизии. Они должны вытекать из содержания акта и нацеливать должностных лиц на устранение выявленных ревизией недостатков.

В целях устранения и недопущения в дальнейшем указанных в акте ревизии недостатков и нарушений в финансово-экономической и хозяйственной деятельности инспектор-ревизор вырабатывает и вносит в акт ревизии соответствующие п р е д л о ж е н и я .

Предложения в акте ревизии вносятся руководителю организации. Они должны быть краткими, конкретными, целенаправленными и касаться только тех нарушений, которые не устранены в процессе ревизии. По каждому предложению указывается срок его выполнения. Исходя из сроков выполнения предложений, инспектором-ревизором устанавливается дата представления письменного донесения о выполнении предложений вышестоящему начальнику.

В акте ревизии не следует вносить предложения:

а) в виде общих указаний и пожеланий инспектора-ревизора;

б) обязывающие должностных лиц строго выполнять требования руководящих документов;

в) со сроком выполнения - постоянно;

г) о привлечении к ответственности руководителя организации.

Акт ревизии подписываетсяруководителем ревизионной группы, руководителем организации, председателями внутренних проверочных комиссий соответствующих служб, привлеченных к ревизии и начальником финансового органа.

В случае несогласия с фактами, изложенными в акте ревизии, лица подписавшие акт делают об этом оговорку перед своей подписью и представляют письменные возражения и документы, подтверждающие эти возражения. Руководитель ревизионной группы проверяет обоснованность возражений и при необходимости вносит соответствующие исправления, добавления и уточнения в акт ревизии. Если в результате проверки возражений руководитель ревизионной группы убедится в правильности выводов, то акт ревизии он оставляет без изменения, а по возражениям составляет письменное заключение по результатам их проверки и вместе с возражениями прикладывает к акту ревизии.

Кроме того, если к ревизии привлекались другие должностные лица и специалисты, то акт ревизии подписывается и этими должностными лицами.

Акт ревизии составляется в трех, а при необходимости - и в большем количестве экземпляров.

Первый экземпляр акта в трёхдневный срок направляется начальнику, назначившему ревизию, второй экземпляр акта - в финансово-экономическую службу довольствующего финансового органа, третий - непосредственно после подписания вручается руководителю обревизованной организации.

В необходимых случаях один экземпляр акта направляется начальнику, которому организация непосредственно подчинена.

При выявлении недостач, растрат, хищений, других злоупотреблений и незаконных действий, которые могут стать предметом судебного разбирательства, органам прокуратуры направляются:

1) препроводительное письмо, в котором указывается факт злоупотребления и его краткая характеристика;

2) акт ревизии или проверки, подписанный соответствующими лицами (1-й экземпляр);

3) подлинные первичные учетные документы или копии документов, подтверждающие факты выявленных злоупотреблений;

4) объяснения ревизуемых, а также других лиц, чьи показания имеют значение для проверки обстоятельств совершения злоупотреблений.

Документы для передачи органам прокуратуры готовит инспектор-ревизор. Препроводительное письмо подписывает начальник обревизованного объекта.

Начальнику, назначившему ревизию (проверку), в этом случае направляется:

1) экземпляр акта ревизии или проверки;

2) копии объяснений должностных лиц, виновных в установленных ревизией (проверкой) нарушениях и злоупотреблениях;

3) копии документов, подтверждающих указанные в акте злоупотребления и нарушения.

К акту ревизии прилагаются:

1) справка о выявленных ревизией нарушениях с денежными и материальными средствами, которая подписывается руководителем ревизионной группы, руководителем организации и начальником финансового органа;

2) справки довольствующих органов о переведенных и отпущенных организации и возвращенных ею материальных и денежных средствах и бланках строгой отчетности с отметкой инспектора-ревизора о проверке этих данных;

3) план проведения ревизии;

4) оборотная ведомость по аналитическому и синтетическому учету по состоянию на 1 число месяца начала ревизии;

5) ведомости по дебиторской и кредиторской задолженности;

6) акт инвентаризации наличных денежных средств;

7) двухсторонние акты сверки взаиморасчетов с финансовыми органами (фондами);

8) расписка материально-ответственного лица (бухгалтера по кассовым операциям).

К акту могут прилагаться также изъятые из дел первичные учетные документы, промежуточные акты, справки, таблицы, объяснения по существу допущенных нарушений и другие материалы. Состав и объём прилагаемых к акту документов определяется каждый раз инспектором-ревизором, исходяиз результатов ревизии и необходимости документального подтверждения выявленных нарушений и указывается в конце акта перед подписями или составляется опись приложенных документов.

Кроме того, к акту ревизии может прилагаться ведомость переплат, неположенных выплат и недоплат заработной платы гражданскому персоналу.

