Тема 3. стадии и этапы жизненного цикла (жц) проекта ис

Индивидуальное проектирование ИС отражает состав стадий и этапов модели жизненного цикла проекта ИС, особенности ручной технологии индивидуального (оригинального) проектирования, осуществляемого на уровне исполнителей при отсутствии использования каких-либо инструментальных средств, позволяющих интегрировать выполнение элементарных операций. Как правило, индивидуальное проектирование применяется для небольших локальных ИС.

В основе индивидуального проектирования лежит каскадная модель организации жизненного цикла ИС. Процесс каскадного проектирования в жизненном цикле ИС в соответствии с применяемым в нашей стране стандартом (ГОСТ 34.601-90) делится на следующие восемь стадий:

1. Формирование требований к АС

2. Разработка концепции АС

3. Техническое задание

4. Эскизный проект

5. Технический проект

6. Рабочая документация

7. Ввод в действие

8. Сопровождение АС

Таблица 4 - Стадии и этапы создания АС по ГОСТ 34.601-90

Стадии	Этапы работ
1. Формирование требований к АС	1.1. Обследование объекта и обоснование необходимости создания АС
1.2. Формирование требований пользователя к АС
1.3. Оформление отчета о выполненной работе и заявки на разработку АС (тактико-технического задания)
2. Разработка концепции АС	2.1. Изучение объекта
2.2. Проведение необходимых научно-исследовательских работ
2.3. Разработка вариантов концепции АС и выбор варианта концепции АС, удовлетворяющего требованиям пользователя
2.4. Оформление отчета о выполненной работе
3. Техническое задание	3.1. Разработка и утверждение технического задания на создание АС
4. Эскизный проект	4.1. Разработка предварительных проектных решений по системе и ее частям
4.2. Разработка документации на АС и ее части
5. Технический проект	5.1. Разработка проектных решений по системе и ее частям
5.2. Разработка документации на АС и ее части
5.3. Разработка и оформление документации на поставку изделий для комплектования АС и (или) технических требований (технических заданий) на их разработку
5.4. Разработка заданий на проектирование в смежных частях проекта объекта автоматизации
6. Рабочая документация	6.1. Разработка рабочей документации на систему и ее части
6.2. Разработка или адаптация программ
7. Ввод в действие	7.1. Подготовка объекта автоматизации к вводу АС в действие
7.2. Подготовка персонала
7.3. Комплектация АС поставляемыми изделиями (программными и техническими средствами, программно-техническими комплексами, информационными изделиями)
7.4. Строительно-монтажные работы
7.5. Пусконаладочные работы
7.6. Проведение предварительных испытаний
7.7. Проведение опытной эксплуатации
7.8. Проведение приемочных испытаний
8. Сопровождение АС	8.1. Выполнение работ в соответствии с гарантийными обязательствами
8.2. Послегарантийное обслуживание

В целях изучения взаимосвязанных приемов и методов индивидуального проектирования ИС перечисленные 8 стадий можно сгруппировать в часто используемые на практике четыре стадии процесса разработки ИС (Рисунок 25):

П1 - предпроектная стадия;

П2 - стадия техно-рабочего проектирования;

П3 - стадия внедрения;

П4 – стадия эксплуатации и сопровождения проекта.

Рисунок 25 - Схема стадий и этапов ЖЦ проекта ИС и ИТ

Где:

Д 1.1. – Заявка на разработку проекта ИС

Д 1.2. – Материалы обследования;

Д 1.3. – ТЭО, ТЗ на проектирование;

Д 1.4. – Эскизный проект;

Д 2.1. – ГОСТы;

Д 2.3. -- Техно-рабочий проект (ТРП);

Д 3.1. – Исправленный ТРП, переданный в эксплуатацию;

Д 3.2. – Акт о приемке проекта в промышленную эксплуатацию;

Д 4.1. -- Решение о модернизации проекта ИС;

Д 4.2. – Модернизированный ТРП.

Традиционно этапы исследования предметной области – предприятия, обоснования проекта ИС и ИТ для него и разработки технического задания объединяют термином "Предпроектная стадия" (предпроектное обследование), поскольку результаты выполнения работ на данных этапах не являются законченным проектным решением. Основное назначение предпроектной стадии заключается в обосновании экономической целесообразности создания ИС и ИТ и формулировании требований к ней.

