Электронды құжаттар және олардың сақталуын қамтамасыз ету проблемалары

Электронды құжаттарды есепке алудан бұрын есепке алу мәселесіне де тоқталуымыз жөн. Құжаттардың пайдаланылуын есепке алу мұрағат қоймасынан істер беру кітабы арқылы және берілген мұрағаттық анықтамалары, мұрағаттық үзінділерді, мұрағаттық көшірмелерді тіркеу журналы арқылы жүргізіледі [39].

Құжаттарды есепке алу әрбір мұрағат қоймасы бойынша бөлек жүзеге асырылады. Барлық сақтаулы құжаттар, соның ішінде істер тізімдемесіне енгізілмеген, бұл салаға жатпайтын құжаттар да, аса құнды құжаттардың сақтық көшірмелері мен пайдалану қорынан алынған көшірмелер де есепке алынуы керек. Есепке алу құжаттарына, сонымен қатар деректерді есепке алу базасына қол жеткізу тәртібі ұйым басшысы бұйрығымен (өкімімен) реттеледі. Есепке алу құжаттары белгіленген үлгі бойынша ресімделеді және олар сақтау бірлігіндегі мұрағаттық құжаттардың келіп түсуін, шығуын, санын, құрамын, жай–күйін жазуға арналады. Құжаттарды есепке алудың негізгі бірліктері мұрағаттық қор мен сақтау бірліктері болып табылады. Электрондық негіздегі құжаттарды есепке алу бірлігі ретінде бірыңғай бағдарламалық–ақпаратты нысананы құрайтын бір файл немесе бірнеше файл жазбалары бар сақтау бірліктері және оған ілеспе құжаттама алынады.

Есептік құжаттар құрамына келіп түскен және шыққан құжаттарды есепке алу кітабы, мұрағаттық қор парағы, ұйымның істер тізімдемесі, істер номенклатурасы, сақтық қоры мен пайдалану қорының келіп түскенін және шыққанын есепке алу кітабы, сақтық қоры құжаттарының тізімдемесі, ведомстволық мұрағаттың паспорты кіреді. Мемлекеттік мұрағатқа ведомстволық мұрағаттың паспортын тапсыру үлгісі мен мерзімі «Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының орталықтандырылған мемлекеттік есебі туралы нұсқауды бекіту жайлы» (тіркеу № 1240) Қазақстан Республикасы Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитет төрағасының 2000 жылғы 11 тамыздағы № 47 бұйрығына сәйкес белгіленеді. Есептік құжаттарда істер келіп түскен кезгі әрбір жазбаның негізі құрылымдық бөлімшелердің жылдық істер тізімдемесі, ұйымның істер номенклатурасы, ведомстволық мұрағаттың толықтыру көздері – ұйымдардың тиісті істер тізімдемесі мен істер номенклатурасы болып табылады. Есептік құжаттарда істер шығарылған кезгі әрбір жазбаның негізі істерді мемлекеттік мұрағатта тұрақты сақтау үшін қабылдау–тапсыру актісі, сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акті, іздестіру жолдары таусылып, табылмаған істер туралы акті, істердің түзетуге келместей болып бүлінгені туралы акті болып табылады. Электрондық негіздегі құжаттың әрбір есепке алу бірлігі туралы мәліметтер деректер базасына енгізіледі, оның ақпараттық ауқымы мегабайт (Мбайт) өлшемі бойынша көрсетіледі. Жаңа негізге қайта жазу нәтижесінде электрондық негіздегі құжаттардың сақтау бірлігі мөлшерінде және/немесе ақпараттық ауқымында болған өзгерістер орын ауыстыру және қайта жазу туралы актіге, істер тізімдемесінің жаңа қорытынды жазбасы мен мұрағаттық қор парағына енгізіледі (жазылады) [40].

Ұйымға келіп түскен электрондық негіздердің бәрі де есепке алынады. Олардың келіп түсуі мен шығуы арнайы журналда тіркеліп отырады. Нөмірлеу жалпы ретпен жүргізіледі. Ақпараттық ресурстарды электрондық құжаттардың резервтегі нұсқалары көмегімен қалпына келтіру мәліметтері жазылатын журнал қандай да бір себептермен жойылып кеткен ақпараттық ресурстарды орнына келтіру жөніндегі операциялар есебін жүргізуге арналған. Бұл журналды ұйымның ақпараттық жүйелерді жедел сақтау және резервтік көшірмелерін жасау ісіне жауапты салалық бөлімше (ақпараттық технологиялар қызметі, автоматтандыру бөлімі, ақпараттық қамтамасыз ету бөлімі, ақпараттық есептеу орталығы т.б.) жүргізеді.

Электрондық құжатты қалпына келтіру жөнінде жүргізілген операция қорытындысы бойынша анықтама жасалып, онда бұл істің резервтегі дана көмегі арқылы атқарылғаны көрсетіледі және журналға осы жөнінде арнайы жазба түсіріледі. Анықтама ұйымның басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметіне тапсырылады.

