Как превратить информацию в знания и действия

Возможно, это слишком упрощенный взгляд на повседневные обязанности менеджера, но мне кажется, что все ваши действия правомерно рассматривать как отдельные проекты по преобразованию информации в знания и действия. Некоторые из этих проектов чрезвычайно просты – к таким, к примеру, относится ответ на письмо, полученное по электронной почте. Иные, напротив, отличаются сложностью – отнесем к ним разработку плана модификации принятой в компании программной архитектуры. Во всех подобных проектах есть детали – иначе говоря, поток информации и знаний, которые требуется отслеживать, совершенствовать и каким-то образом структурировать с целью выстраивания плана последующих действий. Как правило, все действия по реализации этих ваших мелких проектов производятся за рабочим столом и за компьютером, который с ним неразрывно связан.

Теперь скажите мне: как в данный момент выглядит ваш рабочий стол? Скорее всего, он завален бумагами и папками. Это совершенно нормально и вполне допустимо, если они не лежат на одном месте неделями. Чем более запущен рабочий стол, тем больше опасность забыть о каком-то проекте, который требуется выполнить незамедлительно. Попробуйте его почистить – и, скорее всего, вы наткнетесь на информацию, которая подразумевает оперативную реакцию с вашей стороны. Наверное, вы слышали выражение «найдите для всего место и разложите все по своим местам». Это очень достойное правило; однако, следуя ему, не стоит забывать, что задача по организации «мест» является приоритетной. Сознайтесь самому себе в том, что награда «лучшей домохозяйке» за поддержание рабочего места в порядке вам не светит и стремиться к ее завоеванию бессмысленно. Что вам действительно нужно, так это создать для себя функциональные рабочие условия, не позволяющие забывать повседневные задачи, связанные с руководством группой разработчиков.

Некоторые считают прибранный рабочий стол свидетельством того, что у его хозяина не все в порядке с головой. Мне так не кажется, хотя вы имеете полное право на собственную точку зрения. Впрочем, я не могу не согласиться с тем, что если вы не способны держать свой дом в чистоте и порядке, у вас ни за что не получится руководит деятельностью других людей. Как происходит уборка дома? Вы протираете пол, пылесосите, поднимаете вещи, которые свалились на пол и мешают проходу, – иначе говоря, создаете условия, способствующие комфортному проживанию. Не кажется ли вам, что рабочее место должно быть примерно таким же? Я глубоко убежден, что удобное рабочее место является предпосылкой успешной, продуктивной работы. Вы прекрасно знаете, что неупорядоченный код существенно затрудняет процесс разработки и сопровождения программного продукта; аналогичным образом неприбранный рабочий стол доставляет руководителям немало неприятностей. Под «неприбранностью» я в данном случае имею в виду бессистемность в деле организации ваших повседневных задач, которая произрастает от неверного управления информационным потоком.

Если вы не способны держать свой дом в чистоте и порядке, у вас ни за что не получится руководить деятельностью других людей.

Бумажная волокита

Несколько десятилетий назад, прежде чем персональные компьютеры стали неотъемлемым атрибутом нашей рабочей деятельности, все детали проекта фиксировались в тетрадях и папках для документов. Сегодня – в условиях, когда основным средством структурирования выступают компьютеры, – роль бумажных носителей до известной степени снизилась, и в процессе повседневного руководства деятельностью специалистов в рамках проекта бумага уже не играет такой роли, как раньше. Тем не менее, поскольку концепция безбумажного делопроизводства далека от реализации, скорее всего, иметь дело с бумагой нам предстоит еще очень долго. Несмотря на некоторые недостатки, бумажные носители в целом неплохо справляются со структурированием информации. Если взвесить все сильные и слабые стороны бумаги, то можно утверждать (и вы, наверное, со мной согласитесь), что:

• бумажные носители очень удобны в тех случаях, когда информацию требуется изучить именно в то время и в том месте, в котором вам удобно;

• на бумаге удобно фиксировать ход дискуссии на совещании и в телефонном разговоре – писать на листке бумаги чуть проще, чем набирать текст на ноутбуке;

• бумажные носители не адаптированы для хранения, поиска, сортировки и многих других операций, с которыми блестяще справляются программные продукты;

• многие из нас воспринимают важную информацию лучше, считывая ее с бумажного носителя, и хуже, считывая ее с монитора;

• заложники собственной культуры, мы привыкли воспринимать информацию, зафиксированную на листах прямоугольной формы размером 210*297 мм.