На первой стадии “Предпроектного обследования” (П1) принято выделять два основных этапа:

- сбор материалов обследования;

- анализ материалов обследования и разработка технико-экономического обоснования (ТЭО) и технического задания (ТЗ).

В результате выполнения первого этапа «Сбор материалов обследования» проектировщики получают материалы обследования (Д 1.2), которые должны содержать полную и достоверную информацию, описывающую изучаемую предметную область – предприятие, в том числе: цель функционирования; организационную структуру системы и объекта управления, т.е. его управленческие отделы, цехи, склады и хозяйственные службы; функции управления, выполняемые в этих подразделениях, и протекающие в них технологические процессы обработки управленческой и экономической информации, а также материальные потоки и процессы их обработки, ресурсные ограничения.

После выполнения второго «Анализ материалов обследования»этапа проектировщики получают количественные и качественные характеристики информационных потоков, описание их структуры и мест обработки, объемов выполняемых операций и трудоемкости их обработки. На основе этих материалов разрабатываются два документа: “Технико-экономическое обоснование проектных решений” (ТЭО), содержащее расчеты и обоснование необходимости разработки ИС для предприятия и выбираемых технологических и проектных решений, и “Техническое задание” (ТЗ) (Д 1.3), в состав которого входят требования к создаваемой системе, ее отдельным компонентам: программному, техническому и информационному обеспечению и целевую установку на проектирование новой системы. Эти документы являются основными для последующего проектирования ИС в соответствии с заданными требованиями.

Для сложных ИС, иногда на этой стадии включают третий этап - разработку “Эскизного проекта” (Д 1.4). На этапе “Эскизного проекта” сформулированные ранее требования служат основой для разработки предварительных решений по ИС в целом и отдельным видам обеспечения. Эти решения прорабатываются на логическом уровне, включая алгоритмы обработки информации, описание информационных потребностей пользователей на уровне названий документов и показателей.

Вторая стадия «Техно-рабочее проектирование» (П2) выполняется в два этапа:

- техническое проектирование;

- рабочее проектирование.

На этапе «Техническое проектирование» выполняются работы по логической разработке и выбору наилучших вариантов проектных решений, в результате чего создается “Технический проект”. Этап «Рабочее проектирование» связан с физической реализацией выбранного варианта проекта и получением документации “Рабочего проекта”. При наличии опыта проектирования эти этапы иногда объединяются в один, в результате выполнения которого получают “Техно-рабочий проект” (ТРП) (Д 2.3.).

Третья стадия – «Внедрение проекта»

На стадии: “Внедрение проекта” проводится подготовка и постепенное освоение разработанной проектной документации ИС заказчиками системы. В процессе выполнения работ на этой стадии осуществляется выявление частных и системных, принципиальных недоработок в предлагаемом для внедрения проектном решении.

Внедрение может осуществляться с использованием следующих методов:

· последовательный метод, когда внедряется одна подсистема последовательно за другой и одна задача следует за другой задачей;

· параллельный метод, при котором все задачи внедряются во всех подсистемах одновременно;

· смешанный подход, согласно которому проектировщики, внедрив несколько подсистем первым методом и накопив опыт, приступают к параллельному внедрению остальных.

Недостатком первого подхода является увеличение длительности внедрения, что ведет за собой рост стоимости проекта. При использовании второго подхода сокращается время внедрения, но возникает возможность пропуска ошибок в проектной документации, поэтому чаще всего используют смешанный метод внедрения проекта ИС.

Внедрение проекта осуществляется в течение трех этапов:

- подготовка объекта к внедрению;

- опытное внедрение;

- промышленное внедрение.

Первый этап — “Подготовка объекта к внедрению”. На этом этапе осуществляются следующие операции:

- изменяется организационная структура объекта (предприятия);

- набираются кадры соответствующей квалификации в области обработки информации и эксплуатации системы и сопровождения проектной документации;

- оборудуется здание под установку вычислительной техники;

- выполняется закупка и установка вычислительной техники с периферией;

- в цехах, отделах устанавливаются средства сбора, регистрации первичной информации и передачи по каналам связи;

- осуществляется установка каналов связи;

- проводится разработка новых документов и классификаторов;

- осуществляется создание файлов информационной базы с нормативно - справочной информацией.