Ұйымның ақпараттық жүйесіндегі аудит хаттамалары автоматтандырылған режимде жасалады. Хаттамалар жасау міндеті ақпараттық жүйені пайдалануға жауапты бөлімшеге (ақпараттық қамтамасыз ету бөлімі, есептеу орталығы т.б.) жүктеледі. Хаттамалар белгілі бір мерзім сайын (апта сайын, ай сайын немесе тоқсан сайын) тасқа басылып, түсініктемелік жазбаларымен қоса басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету қызметіне тапсырылады. Электрондық құжаттамадағы файлдардың жойылуы немесе орын ауыстыруы, болмаса мәліметтер базасы құрылымының өзгеруі жағдайларында ұйымның компьютерлік жүйесін пайдалануға жауапты тиісті бөлімше басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету қызметіне бұл жөнінде анықтама тапсырады. Анықтамада өзгерістердің себебі көрсетіліп, нормативтік құжаттарға сілтеме жасалады,сондай–ақ орны ауыстырылған папкілер мен файлдардың тізімдемесі беріліп, мәліметтер базасындағы құрылымдық өзгерістер жазылады [41].

Келіп түскен және шыққан құжаттарды есепке алу кітабы мұрағаттық қорлар құрамы мен ауқымындағы күнделікті өзгерістерді есепке алып отыруға араналадыжәне мұрағаттық қор парақтарын, ведомстволық мұрағаттың паспортын жасау үшін негіз болып табылады. Әрбір келіп түскен немесе шыққан құжатты есепке алу дербес реттік нөмірлер бойынша жүргізіледі. Әрбір келіп түскен немесе шыққан электрондық негіздегі құжаттар мөлшері олардың Мбайттардағы ақпараттық көлемінде және есепке алу бірлігінде/сақтау бірлігінде қиғаш сызықшамен бөлініп көрсетіледі.

Қолданыстағы электрондық құжаттар есебін алу жұмысын басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету ісіне жауапты салалық бөлім жүргізеді.

Электрондық құжаттарды жедел пайдалану кезінде есепке алынатын негізгі құжаттар мыналар:

– электрондық құжаттарды тіркеу–бақылау карточкасы. Мұнда мәліметтер туралы белгіленген ережелермен қатар құжат жайлы жүйе ақпараты көрсетіледі. Атап айтқанда: электрондық құжаттар тұрған папкілер мен файлдар саны, сондай–ақ бұл папкілер мен файлдардың аттары жазылған тізімдеме, файлдардың кеңейтіліп, толықтырлғандығы туралы деректер;

– электрондық негіздердің келіп түсуі мен шығуын тіркейтін журнал;

– ақпараттық ресурстарды резервтегі нұсқалар көмегі арқылы қалпына келтіру жөнінде мәліметтер жазылатын журнал;

– ұйымның ақпараттық жүйесінде жүргізілген аудиттік жұмыстар хаттамалары (ақпараттар жүйесіне электрондық құжатты папкілер мен файлдардың келіп түсуі; папкілер мен файлдардың, сондай–ақ мәліметтер базасы жазбаларының алынып тасталуы; папкілер мен файлдардың көшірмеленуі; пайдаланушыдарды тіркеу, қол жеткізу құқықтарының белгіленуі мен өзгертілуі жөніндегі деректер; электрондық құжаттарға редакциялау және жаңарту құқығы бойынша қол жеткізу жөніндегі хаттамалар.

Электрондық құжаттарды алып тастау (папкілерді, файлдарды немесе мәліметтер базасының жазбаларын) және ақпараттық ресурстардың құрылымын өзгерту ұйым басшысының өкімдік актісі негізінде жүргізіледі. Электрондық құжаттар санының есебін алу ісі картотека бойынша немесе құжат айналымының ақпараттық жүйесіндегі мәліметтер базасы бойынша жүргізіледі. Есептеу бірлігі ретінде құжаттың өзі алынады. Мұнда оның қосымша нұсқалары есепке алынбайды. Электрондық құжаттар санының есебі электрондық құжаттар айналымының көлемі туралы анықтамаларда көрсетіледі. Электрондық құжаттары бар папкілер мен файлдар есебін алу мақсатында электрондық құжаттар тізіліміне олардың (папкілер мен файлдардың) аттары, саны және кеңейтіліп, толықтырылғандығы жөніндегі мәліметтер енгізіледі.

Ұйымға келіп түскен электрондық негіздердің бәрі де есепке алынады. Олардың келіп түсуі мен шығуы арнайы журналда тіркеліп отырады. Нөмірлеу жалпы ретпен жүргізіледі. Ақпараттық ресурстарды электрондық құжаттардың резервтегі нұсқалары көмегімен қалпына келтіру мәліметтері жазылатын журнал қандай да бір себептермен жойылып кеткен ақпараттық ресурстарды орнына келтіру жөніндегі операциялар есебін жүргізуге арналған. Бұл журналды ұйымның ақпараттық жүйелерді жедел сақтау және резервтік көшірмелерін жасау ісіне жауапты салалық бөлімше (ақпараттық технологиялар қызметі, автоматтандыру бөлімі, ақпараттық қамтамасыз ету бөлімі, ақпараттық есептеу орталығы т.б.) жүргізеді [42].

