Вимоги до реєстрації документів
Під час реєстрації документів необхідно дотримуватися таких основних правил:
o реєстрації підлягають усі документи, що потребують обліку, виконання і подальшого використання в довідкових цілях;
o документи реєструють незалежно від способу їх доставки, передавання або створення;
o документи (як вхідні, так і вихідні) реєструють в установі лише один раз (у службі діловодства або структурних підрозділах);
o реєстрація документів здійснюється за реєстраційними документопотоками
o реєстрація документів здійснюється: вхідних - у день надходження, внутрішніх - у день підписання або затвердження, вихідних - у день відправлення;
o у межах груп документів реєстрація здійснюється за назвами видів документів, залежно від авторів та змісту.
Як правило, окремо реєструються:
o закони України, акти і кореспонденція Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України;
o накази (розпорядження) з основної діяльності;
o накази (розпорядження) з адміністративно-господарських питань;
o накази (розпорядження) з особового складу (відповідно до їх видів та строків зберігання);
o рішення колегіальних органів;
o акти ревізій фінансово-господарської діяльності;
o бухгалтерські документи;
o заявки на матеріально-технічне постачання;
o службове листування;
o звернення громадян тощо.
Не підлягають реєстрації діловодною службою такі види документів:
1. Листи, що надійшли в копії до відома;
2. Телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки;
3. Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний;
4. Графіки, наряди, заявки, рознарядки;
5. Зведення та інформація, надіслані до відома;
6. Навчальні плани, програми (копії);
7. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо;
8. Прейскуранти (копії);
9. Норми витрат матеріалів;
10. Вітальні листи і запрошення;
11. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені);
12. Наукові звіти за темами;
13. Місячні, квартальні, піврічні звіти;
14. Форми статистичної звітності.
Документи, зазначені у пунктах 4, 6, 11, 12, 13,14, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах установ (бухгалтерії, відділі кадрів, бібліотеці, відділі науково-технічної інформації)
11. СИСТЕМИ РЕЄСТРАЦІЇ ДОКУМЕНТІВ.
Реєстрація документів - це запис облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт його створення, відправлення або одержання шляхом зазначення на ньому дати і реєстраційного Індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Основна мета реєстрації - облік документів, контроль за їх виконанням і довідкова робота за документами.
Реєстрація документів може здійснюватися централізовано і децентралізовано. Найбільш раціональною є централізована система реєстрації документів, коли документи реєструються в одному місці - службі діловодства.
Застосування децентралізованої системи реєстрації документів можливе в установах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік, з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та у випадках, викликаних специфікою діяльності установи.
На практиці найбільш поширеною є змішана (комбінована) система реєстрації документів: документи, отримані від органів вищого рівня, та документи на ім'я керівництва, розпорядчі документи й листування за підписом керівництва реєструються в службі діловодства, інші документи за напрямами діяльності структурних підрозділів - в цих структурних підрозділах.
Разом з тим децентралізація також має ґрунтуватися на єдиній системі реєстраційних індексів, єдиних правилах реєстрації, на загальнодоступних реєстраційних даних, зазвичай з дотриманням усіх положень щодо конфіденційності інформації.
12. ІНДЕКСАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ.
Індексація документів полягає у присвоєнні їм індексів, які надаються документам під час реєстрації і свідчать про місце складання, час виконання та зберігання документів. Також індекс складається з порядкового номера у межах документопотоку, що реєструється, як правило, за рік. Порядковий номер може доповнюватись індексом за номенклатурою справ, а також іншими класифікаційними відмітками (індексами структурних підрозділів, посадових осіб, кореспондентів, питань діяльності, видів документів тощо). Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної похилою рискою, наприклад: 356/01,134/02/03-10.
Найчастіше до реєстраційного порядкового номера документів додається номенклатурний індекс. Базою індексації для номенклатур справ є перелік або список структурних підрозділів із закріпленими за ними індексами чи умовними відмітками. А до індексу структурного підрозділу додається номер справи за номенклатурою справ у межах структурного підрозділу. Дякуючи такі нумерації, забезпечується найбільша стабільність номерів.
У разі відсутності номенклатури справ під час присвоєння реєстраційного індексу використовують класифікатор структурних підрозділів, за яким, як правило, встановлено послідовність структурних підрозділів відповідно до штатного розпису. Нерідко в установах розробляють цифрові класифікатори посадових осіб, як правило - керівника і його заступників. Завдяки такій структурі індексації за реєстраційним індексом можна визначити, хто розглядав документ і в який структурний підрозділ його направлено на виконання.
Розташування реєстраційного номера документа як складової частини його індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється - ініціативний вхідний чи ініціативний вихідний. Елементи реєстраційного індексу записуються у зворотній послідовності, а індексом посадової особи є індекс особи, яка підписала документ.