На вход этого этапа поступают компоненты “Технического проекта” в части “Плана мероприятий по внедрению”, решения по техническому и информационному обеспечению, технологические и инструкционные материалы “Рабочего проекта”. В результате выполнения этапа составляется “Акт готовности объекта к внедрению” проекта ИС. Затем формируется состав приемной комиссии, разрабатывается “Программа проведения опытного внедрения” и издается “Приказ о начале опытного внедрения”.

Второй этап — “Опытное внедрение”. На этом этапе внедряются проекты нескольких задач в нескольких подсистемах. В процессе опытного внедрения выполняются следующие работы:

- подготовка исходных оперативных данных для задач, которые проходят опытную эксплуатацию;

- ввод исходных в ЭВМ и выполнение тестирования программ путем выполнения запланированного числа реализаций;

- анализ результатных данных тестирования на предмет наличия ошибок.

В случае обнаружения ошибок осуществляется поиск причин и источников ошибок, внесение корректив в технологию обработки информации, в работу технических средств, в исходные оперативные данные и в файлы с условно-постоянной информацией. Кроме того, выявляется неквалифицированная работа операторов, что служит основанием для проведения комплекса мер по улучшению подготовки кадров.

После устранения ошибок получают “Акт о проведении опытного внедрения”, который служит сигналом для начала выполнения следующего этапа.

На этапе “Сдача проекта в промышленную эксплуатацию” используют следующую совокупность документов:

- договорная документация;

- “Приказ на разработку ИС”;

- ТЭО и ТЗ;

- исправленный “Техно-рабочий проект”;

- “Приказ о начале промышленного внедрения”;

- “Программа проведения испытаний”;

- “Требования к научно-техническому уровню проекта системы”.

В процессе сдачи проекта в промышленную эксплуатацию осуществляется выполнение следующих работ:

- проверка соответствия выполненной работы договорной документации по времени выполнения, объему проделанной работы и затратам денежных средств;

- проверка соответствия проектных решений по ИС требованиям ТЗ;

- проверка соответствия проектной документации ГОСТам и ОСТам;

- проверка технологических процессов обработки данных по всем задачам и подсистемам;

- проверка качества функционирования информационной базы, оперативности и полноты ответов на запросы.

Кроме того, Приемная комиссия определяет научно- технический уровень проекта и возможности расширения проектных решений за счет включения новых компонент. В результате выполнения работ на данном этапе осуществляется доработка “Техно-рабочего проекта” за счет выявления системных и локальных ошибок и составляется “Акт сдачи проекта в промышленную эксплуатацию”.

На четвертой стадии “Эксплуатация и сопровождение проекта” выполняются следующие этапы:

эксплуатация проекта;

сопровождение и модернизация проекта.

На этой стадии решается вопрос о том, чьими силами (персоналом объекта - заказчика или организации – разработчика) будет осуществляться эксплуатация и сопровождение проекта и, в случае выбора второго варианта, заключается “Договор о сопровождении проекта”.

В процессе выполнения этапа “Эксплуатация” осуществляется исправления в работе всех частей системы при возникновении сбоев, регистрация этих случаев в журналах, отслеживание технико-экономических характеристик работы системы и накопление статистики о качестве работы всех компонент системы и замечаний, которые накапливается для выполнения следующего этапа.

На этапе «Сопровождения проекта» выполняется два вида работ: ликвидируются последствия сбоев в работе системы и исправляются ошибки, не выявленные при внедрении проекта, а также осуществляется модернизация проекта. В процессе модернизации проект либо дорабатывается, т.е. расширяется по составу подсистем и задач, либо производится перенос системы на другую программную или техническую платформу с целью адаптации ее к изменяющимся внешним и внутренним условиям функционирования, в результате чего получают документы модернизированного “Техно-рабочего проекта”

ТЕМА 4. СОДЕРЖАНИЕ РАБОТ НА ПЕРВОЙ СТАДИИ ЖЦ ПРОЕКТА ИС и ИТ

4.1 Состав и содержание операций этапа «Сбор материалов обследования»

При изучении существующей экономической системы разработчики должны уточнить границы изучения системы, определить круг пользователей будущей ИС различных уровней и выделить классы и типы объектов, подлежащих обследованию и последующей автоматизации.