Электрондық құжатты қалпына келтіру жөнінде жүргізілген операция қорытындысы бойынша анықтама жасалып, онда бұл істің резервтегі дана көмегі арқылы атқарылғаны көрсетіледі және журналға осы жөнінде арнайы жазба түсіріледі. Анықтама ұйымның басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметіне тапсырылады.

Ұйымның ақпараттық жүйесіндегі аудит хаттамалары автоматтандырылған режимде жасалады. Хаттамалар жасау міндеті ақпараттық жүйені пайдалануға жауапты бөлімшеге (ақпараттық қамтамасыз ету бөлімі, есептеу орталығы т.б.) жүктеледі. Хаттамалар белгілі бір мерзім сайын (апта сайын, ай сайын немесе тоқсан сайын) тасқа басылып, түсініктемелік жазбаларымен қоса басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету қызметіне тапсырылады. Электрондық құжаттамадағы файлдардың жойылуы немесе орын ауыстыруы, болмаса мәліметтер базасы құрылымының өзгеруі жағдайларында ұйымның компьютерлік жүйесін пайдалануға жауапты тиісті бөлімше басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету қызметіне бұл жөнінде анықтама тапсырады. Анықтамада өзгерістердің себебі көрсетіліп, нормативтік құжаттарға сілтеме жасалады,сондай–ақ орны ауыстырылған папкілер мен файлдардың тізімдемесі беріліп, мәліметтер базасындағы құрылымдық өзгерістер жазылады.

Электрондық құжаттар мұрағатқа тапсыру тізімдемесі негізінде қабылданады. Бұл тізімдемені ұйымның электрондық құжаттары мен істер номенклатурасының жедел сақталуына жауап беретін құрылымдық бөлімше жасайды.

Мұрағатта аса құнды құжаттарды айқындау және есепке алу мемлекеттік мұрағатпен келісе отырып жүргізіледі. Әрбір қордың анықталған аса құнды құжаттарына жеке–жеке істер тізімдемесі (10–қосымша) құрастырылады. Аса құнды құжаттардың сақтық көшірмелерін жасау мақсатында, олардан шағынфильмдер жүзеге асырылады. Сақтық көшірмелер жиынтығын аса құнды құжаттар түпнүсқасынан бөлек сақталатын, сақтық қоры құрайды.

Сақтық қорымен қатар позитивтік шағынфильмдерден, шағынфишалардан және құжаттар ксерокөшірмелерінен пайдалану қоры жасалады. Электрондық мұрағатта құжаттардың сақтық және жұмысқа арналған даналары жасалады.

Электрондық құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету – бұл электрондық негіздердің жоғалуына жол бермейтін,олардың физикалық және техникалық жағдайларын ретке келтіріп отыратын, сондай–ақ ЭҚ–дың қосымша техникалық құралдарсыз–ақ ашылуын қамтамасыз ететін материалдық–техникалық база жасау, нормативтік режимдерді сақтау мен тиісті ұйымдастыру жұмыстарының оңтайлы әдістерін қолдану жөніндегі шаралар жүйесі болып табылады.

ЭҚ–дың сақталуын ұйымдастыру жөніндегі шаралар жүйесіне мыналар енуі тиіс:

–Электрондық негіздерді (сақтау бірліктерін) мұрағат қоймасына, ал ЭҚ–дың сақтау бірліктерін электрондық негіздерге тиімді орналастыру;

– қоймадан сақтау бірліктерін алып беру тәртібін сақтау;

– ЭҚ–дың бар–жоғын және олардың жай–күйін тексеру;

– ЭҚ–дың физикалық және техникалық жай–күйлерін бақылау;

– ЭҚ–ды арнайы физикалық және техникалық өңдеуден өткізу;

– ЭҚ–ды жаңа (технологиялық тұрғыдан) электрондық негізге көшу;

–ЭҚ–ды компьютерлік сақтандыру форматы мен қолданыстағы форматтарға қосымша даналар әзірлеу мақсатында көшірмелеу;

– Ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету жөніндегі шаралар;

– ЭҚ–ды залалды компьютерлік бағадарламалардан («вирустардан» және т.б.) қорғау;

– ЭҚ–ды рұқсатсыз пайдаланудан қорғау;

ЭҚ–ды жедел сақтау кезінде және ұйымның ЭҚ мұрағатында оларды оқуға арналған техникалық және бағдарламалық әдістердің түр–түрі қолданылады: электрондық ақпаратты монитор экранына шығару, қолданысқа лайықты формада көбейту т.б.

ЭҚ–дың ұзақ уақыттардан соң да (10 жылдан жоғары) ашылуын қамтамасыз ету мақсатында ақпараттық ресурстарды неғұрлым кең тараған әрі қарапайым компьютерлік форматтарға көшіру шаралары жүргізіледі. Ақпараттық ресурстарды ұйымның ЭҚ мұрағатына тапсырар алдында, сондай–ақ мұрағаттын өз ішіндегі ЭҚ–дың сақталуын қамтамасыз ету жұмыстары аясында ЭҚ–дың сақтандыру форматына түсірілген даналары жасалады [43].

