Субъекты внутреннего контроля и их функции

4.1 Система внутреннего контроля Общества определяется совокупностью объектов и субъектов. Объектами СВК является финансово-хозяйственная деятельность подразделений Общества. Субъекты внутреннего контроля определяются настоящей Политикой и другими нормативными документами Общества в области внутреннего контроля.

4.2 Состав субъектов внутреннего контроля определяется организационной структурой Общества и включает:

• Совет директоров;
• Комитет по аудиту;
• Генерального директора;
• Подразделение внутреннего контроля;
• Руководителей структурных подразделений и работников Общества.

4.3 Совет директоров – утверждает настоящую Политику, определяет общие направления организации системы внутреннего контроля в Обществе, анализирует общую эффективность и соответствие СВК характеру, масштабам и условиям деятельности Общества в случае их изменения – рассматривает результаты оценки эффективности СВК, выявленные существенные недостатки и рекомендации по их устранению. Утверждает политику в области внутреннего контроля и изменения к ней.

Функции и задачи Совета директоров в отношении системы внутреннего контроля закреплены в положении о Совете директоров Общества.

4.4 Комитет по аудиту Совета директоров– оценивает соблюдение принципов внутреннего контроля и управления рисками и общую эффективность СВК в Обществе (в т.ч. на основании отчетов подразделений внутреннего аудита и внутреннего контроля), дает рекомендации по совершенствованию СВК.

Функции и задачи Комитета по аудиту Совета директоров закреплены в соответствующем положении о Комитете по аудиту Общества.

4.5 Генеральный директор– является ответственным за организацию, поддержание функционирования эффективной системы внутреннего контроля в Обществе и осуществление мониторинга функционирования СВК, в том числе:

• Определяет направления развития и совершенствования СВК в Обществе;
• Утверждает Регламент проведения диагностики и совершенствования СВК и другие нормативные документы в области СВК;
• Рассматривает результаты работы структурного подразделения внутреннего контроля, в том числе результаты диагностики СВК;
• Устанавливает ответственность за выполнение решений высшего руководства в области внутреннего контроля;
• Рассматривает и утверждает план мероприятий по устранению недостатков СВК.

4.6 Подразделение внутреннего аудита– осуществляет независимую оценку эффективности отдельных компонентов СВК, отдельных объектов аудита и СВК Общества в целом, а также разрабатывает рекомендации по повышению ее надежности и эффективности, в том числе:

• Осуществляет проверку соответствия деятельности подразделений и работников нормативным документам, определяющим порядок организации и функционирования СВК;
• Осуществляет оценку соответствия содержания нормативных документов, регламентирующих порядок организации и функционирования СВК, характеру и масштабам деятельности Общества;
• Выявляет факты нарушений, анализирует причины их совершения и разрабатывает рекомендации по улучшению существующих и/или внедрению новых контрольных процедур для недопущения повторяемости нарушений;
• Осуществляет контроль за своевременным и полным устранением выявленных нарушений и недостатков;
• Осуществляет контроль качества процесса диагностики системы внутреннего контроля в Обществе, проводимой руководством и работниками;
• Консультирует по вопросам совершенствования внутреннего контроля.

4.7 ЗадачамиПодразделения внутреннего контроля являются:

• Координация деятельности по формированию и поддержанию эффективности системы внутреннего контроля;
• Методологическое обеспечение СВК;
• Организация процесса диагностики СВК в Обществе:
• Подготовка планов развития и совершенствования СВК в Обществе;
• Ведение и поддержание в актуальном состоянии инфраструктуры СВК (реестры рисков, контрольных процедур и бизнес-процессов);
• Контроль выполнения плана мероприятий по устранению недостатков и совершенствованию СВК, в т.ч. контроль качества устранения недостатков;
• Информирование всех участников СВК об изменении в подходах, документации и прочих требований в области СВК;
• Организация подготовки программ обучения персонала вопросам организации и совершенствования системы внутреннего контроля.

Функции, задачи и полномочия структурного подразделения по координации СВК Общества определены в соответствующем Положении.

4.8 Руководители и работники структурных подразделений несут основную и главную часть ответственности за формирование, поддержание и постоянный мониторинг системы внутреннего контроля по соответствующим функциональным направлениям деятельности подразделений по всей вертикали управления, а также осуществляют выполнение контрольных процедур в соответствии с возложенными на них должностными обязанностями, в том числе:

• своевременное выявление и анализ рисков финансово-хозяйственной деятельности Общества;
• разработку, формализацию, а также последующее исполнение и обеспечение эффективности и достаточности контрольных процедур в рамках своих бизнес процессов;
• актуализацию описания СВК и своевременное информирование об изменениях подразделения по внутреннему контролю;
• мониторинг функционирования СВК, а также самостоятельную оценку эффективности контрольных процедур, которые они выполняют;
• информирование руководства о любых совершенных или возможных ошибках/недостатках, которые привели или могут привести к потенциальным негативным событиям;
• прохождение обучения в области внутреннего контроля и управления рисками в соответствии с утвержденной программой обучения.

