Основные принципы организации виртуального офиса проекта

В настоящее время понятие и идеология виртуального офиса проекта приобретают все большее значение в связи с развитием сети Интернет и возрастанием значения программно-информационного и коммуникационного аспекта УП.

Принципы виртуальных инфраструктур разрабатываются и практически реализуются в развитых странах Запада с середины 1990-х гг.

В мировой теории и практике управления определение «виртуальный» стало ключевым. Все чаще говорят о виртуальных продажах, банковских операциях, фондах, фабриках и об организациях. В принципе виртуальная инфраструктура обладает теми же возможностями и потенциалом, что и традиционная организация, но в то же время она является принципиально новой концепцией организационной структуры для интеграции деятельности конца XX — начала XXI в. Понятие виртуального предприятия появилось в результате естественного развития понятия компьютерно интегрированного производства. Характерный пример виртуального предприятия — построение компьютерно-интегрированной организации на основе новых информационных и коммуникационных технологий.

Виртуальное предприятие подразумевает сетевую, компьютерно опосредованную организационную структуру, состоящую из неоднородных компонентов, расположенных в различных местах. Тогда прилагательное «виртуальное» может интерпретироваться как «искусственно образованное», или как «мнимое, не существующее в реальном физическом пространстве», или как «расширенное за счет совместных ресурсов». Здесь налицо явная компьютерная аналогия с понятием «виртуальная машина», где ни один процесс не может монопольно использовать никакой ресурс и все системные ресурсы принципиально считаются ресурсами совместного применения.

Виртуальное предприятие создается путем отбора требующихся организационно-технологических ресурсов и их интеграции с использованием компьютерной сети. Это приводит к формированию гибкой и динамичной организационной системы, наиболее приспособленной для успешного бизнеса в быстроменяющейся среде.

Полностью виртуального предприятия, т.е. не имеющего базовых структур в реальном физическом пространстве, конечно, не может быть. Здесь речь идет об интенсивном взаимодействии реально существующих специалистов и подразделений различных предприятий в виртуальном пространстве, реализованным на основе новейших информационных и коммуникационных технологий.

Таким образом, можно разделить вопросы офиса как базового места (рассмотрено в п. 7.2) и виртуального офиса как рассредоточенного компьютерно-информационного пространства (рассматривается в настоящем п. 7.3).

С практической точки зрения виртуальное предприятие есть сеть свободно взаимодействующих (и взаимосодействующих) агентов, находящихся в различных местах. Эти агенты разрабатывают совместный проект (или ряд взаимосвязанных проектов), находясь между собой в отношениях партнерства, кооперации, сотрудничества, координации и т.п.

Понятие виртуальной инфраструктуры идеально подходит для формирования офиса проекта. Объединение ресурсов при создании виртуальных офисов проектов характеризуется территориальной независимостью, иначе говоря, принятие решений и разделение труда происходят невзирая на региональные границы. Сотрудничество членов команды проекта носит временный характер, организуется на определенный срок. Преимущества виртуальных сетей в таком случае очевидны: расширение действующего ресурсного потенциала идет без утраты гибкости; внутренняя координация осуществляется с помощью информационной технологии, подкрепленной культурой взаимного доверия. Возможно параллельное управление самыми разнообразными процессами в ходе реализации проектов.

Основным и системообразующим принципом для функционирования временного сетевого виртуального офиса проекта, выходящего за границы отдельной фирмы, является последовательное и эффективное использование современных информационных и коммуникационных технологий. Примерная схема организации виртуального офиса проекта представлена на рис. 7.4.

Рис. 7.4. Примерная схема организации виртуального офиса проекта

Рассмотрим основные принципы виртуальных инфраструктур. В табл. 7.1. приведены основные отличия традиционных организационных структур от виртуальных инфраструктур.