Құжаттарды сақтау жарық, температуралық–ылғалдылық және санитарлық–гигиеналық режімдерді, соған сәйкес белгіленген нормативтік өлшемдерді қамтамасыз ету арқылы жүзеге асырылады. Мұрағат қоймаларына терезе көздеріне жалюздер, қорғаныш сүзгілер, перделер немесе боялған әйнектер қолдану арқылы шашыраңқы жарық түсіруге рұқсат етіледі. Жасанды жарық үшін беті тегіс жабық плафондар ішінде жанатын лампалар немесе жарық шұғыласы ультракүлгін түсті бөліктерге бөлінетін люминесцентті лампалар қолданылады.

Электрондық негіздегі құжаттарға тоқталатын болсақ жарық тікелей түспейтін жағдайда сақталады және ауа құрамындағы қауіпті қоспаларлан (күкіртті газдан, күкіртті сутегінен, сынап буларынан, азот тотығынан, аммиактан) және электромагниттік–ионизациялық (радиациялық) әсерлерден қосымша қорғалуы тиіс.

Кез–келген мұрағат үшін құжаттар сақтауға арналған (мамандырылған, бейімделген) жеке ғимарат немесе ұйымның әкімшілік ғимаратынан бөлмелер беріледі. Мұрағаттар мұрағат қоймаларымен, оқу залымен, жұмыс бөлмелерімен, жиналатын электрондық негіздердің автоматтандырылған кітапханасымен, серверлік және байланыс жабдықтарына арналған бөлмелермен қамтамасыз етіледі. Мұрағат қоймасы араб цифрымен жалпы рет бойынша нөмірленеді және химиялық заттары бар лабораториялардан, азық–түлік өнімдері сақталынатын өндіріс орындарынан, қойма жайдардан, ал электрондық мұрағат – электромагниттік сәулелер мен қуаттық өріс көздерінен аулақ, бөлек орналастырылады. Мұрағат қоймалары қазіргі заманғы өрт сөндіру құралдарымен, күзет және өрт дабылдары жүйелерімен қамтамасыз етіледі. Жалпы және қабаттар бойынша тоқ ажыратқыштар мұрағат қоймасының сыртына орналастырылады. Мұрағат қоймаларын подвал, жартылай подвал және цокольдік бөлмелерде орналастыруға рұқсат етілмейді. Мұрағат қоймасы арқылы газ, су, канализация құбырлары өтиеуі тиіс. Мұрағат қоймаларына темір есіктер орнатылып, терезелеріне темір торлар қойылады.

Құжаттарды сақтайтын негізгі құралдар тұрақты немесе жылжымалы металл стеллаждар, отқа төзімді етіп өңделген ағаш стеллаждар болып табылады, қосалқы құралдар – металл шкафтар мен сейфтер.Сақтау құралдары терезелі қабырғаларға перпендикуляр орналастырылады. Құжаттарды сақтайтын құралдарды ғимараттың сыртқы қабырғасына және жылу көздеріне тақап орналастыруға рұқсат етілмейді.Сақтау құралдарын орналастыру мынадай нормаларға сәйкес жүзеге асырылады: олардың қатараралық қашықтығы – 120 см; сақтау құралдары аралықтарының қашықтығы – 75 см; ғимараттың сыртқы қабырғасы мен оған параллель қойылған сақтау құралдары аралық қашықтығы – 75 см; қабырға мен сақтау құралы бүйірінің ара қашықтығы – 45; еден мен сақтау құралының төменгі сөресіне дейінгі аралық – 15 см.Құжаттар сақтау құралдарының сөрелеріне стандартты мұрағат қораптарына, электрондық негіздер – қынаптарға салынып жайғастырылады.Сақтандыру қоры мен пайдалану қорының шағынфильмдері металлқораптарда сақталады, стандартты раккордтары болады және фотоқабатты беті сыртқа қаратылған күйінде орам етіп оралады.Құжаттарды еденге, терезе алдына, басқыштарға немесе реттелмеген үймелер арасына қоюға болмайды.Сақтау құралдары дербес түрде мұрағатқа кірер есіктің сол жағынан оң жағына қарай, ал сөрелері жоғарыдан төмен қарай нөмірленеді.Құжаттардың орналасқан жерін белгілеу мақсатында әрбір сақтау құралына топографиялық карточка жасалады. Топографиялық карточкі нөмірі сақтау құралының нөмірімен сәйкес келеді.

Құжаттарды сақтау жарық, температуралық–ылғалдылық және санитарлық–гигиеналық режімдерді, соған сәйкес белгіленген нормативтік өлшемдерді қамтамасыз ету арқылы жүзеге асырылады. Мұрағат қоймаларына терезе көздеріне жалюздер, қорғаныш сүзгілер, перделер немесе боялған әйнектер қолдану арқылы шашыраңқы жарық түсіруге рұқсат етіледі. Жасанды жарық үшін беті тегіс жабық плафондар ішінде жанатын лампалар немесе жарық шұғыласы ультракүлгін түсті бөліктерге бөлінетін люминесцентті лампалар қолданылады. Электрондық негіздегі құжаттар жарық тікелей түспейтін жағдайда сақталады және ауа құрамындағы қауіпті қоспаларлан (күкіртті газдан, күкіртті сутегінен, сынап буларынан, азот тотығынан, аммиактан) және электромагниттік–ионизациялық (радиациялық) әсерлерден қосымша қорғалуы тиіс.

