Понятия Workflow и Groupware

Обычные рабочие процессы в организации с каждым днём создают всё больше и больше данных, которые поступают от клиентов, поставщиков, специалистов-консультантов по всевозможным каналам связи: телефонам, факсам, обычной и электронной почте, через средства мгновенного обмена сообщениями - интернет-мессенджеры[28]. У современного бизнеса, особенно малого и среднего, увеличивается число проблем, связанных с обеспечением своих работников соответствующим количеством данных. Ситуация ещё больше усложняется, если работа ведётся не только в офисе, но и дома или в командировках. Чем теснее должна работать команда, тем лучше нужно оптимизировать связь между её членами и организовать эффективное взаимодействие между ними.

Для организации эффективной коллективной работы используются:

· системы Workflow,

· технологии Groupware,

· системы управления документами (СУД).

Термин Workflow используется при описании таких понятий как

1) последовательность выполняемых действий,

2) автоматизация управления бизнес-процессами,

3) автоматизация документооборота.

Стандартизацией в области Workflow занимается Workflow Management Coalition (WfMC) - международная организация разработчиков, внедренцев, консультантов, исследователей, образовательных учреждений и пользователей Workflow-решений и BPM, которой в официальном документе по терминологии дано следующее определение:

Workflow- это полная или частичная автоматизация бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются от одного участника (бизнес-процесса) к другому для выполнения действий согласно набору руководящих правил.

В дословном переводе с английского workflow означает поток работ/операций.

Наилучшим образом процессную сущность Workflow отражает следующее определение:

Workflow - это процесс, произвольное задание, выполняемое последовательно или параллельно двумя или более участниками рабочей группы с целью достижения общей цели.

Фактически, Workflow является синонимом термина «бизнес-процесс».

Системы Workflow – это средства для автоматической координации деятельности исполнителей. Причем системы Workflow используются для автоматизации текущей деятельности: они позволяют документам автоматически проходить заданные маршруты и получать отчеты, как по содержанию документов, так и по процессу.

Для целей управления Workflow может отображать какой-либо аспект реальной деятельности, являясь, таким образом, виртуальным представлением фактической работы иди процесса.

Groupware - это программное обеспечение для организации эффективного взаимодействия сотрудников внутри компании, т.е. это система организации групповой работы. Groupware - более широкое понятие, чем Workflow. Системы Groupware могут включать в себя Workflow как составную часть.

Основным преимуществом Groupware является создание единого информационного пространства внутри компании. Все сотрудники работают через систему и общаются через нее. В результате становится намного проще и быстрее давать указания и контролировать их выполнение. Вся информация по клиентам и поставщикам автоматически систематизируется. Кроме того, Groupware способны автоматически вести архив и быстро отыскивать требуемую информацию или документ. Создание отчетов автоматизировано. Это позволяет мгновенно узнавать, каковы производительность сотрудников и качество их работы, как выполняются планы продаж, и т. д.

Использование Groupware позволяет значительно снизить «бюрократические» проблемы, поднять производительность труда сотрудников, снизить затраты. Groupware - это - возможность заставить организацию работать эффективно и повысить ее конкурентоспособность.

По уровню обеспечиваемого взаимодействия Groupware можно разделить на три категории:

1. средства связи. Электронные средства связи используются для пересылки сообщений, файлов, данных или документов между людьми и, таким образом, содействуют обмену информацией. Например: электронная почта, факс, голосовая почта, веб-публикации;

2. средства для организации конференций. Электронные конференции способствуют обмену информацией, но в интерактивной форме: телефонные конференции, видео- (и аудио-) конференции (обмен видео и аудио с помощью компьютерных сетей), Интернет-форумы, чаты;

3. средства управления деятельностью группы:

- электронные календари - составление ежедневников, автоматические напоминания,

- системы управления проектами - составление расписаний работ, отслеживание его выполнения, наглядное отображение состояния проекта по мере его выполнения,

- управление документооборотом,

- базы знаний - сбор, сортировка, хранение и организация доступа к различным формам информации.

Groupware может быть обычной программой для персонального компьютера, а может использовать веб-технологии, например, wiki[29].

Преимущества использования технологии Groupware:

· с помощью groupware-сервера работники получают доступ к данным. Сервер предоставляет информацию о контактах, заметках, встречах и задачах, упрощая задачу синхронизации данных между членами рабочей группы;

· если какие-либо данные изменяются, все члены группы сразу же получают доступ к обновлённым данным;

· данные резервируются только на сервере, обновления программ доступны сразу и для всех работников, инициировать обновление требуется только один раз;

· интерфейс нужных приложений единый, поэтому пользователи не путаются в разных программах и рабочих процессах.

Программное обеспечение для групповой работы (groupware):

· мощная дорогостоящая система Microsoft Exchange Server, которая стала стандартом;

· более дешевые альтернативные системы: eGroupWare, Horde, moreGroupware и phpProject. При их реализации основой для рабочей среды являются web-сервер и сервер баз данных. Также необходима поддержка PHP («препроцессор гипертекста» - Personal Home Page Tools) – скриптовый язык программирования, созданный для генерации HTML-страниц на веб-сервере и работы с базами данных.

Использование программного обеспечения совместной работы создаёт рабочую среду совместной работы, обеспечивающую поддержку как индивидуальной, так и групповой работы людей, вызывая появление нового класса профессионалов - е-профессионалов, которые могут работать совместно вне зависимости от их географического расположения.

Workflow, ориентированная на информацию и автоматизацию, имеет свою специфическую терминологию. Одним из понятий является объект это информационный, материальный или финансовый объект, используемый в бизнес-процессе (например: письмо, оборудование, счет). Объектом может быть любой ресурс, используемый в процессе.

Системы управления документами - самое узкое из приведенных понятий: workflow, groupware. Оно подразумевает управление только документами, а это еще не все процессы компании. Поэтому основное отличие систем управления документами от Workflow - в большей ориентированности на документ. Практически все СУД содержат большое количество функций для работы с документами, которые есть далеко не во всех системах Workflow. Например, поиск документа по ключевым словам. В системах Workflow документ является лишь одним из объектов в процессе. Существуют системы Workflow, обладающие полным функционалом систем управления документооборотом. Одной из характерных черт систем автоматизации Workflow является графический построитель процессов.