Роль кассовых аппаратов в организации учета денежных средств. Классификация кассовых суммирующих аппаратов
В торговые предприятия от покупателей поступают большие денежные суммы за проданные товары. Учет и контроль денежной выручки обеспечивает сохранность товарно-материальных ценностей, предупреждение злоупотреблений.
Применение кассовых суммирующих аппаратов (КСА) и специальных компьютерных систем (СКС):
· обеспечивает наглядность, простоту и правильность расчетов с покупателями,
· обеспечивает точность учета денежных средств и исключает их хищение;
· сокращает время на расчеты с покупателями;
· дает возможность вести учет покупательского спроса на товары;
· обеспечивает высокую производительность труда контролеров-кассиров.
На кассовых аппаратах ведется подсчет поступающих денежных средств нарастающим итогом, что позволяет в любое время определить размер денежной выручки.
Учет денежной выручки зависит от способов расчета с покупателями:
1. Деньги за товар получает продавец, т.е. выдача товара и получение денег осуществляется одним лицом. Этот метод используется в мелкой рознице. Недостаток – снижается производительность труда работников торговли, усложняются учет и контроль товарно-материальных ценностей, не соблюдаются санитарно-гигиенические требования, создается возможность злоупотреблений.
2. Деньги за товар получает кассир. Используется в небольших непродовольственных магазинах с продажей товаров через прилавок (традиционный способ продажи товаров). При этом способе расчета материальная ответственность делится между продавцом и кассиром. Учет товаров и денег осуществляется точно, но увеличивается время покупки, создаются встречные потоки покупателей.
3. Деньги за товар получает контролер-кассир. Расчет производится в едином узле расчета при выходе из магазина. Преимущество этого метода в том, что исключается возможность хищения денег, усиливается контроль не только за деньгами, но и за товарами.
Классификация КСА:
1. Пассивные КСА - это аппараты, которые подключаются к компьютерным системам и могут работать с платежными терминалами, сканерами (считывателями штрихкодов); с электронными весами. Имеют встроенную энергонезависимую память для хранения прайс-листа товаров и накопления данных о продажах.
Достоинства: низкая цена, простота в использовании.
Недостатки: ограниченный объем памяти (до 40 тысяч наименований), низкая скорость обмена данными. Такие КСА пригодны для небольших непродовольственных магазинов с двумя-тремя кассирами и небольшим ассортиментом.
2. Активные КСА в режиме online. Кассы в процессе продаж запрашивают данные у компьютерной системы. Обработкой поступающих запросов занимается специальное программное обеспечение (кассовый сервер). На нем хранятся данные о товарах (прайс-листы) и происходит обработка данных о продажах.
Достоинства: неограниченный объем прайс-листа по числу товарных позиций, быстрый обмен данными между сервером и рабочими местами кассиров, продажи регистрируются в виде контрольной ленты.
Недостатки: проблемы с оформлением продаж в случае выхода из строя кассового сервера, ограниченные возможности по организации скидок. Система пригодна для магазинов с невысокой интенсивностью продаж.
3. Специальные компьютерные системы (СКС) - созданы на базе персональных компьютеров, кассовых аппаратов и каналов связи. Они предназначены для выполнения кассовых операций, автоматизации обработки данных при реализации товаров, для учета, накопления, обработки этих данных и печати платежных документов.
Достоинства: неограниченный объем данных, гибкая система скидок, высокая скорость обслуживания покупателей.
Недостатки: высокая стоимость.
Могут применяться в любых торговых организациях.
4. Фискальные регистраторы (ФР) – это высокоскоростные кассовые аппараты, которые могут работать в составе компьютерной системы. Фискальный регистратор имеет порт для связи с компьютером, дисплеем, сканером, денежным ящиком. Это наиболее современное кассовое оборудование, может применяться в любых магазинах.
Достоинства: сравнительно невысокая стоимость организации рабочего места, программное обеспечение не требует сертификации и внесения в реестр.
Недостатки: трудности в организации рабочих мест.
Внедрение автоматизированной системы расчета покупателей при помощи компьютерных касс, РОS-терминалов и объединение их в единую сеть с подключением к главному компьютеру позволяет оценить реальный объем продаж в целом или по различным товарным позициям, изучить спрос на различные товары и, соответственно, заблаговременно сделать заказ на склад для пополнения товаров в торговом зале.