Важнейшими объектами обследования могут являться:

- структурно-организационные звенья предприятия (например, отделы управления, цехи, участки, рабочие места);

- функциональная структура, состав хозяйственных процессов и процедур;

- стадии (техническая подготовка, снабжение, производство, сбыт);

- элементы хозяйственного процесса (средства труда, предметы труда, ресурсы, продукция, финансы).

При индивидуальном проектировании основной единицей обработки данных является задача. Поэтому функциональная структура проблемной области на стадии предпроектного обследования изучается в разрезе решаемых задач и комплексов задач. При этом задача в содержательном аспекте рассматривается как совокупность операций преобразования некоторого набора исходных данных для получения результатной информации, необходимой для выполнения функции управления или принятия управленческого решения. В большинстве случаев исходные данные и результаты их преобразований представляются в форме экономических документов.

Кроме того, объектами обследования служат:

- компоненты потоков информации (документы, показатели, файлы, сообщения);

- технологии, методы и технические средства их преобразования.

Основной целью выполнения первого этапа предпроектного обследования - “Cбор материалов обследования” - является:

- выявление основных параметров предметной области (например, предприятия или его части)

- установление условий, в которых будет функционировать проект ИС, стоимостных и временных ограничений на процесс проектирования.

На этом этапе проектировщиками выполняется ряд технологических операций и решаются следующие задачи:

- предварительное изучение предметной области;

- выбор технологии проектирования;

- выбор метода проведения обследования;

- выбор метода сбора материалов обследования;

- разработка программы обследования;

- разработка плана - графика сбора материалов обследования;

- сбор и формализация материалов обследования.

Технологическая сеть выполнения работ на этом этапе представлена рисунке 26.

Выполнение операции предварительного изучения предметной области (П1) имеет своей целью на основе общих сведений об объекте (Д 1.1) выявить предварительные размеры объемов работ по проектированию и состав стоимостных и временных ограничений на процессы проектирования, найти примеры разработок проектов ИС для аналогичных систем и составить договорную документацию на разработку проекта (Д 1.2).

Важной операцией, определяющей все последующие работы по обследованию объекта и проектированию ИС является выбор технологии проектирования (П2). В настоящее время в универсум (U2.1) входит несколько типов технологий проектирования: технология оригинального, прототипного, типового, автоматизированного и смешанного варианта проектирования.

Рисунок 26 - Схема работ, выполняемых на этапе «Сбор материалов обследования»

Где:

Д 1.1. – Заявка на разработку проекта и общие сведения об объекте;

Д 1.2. – Договор о разработке проекта;

U 2.1. – Универсум технологий проектирования;

Д 2.1. – Ресурсы;

Д 2.2. -- Oписаниe выбранной технологии, методов и средств проектирования;

U 3.1. -- Универсум методов организации проведения обследования;

Д 3.1. -- Описание выбранного метода организации проведения обследования;

U 4.1. – Универсум методов сбора материалов обследования;

Д 4.1. -- Описание выбранного метода сбора материалов обследования;

Д 5.1. -- Программа обследования;

Д 6.1. -- План-график выполнения работ на предпроектной стадии;

U 7.1. — Универсум методов формализации материалов обследования;

Д 7.1. — Общие параметры (характеристики) экономической системы;

Д 7.2. — Методы и методики управления (алгоритмы расчета экономических показателей);

Д 7.3. — Организационная структура экономической системы;

Д 7.4. — Параметры информационных потоков;

Д 7.5. — Параметры материальных потоков.

Для технологии оригинального проектирования характерно создание уникального проектного решения для экономической системы. При этом могут создаваться не только индивидуальные проекты, но и соответствующие методики проведения проектных работ. Поэтому технологию оригинального проектирования используют в том случае, если хотят, чтобы получаемый в результате проектирования индивидуальный проект в полной мере отображал все особенности соответствующего объекта управления при невысокой стоимости разработки, понятности и доступности получаемого решения заказчику.

К числу ограничений по использованию оригинального проектирования можно отнести низкую степень автоматизации проектных работ, длительные сроки разработки, низкое качество документирования, отсутствие преемственности в проектных решениях.

Основными аргументами при выборе технологиииз некоторого универсума технологий (U 2.1) могут служить:

- наличие денежных средств на приобретение и поддержку выбранной технологии,

- ограничений по времени проектирования,

- доступность соответствующих инструментальных средств и

- возможность обеспечения поддержки их эксплуатации собственными силами, наличие специалистов соответствующей квалификации (Д 2.1).

