Документальное закрепление управленческих решений
Документальное оформление решенийПарламента РБ:
1) Постановления Сов.Респ. подлежат официальному опубликованию; 2) Выписки из протоколов заседаний при необходимости направляются в гос.органы, организации.
При рассмотрении проекта постановления на голосовании могут выдвигаться следующие предложения: 1) принять проект постановления; 2) отклонить; 3) поручить доработать.
Решения СовМина РБ
Документальное закрепление УР:
1. Постановление СовМина;
2. Распоряжение Пр-Министра;
3. Поручения и указ. Пр-Министра и его зам.
Управленческие решенияОблисполкома (документальное закрепление):
- Решения Облисполкома;
- Распоряжения Председателя;
- Протоколы Совещаний у Председателя;
- Указания;
- Поручения.
17. Контроль за исполн-м документов и прин-х решений: цели, уровни, этапы
Цели контроля:
Ø обеспечение исполнения;
Ø обеспечение единства решения;
Ø обеспечение достижения целей;
Ø содействие своевременному и правильному исполнению решений;
Этапы контроля:
o постановка документа на контроль
o проверка своевременности
o предварительная проверка и регулирование хода исполнения
o учёт и обобщение результатов контроля исполнения документов
Уровни контроля за документацией:
v контроль своевременности исполнения;
v контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;
v контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;
v контроль соответствия уровня и формы подтверждения каждого документа; контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;
v контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения заданий;
Сроки исполнения документов: типовые и индивидуальные.Типовые документы устанавливаются для наиболее распространённых типов и видов документов. Срок исполнения, как правило, не должен превышать 10 дней. Срочные телегр-мы в теч.суток. Тип.сроки закрепляются в «Перечне док-в,подлеж-х обязат-му контролю исполнения». Индивидуальные сроки устанавливаются для наиболее важных документов. Продлевает срок лицо, кот.его установило-это м.б. сделано сразу или за 2-3 дня до окнчания срока.
Выбор док-тов для постановки на контроль:
а. док-ты, подлеж.контролю их исполнения- перечень утв-ся рук-лем, м.сост-ся в своб.форме, соглас-ся в юрид службе. Это док-ты директивных и и вышест.органов, распоряд.док-ты самого учр-ния и специфич.док-ты, имеющие конкр.сроки исполнения.
б. док-ты,неподлеж.контролю исполнения
Проверка хода исполнения ,сроки
1 задание последних лет (не реже 1 раза в год)
2 задание посл.месяцев тек.года – не реже 1 р.в месяц
3 задания тек.месяца- каждые 10 дн и за 5 дн до истечения срока исполнения
Ответст-сть за правильность предоставл инфы несут исполнители.
Анализ исполнит.дисциплины – сведения обобщ-ся ежемесячно.Типовые аналит.формы устан-ся рук-лем орг-ции.
Направления анализа: -общее кол-во док-тов., нах-ся в работе у испол-ля,
- кол-во(%) выполненных с опережением устан-ных сроков
- кол-во невыполн-ных или выполн-х позднее
- задержки исполн-ния в раб.днях
- причины задержек исполн-я (высокая степень центр-ции полномочий, перегрузка исполнит-й и рук-лей разного ур-ня, недостат.сроки)
18. Анализ исполнительской дисциплины: направления анализа, причины неисполнения решений и их устранение
Исполнительская дисциплина - это прежде всего выполнение сотрудниками приказов, распоряжений, решений, указаний, принятых на вышестоящем уровне управления. По уровню исполнения можно судить о зрелости организации.
Поручение – критерии исполнения – сроки выполнения- уровень важности.
Рук-ль формирует поручение сотр-ку с четкой постановкой цели и критерия, по которым будет выполнено и оценено задание. Затем опр-тся сроки, необ-ые исполнителю для реализации поручения и уровень важности, срочности по сравнению с текущей работой.
