Тема 1. информатизация общества, понятие информации и системы управления

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

Москва

ИНФРА-М

УДК 338.24(075.8)

ББК 65.050.2я73

И74

Составители:

доктор техн. наук, профессор Ю.М. Черкасов,

ассистент И.Ю. Арефьева, канд. экон. наук H.A. Акатова,

канд. экон. наук, доцент A.C. Болотов, канд. экон. наук,

доцент Н.М. Лобанова, ст. преп. М.В. Лукина

Рецензенты:

Первый заместитель генерального директора

ОАО «Главный информационно-вычислительный центр

Москвы» канд. техн. наук А.П. Жихарев

Ответственный секретарь Международной ассоциации

информатизации социальной сферы и территориального

управления (МАИСТ) канд. экон. наук О.Н. Хромова

И74 Информационные технологии управления:Учебное пособие / Под ред. Ю.М. Черкасова. - М.: ИНФРА-М, 2001. - 216 с. - (Серия «Высшее образование»).

ISBN 5-16-000615-Х

Рассматриваются вопросы эволюции развития информационных технологий управления, методы их проектирования, защиты информации и оценки эффективности информационных систем. Даются рекомендации по решению практических задач управления информационными системами, внедрения автоматизированных информационных технологий.

Для студентов очного и заочного обучения всех специальностей, а также менеджеров, предпринимателей и руководителей различного уровня управления.

ББК65.050.2я73

ISBN 5-16-000615-Х © Коллектив авторов, 2001

ВВЕДЕНИЕ

Одним из основных факторов влияния научно-технического прогресса на все сферы деятельности человека является широкое использование новых информационных технологий. Среди наиболее важных и массовых сфер, в которых информационные технологии играют решающую роль, особое место занимает сфера управления. Под влиянием новых информационных технологий происходят коренные изменения в технологии управления (автоматизируются процессы обоснования и принятия решений, организация их выполнения), повышается квалификация и профессионализм специалистов, занятых управленческой деятельностью.

Сфера применения новых информационных технологий на базе персональных компьютеров и развитых средств коммуникации весьма обширна. Она включает различные аспекты — от обеспечения простейших функций служебной переписки до системного анализа и поддержки сложных задач принятия решений. Персональные компьютеры, лазерная и оптическая техника, средства массовой информации и различного вида коммуникации (включая спутниковую связь) позволяют учреждениям, предприятиям, фирмам, организациям, трудовым коллективам и отдельным специалистам получать в нужное время и в полном объеме необходимую информацию для реализации профессиональных, образовательных, культурных и тому подобных целей.

Студенты XXI века должны быть подготовлены теоретически и профессионально к новым условиям работы в современной экономике, так как от этого зависят масштабы использования информационных технологий во всех аспектах человеческой деятельности и то, какую роль будут играть эти технологии в повышении эффективности общественного труда. Цель учебной дисциплины «Информационные технологии управления» (ИТУ) — дать студентам знания основ прикладной информатики, информатизации и методов решения задач управления в области автоматизированных информационных технологий и информационных систем.

Учебно-практическое пособие включает восемь тем. Тема 1 посвящена основным понятиям, терминам и определению дисциплины «Информационные технологии управления», тема 2 — структуре автоматизированных информационных технологий управления, тема 3 - направлениям автоматизации управленческой деятельности. В теме 4 рассматривается информационная поддержка бизнеса, в теме 5 - методология проектирования ИТУ и этапы ее разработки. В теме 6 освещаются инструментальные средства ИТУ, технологии автоматизации офиса, различные компьютерные информационные технологии, которые применяются для поддержки принятия управленческих решений. Тема 7 посвящена вопросам защиты информации, тема 8 - оценке эффективности разработки, тиражирования и использования ИТУ.

Учебно-практическое пособие подготовлено коллективом кафедры «Информационные системы» Государственного университета управления в составе: профессор Ю.М. Черкасов (руководитель), доцент Н.М. Лобанова, старший преподаватель H.A. Акатова, доцент A.C. Болотов, старший преподаватель М.В. Лукина, ассистент И.Ю. Арефьева.

ТЕМА 1. ИНФОРМАТИЗАЦИЯ ОБЩЕСТВА, ПОНЯТИЕ ИНФОРМАЦИИ И СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ

Измерение производительности — способ оценки возможностей страны обеспечить повышение жизненного уровня. Обратная связь позволяет оценивать эффективность производственного процесса (выход производственной системы), степень удовлетворения покупательского спроса.

Рост производительности подразумевает совершенствование производственного процесса, которое предполагает нахождение наиболее результативного варианта соотношения количества затраченных ресурсов (входа производственной системы) и количества полученных товаров и услуг (выхода системы). Снижение потока ресурсов на входе системы, в то время как ее выход (выпуск товаров и услуг) остается постоянным, или увеличение потока продукции на выходе системы, когда ее вход постоянен, характеризуют рост производительности. С экономической точки зрения вход производственной системы - это факторы производства (земля, труд, капитал и менеджмент), которые комбинируются в ходе производственного процесса.