После того, как все разделы написаны и отредактированы, целесообразно пронумеровать самостоятельные формулировки последовательно по всему акту, начиная с первого раздела. Порядковая нумерация способствует выделению из общего текста каждого отдельного факта. Она делает структуру акта более четкой, создает возможность делать ссылки в выводах и предложениях на тот или иной пункт.

ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К АКТУ РЕВИЗИИ

К акту ревизии предъявляется рядт р е б о в а н и йкак к служебному документу, в котором даётся характеристика финансово-экономической и хозяйственной деятельности воинской части.

Во-первых, акт ревизии должен быть кратким. Чем достигается краткость?

а) в начальной части акта ревизии не перечисляются проверенные в ходе ревизии вопросы, а указывается что ревизия проведена в объёме предусмотренном инструкцией по проведению ревизии. Если же какие-либо вопросы финансово-экономической и хозяйственной деятельности не проверялись, то в начальной части указывается, что именно не проверялось и по какой причине.

б) в акте излагаются лишь выявленные недостатки, нарушения и злоупотребления, а также положительный опыт работы.

Во-вторых, существует определённый порядок изложения выявленных недостатков и нарушений:

а) изложение недостатков, нарушений и злоупотреблений должно производиться с соблюдением строгой объективности, ясности, правильности описания их сущности;

б) при изложении материалов ревизии следует характеризовать выявленные нарушения в прошедшем времени. И хотя каждое нарушение обусловлено конкретными причинами и требует индивидуальной формулировки, тем не менее можно отметить некоторые общие требования, при соблюдении которых достигается наиболее правильная структура записи выявленных фактов.

При изложении в акте выявленных недостатков, нарушений и злоупотреблений инспектор-ревизор должен соблюдать строгую объективность, ясность, правильность и точность их описания и в обязательном порядке отразить:

1) сущность (вид нарушения);

2) количественное и денежное выражение с указанием источников израсходованных с нарушением материальных и денежных средств;

3) время, когда нарушение было допущено;

4) причины;

5) должностных лиц, по вине которых они допущены;

6) какие законы, постановления, распоряжения, приказы, директивы и другие нормативные акты нарушены или несоблюдены;

7) ссылка на документы, подтверждающие достоверность сделанных в акте записей;

8) меры, принятые по устранению нарушения.

в) вносить в акт данные, не подтверждённые документами, или выражать личные сомнения и предположения, запрещается;

г) установленные в процессе ревизии действия или бездействие должностных лиц, в которых содержатся признаки преступления, в акте ревизии следует излагать подробно. При этом в необходимых случаях материалы по таким фактам выделяются в отдельное приложение к акту;

д) в необходимых случаях по результатам проверки в ходе ревизии, не ожидая её окончания, составляются промежуточные акты:

- когда выявленные нарушения или злоупотребления могут быть скрыты;

- когда необходимо принять срочные меры к пресечению нарушений и злоупотреблений, либо к привлечению к ответственности виновных лиц;

- при выявлении расхождений между учетными данными и фактическим наличием денег в денежном ящике, бланков строгой отчетности по финансовой службе и по результатам инвентаризации материальных ценностей.

В этих случаях от должностных лиц истребуется письменное объяснение по выявленным нарушениям.

Промежуточные акты подписываются инспектором-ревизором и должностными лицами, непосредственно отвечающими за участок деятельности.

Факты, изложенные в промежуточных актах, включаются в общий акт ревизии. Промежуточные акты прилагаются к тому экземпляру основного акта, который остаётся в делах обревизованной воинской части.

В-третьих, по выявленным ревизией фактам нарушений, нечеткой и неоперативной работы вышестоящих довольствующих служб или отданных ими или их представителями незаконных распоряжений инспектор-ревизор письменно докладывает командиру (начальнику), назначившему ревизию. Этот материал в акт не включается.

В-четвёртых, при выявлении нарушений государственной дисциплины и законности в расходовании денежных средств и материальных ценностей, допущенных по вине руководителя организации, инспектор-ревизор излагает в акте только сущность и последствия этих нарушений. Руководитель в таком случае несёт ответственность в установленном порядке, в соответствии с решением вышестоящего начальника.

В-пятых, если при проведении ревизии по каким либо вопросам, изложенным в инструкции..., положительных фактов, которые целесообразно распространить на другие организации, а также недочетов и нарушений в финансово-экономической и хозяйственной деятельности не установлено, то эти вопросы в акте ревизии не отражаются.

Вывод по третьему вопросу: Мы с Вами рассмотрели требования предъявляемые к акту ревизии финансово-экономической и хозяйственной деятельности воинской части. Знание инспектором-ревизором этих требований и неукоснительное применение их на практике позволяет достигать стройного, логически верного изложения ревизионного материала, где не только происходит констатация фактов нарушений, если таковые были выявлены, но и нацеливающего командование, финансовых работников, других должностных лиц ревизуемого объекта на устранение отмеченных недостатков и недопущение их в дальнейшем.

РЕВИЗИЙ И ПРОВЕРОК