Польза от повышения личной эффективности
Повышение личной эффективности не просто ускоряет процесс достижения целей, а позволяет достигать их быстрее других людей, что ярко выделяет Вас среди них.
Это повышает личную конкурентоспособность, которая позволяет получить доступ к новым ресурсам для достижения более сложных и великих целей, например, реализовав проект быстрее конкурентов, заняв более высокую должность или устроившись на работу в более крупную организацию.
Бизнесмены говорят о конкуренции так: "опоздал на минуту - опоздал навсегда". Поэтому никогда не прекращайте повышать личную эффективностью, иначе кто-то другой выделится ярче Вас и получит на достижение своих целей те ресурсы, которые могли достаться Вам.
Тайм-менеджмент
Ритм, в котором живет большинство из нас, вряд ли можно назвать спокойным и размеренным. Нехватка времени, аврал и жесткий цейтнот являются испытаниями, справиться с которыми под силу далеко не каждому. Постоянное пребывание в состоянии «не знаю, за что хвататься» вряд ли можно назвать подходящим, когда речь идет о личной эффективности.
Эмоциональное напряжение блокирует производительность, приводит к быстрой утомляемости и апатии. Поэтому, чтобы не стать жертвой стресса или, еще хуже, синдрома хронической усталости, займемся управлением временем или тайм-менеджментом.
Тайм-менеджмент - в переводе с английского означает «управление временем». Временем, понятно, управлять нельзя, и реальная задача тайм-менеджмента ("ТМ") - упорядочить использование времени (и рабочего, и личного времени) дня и недели, чтобы все важные дела успевать делать.
Управление временем, организация времени, тайм-менеджмент (. time management) — технология организации времени и повышения эффективности его использования.
Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность.
Если вы отчётливо видите перед собой цель и преимущества её достижения, она кажется вам ближе, и спланировать конкретные действия становится проще. Тайм-менеджментпоможет вам не сбиться с пути к намеченной цели.
Важным инструментом управления временем являются различныепланировщики: бумажные и электронные. Они позволяют устанавливать и контролировать сроки пошагового выполнения задач и, кроме того, освобождают от лишней информации для запоминания. Тайм-менеджмент заставит ваш компьютер, телефон, будильник служить вам наиболее эффективно.
ТЕСТ
Сегодня я предлагаю вам немного лучше узнать себя и оценить, можете ли вы эффективно распоряжаться своим временем. Для этого предлагаю вам пройти небольшой тест, что покажет вам, есть ли у вас система управления временем.
Перед вами 10 вопросов. На каждый из них вы можете дать один из четырех ответов.Каждый вариант ответа имеет свою оценку:
0 — если вы почти никогда это не делаете;
1 – если вы иногда это делаете;
2 – если вы так делаете часто;
3 – если вы так поступаете почти всегда.
1. Я всегда начинаю свой рабочий день с планирования. На это у меня выделено особое время.
2. Я всегда перепоручаю все дела, что могут быть перепоручены.
3. Я всегда записываю свои задачи и цели и указываю сроки их выполнения.
4. Любую информацию я стараюсь обрабатывать до конца всего лишь за один раз.
5. На каждый день у меня есть список дел и я их упорядочиваю. Важнейшие дела я выполняю прежде всего.
6. Свое рабочее время я стараюсь оградить от посторонних звонков и незапланированных встреч.
7. Свой день я стараюсь планировать, учитывая динамику своей работоспособности.
8. Я всегда оставляю в своем плане окна для решения спонтанно возникающих актуальных задач.
9. В первую очередь я стараюсь фокусироваться на нескольких особо важных для меня проблемах.
10. Я умею сказать НЕТ, если кто-то претендует на то время, когда у меня запланированы более важные дела.
Теперь просуммируйте все баллы и посмотрите, что за результаты вы получили:
0-15 баллов – Вы не умеете планировать свое время, и ваша жизнь зависит от обстоятельств. Если вы устанавливаете приоритеты и придерживаетесь их, то тогда вам удается достигать своих целей.
16-20 баллов – Вы стараетесь создать свою систему управления временем. Однако вы не можете быть достаточно последовательным, поэтому вы не достигаете успеха.
21-25 баллов – Вы хорошо управляете своим временем.
26-30 баллов – Вы просто образец для подражания.
ПРИЧИНЫ ДЕФИЦИТА ВРЕМЕНИ
Чтобы эффективно использовать рабочее время, прежде всего нужно знать, на что
оно расходуется и почему его не хватает. Причины, по которым не хватает
времени, тесно взаимосвязаны. Например, если менеджер не планирует свой
рабочий день, не организует свою работу – ему не хватает времени. И наоборот,
если менеджеру не хватает времени, то он спешит, не планирует свой день,
хватается за все дела подряд, стараясь выполнить все сразу. Выйти из этого
замкнутого круга можно только начав планировать свое время , а для этого
нужно выяснить, на что расходуется время и выявить основные причины дефицита
времени.