Таблица 7.1. Основные различия традиционных и виртуальных инфраструктур

Форма	Основная цель	Типичные признаки	Отличия от виртуальной организации
Групповая или проектная организация	Отдельные проекты с целью решения сложных и рисковых задач	Временная организационная структура Сотрудничество различных подразделений и иерархических уровней	Ограничение определенными областями задач, диктуемых отраслевой или рыночной обстановкой Отсутствие стратегической управленческой конкуренции
Внутрифирменное организационное образование	Псевдосамостоятельные структуры для повышения эффективности	Псевдосамостоятельные единицы Самоорганизация Внутрифирменное предпринимательство	Временной кооперационной сетью не является Компетенции с третьей стороной не увязываются
Стратегический альянс или совместное предприятие	Хозяйственное сотрудничество для получения преимуществ во времени, издержках, ноу-хау	Долгосрочное сотрудничество со взаимным участием Использование общего процесса производства благ	Долгосрочная кооперация с немногими партнерами Как правило, взаимное участие в капитале Обычно жесткие, прочные договорные связи
Отдача работ на сторону	Вычленеие и передача своеобразных задач третьей стороне	Концентрация на собственных компетенциях Договорные, а не культурные связи Отдельные фазы производства благ	Классический подход «производить или покупать» Договорные связи обычно с одним партнером Перемещение частей производства за пределы предприятия
Многонациональные предприятия	Международная, иногда глобальная деятельность предприятий для извлечения выгоды от расширения масштабов производства или ассортимента продукции	Правовое соглашение между предприятиями Общая хозяйственная политика	Правовая единица на длительный срок Стабильность состава партнеров Слабая рыночная подвижность

Пространство виртуализации включает четыре категории явлений — виртуальный рынок, виртуальную реальность, а также внутри- и межорганизационные сетевые объединения. Последние охватываются одним понятием — «виртуальные инфраструктуры — организационные формы».

Под виртуальным рынком понимаются предлагаемые системой Интернет коммуникационные и информационные услуги коммерческого назначения.

Виртуальная реальность — это имитация реальных процессов разработок и производства в компьютерном пространстве, которое одновременно является и средой и инструментом. В качестве инструмента она позволяет интуитивно выстроить сложные структуры, в качестве среды — дает возможность мысленно представить проект, продукт, здания, рабочие места, машины и оборудование до того, как они обретут реальное существование. Основные области использования результатов этих исследований — создание виртуальных прототипов проектов, а также виртуальное планирование труда и производства.

Внутриорганизационные сети охватывают широкую гамму работ — как на дому, так и с использованием средств телекоммуникаций, а также с применением банков знаний или сетей знаний. Их общий признак — объединение в общую сеть отдельных сотрудников (членов команды проекта) с помощью современных информационных и коммуникационных технологий. Пионерами в этой части виртуальной организации труда являются компании IBM, а также крупные консультационные предприятия и банки.

Инфраструктура виртуального офиса проекта, например, должна включать следующие основные составляющие:

- сеть Интернет;

- международный стандарт для обмена данными, например по моделям продукции STEP (Standard for the Exchange of Product model data);

- стандарты взаимодействия прикладных программ, например стандарты CORBA (Common Object Request Broker Architecture).

Главные признаки, раскрывающие содержание понятия «виртуальный офис проекта», следующие:

- интеграция лучших средств и опыта различных предприятий в рамках стратегически целесообразной команды проекта;

- организация по проектам или вокруг ключевых процессов (сквозных деловых процессов жизненного цикла проекта, продукта);

- образование автономных рабочих групп, обеспечение сотрудничества и координации лиц и коллективов, пространственно удаленных друг от друга;

- временный характер, гибкость, возможность быстрого образования, развития, переструктурирования и расформирования в нужное время;

- сочетание децентрализации и централизации в управлении при преимущественном развитии децентрализованного (распределенного) управления, приоритет координационных связей;

- максимально широкое распределение и гибкое перераспределение полномочий власти, принятие решений на всех уровнях организационной иерархии, сочетание восходящего и нисходящего проектирования;

- организация группового взаимодействия специалистов с помощью ЭВМ, включая «встречу в сети» и согласованные потоки работы, обеспечение свободного обмена идеями внутри и между уровнями организационной иерархии;

- разработка неоднородной компьютерной среды и сетей, применение программных средств различного класса для обеспечения коллективной деятельности.

Указанные принципы связаны с широким развитием и использованием новых информационных и коммуникационных технологий (НИТ/НКТ) для управления человеческими ресурсами и планирования деятельности команды проекта, моделирования и оптимизации процессов взаимодействия (кооперации и координации) между различными менеджерами команды.

Благодаря современным телекоммуникациям уже не принципиальны географическое положение и государственная принадлежность партнеров. Новые возможности информационного взаимодействия позволяют строить кооперацию в форме виртуального офиса проекта, действующего в течение его жизненного цикла.

