Дескрипторный метод классификации

Для организации поиска информации, для ведения тезаурусов (словарей) эффективно используется дескрипторная (описательная) система классификации, язык которой приближается к естественному языку описания информационных объектов. Особенно широко она используется в библиотечной системе поиска.

Система кодирования

Применяется для замены названия объекта на условное обозначение (код) в целях обеспечения удобной и более эффективной обработки информации. Система кодирования –совокупность правил кодового обозначения объектов. Код строится на базе алфавита, состоящего из букв, цифр и других символов. Код характеризуется: длиной - число позиций в коде, и структурой — порядок расположения в коде символов, используемых для обозначения классификационного признака.

Унифицированные системы документациисоздаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель — это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. Разработаны стандарты, где устанавливаются требования:

  • к унифицированным системам документации;
  • к унифицированным формам документов различных уровней управления;
  • к составу и структуре реквизитов и показателей;
  • к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов.

Однако, несмотря на существование унифицированной системы документации, при обследовании большинства организаций постоянно выявляется целый комплекс типичных недостатков:

  • чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки;
  • одни и те же показатели часто дублируются в разных документах;
  • работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непосредственных задач;
  • имеются показатели, которые создаются, но не используются, и др.

Поэтому устранение указанных недостатков является одной из задач, стоящих при создании информационного обеспечения.

Схемы информационных потоковотражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.

Пример.

Простейшая схема потоков данных – схема, в которой отражены все этапы прохождения служебной записки или записи в базе данных о приеме на работу сотрудника – от момента ее создания до выхода приказа о его зачислении на работу.

Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный анализ, обеспечивает:

  • исключение дублирующей и неиспользуемой информации;
  • классификацию и рациональное представление информации.

При этом подробно должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения информации по уровням управления. Следует выявить, какие показатели необходимы для принятия управленческих решений, а какие нет. К каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая используется.

Методология построения БД – баз данныхбазируется на теоретических основах их проектирования. Для понимания концепции методологии приведем основные ее идеи в виде двух последовательно реализуемых на практике этапов:

  • 1-й этап — обследование всех функциональных подразделений предприятия с целью:
    • понять специфику и структуру его деятельности
    • построить схему информационных потоков
    • проанализировать существующую систему документооборота;
    • определить информационные объекты и соответствующий состав реквизитов (параметров, характеристик), описывающих их свойства и назначение.
  • 2-й этап — построение концептуальной информационно-логической модели данных для обследованной на 1-м этапе сферы деятельности. В этой модели должны быть установлены и оптимизированы все связи между объектами и их реквизитами. Информационно-логическая модель является фундаментом, на котором будет создана база данных.

Для создания информационного обеспечения необходимо:

  • ясное понимание целей, задач, функций всей системы управления организацией;
  • выявление движения информации от момента возникновения и до ее использования на различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информационных потоков;
  • совершенствование системы документооборота;
  • наличие и использование системы классификации и кодирования;
  • владение методологией создания концептуальных информационно-логических моделей, отражающих взаимосвязь информации;
  • создание массивов информации на машинных носителях, что требует наличия современного технического обеспечения.

Техническое обеспечение информационной системы – ИС

Техническое обеспечение ИС – информационных систем – это комплекс технических средств, обеспечивающих работу ИС, соответствующей документации на эти средства и технологические процессы.

В комплекс технических средств входят:

  • компьютеры любых моделей;
  • устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;
  • устройства передачи данных и линий связи;
  • оргтехника и устройства автоматического съема информации;
  • эксплуатационные материалы и др.

Документацией оформляются предварительный выбор технических средств, организация их эксплуатации, технологический процесс обработки данных, технологическое оснащение.

Документацию можно условно разделить на три группы:

  • общесистемную, включающую государственные и отраслевые стандарты по техническому обеспечению;
  • специализированную, содержащую комплекс методик по всем этапам разработки технического обеспечения;
  • нормативно-справочную, используемую при выполнении расчетов по техническому обеспечению

Наши рекомендации