Причины дефицита времени заключаются в следующем:
1. Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки руководитель не
успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный
момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы
подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной
задачи.
2. Отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. При
этом руководитель начинает заниматься наиболее легкими и приятными, не столь
важными делами. В результате у него не хватает времени на решение ключевых,
перспективных задач.
3. Постоянные доработки дома. Труд управляющего относится в
определенной мере к интеллектуальной деятельности, поэтому трудно разделить
умственные процессы, связанные с этой деятельностью на осуществляемые в
рабочее и свободное время. Это приводит к проникновению рабочего времени в
свободное. При этом руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на
его работоспособности и здоровье.
4. Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми
занимает много времени.
5. “Воры времени” – непредвиденные и обусловленные недостаточным
планированием дела . Наиболее крупные воры времени – это телефонные звонки,
незваные посетители, дела, за которые менеджер берется потому, что не может
отказать в просьбе. Все это отнимает много времени и отвлекает от
действительно важных дел.
6. Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также
иногда зависит от импульсивности и особенностей человека.
7. Слабая мотивация труда. Следствием является низкая
производительность, что порождает хроническую нехватку времени.
.1. Необходимость корпоративного внедрения тайм-менеджмента
Потребность в корпоративном внедрении тайм-менеджмента обусловлена следующими факторами:
1. Растущие темпы изменений экономической среды требуют передачи сотрудникам организации больших полномочий, оперативного принятия ими самостоятельных решений и самостоятельной организации и планирования своей работы.
2. Возрастает удельный вес нематериальных активов в стоимости организации;эффективность работы ключевых топ-менеджеров и специалистов становится основным фактором успешности все большего числа компаний. При этом крайне затруднен внешний контроль за деятельностью сотрудника, имеющей творческий характер, но повышается актуальность самостоятельной организации таким сотрудником своей работы.
3. Для организаций становятся нормой, а не редким исключением, постоянные существенные изменения деятельности — разработка новых продуктов, выход на новые рынки, внедрение новых инструментов и систем управления. Для топ-менеджеров и специалистов организации, соответственно, становится нормой постоянное увеличение количества и объема решаемых задач, необходимость постоянно изыскивать резервы времени для осуществления проектов, позволяющих организации непрерывно развиваться.
Правил тайм-менеджмента
1. Представьте, что сегодня ваш последний день. Необычное, но довольно уместное правило. Просто задайтесь вопросом – «что бы я делал, если бы знал – сегодня последний день жизни». Об этом вопросе следует думать перед сном и утром после пробуждения. 2. Фильтруйте информацию. Чтобы избежать перенасыщения мозга множеством ненужной информации, без траты лишнего времени, учитесь выбирать наиболее полезное, нужное, и старайтесь отсеивать ненужное. К примеру, научитесь пробегать глазами информацию на сайте, акцентируя внимание только на самом важном. 3. Исключите из своей жизни «пожирателей времени». Вероятно, самая первая проблема, мешающая полноценному контролю и эффективности использования временем. Минимизируйте время, тратящееся на социальные сети, общение в скайпе или почте. На время выполнения полезной задачи будет полезно отключить всё, что отвлекает внимание. Также следует вести отдельный дневник с указанием всех никчемных занятий, которые отнимают ваше время, но не приближают к поставленной цели. 4. Концентрируйтесь от начала до конца на одном задании. Ведь отвлечение на несколько дел ухудшает эффективность работы своего задания. Не нужно рассеивать внимание и усилие, переключаясь на новую задачу до выполнения прежней. 5. Держите рабочий стол в порядке. Богатые люди всегда работают за чистым столом – и комфортно, и экономится время на поиск всего необходимого. 6. Почаще говорите «НЕТ». Нужно научиться отказывать определенным людям, задачам и пр., если требуют вашего времени, но не несут пользы. 7. Работайте в определенное время. Внимательно наблюдая за собой, можно определить свои подходящие биоритмы в течение суток, когда работаете эффективнее всего.
Источник:
http://www.gd.ru/articles/3590-taym-menedjment
http://www.hr-director.ru/article/65934-qqq-16-m3-lichnaya-effektivnost-rukovoditelya?ustp=W
http://works.tarefer.ru/55/100708/index.html
http://siellon.com/test-est-li-u-vas-sistema-upravleniya-vremenem/
http://samopoznanie.ru/schools/taym-menedzhment/#ixzz4McSPU5lo
http://mb.tomsk.ru/static/files/2014/inn_tpp_motiv4-2.pdf