Программно-коммуникационная среда виртуального офиса опирается на непрерывную информационную поддержку жизненного цикла проекта. В западной методологии такая поддержка называется CALS (Continuous Acquisition and Life Cycle Support). По своей сути CALS — глобальная стратегия повышения эффективности бизнес - процессов, выполняемых в ходе жизненного цикла проекта или продукта за счет информационной интеграции и преемственности информации на всех этапах этого цикла.

Средства реализации данной стратегии — CALS-технологии, в основе которых лежит набор интегрированных информационных моделей как самого жизненного цикла и выполняемых в его ходе бизнес- процессов, так и продукта (изделия), производственной и эксплуатационной среды и пр. Возможность совместного использования информации обеспечивается применением компьютерных сетей и стандартизацией форматов данных, обеспечивающей их корректную интерпретацию.

Идеальная основа для решения поставленной задачи — использование интегрированной модели проекта и его жизненного цикла, описывающей объект настолько полно, что выступает в роли единого источника информации для любых выполняемых в ходе жизненного цикла процессов.

Ключевое понятие для виртуального предприятия — концепция многопользовательской базы данных. Она должна содержать всю необходимую информацию для компьютерной поддержки жизненного цикла проекта и быть доступна в оперативном режиме всем членам команды.

Стандарты CALS покрывают весь спектр потребностей пользователей, обеспечивая единое представление текста, графики, информационных структур и данных о проекте, сопровождении и производстве, включая звук, видео, мультимедийные средства, передачу и хранение данных, документацию и многое другое для всех приложений.

В основе виртуального офиса проекта должна лежать идеология интегрированной интранет-среды, которая представляет собой технологию управления коммуникациями проекта, и в этом ее отличие от Интернета, который является технологией глобальных коммуникаций.

В реализации коммуникаций проекта выделяют три уровня: 1) аппаратный; 2) программный; 3) информационный.

Для аппаратного и программного уровней коммуникации важны организация надежного канала соединения и передача информации без искажений, хранение информации и эффективный доступ к ней. В плане технической реализации этих уровней интранет практически не отличается от Интернета. Там такие же локальные и глобальные сети; те же программы: интернет-навигаторы, веб-серверы, электронная почта, телеконференции и даже те же производители программного обеспечения.

Главная отличительная особенность интранета кроется в информационном уровне коммуникаций, который существенно определяется спецификой проекта и наиболее важен для управления им. При этом аппаратный и программный уровни коммуникаций являются обеспечивающими. Информационное обеспечение может иметь разную базовую технологию передачи и хранения информации. Бумажные документы, письма и записки, доски объявлений, корпоративные газеты, телефоны — все это составляет традиционную технологию хранения и передачи информации. Технология интранета превратила бумажные документы в электронные страницы и файлы; доску объявлений — в веб-сервер; записки и телефонные звонки — в сообщения электронной почты; газетные новости — в событийные сообщения сервера телеконференций. Интранет делает коммуникации проекта более надежными, быстрыми и интенсивными, а доступ к информации ускоряет и упрощает.

С информационной точки зрения коммуникации — это поиск и передача знаний. Можно выделить следующие три большие группы методов управления информационным обеспечением бизнес-процессов, в том числе представление работы офиса и деятельности команды проекта:

1) с точки зрения обеспеченности ресурсами (финансовыми, материальными запасами, кадрами), при этом должно быть обеспечено управление ресурсами и контроль за ними;

2) как системы бизнес-процессов. Здесь центральными понятиями выступают процесс, функция, данные, событие. Основная цель управления для этих методов — обеспечение координации событий и функций;

3) как системы небольших коллективов сотрудников, решающих общую задачу, а в роли организующих факторов при этом выступают знания и эффективные коммуникации. Главным ресурсом управления становится база знаний проекта, в которой члены команды могут быстро найти информацию для принятия правильного решения и понимания друг друга. Эта база концентрирует коллективный опыт команды и создает контекст проектных коммуникаций. Основная цель управления — обеспечение координации, коммуникации и быстрого поиска информации для самостоятельного принятия решения.

Использование интранет-технологии особенно эфективно в управлении проектами, где коммуникации являются критически важной составляющей стратегии деятельности.

СРС:

По теме лекции подготовить вопросы для самоконтроля

ПР:

Перенести в тетрадь по ПР рисунок «Примерная схема организации виртуального офиса проекта» и таблицу «Основные различия традиционных и виртуальных инфраструктур»

Примерная схема организации виртуального офиса проекта