Вполне возможно, что в будущем планшетные компьютеры смогут объединить в себе достоинства бумаги с широчайшими возможностями программного обеспечения. Лично я все жду, когда же появятся жидкокристаллические экраны толщиной с лист бумаги, на которых можно будет писать ручкой и карандашом, стирать записанную информацию, сохранять ее в электронном виде, а затем перезагружать на тех же листах уже другие данные. Не знаю, дождусь ли, – ведь хочется, чтобы такие экраны продавались в магазинах пачками по 500 штук и стоили не более 3,95 доллара.

В защиту бумаги отмечу, что на протяжении большей части XX века она оставалась основным носителем коммерческой информации и, скорее всего, в ближайшее время все еще будет играть важную роль. Скорее всего, вы поняли, к чему я это все говорю. Да, действительно – управляться с горами листов очень непросто. Они постоянно устаревают, вам вечно приходится думать о том, как бы не обанкротиться на одних только картриджах и т. д., и т. п.

Как же справиться с бумажной неразберихой? Придется усвоить несколько основополагающих принципов. Они излагаются на всех учебных курсах по основам бизнеса, но, по-моему, их стоит вспомнить и здесь[44]. Может быть, вам покажется, что принципы, которые я здесь излагаю, самоочевидны, но вы не представляете, какое количество менеджеров испытывают страшные мучения в попытках как-то упорядочить кипы бумаг – и все по той простой причине, что они игнорируют правила систематизации.

Итак, в том, что касается структурирования бумажных материалов, я предлагаю соблюдать нижеследующие принципы.

• Создайте стройную систему хранения документов. Для каждого проекта заведите отдельный набор папок для документов или тетрадей. В любой папке проекта нужно держать только наиболее важные бумаги и все их снабжать датой и ссылкой на источник. Папки проекта имеет смысл делить на разделы в соответствии с типами информации, как то: область действия, проектное решение, ошибки, обмен информацией, материалы совещаний и т. д.

• Следуйте системным правилам хранения документов. По завершении проекта сдайте относящиеся к нему папки в архив. Под рукой должны быть только те материалы, которые относятся к текущим проектам, а информацию о выполненных проектах следует незамедлительно перемещать в другое место.

• Каждый листок бумаги, который по тем или иным причинам появился на вашем рабочем столе, необходимо переложить в соответствующую папку. Не доводите дело до появления на столе груды бумаг. Не забывайте, что папка для входящих документов – это лишь временный резервуар и ни в коем случае не постоянное хранилище. Стоит на вашем столе появиться кипам бумаг, как вы незамедлительно начнете опаздывать с выполнением организационных функций, которые, вполне возможно, необходимы для достижения успеха.

• Заведите для каждого проекта несколько папок различных цветов; каждый такой цвет должен указывать на срочность действий, связанных с хранящимися в папке документами. К примеру, в красных папках можно собирать информацию, которая требует с вашей стороны незамедлительных действий. В синих папках имеет смысл хранить документы, с которыми можно ознакомиться чуть позднее, а в зеленых – все документы, связанные с денежными вопросами. Все эти правила просты и очевидны; если их не забывать, то даже после беглого просмотра документов вы сможете определиться с тем, что делать в первую очередь.

• Организуйте отдельное место для хранения литературы и соблюдайте в нем порядок. Скажем, профессиональные журналы нужно хранить отдельно от каталогов производителей. Все эти материалы следует сортировать по дате выхода и не слишком загромождать ими рабочее пространство. Если из целого журнала вашего внимания заслуживает единственная статья, вырежьте ее, положите в стопку, а от остальных страниц избавьтесь. Не стоит копить макулатуру лишь с той целью, чтобы удивить самого себя.

Скорее всего, в том, что касается систематизации бумажных документов, у вас есть какие-то собственные приоритеты и методы; возможно также, что в вашей компании существует четкая политика по этой части. Если вы не справляетесь с постоянно поступающими бумажными документами, скорее всего, это приведет к смещению приоритетов. Если бы безбумажное делопроизводство уже превратилось в реальность, то никому не нужно было бы подключать к корпоративным сетям многочисленные принтеры. Однако если уж вы ими пользуетесь, будьте любезны, разберитесь в своих распечатках.