За последние 100 лет США имели среднегодовой прирост производительности в размере 2,5%. Этот прирост достигался за счет трех факторов, которые являются переменными производительности:

· труд, обеспечивавший 0,5% прироста производительности;

· капитал, вклад которого составлял 0,4%;

· менеджмент, обеспечивавший 1,6% прироста.

Росту производительности способствует развитие системы здравоохранения, образования, улучшение рациона питания, сокращение рабочей недели и т. п. Выделяют три ключевых параметра, определяющих уровень производительности труда:

· уровень базового образования;

· продолжительность жизни;

· уровень социального обеспечения (в том числе транспортных и медицинских услуг).

В экономически слаборазвитых странах менеджеру сложно контролировать все эти параметры. Вместе с тем в индустриально развитых странах здоровье рабочей силы выступает как критическая переменная роста производительности. Менеджмент обеспечивает расширение возможностей роста производительности. Менеджмент ответственен за совершенствование производства, внедрение новых технологий и знаний.

Совершенствование производства требует высокого уровня образования работников. Образование является важным высокозатратным аспектом развития постиндустриального общества. Большинство стран Запада являются постиндустриальными, в которых большая часть рабочей силы используется в работах, базирующихся на знаниях. США инвестируют в развитие образования и гражданских исследований меньше, чем ее главные индустриальные конкуренты, но значительно больше, чем Россия. В современной Японии информация в производстве обновляется и распространяется быстрее и с большей отдачей, чем в любой другой стране.

Большой прогресс в развитии менеджмента сделан в XX столетии, но попытки совершенствования материального производства отмечались еще с незапамятных времен. Громадная роль в обеспечении роста производительности связана с предприимчивостью менеджеров, функционирующих в качестве катализаторов производительности, и их стремлением к обновлению производства.

Многие нововведения в управлении производством товаров и услуг были сделаны лицами или организациями, чей вклад послужил фундаментом для внедрения других достижений. Так, Эли Уитни впервые в истории реализовал принцип взаимозаменяемости деталей (1800 г.), который получил развитие в производстве на базе внедрения стандартизации и контроля качества. Реализованный им принцип лежит в основе современного производства.

Фредерик У. Тейлор известен как отец научного менеджмента. С его именем связаны идеи отбора персонала, планирования составления расписаний, использования человеческого фактора в производстве (1881 г.). Он полагал, что менеджмент как форма организации управления производством должен быть более результативным и активным в совершенствовании методов работы. Тейлор и его коллеги были первыми, кто систематически стремился к поиску оптимальных путей производства. Тейлор установил различия между менеджментом (осуществляющим планирование, организацию, управление персоналом, руководство и контроль) и трудом. Он полагал, что менеджмент должен гарантировать большие возможности для:

· содействия работникам в выборе работы, повышающей уровень их способностей;

· обеспечения правильного обучения;

· обеспечения работников необходимыми методами работы и инструментами;

· создания стимулов для совершения работы.

В 1913 г. Генри Форд и Чарльз Соренсон использовали методы стандартизации деталей применительно к конвейерным линиям и создали концепцию скоординированных конвейерных линий. Во время второй мировой войны Соренсон спроектировал конвейерную линию, которая выпускала один самолет-бомбардировщик В-24 Liberator каждый час. Уолтер Шухарт применил методы статистики к описанию процессов контроля качества, тем самым создал фундамент статистических испытаний и контроля качества (1924 г.).

Особенно важное воздействие на развитие менеджмента оказали информационные технологии управления, которые можно определить как процессы систематизации данных и переработки информации. Информационные технологии получили развитие еще в XIX веке. Чарльз Бэбидж в 1832 г. был первым, кто спроектировал прототип компьютера, а Ада -дочь поэта Байрона - впервые разработала подход к программированию его работы. Веком позже, в 1937-1938 гг., Джон Атанасов из университета штата Айова описал и построил первый цифровой компьютер (АВС-компьютер).

Появление персонального компьютера произвело информационную революцию. За дисплей ЭВМ сел непрограммист. Информация стала ресурсом наравне с материалами, энергией и капиталом. Появилась новая экономическая категория - национальные информационные ресурсы. Истощение природных ресурсов привело к использованию воспроизводимых ресурсов, основанных на применении научных знаний. Затраты на получение профессиональных знаний, используемых в производстве наукоемких изделий на базе персональных компьютеров, составляют приблизительно 70% себестоимости, а число занятых в сфере обработки информации — 60-90% экономически активного населения индустриально развитых стран.

Профессиональные знания экспортируются посредством продажи наукоемкой продукции. Производство вновь становится мелкосерийным с быстрым ростом производительности труда и увеличением номенклатуры производимых изделий. Информация стала стратегическим ресурсом. Внедряются дистанционное обучение, автоматизированные офисы, всемирные каталоги изделий. Проектируются геоинформационные системы по управлению природными богатствами, экологией, информационной политикой правительств. Страны становятся зависимыми от источников. информации, от уровня развития и эффективности использования средств передачи и переработки информации. Происходит информатизация общества.