Сондай–ақ, ауа тазартқыш жүйелермен жабдықталған мұрағат қоймаларында құжаттарды сақтау үшін мынадай оңтайлы температуралық–ылғалдылық режімі белгіленеді:

1) қағаз негіздегі құжаттар үшін – температура +17 – 19° С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 50–55 пайыз;

2) ақ–қара үлдірдегі құжаттар үшін – температура +15° С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40–55 пайыз;

3) түрлі түсті үлдірдегі құжаттар үшін – температура +2 – +5° С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40–55 пайыз;

4) электрондық негіздегі құжаттар үшін – температура +15 – + 25° С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40–60 пайыз;

ЭҚ сақталу деңгейі болса, төмендегідей болып табылады; [44]

Оптикалық дискілер үшін: температура + 25°С–дан аспауы керек, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 20–дан 50 пайызға дейінгі аралықта болуы тиіс. ЭҚ–дың қолданыстағы даналары сақталатын қоймада бөлме температурасының көрсеткіші + 23°С төңірегіне дейін рұқсат етіледі. ЭҚ–дың резервтегі даналары сақталатын қоймаларда температура мөлшері + 17°С–дан аспауы қажет әрі ауаның салыстырмалы ылғалдылығы мүмкіндігінше төмен болғаны жөн. Дискілерді + 32°С–дан жоғары және – 10°С–дан төмен температурада сақтауға болмайды. Температура мөлшері – 5°С–ға, салыстьырмалы ылғалдылық 50 пайызға дейінгі жағдайларда дискілерді тасымалдауға болады. ЭҚ–ды жасаушы–фирманың негіздерді сақтау барысында температуралық–ылғалдылық режимін ұйымдастыру туралы өз ұсыныстары болса, ең алдымен соңы басшылыққа алу лазым [45].

ЭҚ–ды жедел сақтау кезінде олардың толымдылығы негізгі (қолданыстағы) даналар бойынша резервтік даналардың жасалуын ұйымдастыру арқылы қаматамасыз етіледі. ЭҚ–ды тек сыртқы негіздерге ғана жазып сақтау кезінде міндетті түрде олардың қолданыста болатын және резервке қойылатын жеке дербес негіздегі даналары болуға тиіс. ЭҚ–дың қолданыстағы және резервтегі даналарын әртүрлі өндірістік фирмаларлан шыққан электрондық негіздерге жазған жөн.

Ұйымда электрондық құжаттарды жедел сақтау ісі әртүрлі электрондық негіздер арқылы жүзеге асырылуы мүмкін.

ЭҚ–дың қолданыстағы даналары мынадай негіздерге түсірілуі мүмкін: (соңғы жылдардың тәжірибесіне қарай)

– Сервелерге;

– RAID–массивтерге;

– Компьютерлердің қатқыл дискілеріне («винчестерлерге»);

– Оптикалық дискілерге (CD–RW, CD–R, DVD– RW);

– Магнитті оптикалық дискілерге.

ЭҚ–дың резевтегі даналары мына негіздерге түсірілуі мүмкін:

– резервтік сервелерге;

– резервтік RAID–массивтерге ;

– компьютерлердің қатқыл дискілеріне;

– стримерлік (магниттік) ленталарға;

– оптикалық дискілерге;

– магнитті оптикалық дискілерге;

– сыйымдылығы әртүрлі магниттік дискілерге.

Ұйымның электрондық құжаттар мұрағаты сыйымдылығы үлкен сыртқы электрондық негіздерге: оптикалық дискілерге; стримерлік (магниттік) ленталарға түсірілген электрондық құжаттарды сақтайды.

Ұйымдағы электрондық құжаттарын есебін алу – бұл олардың белгіленген есептеу бірлігіндегі саны мен құрамын анықтау және әрбір есептеу бірлігін белгілі бір құжаттар кешеніне тіркеу (бекіту) әрі бұлардың жалпы санын есепке алу құжаттарына түсіру. Есепке алу құжаттары дегеніміз электрондық құжаттардың келіп түсуін, шығуын, санын, құрамы мен жай–күйін белгілеп отыратын нақтылы бір үлгідегі құжат. Ұйымда осымен қатар ақпараттық ресурстар тізімдемесі (мәліметтер базасы) жасалуы керек.Оның деректері тұрақты сақтауға жатады. Бұл жерде басын ашып алатын бір мәселе, тұрақты сақтауға тек аяқталған мәліметтер базасы ғана қабылданады.

Электрондық құжаттардың бәрін,соның ішінде құрылымдық бөлімшелерде жедел сақтауда тұрғандарын да, ведомстволық мұрағатта сақтаудағыларын да, сондай–ақ электрондық құжаттардың сақтық форматтары мен тұтыну форматындағы даналарын да есепке алу қажет.