Результатом выполнения этой операции служит получение описания выбранной технологии, методов и средств проектирования (Д 2.2).

Перед началом проведения работ по проведению обследования необходимо выбрать метод организации проведения обследования (П3). Все методы (U 3.1) можно объединить в группы по следующим признакам (см. Рисунок 27):

- по цели обследования выделяют метод локального проведения обследования, используемый для разработки проекта отдельной задачи или для комплекса задач, и метод системного обследования объекта, применяемый для изучения всего объекта с целью разработки для него проекта ИС в целом;

- по числу исполнителей, проводящих обследование, применяется индивидуальное обследование, осуществляемое одним проектировщиком, и бригадное - с выделением ряда бригад - исполнителей, изучающих все подразделения предприятия, и одной координирующей бригады;

- по степени охвата предметной области применяют метод сплошного обследования, охватывающего все подразделения экономической системы, и выборочное, применяемое при наличии типовых по структуре подразделений (например, цехов или складов);

- по степени одновременности выполнения работ первого и второго этапов предпроектной стадии выделяют: метод последовательного проведения работ, при котором проектировщики сначала собирают данные о предметной области, а затем их изучают (часто применяют при отсутствии опыта в выполнении такого рода работ), и метод параллельного выполнения работ, когда одновременно со сбором происходит изучение полученных материалов обследования, что значительно сокращает время на проведение работ на предпроектной стадии и повышает качество получаемых результатов.

Рисунок 27 - Схема классификации методов организации проведения обследования

Выполнение работ по обследованию предметной области в каком-либо подразделении и сбору материалов можно проводить на основе предварительного проведения выбора методов сбора материалов обследования(П4), универсум которых (U 4.1) можно разделить на две группы (см. рис. 28):

- методы сбора, выполняемогосилами проектировщиков, включающие методы проведения бесед и опросов, анализа материалов обследования, личных наблюдений, фотографии рабочего дня и хронометража рабочего времени специалиста при выполнении им той или иной работы;

- методы сбора, выполняемогосилами специалистов предметной области, которым предлагается либо заполнять тетрадь - дневник на выполняемые ими работы, либо провести документную инвентаризацию рабочего места, либо использовать метод самофотографии рабочего дня, позволяющий выявить состав операций и получаемых при этом документов.

Рисунок 28 - Схема классификации методов сбора материалов обследования

Метод бесед и консультаций с руководителями чаще всего проводится в форме интервью, обычной беседы с руководителями предприятий и подразделений или в форме деловой консультации со специалистами по вопросам, носящим глобальный характер и относящимся к определению проблем и стратегий развития и управления предприятием.

Метод опроса исполнителей на рабочих местах используется в процессе сбора сведений непосредственно у специалистов путем бесед, которые требуют тщательной подготовки. Заранее составляют список сотрудников, с которыми намереваются беседовать, разрабатывают перечень вопросов о роли и назначении работ в деятельности объекта, порядок их выполнения.

Метод анализа операций заключается в расчленении рассматриваемого делового процесса, работы на ее составные части, задачи, расчеты, операции и даже их элементы. После этого анализируется каждая часть в отдельности, выявляется повторяемость отдельных операций, многократное обращение к одной и той же операции, их степень зависимости друг от друга.

Метод анализа представленного материала применим в основном при выяснении таких вопросов, на которые нельзя получить ответ от исполнителей.

Метод фотографии рабочего дня исполнителя работ предполагает непосредственное участие проектировщиков и применение рассчитанного для регистрации данных наблюдения специального листа фотографии рабочего дня и распределения его между работами.

Метод выборочного хронометража отдельных работ требует предварительной подготовки, известных навыков и наличие специального секундомера. Данные хронометража позволяют установить нормативы на выполнение отдельных операций и собрать подробный материал о технике осуществления некоторых работ.

Метод личного наблюдения применим, если изучаемый вопрос понятен по существу, и необходимо лишь уточнение деталей без существенного отрыва исполнителей от работы.

Метод документальной инвентаризации управленческих работ заключается в том, что на каждую работу в отдельности открывается специальная карта обследования, в которой приводится все основные данные о регистрируемой работе или составляемых документах.