Информатизация общества — совокупность взаимосвязанных политических, социально-экономических, научных факторов, которые обеспечивают свободный доступ каждому члену общества к любым источникам информации (кроме составляющих государственную и коммерческую тайну). Информатизация означает широкое использование информационных технологий во всех сферах деятельности. Появилась индустрия информационных услуг.

Если в индустриальном обществе стратегическим ресурсом был капитал, то в информационном — информация; знание, творчество. Стратегическим ресурсом становится творческий потенциал людей, занятых в производственном процессе, наравне с материалами, энергией, капиталом. Поэтому основная задача современного общества — стимулировать творческий процесс. Основные черты переходного периода к информатизации общества следующие: переориентация экономики на эксплуатацию информационных ресурсов, вовлечение профессионалов в процесс автоформализации знаний, ускорение технологического цикла развития «знание - производство -знание», массовое тиражирование профессиональных знаний.

В середине XX века в науке и технике были получены три группы важнейших результатов:

· доказана аналогичность информационных процессов, происходящих при управлении в системах самой различной природы (технических, биологических, социальных);

· созданы ЭВМ и налажено их промышленное производство;

· разработаны методы решения дискретных оптимизационных задач в процессе управления (особенно в системах организационного управления).

Каждый из этих результатов сам по себе имел принципиально важное значение для научно-технического прогресса. Но революционное влияние на научно-технический прогресс оказало сведение названных результатов в единую систему, т. е. совокупное использование их при решении научных и практических задач.

Понятие информации

Термин «информация» — один из самых популярных в нашем лексиконе. В него вкладывается широкий смысл и, как правило, его объяснение дается на интуитивном уровне. Информация передается по телефону, телеграфу, радио, телевидению. Она хранится в библиотеках, архивах, базах данных. Информация - это и показатели измерительных приборов, и вкус пищи, и запахи, и вид звездного неба и т. д. В общем, информация - это новые сведения, которые могут быть использованы человеком для совершенствования его деятельности и пополнения знаний.

Информация, являясь отражением материальной сущности, служит способом описания взаимодействия между источником информации и получателем. Одно и то же сообщение одному получателю может дать много информации, а другому — мало или ничего. Одним словом, «информировать» в понимании теории информации означает сообщать ранее неизвестное. Так как информацию можно хранить, преобразовывать и передавать, должны быть ее носители, передатчики, каналы связи и приемники. Эта среда объединяет источники информации и ее получателей в информационную систему. Активными участниками этой системы необязательно должны быть люди: обмен информацией может происходить в животном и растительном мире. Когда речь идет о человеке как участнике информационного процесса, имеется в виду смысловая или семантическая информация.

Наиболее высокие требования к информации предъявляются при принятии решений. В повседневной практике такие понятия, как данные, информация и знания, часто рассматриваются как синонимы. Однако это не так. На рис. 1.1 отображены функции данных и знаний в процессе принятия решения. Данные — это сведения, факты, величины и их соотношения, преобразование и обработка которых позволяет получить информацию, т. е. знание о том или ином предмете, процессе или явлении. Иными словами, данные служат сырьем для создания информации, получаемой в результате обработки данных.

Какова же граница между данными и знаниями и что такое знания? В книге Б.Г. Тамма «Применение знаний в автоматизированных системах проектирования и управления» приводятся основные свойства знаний:

1. Знания могут быть представлены в форме данных. В частности, в виде текста на некотором формальном языке, в виде сети, задающей связи разного рода между элементами знаний. Из этого свойства следует, что знание есть некоторая более высокая степень организации данных, которая допускает специальную интерпретацию (рис. 1.1).

2. Знания обладают способностью управлять информационными процессами (вычислениями). Точнее, в системе, в которой применяются знания, протекание процессов определяется знаниями и почти не зависит от устройства системы.

3. Знания могут содержать процедурную часть - программы. Но применение этих программ управляется знаниями, в частности, связывание параметров и запуск программ могут происходить автоматически внутри системы, использующей знания, без ведома того, кто запустил процесс, использующий знания.

4. Знания делятся на отдельные фрагменты — описания объектов, процессов, ситуаций, явлений. Такие фрагменты (модули знаний) называются фреймами. Фреймы могут быть связаны друг с другом родо-видовыми отношениями, могут быть и узлами семантических сетей.

5. При работе со знаниями важна прагматическая сторона - знания всегда используются для чего-то, в частности, для решения задач, какую бы сложную структуру они не имели.

Целесообразно различать три вида знаний:

· предметное, или фактографическое знание, складывающееся из наборов количественных и качественных характеристик различных конкретных объектов;

· алгоритмическое знание - знание методов, способов, процедур некоторых действий, приводящих к конкретному результату;

· понятийное, или концептуальное знание, складывающееся из совокупности основных терминов, применяемых в той или иной сфере деятельности (предметной области), понятий, кроющихся за этими терминами, их свойств, взаимосвязей и зависимостей.

Говоря о разнице между знаниями и данными, можно дать полуформальное определение понятия базы знаний: база данных считается базой знаний, если она содержит данные, способные управлять информационными процессами, и используется для получения новых данных.