ЭҚ–ды тек сыртқы электрондық негіздерге ғана жазып, ұйымның құрылымдық бөлімшелерінде сақтау кезінде олардың (негіздердің) әрқайсысына мынадай деректемелер ендіріледі:

– ұйымның қысқаша атауы;

– электрондық негіз индексі;

– электрондық негіздің статусы:

– негізге жазылған ақпараттық ресурстардың реестрлік нөмірлері;

– қажет болған жағдайда «АҚҚ»(айрықша құнды құжаттар)және «РШҚ» (рұқсаты шектеулі құжаттарын) белгілерін қою.

ЭҚ сақтауға келіп түскенде және оларды ұйым мұрағатында сақтау кезінде әрбір сақтау бірлігіне мыналар ендірілуі тиіс:

– ЭҚ мұрағатының қысқаша атауы;

– Сақтау бірлігінің есептік нөмірі;

– Қор нөмірі;

– Сақтау бірлігінде көрсетілген тізімдеменің, есептеу бірлігінің нөмірлері.

Жазбалар электрондық негіздер этикеткасына (оптикалық дискінің сыртқы бетіне) арнайы маркерлермен немесе фломастерлермен жазылады, жазуға үшкір құралдарды пайдалануға болмайды. Этикеткалар алдымен маркіленіп, сосын ғана желімденеді.

Электрондық негіз қорабына (футлярға) да осылайша этикетка жапсырылып, онда мыналар жазылады:

– ұйымның қысқаша атауы;

– электрондық құжаттар мұрағатының қысқаша атауы;

– сақтау бірлігінің есептік нөмірі;

– электрондық негіздің өндірістік (зауытық) нөмірі;

– электрондық негіздің статусы:

– қор нөмірі;

– сақтау бірлігінде көрсетілген тізімдеменің, есептеу бірлігінің нөмірлері;

– негізге түсірілген ақпараттық ресурстардың реестрлік нөмірлері;

– ЭҚ–дың шектік мерзімдері;

– қажет болған жағдайда «АҚҚ»(айрықша құнды құжаттар)және «РШҚ» (рұқсаты шектеулі құжаттарын) белгілерін қою;

– ЭҚ–дың негізге жазылған уақыты.

Электрондық негіздердің техникалық параметрлерін, дыбыс–бейнелі ЭҚ–дың акустикалық сипатын арнайы аппараттық және бағдарламалық қамтамасыз ету жолдары арқылы бақылайды. ЭҚ–ы ашылмайтын немесе залалды компьютерлік бағдарламалары бар электрондық негіздерді стеллажды жеке сөресіне (жәшігіне) бөлектеп қойып, кейін оларды ұйымның қай құрылымдық бөлімшесінен келіп түскен болса, сол жаққа қайтару қажет.

ЭҚ–дың бар–жоғын және жай–күйін кем дегенде 3 жылда бір рет, сондай–ақ оларды мемлекеттік сақтауға тапсырар алдында да тексеріп отырады.

ЭҚ мұрағатындағы ақпараттық жүйені жетілдіру немесе технологиялық платформаны өзгерту алдында ЭҚ–дың технологиялық жай–күйіне сараптама жасалады. Бірақ бұл кем дегенде 5 жылда бір рет жүргізілуге тиісті шара болып есептеледі. Ол және бүкіл ұйым деңгейіндегі өзгерістер барысында да өткізіліп тұруы шарт. Ақпараттық ресурстарды мұрағатқа сақтауға берер алдында оларды сақтандыру форматтарына көшірмелеу ісі құрылымдық бөлімшелерде де, электрондық құжаттар мұрағатының өзінде де жүргізіледі.

Мұрағаттан ЭҚ–ды алып беру реті өзгу негіздегі құжаттарды алып беру тәртібімен бірдей .

Жеке және заңды тұлғалар сұранысы бойынша мұрағат ұйым басшысының рұқсатымен қолданыстағы заңдамаларға сәйкес ЭҚ–дың сыртқы негізге түсірілген даналарын (түпнұсқа ЭҚ–дың сақтандыру форматына және қолданыстық форматқа түсірілген нұсқаларын) әзірлейді.

ЭҚ–дың жеке және заңды тұлғалар сұранысы бойынша әзірлеген нұсқаларына мұрағат бекіткен куәлік парағы тіркелді. Онда құжаттардың іздестіру мәліметтері беріледі. ЭҚ–дың нұсқалары тапсырыс берушілерге немесе олардың сенім білдірген адамдарына қолма–қол тапсырылады, көрсетілген адрес бойынша поштамен де жіберіледі.

ЭҚ–дың тапсырылған нұсқалары туралы деректер арнайы есеп журналына тіркеледі.

Сонымен, электрондық құжаттары бар және қызмет барысында оларды жасап жатқан ұйымдарда тап қазір не істеуге болады?

Ең әуелі нені, қайда және қандай көлемде сақтау керек екенін білу қажет. Яғни ақпараттық ресурстар есебін алуды ретке келтіріп алу шарт.