Метод ведения индивидуальных тетрадей-дневников. Записи в дневнике производятся исполнителем в течение месяца ежедневно, сразу же после выполнения очередной работы.

Метод самофотографии рабочего дня заключается в том, что наблюдение носит более детальный характер и происходит в короткий срок. Этот метод дает сведения о наиболее трудоемких или типичных отдельных работах, которые используются для определения общей трудоемкости выполнения всех работ.

Расчетный метод применяется для определения трудоемкости и стоимости работ, подлежащих переводу на выполнение с помощью вычислительных машин, а также при установлении объемов работ по отдельным операциям.

Метод аналогии основан на отказе от детального обследования какого-либо подразделения или какой-либо работы. Использование метода требует наличия тождественности и не исключает общего обследования и выяснения таких аспектов, на которые аналогия не распространяется.

При выборе метода следует учитывать следующие критерии:

- степень личного участия проектировщика в сборе материала;

- временные, трудовые и стоимостные затраты на получение сведений в подразделениях.

Поэтому проектировщику необходимо знать и в каждом конкретном случае применять наиболее экономичный, обеспечивающий нужную полноту сведений, метод сбора материалов обследования.

Обследование проводится по заранее разработанной программе(Д5.1), составляемой во время выполнения операции П5, по форме, представленной в таблице5, содержащей перечень вопросов, ответы на которые дадут полное представление о деятельности изучаемого объекта и будут учтены при создании проекта ИС. Вопросы можно систематизировать по трем основным направлениям исследования объекта.

Первое направление предусматривает получение представления об объекте изучения, т.е. экономической системе (например, предприятии) в целом, включая выяснение целей функционирования этой системы, выявление значений основных параметров деятельности предприятия и т. д.

Второе направление предусматривает изучение и описание организационно-функциональной структуры объекта (как правило, относится к аппарату управления), функций, выполняемых в структурных подразделениях, хозяйственные процессы и процедуры.

Таблица 5 – Программа обследования

№..№ п/п п/п.	Наименование вопроса	Источник информации	Получатель информации
1.111.	Цель функционирования объекта	Руководитель предприятия	Руководитель проекта
2.2.	Основные параметры объекта	Руководитель предприятия	Руководитель проекта
3.3.	Организационная структура объекта	Секретарь руководителя	Зам. руководителя проекта
4.	……..

Третье направление предусматривает изучение и описание функций, выполняемых конкретными специалистами изучаемого подразделения, выявляются комплексы задач, обусловленные выполняемыми функциями, процессами и процедурами, определяется состав входной и выходной информации по каждой задаче. Далее изучается структура информационных и/или материальных потоков: состав и структура компонент потоков, частота их возникновения, объемы за определенный период, направление движения потоков, процедуры обработки, в которых участвуют эти компоненты. Источником сведений являются получаемые от специалистов предметной области, интервью, экономическая документация и результаты расчетов. Описание информационной структуры потоков выполняется на уровне экономических документов и показателей, состава реквизитов, типов данных и их размеров.

Разработка “Плана-графика выполнения работ

Для организации труда проектировщиков во время выполнения сбора материалов обследования и его последующего анализа необходимо выполнение операции П6 – разработки “Плана-графика выполнения работ на предпроектной стадии” (Д 6.1), фрагмент которого представлен в таблице 6.

Таблица 6 – План-график выполнения работ на предпроектной стадии

NNп/п	Наименование работы	Код работы	Исполни-тель	Дата начала	Длительность выполнения	Дата окончания
	Определение целей и параметров предприятия		Рук. Проекта Серов М.Р.	01.03.14		02.03.14
	Определение организацион-ной структуры предприятия		Зам. рук. проекта Иванов И.П.	03.03.14		03.03.14
	…..
	….

“План-график” служит инструментом для планирования и оперативного управления выполнением работ на предпроектной стадии.

Последней операцией (П7), выполняемой проектировщиками на этом этапе является проведение сбора и формализации материалов обследования, в процессе реализации которой члены бригад должны проинтервьюировать специалистов подразделений изучаемой предметной области, собрать сведения обо всех объектах обследования, в том числе о предприятии в целом, функциях управления, методах и алгоритмах реализации функций, составе обрабатываемых и рассчитываемых показателей, собрать формы документов, отражающих хозяйственные процессы и используемые классификаторы, макеты файлов, сведения об используемых технических средствах и технологиях обработки данных, проконтролировать вместе с пользователем их правильность и сформировать отчет об обследовании и выполнить другие работы.

