Дсту 2732-2004 «діловодство і архівна справа»

РЕФЕРАТ

з дисципліни: «Документаційне забезпечення управління»

на тему : «Державні стандарти щодо регулювання процесів організації роботи з документами»

Виконала :

Студентка групи ДМ – 12

Денної форми навчання

Степанькова І.Ю.

Викладач:доцент,к.п.н

Єрмолаєва Г.А.

Миколаїв, 2014

Зміст

ВСТУП

1.1. ДСТУ 2732-2004 «Діловодство і архівна справа»…………………………………………………………

1.2. ДСТУ 4163-2003 «Державна Уніфікована Система Документації. Вимоги до оформлення документів.». …………………..

1.3. ДСТУ 4423-2005 «Інформація та документація. Керування документацій ними процесами»…………………………………

ВИСНОВИ

СПИСОКИ ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

ВСТУП

Щоб правильно регулювати процеси організації роботи з документами,керівнику допоможуть такі Державні Стандарти України як:ДСТУ 4163-2003,ДСТУ2732-2004,ДСТУ4423-2005.

ДСТУ 2732-2004 розроблено на заміну ДСТУ 2732-94 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення, щоб сформулювати однозначно встановлені терміни та визначення понять діловодства й архівної справи, відбити в його змісті сучасну спеціальну лексику цих галузей знань, узгодити її зі змістом інших національних та міжнародних стандартів у сфері інформації та документації[4].

ДСТУ 4162-2003 поширюється на організаційно-розпорядчі документи :
- постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності:
- органів державної влади України, органів місцевого самоврядування;
- підприємств, установ, організацій та їх об'єднань усіх форм власності. Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів, вимоги до змісту і розташовування реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлювання документів, вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів,вимоги цього стандарту щодо оформлювання реквізитів можна поширювати на всі класи уніфікованих систем документації, цей стандарт не поширюється на процеси створювання та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.

ДСТУ 4423-2005 пошиюється на сферу керування документацій ними процесами. Відзначено, що він стосується керування службових документів всіх видів на всіх носіях, сстворених у процесі трудової діяльності.

Отже, ДСТУ 4163-2003; 2732-2004; 4423-2005 є необхідними для створення, оформлення та регулювання процесі документування.

ДСТУ 2732-2004 «Діловодство і архівна справа».

Цей стандарт розроблено на заміну ДСТУ 2732-94 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення, щоб сформулювати однозначно встановлені терміни та визначення понять діловодства й архівної справи, відбити в його змісті сучасну спеціальну лексику цих галузей знань, узгодити її зі змістом інших національних та міжнародних стандартів у сфері інформації та документації. З іншого боку, до стандарту внесено тільки основні лексичні одиниці, пов'язані з теорією та технологією діловодства й архівної справи, а визначення понять ґрунтується переважно на традиційному їх розумінні і водночас виходить тільки з потреб практичної роботи в зазначених сферах діяльності. У стандарті немає термінів, що належать до інших галузей знань, зокрема інформатики (наприклад, поняття процесів електронного документування та електронного документообігу), комплексу наук документально-комунікаційного циклу в цілому (наприклад, з класифікування та типологізування документів) чи галузей спеціального документознавства (наприклад, що стосуються науково-технічної, картографічної, гідрометеорологічної та інших систем документації)[4].

Усі терміни, похідні від терміна «документ», розглядають як неопубліковані документи (тобто такі, що не є видання, їхні частини чи інші види тиражованих друком документів для їх масового розповсюджування), оскільки саме вони є головні об'єкти діловодства й архівної справи. Термін «установа» у визначеннях понять стандарту прийнято як умовну познаку органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій усіх форм власності.

1. СФЕРА ЗАСТОСУВАННЯ

1.1 Цей стандарт установлює терміни та визначення понять у сфері діловодства й архівної справи.

1.2 Терміни, встановлені цим стандартом, треба застосовувати в усіх видах нормативних документів стосовно діловодства й архівної справи, а також для робіт зі стандартування. Для наукової, навчально-методичної та публіцистичної літератури терміни цього стандарту — рекомендовані.

1.3 Положення стандарту чинні для застосовування в роботі органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій усіх форм власності, інших суб'єктів господарювання, що діють в Україні, а також технічних комітетів стандартизації, науково-технічних та інженерних товариств.

2. ЗАГАЛЬНІ ПОЯСНЕННЯ

2.1 Для кожного поняття встановлено один, а в окремих випадках — два застандартовані терміни (наприклад, діловодство та справочинство). Проте, використовуючи застандартовані терміни, у межах одного документа треба вживати лише один із термінів-синонімів.

2.2 Застандартовані терміни та скорочення надруковано прямим напівгрубим шрифтом. Не дозволені для вживання терміни надруковано світлим курсивом з познакою (Нд).

2.3 Частину терміна у круглих дужках, подану прямим напівгрубим шрифтом, можна не вживати, якщо це не призводить до неоднозначного прочитання положень і вимог нормативного документа.

2.4 Усі наявні в терміностатті короткі форми терміна (утворювані випусканням частини терміна у круглих дужках, ініціальні абревіатури та поєднання ініціальних абревіатур з іншими словами багатослівного терміна) в абеткових покажчиках розміщено окремими рядками.

2.5 Подані після терміна в круглих дужках прямим Світлим шрифтом пояснення, які уточнюють сферу його застосовування, не є частини термінів. В абетковому покажчику їх не наведено.

2.6 Наявність квадратних дужок у терміностатті означає, що в ній суміщено два терміни, які мають спільні терміноелементи. В абетковому покажчику ці терміни подано окремо із зазначенням номера тієї самої терміностатті.

2.7 Використовуючи встановлені цим стандартом терміни в інших документах, їх можна, за потреби, змінювати, подаючи окремі слова багатослівних термінів згідно з усіма властивими цим словам граматичними категоріями чи замінюючи ці слова займенниками згідно з конструкцією речення (наприклад: «цінність документів» — «їх цінність»; «користування архівними документами» — «користування ними»). У цьому разі зміни не повинні порушувати значення термінів, встановлених стандартом.

2.8 Подаючи встановлені цим стандартом визначення понять у інших документах, за потреби, їх можна змінювати, вводячи до них похідні ознаки, розкриваючи зміст поняття, зазначаючи об'єкти, що належать обсягові виозначуваного поняття. У цьому разі зміни не повинні порушувати обсягу і змісту понять, виозначених у стандарті.

2.9 Встановлені цим стандартом терміни за першого вживання у визначеннях інших термінів виділено підкресленням.

2.10 У стандарті як довідкові подано англійські (en) та російські (ги) терміни-відповідники за-стандартованих термінів , узяті з міжнародних стандартів та наукової літератури. У разі відсутності унормованого чи сталого вживання іншомовних термінів у спеціальній літературі термін-відповідник у стандарті не наведено.

2.11 Юридичні терміни, вжиті у визначеннях понять стандарту.

2.12 Бібліографічні джерела іншомовних відповідників[3] .