Ұйымдағы электрондық құжаттарын есебін алу – бұл олардың белгіленген есептеу бірлігіндегі саны мен құрамын анықтау және әрбір есептеу бірлігін белгілі бір құжаттар кешеніне тіркеу (бекіту) әрі бұлардың жалпы санын есепке алу құжаттарына түсіру. Есепке алу құжаттары дегеніміз электрондық құжаттардың келіп түсуін, шығуын, санын, құрамы мен жай–күйін белгілеп отыратын нақтылы бір үлгідегі құжат. Ұйымда осымен қатар ақпараттық ресурстар тізімдемесі (мәліметтер базасы) жасалуы керек.Оның деректері тұрақты сақтауға жатады. Бұл жерде басын ашып алатын бір мәселе, тұрақты сақтауға тек аяқталған мәліметтер базасы ғана қабылданады.

Электрондық құжаттардың бәрін,соның ішінде құрылымдық бөлімшелерде жедел сақтауда тұрғандарын да, ведомстволық мұрағатта сақтаудағыларын да, сондай–ақ электрондық құжаттардың сақтық форматтары мен тұтыну форматындағы даналарын да есепке алу қажет.

Электрондық құжаттардың есебін алу ісі оларға (есептеу бірліктеріне) тіркеу нөмірлерін беру арқылы жүргізіледі. Тіркеу нөмірлері мұрағаттық шифрдың құрамдас бөлігі болып табылады. Ақпарат көлемін өлшеу бірлігі ретінде байт және мегабайттар (Мб) өлшемі алынады.

Электрондық құжаттардың есептеу бірліктері:

– мұрағаттық қор;

– электрондық құжаттардың сақтау бірлігі (ақпарат жазылған дербес негіз);

– ақпараттық ресурс;

– электрондық құжаттардың есептеу бірліктері (папка, файл, мәліметтер базасының жазбалары бар файл кестесі, электрондық кестенің файл парағы).

Электрондық құжаттардың бүкіл жиынтығы ұйымның құжаттар қоры құрамына кіреді. Тұрақты және ұзақ мерзімдік сақтаудағы (10 жылдан жоғары) электрондық құжаттар ұйымның мұрағат қорына енеді.

ОРЫТЫНДЫ

Мұрағаттардың тарихының зерттелуі бүгінгі күндері өз жалғасын табуда. Құжаттар, әсіресе электронды құжаттар мұрағатының жұмыс тәсілін бақылау теориялық және методикалық жағынан өте тиімді болып келеді. Жаңа заманғы сұраныстарға сәйкес электронды құжаттар мен мұрағаттардың зерттелуі мемлекеттің көп салада дамуына үлкен септігін тигізеді. Қоғамдық өмірде барлық құжаттардың маңыздылығы арта береді, яғни өз маңызын жоғалтпайды. Сонымен қатар саяси, идеологиялық салаларда қолданылудың аясы кеңейді. Негізгі бөлімінде және терминдерді түсіндіру барысында, электронды тасымалдаушыларда сақталатын ақпарат, электронды құжат болып табылады.

Мұрағатқа орны – елімізде ерекше болып табылады, оған себеп соңғы жылдары қабылданып отырған заңдар мен бағдарламалар. Кезінде академик И.В.Тарле «Құжатсыз тарих жоқ, тарихсыз мемлекет, ұлт жоқ» деген. Ал мұрағат сол тарих үшін жинақталған құжаттар қоймасы. Сондықтан да ол жеке тұлға мен қоғамның, мемлекеттің тыныс-тіршілігімен бірге тыныстап, өмір сүріп халқына, мемлекетке, қоғамға қызмет етеді.

Мұрағат құжаттары – тарих ғылымының деректік көзі екендігі бәрәмізге мәлім. Белгілі бір тақырып жөнінде ғылыми тұрғыдан сөз қозғасақ, алдымен сол түп деректерге сүйеніп, дәлелдейміз. Мұрағат қоры, оның құндылықтары, негізінен қандай ғылымның болмасын деректік көзі. Әсіресе, тарих ғылымы және оның салалары мұрағат құжаттарынсыз тақырыптың теориялық-тәжірибелік байланысын айқындай алмайды.

Уақыт озған сайын мұрағат құжаттарының құндылығы арта түседі. Көптеген тарихи оқиғалар мен жеке тұлғалар тарихының шынайы көрінісі осы мұрағат құжаттарына байланысты айқындалуда.

Қазақстан Республикасында электронды құжаттардың жиналуының басталуы кезінде кеңес үкіметінің құрамында болған өзге де мемлекеттер секілді 1918 жылы 1 маусымда қабылданған Лениннің «Мемлекетте мұрағат ісін қайта құру және ұйымдастыру » декретінің өмірге келуінен басталады.

1998 жылы 22 желтоқсанда қабылданған «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар» туралы және 2003 жылы 07 қаңтарында «Электронды құжат және электронды цифрлік қолтаңба» туралы Қазақстан Республикасы заңдарында өз күшіне енуіне де, міне, тоғыз жылдың көлемі болды. Осы жылдар ішінде мұрағат саласы бойынша көптеген іс – шаралар атқарылды, толтырылмаған жерлері толтырылды.

Зерттеу жұмысының барысында қарастырылған мәселелер бүгінгі күндері өзінің актуалдығын жоғалтқан жоқ.