З метою розрізнення груп наказів з особового складу кожному виду може присвоюватися літерний індекс. Система індексів розробляється кадровими службами з урахуванням специфіки реєстрації і формування наказів у даній установі. Для наказів з особового складу (про прийняття, переведення, звільнення, сумісництво працівників установи, про матеріальну допомогу, про заохочення працівників), до номера, як правило, додається літера "К" (кадри) або "ОС" (особовий склад). Якщо накази про заохочення ведуться окремо, то додається літера "З" і тд.
На документах, авторами яких є кілька установ, індекси авторів проставляються через похилу риску в порядку зазначення авторів (зліва направо).
13. ВИМОГИ ДО РЕЄСТРАЦІЇ ДОКУМЕНТІВ.
Під час реєстрації документів необхідно дотримуватися таких основних правил:
o реєстрації підлягають усі документи, що потребують обліку, виконання і подальшого використання в довідкових цілях;
o документи реєструють незалежно від способу їх доставки, передавання або створення;
o документи (як вхідні, так і вихідні) реєструють в установі лише один раз (у службі діловодства або структурних підрозділах);
o реєстрація документів здійснюється за реєстраційними документопотоками (вхідні документи - один потік, вихідні - другий, внутрішні - третій; у кожному з документопотоків можуть виокремлюватися певні трупи документів); для вхідних, вихідних і внутрішніх документів створюються окремі реєстраційні форми з наданими їм реєстраційними номерами;
o реєстрація документів здійснюється: вхідних - у день надходження, внутрішніх - у день підписання або затвердження, вихідних - у день відправлення;
o у межах груп документів реєстрація здійснюється за назвами видів документів, залежно від авторів та змісту.
Як правило, окремо реєструються: закони України, акти і кореспонденція Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України; накази (розпорядження) з основної діяльності; накази (розпорядження) з адміністративно-господарських питань; накази (розпорядження) з особового складу (відповідно до їх видів та строків зберігання); рішення колегіальних органів; акти ревізій фінансово-господарської діяльності; бухгалтерські документи; заявки на матеріально-технічне постачання; службове листування; звернення громадян тощо.
Не підлягають реєстрації діловодною службою такі види документів: Листи, що надійшли в копії до відома; Телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки; Графіки, наряди, заявки, рознарядки; Зведення та інформація, надіслані до відома; Навчальні плани, програми (копії); Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо; Прейскуранти (копії); Норми витрат матеріалів; Вітальні листи і запрошення; Друковані видання (книги, журнали, бюлетені); Наукові звіти за темами; Місячні, квартальні, піврічні звіти; Форми статистичної звітності.
14. ОСОБЛИВОСТІ РЕЄСТРАЦІЇ ФАКСОГРАМ ТА ЕЛЕКТРОННИХ ПОВІДОМЛЕНЬ.
Вхідні факсограми (паперові копії електронних повідомлень) реєструються і передаються на розгляд керівництву або безпосереднім адресатам під розписку в день їх приймання, термінові - негайно.
Факсограми (паперові копії електронних повідомлень), що надходять до установи, рекомендується централізовано обліковувати в окремому журналі без проставлення реєстраційного штампа. На факсограмі (паперовій копії електронного повідомлення) в правому нижньому куті можна зазначити дату одержання та порядковий номер за окремим журналом реєстрації. Якщо факсограма (електронне повідомлення) присвячена важливим питанням і піддягає розгляду керівництвом, то керівник має накласти резолюцію на окремому аркуші або спеціальному бланку для резолюцій (фішці), що додається до цих документів. Оригінал документа після надходження в установу реєструють у відповідних реєстраційних формах. На оригіналі документа поряд із реєстраційним штампом бажано зазначити дату одержання факсограми (електронного повідомлення). Наприклад:
Факсограму отримано ¡2.01.2009. Секретар підпис Я. М. Волошко 16.01.2009
або
Отримано в електронному вигляді 14.02.2009. Діловод підпис О. С Панова 18.02.2009
Оригінал документа, який надійшов слідом за факсограмою (електронним повідомленням), направляється у відповідний підрозділ. При цьому фішку з резолюцією, що була прикріплена до факсограми (паперової копії електронного повідомлення), додають до оригіналу документа. До справи вміщують оригінал документа та копію відповіді на нього. Після цього факсограму (паперову копію електронного повідомлення) можна знищити.
Вихідні факсограми також реєструються окремо в службі діловодства або іншому структурному підрозділі. Облік вихідних електронних повідомлень дозволяють здійснювати відповідні програмні засоби, що реалізують їх створення та відправлення. Однак за необхідності, у разі централізованого розсилання електронних повідомлень, їх також можна реєструвати в окремому журналі, як і вихідні факсограми.