4.9 Общество обеспечивает создание эффективных каналов обмена информацией, включая, как вертикальные, так и горизонтальные связи, в целях формирования у всех субъектов внутреннего контроля понимания принятых в нормативных документов по организации и функционированию системы внутреннего контроля и обеспечения их исполнения.

4.10 Информация о работе системы внутреннего контроля, о найденных недостатках и других существенных обстоятельствах предоставляется Совету директоров, Комитету по аудиту Совета директоров, Генеральному директору, Правлению или другим органам в соответствии с существующими требованиями законодательства и нормативными документами Общества.

Роли

5.1 Для обеспечения эффективного функционирования СВК между руководителями и иными работниками Общества распределяются следующие роли:

• Владелец процесса/ риска
• Координатор СВК

• Исполнитель контроля

5.2 Владелец процесса / риска – руководитель подразделения/отдела, который несет ответственность:

• за эффективное функционирование всех компонентов СВК (см. компоненты СВК в Приложении 1) в части покрытия рисков хозяйственной деятельности и подготовки финансовой отчетности в рамках своих бизнес процессов/рисков, в том числе за их дизайн и операционную эффективность, а также за поддержание актуальной, точной и полной документации для процесса или подпроцесса;
• за назначение исполнителей контролей и закрепление в должностных инструкциях соответствующих работников ответственности за выполнение данных процедур;

• за обеспечение исполнения и документирования контролей исполнителями контролей в соответствии с документацией по СВК;
• за выполнение процедур по самооценке эффективности СВК;
• за выявление изменений в процессах, рисках либо контролях, требующего внесение изменений в документацию по СВК и информирование об этом работников Подразделения внутреннего контроля / Координатора СВК в соответствующем подразделении;
• за своевременное согласование документации по СВК (детального описания рисков, унифицированных и адаптированных контролей и другой информации);
• за устранение недостатков в СВК, выявленных по результату тестирования либо мониторинга.

5.3 Исполнитель контроля – работник любого уровня, который несет ответственность:

• за своевременное и качественное выполнение контрольных процедур в соответствии с документацией СВК;
• за уведомление, при необходимости, заместителя исполнителя контроля и работника Подразделения внутреннего контроля о необходимости выполнения соответствующей контрольной процедуры вместо исполнителя;
• за своевременное согласование документации по СВК (детального описания рисков, контролей и другой информации);
• за выполнение процедур по самооценке эффективности СВК;
• за выявление изменений в процессах, рисках либо контролях, требующего внесение изменений в документацию по СВК и информирование об этом владельца риска/процесса, Координатора СВК в соответствующем подразделении и работников Подразделения по внутреннему контролю;
• за устранение недостатков СВК, выявленных по результату тестирования и мониторинга.

5.4 Координатор СВК - работник в каждом подразделении, который несет ответственность:

• за организацию и координацию процесса функционирования СВК в рамках соответствующего подразделения;
• за проведение мониторинга качества выполнения и документирования контрольных процедур в части контролей, выполняемых в соответствующем подразделении;
• за актуальность документации по СВК в части соответствующего структурного подразделения;
• за информирование Подразделения по внутреннему контролю о необходимости изменения документации по СВК (изменение процессов, рисков либо контролей, вкл. предложение новых формулировок в части рисков, контролей и другой информации).

Требования и обязанности в области обеспечения эффективности СВК

6.1 Внутренний контроль является неотъемлемой частью функционирования любого подразделения Общества.

6.2 Все работники несут ответственность за функционирование и обеспечение эффективности СВК Общества. Однако, основная и главная часть ответственности лежит на владельцах процессов и исполнителях контрольных процедур: Руководителях и работниках структурных подразделений.

6.3 Руководство Общества должно доводить до работников важность наличия и обеспечения эффективности функционирования СВК, а также роль каждого работника в данной системе, в том числе следующие основные требования:

• Ни один работник прямо или косвенно не может допускать либо являться причиной намеренного фальсифицирования данных бухгалтерской, управленческой либо иной отчетности.
• Никакие изменения не могут быть внесены в учетные данные, если заведомо известно, что эти изменения могут исказить суть соответствующих операций.
• Никакие денежные суммы/счета/операции не могут укрываться для цели их неполного отражения в отчетности.
• Все работники Общества обязаны сохранять активы Общества и обеспечивать их эффективное использование.

6.4 Если работник Общества обладает информацией о недостатке либо неэффективности процедур внутреннего контроля, он должен незамедлительно сообщить об этом своему непосредственному руководителю, а также руководителям подразделений внутреннего контроля и внутреннего аудита.

6.5 Если работник умышленно не соблюдает настоящую Политику и не выполняет контрольные процедуры, за которые он является ответственным, к данному работнику будет применено дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения в соответствии с требованиями действующего законодательства.