Жалпы мұрағаттану саласындағы дәстүрлі құжаттар кейінен электронды құжаттар пайда болу тарихын қарастыра отырып, республикамызда жалпы мұрағат саласының дамуы кешегіден бүгінге дейін, соның ішінде жалпы құжаттарды сақтайтын мұрағаттардың дамуының өзіндік ерекшеліктерін ашып көрсеткім келді. Қарастырған мәселені зерттей келе түйіндейтін ойымыз – электронды құжаттар өз дамуын тоқтатқан жоқ. Қайта керісінше, аталмыш құжаттар дамудың белгілі бір сатысынан өтуде. Болашаққа жасалар болжамдар да өзінің обьективті сипатын жоғалтқан емес. Қайта, өркендеп, дамып отырған Қазақстан Республикамызда,

Сол себептен де ғылыми жұмыстың бірінші бөлімінде электронды құжаттардың тарихын түсіндіре отырып, оладың дамушы мемлекет үшін маңыздылығын көрсетуге тырыстым.

Дәстүрлі және электронды құжаттар – уақыт бейнесі. Жай ғана бейнесі емес, шыншылдыққа, объективтілікке толы бейнесі. Ал сол бейнелердің еш жерін өшірмеу үшін мұрағат қызметкерлері, қоғам қайраткерлері және қарапайым халық бірлесіп жұмыс атқаруы қажет.

Мұрағатты мәдениеттің бір бөлшегі десек, мәдениетке де биік, көрнекі тұлғалар керек. Мәдениет иірімдерін нәзік түсінетін, әрі кең масштабта ойлай алатын адамдардың болуы дәстүрлі мұрағат ісін алға жылжыта бермек.

Ал қазіргідей бірыңғай мәліметтер базасының және мемлекеттік мұрағаттардың автоматтандырылған ақпараттық жүйесінің ақсақ болуы себебінен, бұл саладан өзіңізге қажетті сұранысыңызға оң жауап алуыңыз қиын. Осылайша мемлекеттің де, сол мемлекеттің бір бөлшегі болып табылатын азаматтардың да өздеріне қажетті мұрағаттық ақпаратты алудағы заңды құқықтары мен мүдделері аяқасты болып жатыр деуге болады. Мұны ары қарай қазсаңыз, құжатпен жұмыс істейтін шенеуніктердің түрлі заңсыздығы, белден басатыны, құжаттарды қолдан жоғалтып жіберуі, «бармақ басты, көз қыстылық» секілді түрлі жағдайлардың басы қылтияды.

Мұны азсынсаңыз, еліміз егемендік алғалы бері жоғары оқу орындары мұрағатшы мамандар дайындау ісінен шет қалып қойыпты. Қазіргі таңның өзінде, жастардың компьютерге қызығушылықтары бізге жақсы нәтиже шығаруға мүмкіндік береді. Қазақстан республикасындағы ҚР ОММ және ҚР ПМ мұрағаттарындағы жағдайды қаншалықты жақсы десек те, қысқасы, мамандар даярлау мәселесінің көлденеңдеуі мен білікті мұрағатшылардың болмауы мұрағат ісін қожыратып жіберген. Мұрағатшылардың басым бөлігінің әйелдер болуы да, бұл саладағы жалақының тым аздығын білдіріп тұрған жоқ па? Ендеше, сала қызметкерлері еңбегінің тартымдылығын арттыру мен оларға жалақы беру жүйесін жетілдіру жайы түбегейлі шаралар қабылдауды қажетсінетіні ақиқат. Алайда бұл шаралар соңғы жылдары жақсы жақтарға өзгеруде.

Ендігі кезде, мұрағат іс саласында жақсы жақтарына тоқталсақ. Халықаралық ынтымақтастықты кеңінен дамытпай болмайтыны басы ашық нәрсе. Ал біздің ақпараттық ресурстарды жинақтау, жүйелеу, іздестіру мен пайдалануымызды дамыған елдермен қатар қою, ешкі мен түйені салыстырғандай. Бұл үшін, яғни біздегі мемлекеттік мұрағаттың құрылымы халықаралық стандартқа сай болуы және мемлекеттің, қоғамның, азаматтардың ақпараттық қолжетімділігін арттыру үшін еліміз мұрағаттары материалдық-техникалық базасын түбегейлі жаңартып, соңғы үлгідегі электронды техника және автоматтандырылған технологиямен қамтамасыз етілуі керек. Сонда ғана бірте-бірте шаң басқан архивтерден құтылып, оның орнына Электронды мұрағатқа көшіп, бірыңғай автоматтандырылған ақпараттық жүйеге қол жеткізетін боламыз.

Қорытындалай келе айтарым, кіріспе бөлімінде айтылған бағдарламалар аясында, келесі 2-3 жылда жағадайдың әлде-қайда жақсаратынына үмітіміз бар. Оны біз курстастарымыздың ҚР ПМ және ҚР ОММ-ға жұмысқа тұрағандықтарынан байқаймыз. Қазақстанның болашағы, соның ішінде мұрағаттану салысының да болашағы өзіміздің яғни «мұрағаттану» мамындығының түлектерінің қолында.