- Чтобы поручение был исполнено в срок и с должным уровнем качества, оно должно быть понятным для непосредственного исполнителя. Рекомендуется использование SMART принципов (конкретное, измеримое, достижимое, уместное, согласованное по времени) постановки задачи.
- Однако, недостаточно дать поручение сотруднику, потому что руководителю необходимо знать, как продвигается решение вопроса, а исполнителю нужно не забыть о промежуточных отчетах о проделанной работе.
Можно выделить ряд проблем возникающих перед руководителем:
- несоблюдение сроков выполнения поставленных задач;
- низкое качество исполнения;
- невыполнение в связи с "забывчивостью" сотрудников.
Для организации, низкая исполнительская дисциплина сотрудников, будет выражаться в размерах штрафов, уплаты неустоек из-за срывов поставок по договорам, просроченных обязательствах, а также упущенных возможностях и затраченных человеческих ресурсах руководителей.
В этом случае, выходом может стать внедрение эффективной системы контроля исполнения поручений.
Применение автоматизированной системы контроля позволит:
- учитывать поручения и задачи;
- контролировать сроки исполнения договоров, приказов, протоколов совещаний и пр.;
- улучшить качество выполнения задач;
- оперативно отслеживать ход исполнения поручений;
- обеспечить коллективную скоординированную работу коллектива;
- получать автоматически сформированные отчеты об исполнительской дисциплине сотрудников.
Чтобы система начала работать сразу же после внедрения, надо убедить сотрудников в ее необходимости. Когда в организации появляется что-то новое, то, несмотря на необходимость, встречается с сопротивлением. Руководитель должен проявить настойчивость в применении системы, на первых этапах поощрять сотрудников в ее использовании.
19. Лицо, принимающее решение: постоянные и индивидуальные черты, ответственность ЛПР
ЛПР –индивид или группа, которая производит выбор альтернативы и несут ответственность за последствия принятого решения.
Черты ЛПР :
1) Индивидуальные черты ;
2) Постоянные черты, как подмножество устойчивых характеристик, играющих роль при решении задач при любых типах и сложностях:
- целеустремленность ЛПР:
· Способность создавать подцели различных уровней;
· Выбор средств, которые будут адекватны цели и задаче;
· Избегать повторения, благодаря памяти;
· Завершать работу если достигнута ценность которая соотноситься запланированной цели
-характеристики памяти (внутренняя, оперативная, внешняя, долговременная)
Ответственность ЛПР:
- готовность в собственных решениях или действиях учитывать интересы сторон которые затрагивает данное решение ;
-готовность отвечать за свои действия ;
- готовность отвечать за действия исполнителей по принятию решения.
Виды ответственности ЛПР:
- собственная;
-чужая;
-ответственность перед собой;
- внешняя;
- ответственность перед организацией.
20. Групповые и индивидуальные решения: преимущества и проблемные вопросы
Индивидуальное решение принимает 1 ЛПР.
Недостатки: индивидуальная ответственность, отсутствие многочисленных вариантов принятия решений;
Преимущества: отсутствие разногласий при принятии решений, конфликтов, требует меньше времени;
Групповые решения – результат причастности и обязательств нескольких ЛПР.
Преимущества:
- повышение общей компетентности группы;
- рассматривается большое кол-во вариантов решений;
- распределение ответственности между несколькими ЛПР;
- больший объём информации, который компенсирует отсутствие компетенции нескольких лиц;
Недостатки:
- возможность конфликтов и сложность достижения конценсуса;
- более длительное время для принятия решений;
- более открыты для рисков, связаны с отрицательными характеристиками динамики поведения коллектива (подавление определённых лиц в группе со стороны доминирующих);
Достижение консенсуса занимает много времени, и очень сложно прийти к согласованному решению, которое будет устраивать все стороны.
Проблемы ЛПР при принятии управленческих решений:
· незапланированные, импровизированные контакты, перепрыгивание с проблемы на проблему;
· множественность целей в сочетании с существованием различных групп и интересов, что приводит к конфликтам и противоречиям;
· проблемы идут сплошным потоком, необходимо уметь дифференцировать проблемы;