Безбумажная волокита

Бумажные документы – это не единственная область, которую вам как менеджеру придется приводить в порядок. Несмотря на то что личные информационные секретари (Personal Information Managers, PIM) представлены на рынке в большом количестве, большинство руководителей до сих пор испытывают серьезные трудности в попытках организации электронных документов. Вполне возможно, что вы уже пользуетесь тем или иным программным продуктом для руководства проектом, он принят в вашей организации – и от него есть прок; если так, вы – счастливый человек. В то же время, по моим наблюдениям, многие компании и, в особенности, отдельные лица подходят к задаче систематизации электронных документов крайне индивидуально. Я неоднократно пытался приучить себя к применению разнообразных программ для руководства проектами и в результате понял, что все они оставляют желать лучшего. Я, пожалуй, не буду их называть. Выражусь так: все продукты одной компании, весьма популярной в северо-западных штатах Америки, оказались, с моей точки зрения, либо слишком сложными, либо чересчур ограниченными по своим возможностям, либо элементарно не соответствующими моим потребностям по части отслеживания организационных вопросов. Ну ладно, я назову имена – Microsoft Project, Team Manager (этот продукт поставляется на компакт-дисках MSDN). Не подошли мне и многочисленные видоизмененные (в плане объектной модели) версии Outlook. Lotus Notes, ACT! и многие другие личные информационные секретари вместе с программными продуктами для групповой работы также показались мне недостаточно гибкими и не подошли для систематизации моих рабочих процессов. Я вполне допускаю, что один из этих продуктов подойдет вам. Если так случится, вы получите шанс заметно продвинуться в деле ведения стаи за собой. Если же чуда не произойдет, придется обратиться к другому методу.

Так что же делать? Ведь я программист; все продукты, которые мне не понравились, созданы программистами; кроме того, я ностальгирую по тем временам, когда писал гораздо больше кода, чем сегодня. Таким образом, ответ для меня очевиден – нужно создать собственную программу управления проектами.

Электронный администратор

Итак, я поставил перед собой задачу создать программный продукт, с помощью которого мне было бы удобно справляться со своими организационными обязанностями. Он должен был стать чем-то средним между личным информационным секретарем и полноценной программой управления проектами; естественно, я также намеревался избавиться от излишнего усложнения и ограничений, присущих обоим названным типам программных продуктов. Работать над своим проектом мне пришлось по ночам, в нерабочее время и в гордом одиночестве. За первые полгода применения своего детища я скомпоновал более 200 исполняемых версий – все это время я обнаруживал очередные ошибки и подстраивал продукт под свои потребности. Несколько раз он очень помог мне справиться с административными задачами. По крайней мере, теперь, когда он у меня есть, я четко знаю, на сколько опаздываю, мне не приходится постоянно трястись от неопределенности и сознания груза несделанных дел. У меня хотя бы есть возможность измерить этот самый груз и распечатать соответствующий отчет – из него я узнаю, сколько ночей придется провести без сна, чтобы успеть все сделать к установленному сроку.

У моего личного проекта было несколько очевидных преимуществ. Во-первых, мне не пришлось собирать коммерческие требования, поскольку сценарии вариантов действий проявлялись регулярно. Во-вторых, в роли пользователя выступал я сам, а значит, реализация потребностей пользователя ограничивалась конструированием подходящего мне интерфейса. Это ведь мечта программиста – писать программы для самого себя. На этапе бета-тестирования я также не встретил никаких особых проблем. Обнаруживая ошибки, я брал исходный код и исправлял их. Помимо прочего, при работе над этим проектом я не испытывал синдромов, часто встречающихся у нагруженных административными функциями программистов, у которых не находится достаточного времени для кодирования. Оторваться от клавиатуры ведь довольно трудно, не так ли?

Итак, далее я познакомлю вас с собственноручно разработанным программным продуктом, который, по моему скромному мнению, помогает успешно организовать производственный процесс, направленный на достижение результата. Если этот продукт вам понравится (или вы осмелитесь адаптировать его к собственным потребностям), обратитесь к приложению А. В нем приводится более подробная информация, а также сведения о том, как получить исходный код.