Формализацию материалов обследования можно осуществлять при использовании различных средств:

-стандартных форм и таблиц;

-с использованием технологических сетей проектирования;

- применяя структурные схемы Case-технологии.

Чаще всего для формализации материалов обследования используют набор стандартных форм и таблиц, которые удобно читать и обрабатывать (см. рис. 29).

Вся документация разбивается на три группы. В первую входят документы, содержащие описание общих параметров экономической системы (Д 7.1), ее организационной структуры, матричную модель распределения функций, реализуемых каждым структурным подразделением. В частности, общие сведения об объекте должны содержать: наименование объекта и его принадлежность (например, принадлежность предприятия министерству, объединению, корпорации и т.п.); тип объекта (например, тип предприятия, группа предприятий, режимы работы); виды и номенклатура продукции или услуг; виды и количество оборудования и материальных ресурсов; категории и численность работающих.

В эту группу входит также форма описания общих характеристик функций управления экономической системой, хозяйственных процессов и процедур, реализующих эти функции (Д 7.2). Эта форма включает отражение следующих параметров: наименование каждой функции, процесса и процедуры, описание экономической сущности задач, решаемых при выполнении процедуры, связанной с обработкой информации; состав процедур обработки информации, реализуемых каждой задачей; взаимосвязь задач, стоимостные затраты, связанные с реализацией каждой задачи.

Описание организационной структуры (Д 7.3) должно включать состав и взаимосвязь подразделений и лиц, реализующих функции и задачи управления. Описание производственной структуры объекта должно отражать состав и взаимосвязь подразделений, реализующих производство товаров или услуг. Описание функциональной структуры призвано отображать распределение функций, хозяйственных процессов и процедур управления между составляющими организационной структуры и должно предполагать проведение классификации процедур, связанных с обработкой данных, с осуществлением коммуникации между сотрудниками, или с принятием управленческих решений.

Далее следует вторая группа форм, формализующих материалы обследования по каждому структурному подразделению, имеющая в своем составе помимо форм, аналогичных тем, которые входят в первую, формы описания информационных потоков по подразделениям (Д 7.4), которые осуществляют связь задач внутри каждого подразделения между собой, а также связи между подразделениями.

Форма описания документопотоков включает следующие характеристики: наименование входных документов, количество их экземпляров, объемные данные по каждому документопотоку, перечень информационных файлов, где используются эти документы, носитель, на котором хранятся данные, время создания, время использования, перечень полей файлов, выходные документы, получаемые на основе информации файлов.

Описание материальных потоков (Д 7.5) предполагает отображение маршрутов движения средств, предметов и продуктов труда, рабочей силы между подразделениями производственной структуры и будет включать: описание видов продукции или услуг, ресурсов; описание технологических операций, их частоту и длительность выполнения; объемы перемещаемых ресурсов, продукции или услуг, используемые средства транспортировки.

Третья группа документов включает описание компонентов каждого информационного потока, включая документы, информационные файлы и процедуры обработки и характеристики этих компонент.

Рисунок 29 - Формы документов для формализации материалов обследования

Формы характеристик документов включают: наименование подразделения, тип документа (первичный, промежуточный или результатный), назначение документа, наименование документа, периодичность создания или время использования. Форма описания документов содержит: перечень показателей, описание структуры документов, перечень реквизитов, распределение реквизитов по разделам документа, типы реквизитов.

Форма характеристик процедур обработки данных включает: наименование подразделения, где используется процедура, задача, в которую входит данная процедура, входная информация, ее объемы, используемые файлы и их объемы, частота обращения процедуры к файлу, блок - схема процедуры, выходные данные процедуры. Форма описания процедур обработки содержит: наименование задачи, операции процедуры, количество операций, используемая техника, стоимостные и временные затраты.

Полученное в результате проведенной формализации описание объекта, содержит исходные данные для проектирования ИС и определяет параметры будущей системы. Так, материальные потоки обусловливают объемы обрабатываемой информации, состав первичных данных, периодичность и сроки сбора, их источники, необходимые для разработки информационной базы. Функциональн